DOU 23/05/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152025052300218 218 Nº 96, sexta-feira, 23 de maio de 2025 ISSN 1677-7042 Seção 1 . Interpretação: Uma análise de cenário pode ser definida como uma modelagem que se desenvolve a partir do ambiente atual, simulando situações futuras. Assim, a realização de análise de alterações no cenário interno e externo é um importante insumo para ajustes do planejamento estratégico, podendo antecipar novas oportunidades e ameaças para as operadoras. . .Os auditores deverão verificar como esta análise é desenvolvida, e se adota uma série de premissas, podendo estar suportada por árvores de decisão, e com prazo de realização definido. Os cenários podem ser desmembrados de acordo com variáveis políticas, econômicas, sociais, legais, epidemiológicas e tecnológicas, entre outras. A matriz SWOT e a análise PEST (técnica para a construção de cenários) são ferramentas clássicas que poderão ser adotadas pela operadora (CARVALHO, 2015; FILHO, 2016). . .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Comprovar a realização da análise de mercado, de acordo com a periodicidade definida, e se a análise contempla os cenários internos e externos bem como os estudos de tendência do setor. Tal análise deverá estar devidamente documentada, contendo a justificativa/descrição para as premissas adotadas bem como a indicação dos ajustes necessários no planejamento estratégico da operadora. . .1.2 Sistema de Governança Corporativa . Interpretação: A Governança Corporativa deve ter por objetivo a construção de um ambiente de confiança, transparência e responsabilidade na organização. Estas são bases necessárias para fomentar a integridade organizacional, incentivar o investimento de longo prazo, preservar a estabilidade financeira e a sustentabilidade, contribuindo assim para o sucesso e bom desempenho da operadora exclusivamente odontológica. . .A política de Governança Corporativa ou diretriz correlata de uma operadora deve ser ajustada às necessidades institucionais e levar em consideração aspectos culturais e a complexidade das operações. Deve ser revista sempre que ocorrerem mudanças significativas dentro da organização ou no seu entorno. A política de Governança Corporativa ou diretriz correlata deve ainda reconhecer os interesses das partes interessadas e levar em consideração fatores relevantes para os processos de tomada de decisão, incluindo questões relativas a preocupações ambientais, anticorrupção, fraudes e éticas. . . 1.2.1 .A Operadora exclusivamente odontológica possui estatuto, contrato social ou documento similar atualizado, com atribuições definidas para cada órgão (conselho / sócios / diretoria). . Essencial . Interpretação: As Organizações são regidas por leis específicas () e internamente por seus estatutos, contratos sociais, regimentos internos ou documentos similares. Tais documentos devem ter por objetivo detalhar os direitos e deveres dos sócios/acionistas/cotistas/cooperados, detalhar o relacionamento destes com os órgãos de administração, diretoria, auditoria independente e Conselho Fiscal da organização e demais assuntos pertinentes. . O conteúdo destes documentos deve versar sobre itens importantes para a organização, tais como: denominação, sede, foro, ano social, objetivos, eliminação e exclusão dos cooperados (no caso de cooperativas odontológicas), capital social, assembleia geral ordinária e extraordinária, Conselho de Administração, Conselho Fiscal, realização de eleições, critérios de votação, alocação de despesas, distribuição de lucros/sobras, prejuízos/perdas, constituição de fundos, livros obrigatórios, dissolução e liquidação; disposições gerais, transitórias, entre outros assuntos de interesse da organização desde que não transgridam demais regulamentações a elas aplicáveis. (ANDRADE; ROSSETTI, 2007; IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; CVM, 2002; IAIS, 2011). . .() É o caso das Cooperativas Odontológicas, regidas também pela Lei n°. 5.764 de 16 de dezembro de 1971. . .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Verificar o documento formal de acordo com as exigências legais de constituição para cada segmentação de operadora (Odontologia de Grupo, Cooperativas Odontológicas) com a definição clara das atribuições de cada órgão. . . 1.2.2 .A Operadora exclusivamente odontológica classifica documentos e define níveis de acesso para assegurar o bom uso das informações sigilosas pelos colaboradores, administradores e conselheiros. . Essencial . Interpretação: A classificação de documentos e a definição de níveis de acesso devem evitar que quaisquer divulgações sejam realizadas por pessoas não autorizadas e que contenham informações classificadas como sigilosas, temáticas inadequadas, fornecimento de dados ou de números gerenciais não comprováveis ou vazamento de informações tratadas em reuniões restritas dentro da operadora. . .Assim, faz-se necessário que a operadora mantenha um sistema, controle sobre quem tem acesso e a quais informações. A classificação de documentos deve ser realizada preferencialmente por meio de ferramenta digital ou software gerenciador de documentos. Dados sigilosos devem ter seu acesso restringidos por meio de senhas e o compartilhamento de documentos impressos deve ser evitado. (IBGC, 2015; 2017b); (OCDE, 2016) (IAIS, 2011). . Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Poderão ser verificadas as seguintes evidências: 1. as diretrizes documentadas da operadora para a classificação de documentos e a definição de nível de acesso de acordo com o cargo (colaboradores, administradores e conselheiros); 2. a existência e assinatura de termo de confidencialidade; 3. a utilização de criptografia na troca de arquivos digitais; . 4. controle de acesso a informações confidenciais por usuários e senhas em sistemas - por exemplo; 5. entrevistas com colaboradores, gestores e lideranças da operadora; e 6. realização de testes de acesso a informações e documentos; entre outros. Todos os envolvidos em situações que mostrem a necessidade de confidencialidade devem assinar o termo de adesão à política de divulgação de informações ou documento similar, a ser arquivado na sede enquanto houver vínculo com a operadora e por um período após o seu desligamento (a ser definido nas diretrizes da operadora de acordo com o nível hierárquico ocupado). . .O uso de informações deve estar aderente ao estabelecido no estatuto social e código de conduta e de ética da operadora. Além de respeitar a política de confidencialidade, o bom uso da informação deve considerar a objetividade, clareza, transparência, simetria de informações, equidade de tratamento, respeitar os direitos das partes interessadas e respeitar a legislação e as regulamentações em vigor. . . 