DOMFO 30/11/2020 - Diário Oficial do Município de Fortaleza - CE

                            FORTALEZA 
                 DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO 
 
ANO LXVI 
FORTALEZA, 30 DE NOVEMBRO DE 2020 
Nº 16.914
 
 
PODER EXECUTIVO 
GABINETE DO PREFEITO 
 
 
DECRETO Nº 14.861, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2020. 
 
Disciplina regras gerais para a 
gestão dos documentos admi-
nistrativos da Prefeitura Muni-
cipal de Fortaleza, na forma 
que indica. 
 
 
O PREFEITO MUNICIPAL DE FORTALEZA, no 
uso das suas atribuições que lhe são conferidas pelo art. 83, 
VI, da Lei Orgânica do Município de Fortaleza, CONSIDERAN-
DO a Lei Federal nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe 
sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; o 
artigo 277, IV da Lei Orgânica de Fortaleza e o artigo 18, VIII 
do Decreto Municipal nº 13.826, de 14 de junho de 2016 que 
aprova o regulamento da Secretaria Municipal do Planejamen-
to, Orçamento e Gestão (SEPOG); CONSIDERANDO as Reso-
luções do Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ) em espe-
cial a de nº 13, de 19 de fevereiro de 2001 que dispõe sobre a 
implantação de uma Política Municipal de Arquivos, sobre a 
construção de arquivos e de websites de instituições arquivísti-
cas e a de nº 40, de 09 de dezembro de 2014, que dispõe 
sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no 
âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacio-
nal de Arquivos (SINAR); CONSIDERANDO o disposto no 
Decreto Municipal nº 14.455 de 26 de junho de 2019, que insti-
tui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos In-
servíveis do Arquivo Central da Secretaria do Planejamento, 
Orçamento e Gestão; CONSIDERANDO que a gestão da mas-
sa documental é indispensável para agilizar a recuperação de 
informações, garantindo a preservação de documentos de valor 
permanente e racionalizando a produção de documentos, con-
tribuindo para a transparência e eficiência da Administração 
Pública; CONSIDERANDO a necessidade de atualizar a legis-
lação que trata a gestão dos documentos produzidos pelos 
órgãos e entidades municipais em conformidade com as de-
mais normas vigentes. RESOLVE: Art. 1º - Disciplinar regras 
gerais para a gestão dos documentos administrativos da Prefei-
tura Municipal de Fortaleza, de observância obrigatória dos 
órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta 
do Poder Executivo Municipal, competindo à Secretaria Munici-
pal de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPOG), através 
do Arquivo Central, o controle e o monitoramento da massa 
documental gerada pelos entes municipais. 
 
CAPÍTULO I 
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS 
 
 
Art. 2º - Considera-se gestão documental o con-
junto de procedimentos e operações técnicas referentes a 
produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, 
consulta e arquivamento, em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
nente. Art. 3º - Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes, conforme disposto na 
Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe     
sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. § 1º 
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou 
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consul-
tas frequentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários 
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos/entidades 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a 
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º 
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definiti-
vamente preservados. Art. 4º - A guarda dos documentos de 
caráter corrente, intermediário e permanente é de exclusiva 
responsabilidade dos respectivos órgãos/entidades, os quais 
deverão reservar espaço adequado, conforme manual de   
arquivo de documentos vigente, para seu arquivamento e    
manuseio. Parágrafo único - A guarda dos documentos não 
poderá ser transferida à empresas ou terceiros, devendo ser 
realizada pelo próprio Município. 
CAPÍTULO II 
DOS PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DOCUMENTAL 
 
Art. 5º - A guarda definitiva ou o descarte de 
documentos gerados pelas autoridades, pelos agentes públi-
cos, pelos órgãos e pelas entidades municipais observarão 
prazos e condições estabelecidos na Tabela de Temporalidade 
de Documentos (TTD). § 1º A Tabela de Temporalidade de 
Documentos (TTD) é instrumento utilizado para registrar o ciclo 
de vida do documento, onde devem constar os prazos de guar-
da dos documentos de fase corrente, sua transferência ao 
arquivo intermediário ou central, e sua destinação final, elimi-
nação ou o recolhimento ao arquivo público para guarda per-
manente. § 2º Somente os documentos de absoluto interesse 
da Administração Pública Municipal e que possam vir a ser 
objeto de pesquisa e consulta (documentos históricos) devem 
ser mantidos no Arquivo Central, em caráter permanente e 
obrigatório. § 3º São considerados documentos de guarda 
permanente os indicados nas TTD, os quais serão definitiva-
mente preservados. § 4º A guarda temporária e a eliminação de 
documentos observarão procedimentos propostos pelo Arquivo 
Central e aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação 
de Documentos Inservíveis, criada pelo Decreto nº 14.455, de 
26 de junho de 2019. Art. 6º - Caberá à SEPOG proceder à 
publicação no Diário Oficial do Município da TTD bem como 
receber as solicitações para atualização do referido documento 
que deverão ser encaminhadas pela equipe de arquivo respon-
sável de cada órgão/entidade para avaliação e adequação às 
regras de guarda, preservação ou descarte de documentos 
pelo Arquivo Central.  Art. 7º - A TTD será estruturada para 
aplicação à documentação relativa às áreas-meio e áreas-fim, 
produzida e recebida por autoridades, agentes públicos,     
órgãos, entidades ou unidades administrativas e operacionais 
do Município. Parágrafo único - Os documentos referentes às 
atividades das áreas-fim da Prefeitura Municipal receberão 
tratamento arquivístico próprio, em conformidade com a orien-
tação da área interessada. 
Seção I 
Da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Inservíveis 
 
 
Art. 8º - Cada órgão/entidade municipal deverá 
designar, por meio de Portaria, pelo menos 2 (dois) servidores 
para compor a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos 
Inservíveis, a qual terá como atribuições: I - orientar e realizar o 
processo de análise, avaliação e seleção da documentação