DOU 14/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 50, terça-feira, 14 de março de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
e) Em geral se desconhece o real valor da página impressa; e
f) Custo real da página aumenta, ao se imprimir menos do que foi
planejado.
5.4.4 Demais itens a serem analisados ou observados, neste cenário:
a) Especificar no Termo de Referência e edital que são de responsabilidade
da CONTRATADA
todos os
itens que
contemplam a
prestação dos
serviços: o
fornecimento e disponibilidade dos equipamentos, software de gerenciamento de ativos
e bilhetagem das páginas, assistência técnica de manutenção preventiva e corretiva,
treinamento de usuários (se houver), reposição de peças e insumos/consumíveis.
b) Devem estar claramente estabelecidos os valores fixos de remuneração
dos equipamentos e os valores cobrados por página a ser impressa, detalhados por
tamanho de papel e por tipo de impressão, tanto no Termo de Referência quanto nas
propostas dos fornecedores.
c) Faz-se necessária a análise do Custo Total de Propriedade através do
cálculo do Custo Unitário Total (CUT) por página, para se comparar com as demais
modalidades de outsourcing, haja vista não ser possível a comparação direta do custo
unitário por página especificado na modalidade remuneração por equipamento mais
páginas impressas. O CUT por página pode ser obtido através da soma do valor total da
remuneração pelo equipamento (VE) com o valor total das impressões/cópias (VI)
dividida pela quantidade estimada de impressões/cópias (QI): CUT = (VE+VI)/QI,
separando-se por tamanho de papel e tipo de impressão.
d) Não se deve estabelecer uma franquia de páginas quando o objeto da
contratação envolver a presente modalidade. Entretanto, deve ser estabelecida no
Termo de Referência uma estimativa mensal ou anual de páginas por equipamento para
composição do preço unitário da página impressa.
e) Uma boa prática durante o dimensionamento das estimativas de páginas
e quantidade de equipamentos é a análise de equilíbrio entre o custo fixo de
remuneração dos equipamentos (incluindo os serviços agregados de suporte e troca de
insumos) e o custo variável (estimativa das páginas impressas). Um indicador a ser
considerado nessa análise é a relação entre o somatório dos valores de remuneração
pelos equipamentos (VTE) e o valor total estimado da contratação (VT), em que VTE/VT
seja inferior a 0,5.
f) É importante levar em consideração as situações fáticas da contratação,
considerando o momento e o contexto para definir a duração da vigência do contrato,
a exemplo de cenários de migração de trabalho presencial para o teletrabalho, redução
ou aumento da quantidade de servidores e funcionários presenciais no órgão ou
entidade, e a iminência de implantação de processo eletrônico para documentos e
processos administrativos.
g) Caso o órgão opte por uma vigência contratual menor do que 48 meses,
não deve fazer exigência por equipamentos novos e de primeiro uso no edital.
5.4.5 Recomenda-se incluir no Termo de Referência um anexo contendo o
histórico de consumo, bem como o descritivo da memória de cálculo que embasou a
definição do volume estimado de páginas impressas a serem consumidas.
5.4.6 São válidas também para a presente modalidade as recomendações
dispostas no item 6 (exceto sobre assuntos que sejam exclusivos de franquia).
5.4.7 A IN SGD/ME nº 94, de 2022, determina em seu art. 12, inciso II, que
o Termo de Referência, elaborado pela equipe de planejamento da contratação,
contenha os códigos de Catser para cada item da contratação. Os códigos possíveis de
serem utilizados para a presente modalidade são os seguintes:
Item: 26883
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a3
policromática com papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26875
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a3
policromática sem papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26867
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a4
policromática com papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26859
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a4
policromática sem papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26840
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a3
monocromática a3 com papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26832
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a3
monocromática sem papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26824
Descrição: Outsourcing de impressão -
locação páginas impressas a4
monocromática com papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26816
Descrição: Outsourcing de impressão - locação páginas impressas a4 sem papel
Unidade: Página
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26808
Descrição: Outsourcing de impressão - locação de equipamento - policromático a3
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26794
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
monocromático a3
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26786
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
policromático a4 acima de 40 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26778
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
policromático a4 - de 26 a 40 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26760
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
policromático a4 até 25 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26751
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
monocromático - a4 - acima de 45 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26743
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
monocromático a4 de 31 a 45 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
Item: 26735
Descrição: 
Outsourcing 
de 
impressão 
-
locação 
de 
equipamento 
-
monocromático a4 até 30 ppm
Unidade: Unidade
Natureza Despesa: 339040/16 | 339140/16 | 339092/40
5.5 RECOMENDAÇÕES GERAIS
PARA UM CENÁRIO DE
AQUISIÇÕES DE
EQUIPAMENTOS DE IMPRESSÃO E DIGITALIZAÇÃO
5.5.1 De forma geral, as aquisições de equipamentos de impressão e
digitalização devem atender a necessidades específicas e pontuais, com justificativas que
demonstrem a inviabilidade de se contratar o outsourcing de impressão, assim como a
análise de custo total de propriedade (TCO). Nesse cenário, todos os custos são de
responsabilidade da Administração Pública.
5.5.2 A
modalidade aquisição de
equipamentos possui
as seguintes
vantagens:
a) Opção viável quando o outsourcing de impressão não é possível ou
vantajoso;
b) Em geral, é fácil obter preços públicos para pesquisa de preços; e
c) A aquisição é considerada investimento e não custeio.
