Diário Oficial do Estado do Ceará · 07/06/2023 · pág. 21

DOE 07/06/2023 - Diario Oficial do Estado do Ceara - Caderno 2

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023

a) conversão de dados: mudança de um formato para outro;

b) conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.

XVIII – Cópia de segurança – cópia feita de um arquivo ou de um documento que deve ser guardada sob condições especiais para a preservação de sua integridade no que diz respeito tanto à forma quanto ao conteúdo, de maneira a permitir a recuperação de programas ou informações importantes em
caso de falha ou perda. XIX – Correio eletrônico – sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de redes de
computadores.
XXX – Credencial de segurança: a) um ou vários atributos associados a um usuário que definem as categorias de segurança segundo as quais o acesso é concedido; b) autorização concedida por autoridade competente, que habilita o usuário a ter acesso a documentos, dados e informações sigilosos. XXXI – Criptografia – método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta de forma que somente os usuários autorizados
podem restabelecer sua forma original. XXXII – Custódia – responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade. XXXIII – Descritor – Palavra, expressão ou símbolo convencionados para expressar o conteúdo do documento e possibilitar sua recuperação de forma individualizada
. XXXIV – Destinação - decisão decorrente da avaliação de documentos, que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente. XXXV – Digitalização – processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. XXXVI – Disponibilidade – É a razão entre o tempo durante o qual o sistema está acessível e operacional e a unidade de tempo definida como referência. XXXVII – Documento arquivístico – documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. XXXVIII – Documento arquivístico digital – documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos diitalizados)
g. XXXIX – Documento digitalizado (DIG) – documento convencional convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado. XL – Emulação – Utilização de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as características de outra, aceitando as mesmas
entradas e produzindo as mesmas saídas. XLI – Encapsulamento – técnica que permite preservar a integridade de dados durante o processo de transmissão. XLII – Formato de arquivo – especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser:
a) aberto – quando as especificações são públicas (p. ex.: XML, HTML, ODF e RTF); b) fechado – quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: DOC); c) proprietário – quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: PDF,
JPEG, DOC e GIF); d) padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.
ex.: XML). XLIII – Gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. XLIV – Indexação – processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do nteúd de dment e infrmaõe
coo ocuos oçs. XLV – Integridade – estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada
nem documentada.
XLVI – Mensagem de correio eletrônico – Documento digital criado ou recebido via sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam
ser transmitidos com a mensagem. XLI – Metadados – são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos
digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: a) identificação e contexto documental (identificador único instituição produtora nomes assunto datas local código de classificação tipologia
, , , , , , , documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação); b) segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais); c) contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão)
e localização física do documento. XLVII – Migração – conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos documentos digitais serem acessados face às mudanças
tecnológicas, que consiste na transferência de um documento digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, por atua-
lização ou por reformatação.
XLVIII – Patrimônio digital – conjunto de documentos digitais que possuem valor suficiente para serem preservados a fim de que possam ser
consultados e utilizados no futuro. XLIX – Plano de classificação de documentos – instrumento oficial utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, associando-o
à função, subfunção e atividade que determinou a sua produção. L – Preservação digital – conjunto de ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo e que
, devem alcançar todas as suas características essenciais: físicas, lógicas e conceituais. LI – Prorama de estão aruivística de documentos – conjunto de estratéias rocedimentos e técnicas ue ermite o lanejamento a imlantaão
g g q g, p q p p, pç e o controle da gestão arquivística de documentos nos órgãos e entidades.
LII – Recolhimento – entrada de documentos em arquivos permanentes.
LIII – Reformatação: a) técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados; b) apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento.
LIV – Requisitos – conjunto de condições a serem cumpridas pelo órgão ou entidade pelo sistema de gestão arquivística de documentos e pelos
, próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso. LV – Requisitos funcionais – conjunto de condições que se referem ao registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recupe- d if d d
ração a normação, acesso e segurança, armazenamento e preservação e ocumentos. LVI – Requisitos não-funcionais – conjunto de condições que se referem à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade
de utilização e desempenho. LVII – Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de docu- mentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. LVIII – Suporte – base física sobre a qual a informação é registrada. LIX – Tabela de Temoralidade de Docmentos – TTD – instrmento resltante da aaliaão docmental aroado or atoridade cometente
p u u u vç u, pv p u p, que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
LX – Transferência – passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
LXI – Trilhas de auditoria – conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
LXII – Arquivo Corrente (A.C.) - Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu a quem compete a sua administração.
, LXIII – Arquivo Intermediário (A.I.) - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação. Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo. Depósito de arquivos intermediários. LIV – Arquivo Permanente (A.P.) - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo
arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico. LV – Arquivo Eletrônico (A.E.) - Conjunto de documentos digitalizados e armazenados em um sistema online, que permite o acesso rápido e seguro às informações.