DOE 28/08/2020 - Diário Oficial do Estado do Ceará
§3º Será criado e mantido, no sistema e-PASF, um banco de dados
de fragilidades, oportunidades de melhorias, orientações e recomendações
emitidas pela CGE, mediante validação e aprovação, nos termos do §2º, as
quais ficarão disponíveis para utilização posterior no âmbito das atividades
de controle interno.
§4º No âmbito das atividades de controle interno, dar-se-á prioridade
na indicação das orientações ou recomendações que estejam incorporadas ao
banco de dados do sistema e-PASF, com a devida validação.
§5º O uso de uma orientação ou recomendação, disponível no
banco de dados do sistema e-PASF, não desobriga o usuário de avaliar a sua
atualização e adequação ao caso concreto e ao ordenamento jurídico vigente.
Art. 4º A CGE emitirá orientações nas seguintes situações:
I - em resposta a consultas técnicas efetuadas pelos órgãos e entidades
do Poder Executivo Estadual sobre casos concretos, visando dirimir dúvidas;
II - quando identificada ocorrência que constitua situação de alerta
de riscos, seja de caráter legal, de eficiência gerencial, ou outro, de forma a
prevenir a materialização de eventos de risco;
III - quando identificada ocorrência de descumprimento de critério
estabelecido nas atividades realizadas pelas áreas programáticas da CGE, de
caráter formal ou de baixa materialidade, que não implique ameaça relevante
ao cumprimento dos objetivos institucionais;
IV - quando identificada oportunidade de melhoria associada às
atividades e aos processos do órgão ou entidade, que tenham baixo impacto
na melhoria dos resultados institucionais.
§1º Será considerada ocorrência de baixa materialidade aquela cujo
valor seja igual ou inferior ao limite estabelecido anualmente pelo Tribunal
de Contas do Estado do Ceará para a dispensa de instauração de Tomada de
Contas Especial.
§2º As orientações emitidas pela CGE deverão indicar de forma clara
a ação que deve ser realizada pelo gestor e apresentar linguagem simples e
objetiva.
Art. 5º A CGE emitirá recomendações nas seguintes situações:
I - quando identificada ocorrência de descumprimento de critério
estabelecido nas atividades realizadas pelas áreas programáticas da CGE que
implique em ameaça relevante ao cumprimento dos objetivos institucionais
ou de alta materialidade;
II - quando identificada situação que possa implicar em
responsabilização de empresas contratadas pelo Estado, bem como de
servidores ou empregados públicos por atos praticados no exercício de suas
atividades;
III - quando identificada oportunidade de melhorias estruturantes da
governança, da gestão de riscos, dos controles internos, em nível corporativo
ou em outros processos relevantes.
IV - em caso de reincidências de ocorrências as quais tenham sido
objeto de orientações emitidas pela CGE anteriormente.
§1º Será considerada ocorrência de alta materialidade aquela cujo
valor seja superior ao limite estabelecido anualmente pelo Tribunal de Contas
do Estado do Ceará para a dispensa de instauração de Tomada de Contas
Especial.
§2º As recomendações devem ser emitidas visando corrigir
fragilidades, tratar riscos, aperfeiçoar processos de trabalho e controles e, se
for o caso, à recuperação do dano, assegurada a ampla defesa e o contraditório
dos órgãos e entidades, observando a viabilidade de sua implementação e a
relação custo x benefício.
§3º As recomendações devem ser fundamentadas nas evidências das
ocorrências, monitoráveis, atuar na correspondente causa raiz, na situação
encontrada ou na consequência.
Art. 6º As recomendações e as orientações que requeiram o manuseio
de informação sigilosa deverão levar em consideração:
I - Os fundamentos de fato e de direito contidos no Termo de
Classificação de Informação, exarado em decisão do Comitê Gestor de Acesso
à Informação (CGAI), que definem os limites de acesso;
II - O grau de sigilo da informação e a vigência da classificação ou
reavaliação;
III - As restrições de acesso previstas em outros instrumentos
normativos;
IV - As normas de proteção às informações pessoais.
Parágrafo Único. Na hipótese de ocorrência relativa à ausência de
classificação de informação, cuja divulgação possa trazer evidente prejuízo
ao Estado e à Sociedade, a recomendação ou a orientação deverá indicar a
necessidade de preservação da informação até que se efetive sua classificação.
CAPÍTULO III
REGRAS PARA UTILIZAÇÃO DO PASF
Art. 7º A CGE, por meio da área responsável pela emissão da
orientação ou da recomendação, fará o devido registro no e-PASF.
§1º O registro de que trata o caput será efetuado concomitante com
a emissão do relatório ou documento no qual foi formalizada a emissão da
orientação ou recomendação.
§2º Será exigida a elaboração de plano de ação para todas as
recomendações emitidas pela CGE.
§3º Não será exigida elaboração de plano de ação em função das
orientações emitidas.
§4 º As unidades de controle interno dos órgãos e entidades do
Poder Executivo terão pleno acesso a todas as orientações e recomendações
relacionadas aos seus respectivos órgãos.
§5º As unidades de controle interno dos órgãos e entidades do Poder
Executivo poderão registrar, no sistema e-PASF, suas próprias orientações
direcionadas às áreas internas do seu respectivo órgão ou entidade, bem como
recomendações de órgãos de controle externo.
§6º As regras do PASF aplicáveis no Programa de Integridade serão
objeto de normativo específico.
