DOU 13/12/2022 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 233, terça-feira, 13 de dezembro de 2022
ISSN 1677-7042
Seção 1
CAPÍTULO V
DA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA
Art. 28. Finalizado o planejamento, tem início a fase de execução dos trabalhos,
em que a equipe deve realizar os testes, por meio da utilização de técnicas, de coleta e de
análise de dados para fins de elaboração dos achados de auditoria.
Art. 29. Os testes de auditoria realizados nesta etapa devem ser devidamente
documentados em papéis de trabalho, de acordo com modelo previamente estabelecido
no âmbito da Auditoria Interna.
Art. 30. O início da execução da auditoria se dá com a solicitação pela Audit de
reunião de abertura e apresentação da Comunicação de Auditoria.
§ 1º A reunião de abertura deve contar, sempre que possível, com a
participação do gestor máximo da unidade auditada, e ser conduzida pelo Auditor-Chefe,
com a seguinte proposta de pauta:
I - Comunicação do tipo de auditoria e do objetivo geral do trabalho;
II - Apresentação da equipe de auditoria, inclusive indicando quem exercerá o
papel de supervisor e de coordenador;
III- Identificação de representante da unidade auditada que possa atuar como
interlocutor da equipe de auditoria;
IV - Tratativas sobre o acesso a documentos e informações, inclusive quando
houver dados sigilosos;
V - Exposição da dinâmica de auditoria, se o auditado não tiver familiaridade
com esse processo; e
VI - Indicação da forma de comunicação dos resultados.
Art. 31. Durante a execução dos trabalhos, além da realização de reuniões com
a unidade auditada, a equipe de auditoria pode se utilizar das seguintes formas de
comunicação, dentre outras:
I - Solicitação de Auditoria (SA), de acordo com modelo previamente
estabelecido no âmbito da Auditoria Interna. e
II - Nota de Auditoria (NA), de acordo com modelo previamente estabelecido
no âmbito da Auditoria Interna.
Art. 32. A Solicitação de Auditoria constitui documento utilizado pela Audit para
solicitar a apresentação de documentos, informações e esclarecimentos, devendo ser
dirigida ao gestor máximo da unidade auditada ou a outra autoridade competente.
§ 1º As Solicitações de Auditoria devem ser assinadas pela equipe, a quem
compete estabelecer o prazo para atendimento, levando-se em consideração o volume de
informações requeridas.
§ 2º Sempre que possível, a equipe de auditoria deve manter contato com os
servidores diretamente envolvidos no atendimento à SA emitida para prestar
esclarecimentos sobre o seu conteúdo.
§ 3º Nos casos de não atendimento, ou de atendimento parcial da solicitação,
a equipe de auditoria poderá adotar algumas das medidas a seguir:
I - Reiterar a SA e estabelecer um novo prazo para seu atendimento; ou
II - Solicitar que o Auditor-Chefe atue junto aos representantes da unidade
auditada, especialmente nos casos de atraso no atendimento que possam trazer prejuízo
ao desenvolvimento dos trabalhos.
Art. 33. A Nota de Auditoria é o documento emitido pela Audit na hipótese de
identificação de providência a ser imediatamente adotada pela unidade auditada, de modo
que aguardar a finalização do trabalho para expedir recomendação poderá resultar em
danos aos cidadãos ou à administração pública.
§ 1º O registro de emissão da NA deverá ser posteriormente acrescentado ao
Relatório de Auditoria.
§ 2º A NA deve ser destinada ao gestor máximo da unidade auditada e assinada
pelos membros da equipe de auditoria, em conjunto com o Auditor-Chefe.
§ 3º As situações apresentadas na NA devem observar os requisitos relativos
aos achados de auditoria, e conter recomendação para prevenir/corrigir a falha
evidenciada, com prazo específico para atendimento, que pode ser definido em comum
acordo com a unidade auditada.
Art. 34. O desenvolvimento dos achados de auditoria deve contemplar quatro
componentes principais, quais sejam:
I - Critério (o que deveria ser): definido na fase de planejamento e entendido
como o padrão utilizado pela equipe para avaliar se o objeto auditado atende, excede ou
está aquém do desempenho esperado;
II - Condição ou situação encontrada (o que é): representa a situação existente,
identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria;
III - Causa: razão para a existência de diferença entre o critério e a condição, ou
seja, entre a situação esperada e a encontrada; e
IV - Efeito: consequência da divergência entre a condição e o critério, podendo
ser existente, quando já se trata de um fato resultante da condição, ou potencial (risco),
quando há exposição, sem que tenha sido detectado efeito real.
