DOU 14/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 50, terça-feira, 14 de março de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
direito a uma quantidade limitada de impressões, e caso haja necessidade de mais
impressões, paga-se por impressões excedentes, conforme descrito na seção 5.2.
4.4 A segunda modalidade tratada neste modelo é a Modalidade Sem Franquia
que consiste na prestação de todos os serviços que caracterizam o outsourcing de
impressão como fornecimento dos equipamentos, prestação dos serviços de suporte,
manutenção e reposição de insumos, mas utilizando como modelo de pagamento a
quantidade de página impressa. Ou seja, neste modelo, a remuneração é baseada em
valores mensais variados, exclusivamente sobre a quantidade de impressões, conforme
descrito na seção 5.3.
4.5 A terceira modalidade tratada neste modelo é a Modalidade fornecimento
de equipamentos de impressão com pagamento de páginas impressas. Ela consiste na
prestação dos serviços previstos de outsourcing de impressão considerando o pagamento
fixo mensal por equipamento fornecido além do pagamento por página impressa. Neste
modelo, a remuneração é baseada em um valor fixo atrelado a quantidade de
equipamentos contratados adicionado a um valor variável atrelado à quantidade de
impressões realizadas por cada equipamento, conforme descrito na seção 5.4.
4.6 Este modelo trata também dos aspectos técnicos a serem considerados nas
aquisições de equipamentos de impressão e digitalização. Tais aquisições devem atender
a necessidades específicas e pontuais, com justificativas que demonstrem a inviabilidade
de se contratar o outsourcing de impressão, assim como a análise de custo total de
propriedade (TCO).
Nesse cenário,
todos os
custos são
de responsabilidade
da
Administração Pública, conforme descrito na seção 5.5.
4.7 Entende-se como exemplos de vantagens do modelo de contratação de
serviços outsourcing de impressão em relação à aquisição dos equipamentos:
4.7.1 Desoneração administrativa quanto à gestão patrimonial das impressoras
e suprimentos, inclusive com redução de espaço físico para armazenar equipamentos fora
de uso (destinados ao descarte).
4.7.2 Maior controle das impressões realizadas e maior capacidade de
implementação de políticas de racionalização de gastos com impressões.
4.7.3 Pagamento dos serviços prestados é realizado de forma proporcional ao
uso dos equipamentos e serviços ao longo do contrato.
4.8 Há situações em que o modelo de contratação de serviços outsourcing de
impressão pode se mostrar inviável ou mais oneroso em relação à aquisição dos
equipamentos, a exemplo de:
4.8.1 Locais remotos ou demasiadamente afastados dos centros urbanos, o
modelo de outsourcing pode-se mostrar mais oneroso ou inviável em função da
dificuldade de acesso ao local para prestação dos serviços inerente ao modelo.
4.8.2 Situações em que a demanda por impressão for extremamente baixa.
5. MODALIDADES DE CONTRATAÇÃO
5.1 DEFINIÇÃO
5.1.1 Os serviços de outsourcing de impressão são prestados em diferentes
modalidades, que apresentam vantagens e desvantagens a serem consideradas à luz das
características e realidades de cada órgão ou entidade.
5.1.2 As principais modalidades de prestação desses serviços são:
a) Cobrança por franquia de páginas mais excedente;
b) Cobrança apenas por custo unitário de página (sem franquia); e
c) Cobrança pelo fornecimento do equipamento mais custo unitário por página
impressa (modalidade híbrida).
5.1.3 Outra opção que, embora não seja enquadrada como outsourcing de
impressão, mas que também tem sido adotada pela Administração Pública, em situações
excepcionais, é a aquisição de equipamentos de impressão e digitalização. Em geral, os
custos totais de propriedade para esse tipo de estratégia tende a ser superior aos custos
totais de propriedade da contratação de outsourcing de impressão, à exceção das
situações descritas no item 4.8.
5.2 MODALIDADE FRANQUIA MENSAL DE PÁGINAS MAIS EXCEDENTE
5.2.1 A modalidade franquia mensal consiste na fixação de um valor fixo que
abrange o fornecimento do equipamento e uma quantidade mínima de páginas sendo
cobrado o excedente quando ultrapassada a franquia.