Art. 8º Os órgãos e entidades do Poder Executivo deverão elaborar, na
ferramenta e-PASF, o plano de ação para implementação das recomendações
emitidas, os quais serão objeto de monitoramento pela CGE pelo prazo de
até 2 anos a partir de sua validação.
§1º A CGE poderá atuar na busca conjunta de solução que subsidie
a elaboração do plano de ação.
§2º Excepcionalmente o monitoramento realizado pela CGE poderá
exceder o prazo de 2 (dois) anos, mediante deliberação da Gestão Superior.
§3º A área responsável deverá fazer proposição à Gestão Superior
para continuidade do monitoramento por mais de 2 (dois) anos, quando
entender pertinente.
CAPÍTULO IV
OPERACIONALIZAÇÃO NO SISTEMA E-PASF
Art. 9º A operacionalização dos planos de ação, no sistema e-PASF,
observará as seguintes etapas:
I - registro das ocorrências contemplando as fragilidades e as
oportunidades de melhoria identificadas na atividade de controle interno;
II - registro das orientações e das recomendações;
III - elaboração do plano de ação;
IV - validação do plano de ação;
V - monitoramento do plano de ação.
§1º O registro das fragilidades e das oportunidades de melhoria
identificadas na atividade de controle interno, bem como das orientações e das
recomendações, será efetuado pelo servidor responsável da correspondente
área de emissão ou por servidor por ele designado.
§2º Caso a CGE identifique fragilidades ou oportunidades de melhoria
comuns a mais de um órgão ou entidade, poderá efetuar o registro, bem como
das correspondentes orientações e recomendações, e associá-las aos diversos
órgãos e entidades, por meio do e-PASF.
§3º No momento do envio do relatório ou documento equivalente, o
sistema e-PASF notificará, por e-mail, o Secretário Executivo de Planejamento
e Gestão Interna ou equivalente nos órgãos e entidades da administração
indireta, o presidente do Comitê de Integridade e o responsável pela unidade de
controle interno do órgão, com informação do prazo para elaboração do plano.
§ 4º O prazo para a elaboração do plano de ação, pelo órgão ou
entidade, será de no máximo 30 (trinta) dias, a contar do envio do relatório
ou documento equivalente, nos termos do §3º, podendo ser prorrogado pela
CGE, a pedido do órgão ou da entidade, por até 15 (quinze) dias, mediante
aprovação do coordenador da área responsável.
§5º O órgão ou entidade deverá elaborar o plano de ação, observando
o prazo estabelecido, que contemplará as medidas saneadoras ou de mitigação
das fragilidades detectadas, as ações de melhorias, o cronograma de execução
e os responsáveis pela execução das correspondentes ações.
§6º O plano de ação elaborado pelo órgão ou entidade deverá ser
enviado, por meio do e-PASF, pelo Secretário Executivo de Planejamento
e Gestão Interna ou equivalente nos órgãos e entidades da administração
indireta, momento em que o sistema encaminhará notificação por e-mail para
a área responsável pela emissão do relatório ou documento equivalente, com
cópia para o referido Secretário, o presidente do Comitê de Integridade e o
responsável pela unidade de controle interno do órgão ou entidade.
§7º A área responsável pela emissão do relatório ou documento
equivalente, ao receber o plano de ação elaborado pelo órgão ou entidade,
realizará a análise e validação no prazo de até 15 (quinze) dias.
§8º No momento da validação do plano de ação, será informada a
periodicidade do monitoramento, pela CGE, e enviada notificação por e-mail,
pelo sistema e-PASF, aos responsáveis do órgão ou entidade.
§9º A validação do plano de ação e a definição da periodicidade de
monitoramento serão realizadas pelas áreas programáticas da CGE, tendo
como diretrizes a pertinência, a oportunidade e a viabilidade das ações, bem
como a relevância e os riscos envolvidos.
§10 Caso haja necessidade de ajustes no plano de ação, os mesmos
deverão ser efetuados pelo órgão ou entidade no prazo de até 15 (quinze) dias.
§11 Após os ajustes de que trata o parágrafo anterior, a área
responsável pela emissão do relatório ou documento equivalente efetuará a
validação no prazo de até 05 (cinco) dias.
§12 Decorrido o prazo estabelecido para elaboração do plano de
ação sem a sua finalização, pelo órgão ou entidade, a área responsável pela
emissão do relatório ou documento equivalente será notificada por e-mail, e
a CGE poderá adotar as providências administrativas pertinentes.
§13 O monitoramento dos planos de ação, pela CGE, será realizado
observando a periodicidade estabelecida, com objetivo de acompanhar a
implementação das recomendações emitidas, e observará o cronograma de
execução estabelecido, respeitado o estabelecido no Art. 8º.
§14 A periodicidade de monitoramento poderá ser alterada durante
o período de monitoramento em razão do grau de efetividade das ações.
§15 O gestor da área responsável pela emissão do relatório ou
documento equivalente poderá designar servidores distintos para a realização
das etapas de validação e de monitoramento, os quais serão devidamente
cadastrados no sistema e-PASF. Preferencialmente, o responsável pela etapa
de monitoramento será o servidor que tenha participado da etapa de validação.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 10 Os órgãos e entidades ficarão dispensados de registrar planos
de ação no e-PASF para as recomendações emitidas pela CGE antes da
vigência desta Portaria.
§1º Não se enquadram na dispensa prevista no caput as recomendações
emitidas no âmbito da auditoria da folha de pagamento, realizada pela Deloitte
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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XII Nº189 | FORTALEZA, 28 DE AGOSTO DE 2020
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