DOMCE 20/05/2022 - Diário Oficial dos Municípios do Ceará

                            Ceará , 20 de Maio de 2022   •   Diário Oficial dos Municípios do Estado do Ceará   •    ANO XIII | Nº 2958 
 
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IV - Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e 
avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; 
V - Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo 
alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas; 
VI - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão 
vigente de cada Instrução Normativa. 
  
Art.8 — Compete às Unidades Executoras: 
  
I - Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à 
participação no processo de elaboração; 
II - Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua 
otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional; 
III - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma; 
IV - Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos 
procedimentos na geração de documentos, dados e informações. 
  
DO FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS 
  
Art. 9 - O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos 
obrigatórios: 
I - NA IDENTIFICAÇÃO: Número da Instrução Normativa: a numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a 
identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição; 
Il - INDICAÇÃO DA VERSÃO: indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o 
documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela unidade responsável pela coordenação do controle interno, será encaminhado à 
aprovação; 
III - APROVAÇÃO: a aprovação da Instrução Normativa ou de suas alterações se dará sempre por ato do Chefe do Poder Executivo, salvo 
delegação expressa deste; 
IV - ATO DE APROVAÇÃO: indica o número do Decreto que aprovou o documento original ou suas alterações; 
V - UNIDADE RESPONSÁVEL: informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (Secretaria, Gerência, Departamento, Diretoria 
ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento; 
VI - FINALIDADE: especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais 
os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a 
ser normatizada; 
VII - ABRANGÊNCIA: identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem ser 
observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada; 
VIII - CONCEITOS: têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. 
Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional; 
IX - BASE LEGAL E REGULAMENTAR: indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de 
trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa; 
X - PROCEDIMENTOS: tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle; 
XI - APROVAÇÃO: a aprovação da Instrução Normativa ou de suas alterações será sempre compartilhada entre o titular do órgão central do 
respectivo Sistema Administrativo e o titular da Unidade Central de Controle Interno. No caso de o órgão central ser uma unidade de assessoria ao 
Prefeito, a responsabilidade ficará exclusiva do titular da unidade. 
Parágrafo Único: A Instrução Normativa deverá ser obrigatoriamente, aprovada por decreto expedido pelo Chefe do Poder Executivo. 
  
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS 
  
Art.10 - Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se 
identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as 
atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma. 
Art.11 - Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos 
manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos). 
  
Art.12 - A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na 
forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo 
de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências: 
I - início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação); 
II - emissão de documentos; 
III - ponto de decisão; 
IV - junção de documentos; 
V - ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao 
processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis; 
  
Art.13 - As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de 
cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a 
identificação pode ser genérica, como por exemplo: ―área requisitante‖. 
  
Art.14 - Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quanto necessário, devidamente numeradas, 
sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do 
fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. 
  
Parágrafo Único: Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas 
auxiliares.