5.2.2 A modalidade franquia mensal apresenta as seguintes vantagens:
a) Foco maior na produtividade dos equipamentos;
b) Controle mais eficaz sobre a quantidade de equipamentos e páginas
impressas;
c) Suporte, insumos e peças ficam por conta da contratada;
d) Em geral, é fácil obter preços públicos para pesquisa de preços;
e) Não há custo separado para locação de equipamento (mais flexibilidade);
f) O valor fixo (franquia) já possui uma quantidade mínima de impressões
associada;
g) O valor da página excedente é sempre inferior ao valor da página dentro da
franquia; e
h) Modalidade em que o valor pago é o que mais se aproxima do efetivamente
realizado (por meio da compensação semestral).
5.2.3 A modalidade franquia mensal possui as seguintes desvantagens:
a) Maior dificuldade de gestão das páginas impressas, quando comparado com
as demais modalidades; e
b) Pode ser mais complexo de planejar, em órgãos/entidades que não possuam
histórico de consumo anterior.
5.2.4 É imprescindível especificar no Termo de Referência todos os itens que
contemplam a prestação dos serviços, a exemplo: fornecimento e disponibilidade dos
equipamentos, software de gerenciamento de ativos e bilhetagem das páginas, assistência
técnica de manutenção preventiva e corretiva, treinamento de usuários (se houver),
reposição de peças e insumos/consumíveis.
5.2.5 A franquia de páginas cuja cobrança é um valor fixo mensal não deve ser
confundida com "valor fixo mensal por equipamento", pois essas modalidades diferem na
forma de amortização do ativo. Na primeira, a amortização é sobre uma quantidade de
páginas sob o regime de comodato, enquanto na segunda, em que existe cobrança mensal
específica por equipamento, a amortização do valor do equipamento pode ser diluída nas
modalidades de remuneração por equipamento e na remuneração por página impressa.
5.2.6 Cálculo de franquia de páginas:
a) Para fins de dimensionamento
inicial durante o planejamento da
contratação, pode-se utilizar a Tabela 2 como referência de estimativa de páginas por tipo
de equipamento.
b) A franquia deve ser estabelecida em 60% (sessenta por cento) do consumo
mensal estimado por tipo de equipamento.
c) Embora o
valor de 60% seja adequado à
maioria dos cenários,
excepcionalmente o órgão ou entidade pode determinar, através de Estudos Técnicos e
Análise de Riscos, um percentual entre 50% e 70%.
d) Para o correto dimensionamento do consumo de impressão, deve-se
verificar a seção "6" deste modelo, Recomendações para Dimensionamento da
Quantidade de Páginas Impressas e Equipamentos, em Contratações de Outsourcing de
Impressão.
5.2.6.1 O cálculo de franquia individual, baseado em equipamentos ou tipos de
equipamentos é utilizado apenas para fins de dimensionamento inicial durante o
planejamento da contratação. Para a compensação de franquia, deve-se somar as
franquias individuais, por tipo de impressão e tamanho de papel.
5.2.7 Recomenda-se a especificação de compensação semestral de franquia e
o detalhamento de sua efetivação durante a vigência do contrato:
a) De modo a simplificar a
gestão contratual, recomenda-se que a
compensação seja baseada na franquia mensal - soma das franquias dos tipos de
equipamentos (quando houver mais de um tipo: Tipo I + Tipo II + ...), vide Tabela 1,
separando-se as impressões monocromáticas e policromáticas, e por tamanho de papel,
quando for o caso.
b) Para o valor unitário de página excedente é recomendado que haja apenas
um valor unitário único por tipo de impressão (monocromática e policromática) e por
tamanho de papel, que deve ser inferior ao menor valor unitário de página impressa
dentro da franquia mensal. Como a amortização já ocorreu no custo da página impressa
dentro da franquia, não há justificativa para que o custo da página excedente à franquia
seja igual ou superior ao praticado dentro da franquia. Geralmente este valor do
excedente tem variado entre 33% a 80% do valor cobrado pela página impressa dentro da
franquia, nas contratações de outsourcing com a Administração Pública.