Parágrafo único. A equipe de auditoria deve se empenhar para identificar a
causa raiz da condição, sobre a qual deve, preferencialmente, estar relacionada a
recomendação emitida.
Art. 35. No intuito de organizar os achados de auditoria em um documento
único, com todas as informações relacionadas de forma sintética, de modo a propiciar uma
visão geral do trabalho realizado e facilitar as discussões internas e a supervisão, a equipe
de auditoria deverá elaborar Matriz de Achados, de acordo com modelo previamente
estabelecido no âmbito da Auditoria Interna.
Art. 36. A fim de se certificar de que estejam devidamente suportados por
evidências, o Auditor-Chefe deverá revisar e aprovar os achados de auditoria antes de
serem apresentados à unidade auditada.
Art. 37. Ao final da fase de execução, deverá ser elaborado o Relatório
Preliminar de Auditoria e agendada reunião de busca conjunta de soluções junto ao gestor
máximo da unidade auditada, com o objetivo de discutir os achados da auditoria e as
possíveis soluções para os problemas detectados.
§ 1º O Relatório Preliminar de Auditoria, nos moldes previamente estabelecidos
no âmbito da Auditoria Interna, deverá ser assinado pelos membros da equipe de
auditoria, em conjunto com o Auditor-Chefe.
§ 2º A fim de que haja uma maior interação entre a Audit e a unidade
auditada, o conteúdo do Relatório Preliminar deverá ser disponibilizado previamente à
realização da reunião de busca conjunta.
§ 3º A reunião de busca conjunta deve ser conduzida pelo Auditor-Chefe, com
a seguinte proposta de pauta:
I - Apresentação e discussão dos achados e dos resultados da auditoria;
II - Discussão das recomendações para melhoria, bem como dos respectivos
prazos para sua implementação; e
III - Estabelecimento de prazo para a unidade auditada se manifestar
formalmente sobre as conclusões da Audit, principalmente em caso de discordância quanto
aos achados ou às possíveis recomendações.
Art. 38. Após a reunião de busca conjunta de soluções, e com base nos
esclarecimentos prestados pela unidade auditada, a equipe procederá à elaboração do
Relatório Final de Auditoria.
§ 1º Caso a unidade auditada se recuse a participar da reunião de busca
conjunta ou ainda não venha a prestar os esclarecimentos no prazo acordado, a equipe
poderá emitir o Relatório sem esses comentários.
§ 2º As análises efetuadas pela equipe sobre as informações prestadas pela
unidade auditada devem constar de despacho específico no processo eletrônico de
execução ou mesmo do corpo do próprio Relatório de Auditoria.
§ 3º Semelhante ao Relatório Preliminar, o Relatório Final de Auditoria, nos
moldes previamente estabelecidos no âmbito da Auditoria Interna, deverá ser assinado
pelos membros da equipe de auditoria, em conjunto com o Auditor-Chefe.
§ 4º O Relatório de Auditoria será encaminhado ao gestor máximo da unidade
auditada, aos membros do Conselho Diretor da Susep e à CGU, podendo ainda ser
disponibilizado a outros órgãos, caso haja solicitação.
§ 5º O encaminhamento do Relatório de Auditoria à CGU poderá ser efetuado
por e-mail dirigido à sua unidade regional responsável pela UAIG, ou por outro canal
indicado pelo órgão de controle; e tem como objetivo atender ao disposto no item 161 da
Instrução Normativa CGU nº 3/2017 c/c art. 51 da Lei nº 13.844/2019.
Art. 39. Tendo por base as recomendações constantes do Relatório de
Auditoria, o Auditor-Chefe deverá solicitar a cada unidade responsável pelo atendimento a
recomendações a apresentação de proposta de Plano de Ação, de acordo com modelo
previamente estabelecido no âmbito da Auditoria Interna, que direcione e permita o
acompanhamento, pela Audit, das medidas requeridas.
