DOE 10/03/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO  |  SÉRIE 3  |  ANO XV Nº048  | FORTALEZA, 10 DE MARÇO DE 2023
XII – aprovar normas, diretrizes, instruções normativas e outros atos que se fizerem necessários à execução de suas competências e atividades.
Art. 4º A CPAD poderá solicitar convocação, quando necessário, de servidor da unidade administrativa à qual se vincula o acervo documental a ser 
avaliado, bem como de profissional da Instituição ligado ao campo de conhecimento de que trata a documentação a ser avaliada, com o objetivo de auxiliar 
os trabalhos da Comissão.
CAPÍTULO III
DA COMPOSIÇÃO
Art. 5° Compõem a CPAD:
 I – Presidente;
II – Vice-presidente;
III – Secretário;
IV – Membros efetivos em número par e respectivos suplentes; e
V – Comissões especiais provisórias e grupos de trabalho provisórios.
§ 1º A Presidência da CPAD será designada em votação por maioria pelos membros da CPAD.
§ 2º Os membros que compõem a CPAD, citados no art. 5º e incisos, deverão ser, prioritariamente, integrantes das comissões especiais provisórias e grupos 
de trabalho provisórios.
§ 3º Nos casos de impedimentos, suspeições e afastamentos legais do presidente da CPAD, assumirá a Presidência dos trabalhos o Vice-presidente da CPAD.
§ 4º Nos casos de impedimentos, suspeições e afastamentos legais de algum membro da CPAD, a substituição se dará por um de seus suplentes.
§ 5º Os membros que compõem a CPAD poderão ser substituídos a pedido do interessado.
Art. 6º O mandato dos membros da CPAD será de 2 (dois) anos, sendo permitidas reconduções.
Art. 7º Aos servidores integrantes será atribuída carga horária média semanal de 2 (duas) horas para a execução das atividades da CPAD, salvo havendo 
disposição em contrário, constante em regulamentação específica de distribuição de carga horária.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
SEÇÃO I
DO PRESIDENTE
Art. 8º Ao Presidente da CPAD compete planejar, dirigir, coordenar e supervisionar as atividades desta Comissão e, especificamente:
I – fazer cumprir este regimento;
II – solicitar ao Secretário da CPAD a convocação dos membros da CPAD;
III – representar a CPAD junto aos órgãos de Administração internos ou externos à Semace ou designar quem o faça;
IV – delegar atribuições aos demais membros;
V – convidar ou solicitar convocação, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, de autoridades ou técnicos, para comparecerem às 
reuniões, em caráter consultivo;
VI – propor decisões sobre questões omissas neste regimento;
VII – designar membro efetivo para compor a Secretaria da CPAD;
VIII – designar membro(s) para acompanhar o processo de eliminação dos documentos;
IX – dar encaminhamento às deliberações da CPAD;
X – assinar os atos decididos em reunião pela Comissão e dar-lhes publicidade;
XI – proceder aos atos de substituição de membros da CPAD, de acordo com o exposto no artigo 5º, parágrafo 5º deste regimento;
XII – exercer o direito ao voto de desempate;
XIII – assinar e encaminhar para o Arquivo Público do Estado do Ceará as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação.
SEÇÃO II
DO VICE-PRESIDENTE
Art.9º. Ao Vice-presidente da CPAD compete:
I – assessorar o presidente na execução de suas atribuições;
II – substituir o presidente em suas ausências; e
III – realizar ações que sejam definidas pela Comissão.
SEÇÃO III
DO SECRETÁRIO
Art.10. Ao membro designado para secretariar a CPAD compete:
I – elaborar as atas das reuniões, proceder à leitura das atas das reuniões anteriores e colher assinaturas dos membros da CPAD após aprovação;
II – elaborar as correspondências e expedi-las;
III – expedir a convocação das reuniões da CPAD, por determinação do Presidente;
IV – organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;
V – organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
VI – divulgar as atividades e as ações originadas de decisões da CPAD nos meios de comunicação da Semace;
VII – receber as listagens de eliminação encaminhadas à CPAD e providenciar o seu encaminhamento interno; e
VIII – outras atividades solicitadas pelo Presidente da CPAD.
SEÇÃO IV
DOS MEMBROS EFETIVOS
Art.11. Aos membros efetivos da CPAD compete:
I – manter a representatividade nas reuniões da CPAD, conforme o disposto no art. 5º deste regimento Interno;
II – colaborar para o cumprimento das atribuições da CPAD;
III – participar, conforme deliberação da CPAD, de grupo de trabalho que tenha por finalidade a gestão documental na Semace;
IV – atender às solicitações do Presidente, no que se referir à realização de atividades de interesse da CPAD.
CAPÍTULO V
DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO
Art. 12. As reuniões da CPAD obedecerão à seguinte ordem:
I – verificação do quórum;
II – leitura da ordem do dia e inclusão de novos pontos de pauta;
III – assinatura da lista de presença;
IV – informes;
V – apresentação, discussão e votação das matérias constantes na ordem do dia; e
VI – outros assuntos pertinentes.
Art.13. A CPAD se reunirá:
I – ordinariamente, trimestralmente, preferencialmente na primeira semana do mês, por convocação do Presidente, com antecedência mínima de 
10 (dez) dias;
II – extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por solicitação de 2/3 (dois terços) dos membros da CPAD.
§ 1° Na convocação, constará a pauta dos assuntos a serem tratados.
§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão, ainda que não constante na pauta 
de convocação.
§ 3° A CPAD deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião.
§ 4° As reuniões serão realizadas em local previamente definido no ato convocatório.
§ 5° As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da CPAD na primeira reunião de cada ano.