1.2.3 .A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes de forma a identificar situações com potenciais conflitos de interesse e que contemple medidas a serem adotadas. . Essencial . Interpretação: Existe conflito de interesses quando alguém não é independente em relação ao assunto em discussão ou em que esteja atuando, e pode influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses distintos daqueles da operadora. Também caracterizado quando se observa a probabilidade de que decisões ou quaisquer ações profissionais sejam influenciadas indevidamente por um interesse alheio aos interesses da operadora. . A operadora deve contar com documento formal contendo uma política ou diretrizes contendo as situações com potenciais conflitos de interesse, formas de prevenção e a descrição das medidas a ser adotadas no caso de identificação de situações com conflitos ou potencias conflitos na prática. . .No documento contendo a política ou diretrizes, é importante constar a previsão da separação de funções, definição clara de papéis e responsabilidades associadas aos mandatos de todos os agentes, inclusive com a definição das alçadas de decisão de cada instância, de forma a tentar minimizar possíveis focos de conflitos de interesses. Agentes externos tais como conselheiros externos, consultores e auditores também deverão estar contemplados nas políticas e diretrizes. Estes devem ter em mente tal preocupação e manifestar, tempestivamente, seu eventual conflito de interesse ou determinado interesse particular. (IBGC, 2015; OCDE, 2016; OCDE, 2017) . .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Verificar existência de documento formal contendo a política ou diretrizes da operadora e verificação se tal documento elenca as situações com potenciais conflitos de interesse e quais medidas devem ser adotadas. . . 1.2.4 .A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes que estabeleçam critérios de decisão quanto à terceirização de seus serviços. . Essencial . Interpretação: A terceirização é uma atividade em que se repassa para um terceiro o cumprimento ou manutenção de um serviço ou processo. Ou seja, terceirizar importa em delegar determinadas atividades para que outras pessoas físicas ou jurídicas cumpram tarefas no lugar de parte da equipe própria da operadora. Dessa forma, uma atividade terceirizada, com profissionais mais qualificados e experientes, deve garantir que a operadora consiga atingir seus objetivos de forma eficaz, com maior qualidade e melhor gerenciamento do tempo. . Exemplos de itens que podem compor os critérios de decisão quanto à terceirização: 1. resultado apurado após a realização de uma análise custo x benefício analisando as vantagens e desvantagens da terceirização; 2. observação dos contratos sociais e estatutos das organizações a serem terceirizadas verificando se as cláusulas que designam seus objetos sociais estão em linha com os objetivos das áreas/atividades a serem terceirizadas; 3. análise de certidões negativas referentes a tributos e encargos; . .4. realização de um apanhado de referências comerciais e financeiras das organizações terceirizadas; 5. verificação de ações trabalhistas em curso; 6. verificação se a organização terceirizada possui certidões de qualidade ou de acreditação; e 7. análise das planilhas de custos detalhadas para entendimento da composição de preços do serviço terceirizado; entre outros. (FRAGA; BARBOSA, 2017; FNQ, 2016) . .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Documento formal contendo a política que estabeleça os critérios de decisão quanto à terceirização de seus serviços. . . 1.2.5 .A Operadora exclusivamente odontológica avalia os resultados da auditoria externa independente das demonstrações financeiras da Operadora, anual obrigatória. . Essencial . Interpretação: A auditoria externa independente possui como responsabilidade essencial a análise das demonstrações financeiras da operadora, verificando a conformidade com a regulamentação vigente, a evidenciação clara dos princípios contábeis e se elas refletem, em todos os aspectos relevantes, corretamente, a realidade e a evolução patrimonial e financeira da operadora quanto a resultados e variações patrimoniais no período analisado. . Durante os procedimentos de auditoria, o auditor externo deve efetuar a verificação de conformidades e efetuar recomendações quanto a procedimentos para correções de erros ou irregularidades encontradas. A auditoria também deve avaliar a qualidade dos controles internos, especialmente quanto à sua confiabilidade e prevenção a fraudes. A atividade de auditoria externa é essencial para a proteção dos usuários das informações das demonstrações financeiras, contribuindo para o funcionamento do mercado, à medida que colabora para o fortalecimento da confiança nas relações entre as entidades auditadas e os usuários daquelas informações. . Ao final da auditoria, deve ser realizado um reporte ao Conselho de Administração ou ao Comitê de Auditoria da Operadora quanto aos resultados apontados. Assim, os resultados apurados e apontados pela auditoria externa são um importante insumo a ser utilizado pela operadora para realizar ações de melhoria e em especial em seus controles internos. Conforme estabelecido no artigo 22 da Lei nº 9656/1998, as operadoras de planos privados de assistência à saúde deverão anualmente submeter suas contas a auditores independentes, registrados no respectivo Conselho Regional de Contabilidade e na Comissão de Valores Mobiliários - CVM. Anualmente deverá ser dada publicidade ao respectivo parecer sobre as demonstrações financeiras, juntamente com as demonstrações financeiras. . .(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011) . .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s : Verificar se os gestores e a alta administração/Conselho de Administração da operadora avaliam os resultados apurados pela auditoria externa independente. Atas de reunião específica, relatório de análise e a existência de um plano de ação contendo as ações de melhoria são exemplos de documentos a serem verificados.