5.5.3 A
modalidade aquisição de
equipamentos possui
as seguintes
desvantagens:
a) Em geral, o desembolso financeiro é integral na entrega dos
equipamentos;
b) Maior dificuldade no cálculo do custo total de propriedade (muitas
variáveis);
c) Em geral, há ausência de controle sobre as impressões;
d) Podem existir vários processos de compra separados: equipamentos,
insumos, peças, assistência técnica, etc;
e) Aumenta o risco de fracionamento de despesas, em especial para
insumos;
f)
Necessidade
de
equipe própria
ou
terceirizada
para
manutenção
corretiva/preventiva;
g) Necessidade de gerenciar diferentes tipos de equipamentos (parque
heterogêneo) com seus respectivos insumos e peças;
h) Necessidade de se manter estoque de insumos, consumíveis, etc;
i) Maior tempo de equipamento parado em casos de manutenção/troca de
peças/falta de insumos;
j) A Administração é responsável pela depreciação do investimento;
k) A Administração é responsável pelo descarte adequado dos toners e
cartuchos utilizados; e
l) Ao final da vida útil, o órgão fica encarregado por armazenar, descartar ou
doar os equipamentos, peças e consumíveis.
5.5.4 Recomenda-se que a aquisição de equipamentos de impressão seja
evitada quando houver a possibilidade de contratação de outsourcing de impressão para
atendimento das necessidades de impressões e cópias, em especial devido ao alto custo
total de propriedade envolvido na aquisição/manutenção/insumos.
5.5.5 Caso o órgão opte pela aquisição de equipamentos de impressão
(situação que deve ser tratada como excepcional), é necessário se demonstrar a
vantajosidade desta
opção, por meio de
estudos técnicos, comparando
com as
modalidades de outsourcing de impressão.
5.5.6 Itens a serem analisados ou observados, neste cenário:
a) Análise dos Custos Totais de Propriedade (TCO): além do custo dos
equipamentos em si, devem ser levados em consideração todos os demais custos que
ficam a cargo do órgão, como os custos com reposição de peças e insumos/consumíveis,
mão de obra para atendimento de chamados (help desk), licenças de software de
bilhetagem e tarifação, mão de obra para manutenções corretivas e preventivas, dentre
outros.
b) Durante a fase do Estudo Técnico Preliminar, é dever do órgão licitante
identificar um conjunto representativo dos modelos de equipamentos que atendam às
necessidades da Administração antes de elaborar as especificações técnicas e a cotação
de preços, de modo a evitar o direcionamento do certame para marcas/modelos
específicos ou restringir a competitividade entre os fornecedores, conforme já disposto
em jurisprudência do TCU (Ex.: Acórdão nº 2383/2014-Plenário).
c) Deve-se ainda considerar a vida útil mínima de 4 (quatro) anos para
aquisição de equipamentos de impressão e digitalização para fins de custo total de
propriedade e de garantia de funcionamento.
d) Caso haja aquisição de insumos, é vedada a exigência em Termo de
Referência por insumos (cartuchos ou toners) da mesma marca dos fabricantes, sendo
a redação mais adequada: "cartuchos ou toners originais ou certificados pelo fabricante",
conforme jurisprudência do TCU (Ex.: Acórdãos nº 3486-48/2014-Plenário, 1015-15/2015-
Plenário, entre outros).
6. RECOMENDAÇÕES PARA DIMENSIONAMENTO DA QUANTIDADE DE PÁGINAS
IMPRESSAS E EQUIPAMENTOS, EM CONTRATAÇÕES DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO
6.1 Para o dimensionamento da
quantidade de páginas impressas e
equipamentos, deve-se considerar, durante o planejamento da contratação, o consumo
mensal ou anual de impressões e cópias por ambiente/departamento.
6.2 Caso o órgão ou entidade possua um histórico de volume mensal ou
anual conhecido, deve-se embasar o planejamento da contratação a partir dele,
considerando inclusive a evolução anual - de acréscimo ou diminuição dos volumes de
impressões e cópias.
6.3 Caso o órgão ou entidade desconheça seu volume histórico ou não
possua controle sobre as impressões, deve-se recorrer a outras estratégias para
obtenção de uma estimativa de consumo anual, que mais se aproxime da realidade, por
um período mínimo de 1 (um) ano, por meio de:
a) Coleta mensal dos contadores dos equipamentos (nos equipamentos que
permitam essa medição);
b) Levantamento de aquisições de insumos e peças por equipamento; ou
c) Levantamento estimado do consumo de papel por equipamento.
6.4 As estratégias descritas no subitem anterior podem ser combinadas, de
modo a permitir a obtenção de dados mais completos, tanto para uma melhor
estimativa da demanda a ser contratada, como para servir de insumo para os cálculos
de custos totais de propriedade.
6.5 Em ambos os casos, devem ser levados em consideração para uma
melhor estimativa de volume de páginas:
a) Sazonalidades conhecidas ou períodos com grande variação de volume de
impressões;
b) Quantidade de usuários em teletrabalho, trabalho remoto ou à distância,
pois nestes casos pode haver um menor contingente de pessoal nos órgãos;
c) Implantação de sistemas informatizados para trâmite de processos
eletrônicos nos órgãos, que resultam em redução de impressão por parte dos usuários
(exemplo: SEI - Sistema Eletrônico de Informações); e
d) Consulta a outros órgãos ou entidades da Administração Pública com
perfil, necessidades ou demandas semelhantes para uma comparação.
6.6 Levantamento das necessidades de impressão e digitalização para cada
ambiente/departamento:
a) Tamanhos de papel que são utilizados pelo órgão ou entidade: A3, A4,
Carta, Ofício, etc.;
b) Tipos de impressão: monocromática, policromática;
c) Classificação dos equipamentos: apenas impressora, multifuncional;
d) Análise, quando for o caso, dos locais onde cada equipamento será
instalado, levando-se em consideração a área em metros quadrados (m2), comprimento
em metros (m), requisitos de acessibilidade, formato do ambiente e a quantidade de
andares, para fins de distribuição dos equipamentos de impressão; e

                            

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