c) Somente haverá compensação na fatura do último mês de cada semestre
contratual se tiver havido pagamento de excedente de páginas impressas além da
franquia mensal durante o respectivo período.
d) A cada mês, para fins de faturamento, deve haver a apuração do saldo. Se
o saldo do mês for negativo (ou seja, de CRÉDITOS), deverá ser pago o valor da FRANQUIA
MENSAL. Caso o saldo seja positivo (ou seja, de EXCEDENTE), o órgão deve pagar a
FRANQUIA MENSAL acrescida do valor EXCEDENTE gerado no respectivo mês.
e)
Caso
seja
constatado,
a cada
análise
semestral,
que
o
volume
realizado/produzido não esteja atingindo o volume da franquia estipulada para o
semestre, o órgão ou entidade deve reavaliar o dimensionamento do contrato, seja
revisando a estimativa de páginas impressas, a quantidade de impressoras ou sua melhor
distribuição.
f) Se essa diferença for recorrente, proveniente de uma tendência de baixa ou
mudança no perfil do consumo, o órgão ou entidade deve aditivar o contrato visando
consolidar essa mudança, de modo que não ocorra de forma reiterada o pagamento por
páginas não impressas, devendo ainda serem observados os limites estabelecidos no art.
125 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
g) Durante a compensação ao final de cada semestre contratual são previstos
cinco cenários possíveis (vide Apêndice A), dentro de duas situações principais, com a
respectiva forma de cálculo, conforme exemplificado abaixo. O Apêndice B apresenta uma
planilha modelo de compensação semestral de franquia, exemplificando a aplicação das
fórmulas, e a Tabela 1 traz uma legenda para as variáveis envolvidas nos cálculos:
Legenda
. Franquia
mensal
Soma das franquias dos tipos de equipamentos (mesmo quando houver
mais de um tipo: Tipo I + Tipo II + Tipo III ...), separando-se por tipo de
impressão (monocromáticas ou policromáticas) e tamanho de papel (A4,
A3, etc) ... (em páginas).
. Valor 
fixo
da franquia
mensal
Soma dos valores das franquias dos tipos de equipamentos (mesmo
quando houver mais de um tipo: Tipo I + Tipo II + Tipo III ...), separando-
se por tipo de impressão (monocromáticas ou policromáticas) e tamanho
de papel (A4, A3, etc) ... (em R$).
.
å F
Somatório 
das
franquias 
mensais 
no
semestre, 
separando-se
monocromática e policromática (em páginas).
.
å P
Somatório
das páginas
impressas/copiadas no
semestre ou
volume
produzido (em páginas).
.
å VE
Somatório do Valor Excedente no semestre, ou seja, soma dos valores
pagos por produção excedente à franquia em cada mês (em R$).
.
D Exc
Delta Excedente (D Exc = å P - å F), ou seja, a diferença entre o
somatório das páginas efetivamente impressas e o somatório das franquias
mensais dentro do semestre da compensação (em páginas).
. Valor D Exc Valor Delta Excedente (Valor D Exc = D Exc * Valor Unitário Excedente), ou
seja, o valor calculado da diferença excedente (volume produzido menos
volume da franquia) que será aplicado na fórmula da redução (em R$).
.
Redução
Valor da Redução = å VE - Valor D Exc, ou seja, a diferença entre o
somatório do Valor Excedente e o Valor Delta Excedente (em R$). Esse
valor será usado na fórmula do Novo Valor a ser pago. Importante lembrar
que só existirá redução se houver produção de excedente de páginas
durante o semestre.
. Novo Valor
a ser pago
Novo Valor a ser pago = Valor do último mês (da compensação semestral)
- Valor da Redução (em R$), ou seja, é a consolidação da compensação
propriamente dita dentro do semestre, onde será descontado do último
mês de cada ciclo semestral o valor referente à Redução calculada
anteriormente. Cabe ressaltar que o "Novo Valor a ser pago" é o valor que
será faturado.
Tabela 1 - Legenda das variáveis para cálculo da compensação de franquia no
semestre.