§ 1º Na solicitação de que trata o caput, deverá ser estabelecido prazo para a
apresentação da proposta de Plano de Ação a cada uma das unidades responsáveis pelo
atendimento às recomendações.
§ 2º A proposta de Plano de Ação deverá incluir, no mínimo, as seguintes informações:
I - Descrição das recomendações;
II - Ações que serão realizadas com vistas ao atendimento das recomendações descritas;
III - Cronograma para desenvolvimento de cada uma das ações, observado o
disposto no § 3º; e IV - Responsável pela execução de cada ação.
§ 3º As
propostas de atendimento a recomendações
com prazos de
implementação superiores a um ano deverão ser desdobradas em ações com prazos
inferiores ou devidamente justificadas pelo gestor.
Art. 40. A proposta de Plano de Ação deverá ser avaliada quanto à
razoabilidade pela Auditoria Interna, considerados os seguintes aspectos:
I - Compatibilidade dos efeitos potenciais das ações propostas com os objetivos
das recomendações emitidas;
II - Compatibilidade dos prazos de implementação e do nível de detalhamento
das ações com a amplitude e com o grau de complexidade das recomendações;
III - Exequibilidade das ações propostas e dos respectivos prazos para
implementação; e
IV - Competência institucional dos servidores responsáveis pela implementação
das ações propostas.
Parágrafo único. A avaliação de que trata o caput deverá incluir análise da
equipe de auditoria nos autos do processo eletrônico referente à execução da auditoria, a
ser submetido à aprovação do Auditor-Chefe.
Art. 41. Caso a proposta de Plano de Ação seja avaliada como não razoável, o
Auditor-Chefe deverá solicitar sua revisão, indicando os elementos questionados pela Audit
e o prazo para a apresentação da proposta revisada.
Art. 42. Em caso de recomendação não acatada pela unidade responsável pelo
atendimento ou de atraso significativo em relação ao prazo estabelecido pela Audit para a
apresentação de proposta (inicial ou revisada) de Plano de Ação, o Auditor-Chefe poderá
decidir tornar sem efeito as recomendações efetuadas pela Audit, por motivo de assunção
de risco pela gestão, observado previamente o disposto no artigo 59 desta Instrução, nos
casos em que couber.
Parágrafo único. Caso a decisão seja por tornar sem efeito a recomendação, o
Auditor-Chefe deverá dar ciência do fato à unidade responsável pelo atendimento, à
Diretoria competente e ao Conselho Diretor.
Art. 43. Caso a proposta de Plano de Ação seja aceita pela Audit, o Auditor-
Chefe deverá dar ciência do resultado da avaliação à unidade responsável pelo
atendimento à(s) recomendação(ões) e, na ausência de outras providências a serem
adotadas, proceder à conclusão do processo eletrônico de execução da auditoria no âmbito
da unidade.
CAPÍTULO VI
DO MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES EFETUADAS PELA AUDITORIA INTERNA
Art. 44. Encerrada a fase de execução dos trabalhos, terá início a etapa de
monitoramento, durante a qual serão realizadas verificações quanto ao atendimento às
recomendações efetuadas pela Auditoria Interna.
Art. 45. Cada processo de monitoramento deverá tratar de recomendação
isolada ou de conjunto de recomendações que apresentem, cumulativamente, as seguintes
características comuns:
I - Relatório de Auditoria de origem; e
II - Unidade monitorada.
§ 1º Para fins do disposto nesta Instrução, entende-se por unidade monitorada
a unidade organizacional responsável pelo atendimento a recomendação efetuada pela
Auditoria Interna.
§ 2º Em caso de redistribuição de recomendações, nos termos do artigo 55, a
Audit poderá optar pela instauração de novos processos de monitoramento para
prosseguimento dos trabalhos.
Art. 46. No âmbito dos processos de monitoramento, serão utilizados os
seguintes tipos de documentos específicos para essa finalidade, sem prejuízo da utilização
dos demais instrumentos institucionais apropriados:
I - Extrato de Monitoramento: documento que apresenta informações sintéticas
e consolidadas no âmbito dos processos de monitoramento, por ocasião de sua instauração
ou durante o seu andamento, a fim de proporcionar uma visão geral de seu objeto, de
acordo com modelo previamente estabelecido no âmbito da Auditoria Interna;