5.2.8 Situação 1: å F ³ å P, ou seja, se o somatório das franquias mensais (å
F, que corresponde à franquia de cada mês multiplicada por 6) for igual ou maior que o
somatório de páginas produzidas (å P) dentro do respectivo semestre.
a) Cenário 1 - Caso o volume produzido no semestre seja inferior à soma das
franquias mensais do mesmo período não haverá compensação pois não há geração de
excedente, devendo ainda serem observados os dispostos nos subitens 5.2.7.d, 5.2.7.e e
5.2.7.f.
b) Cenário 2 - Caso haja produção de excedente em alguns meses, mas o
somatório de páginas produzidas seja inferior em relação ao somatório das franquias
mensais, além da observância ao disposto nos subitens 5.2.7.d, 5.2.7.e e 5.2.7.f, será
descontado no último mês do respectivo semestre o valor referente à redução, através da
fórmula:
Novo Valor a ser pago = Valor do último mês (da compensação semestral) -
Valor da Redução.
c) Cenário 3 - Esse cenário é uma excepcionalidade do cenário anterior, onde
o Valor da Redução seja superior ao valor do último mês do semestre contratual. O novo
valor a ser pago será calculado conforme a mesma fórmula anterior: Novo Valor a ser
pago = Valor do último mês (da compensação semestral) - Valor da Redução. Entretanto,
deverá ser emitida uma Guia de Recolhimento da União (GRU) para que o fornecedor faça
a devida compensação do pagamento. Ressalta-se que, como só existe compensação
mediante geração de excedente de páginas. Em todos os meses a amortização do ativo do
fornecedor é garantida por meio do pagamento mínimo da franquia mensal, mesmo que
o órgão não a utilize na sua totalidade, incluindo-se ainda os pagamentos de excedentes
mensais que vierem a ocorrer. A única diferença neste caso é que o valor da redução,
referente à compensação, fica maior do que o valor que seria pago no último mês,
acarretando o recolhimento da GRU para o fechamento do ciclo de compensação sem
deixar restos a compensar para o próximo ciclo semestral. Como a soma das páginas
produzidas no semestre continua inferior à soma das franquias mensais, continuam
válidos os dispostos nos subitens 5.2.7.d, 5.2.7.e e 5.2.7.f.
c.1 Caso o órgão opte por finalizar a compensação no próximo semestre (ou
seja, sem recolhimento de GRU e deixando restos a compensar para o próximo semestre),
deverá fazer a compensação no primeiro mês subsequente. Todavia, deve atentar, neste
caso, ao correto procedimento contábil para abatimento do valor da compensação
proveniente de semestre anterior.
5.2.9 Situação 2: å F < å P, ou seja, se o somatório das franquias mensais (å
F, que corresponde à franquia de cada mês multiplicada por 6) for menor que o somatório
de páginas produzidas (å P) no respectivo semestre.
a) Cenário 4 - Caso haja produção de excedente em alguns ou todos os meses,
o somatório de páginas produzidas seja superior ao somatório da franquia e o Valor
Excedente seja igual ao Valor delta Excedente (å VE - Valor D Exc) = 0, deve-se observar
o disposto no subitem 5.2.7.d e não há compensação, pois não há valor a ser reduzido ao
final da compensação;
b) Cenário 5 - Caso haja produção de excedente em alguns ou todos os meses,
o somatório de páginas produzidas seja superior ao somatório da franquia e o Valor
Excedente seja maior que o Valor delta Excedente (å VE - Valor D Exc) > 0, deve-se
observar o disposto no subitem 5.2.7.d e a compensação ocorrerá no último mês do
respectivo semestre, quando será descontado o somatório dos valores excedentes, através
da fórmula:
Novo Valor a ser pago = Valor do último mês (da compensação semestral) -
Valor da Redução.
5.2.10 Durante o planejamento da contratação, é recomendado que o órgão
efetue, além da análise do preço da franquia versus valor da página impressa, a análise
do valor da franquia versus quantidade de equipamentos, para a obtenção de um valor
mais adequado, em atendimento ao princípio da economicidade. Isso pode ser feito
através da redução da quantidade de equipamentos ou do estabelecimento de quantidade
maior de páginas por equipamento.