DOU 14/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil
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Nº 50, terça-feira, 14 de março de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
e) Análise da quantidade de usuários atendidos por impressora: recomenda-
se a maior quantidade possível de usuários por equipamento, evitando-se a alocação de
equipamentos individuais, salvo em situações específicas e justificadas.
6.7 Em ambientes onde há
grande concentração de usuários por
equipamento ou para garantir alta disponibilidade, podem ser avaliados também os
cenários de redundância (clustering/failover) entre servidores de impressão e entre
impressoras.
6.8 Importante lembrar que é dever do órgão ou entidade documentar e
armazenar todas as memórias de cálculo, premissas e justificativas que demonstrem a
relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada, em
atenção ao inciso I do art. 11 da IN SGD/ME nº 94, de 2022.
7. REQUISITOS DE ACESSIBILIDADE DOS EQUIPAMENTOS
7.1 Deve-se prever no Termo de Referência, critérios e requisitos acerca da
acessibilidade e mobilidade, bem como as adaptações necessárias nos projetos, com
fulcro principalmente no art. 23, parágrafo único, da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro
de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da
acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, e dá
outras providências.
7.2 Deve-se avaliar a disponibilização de impressora específica para usuários
internos com deficiência quanto à mobilidade, a partir de levantamento em conjunto
com as unidades de negócio.
7.3 Deve-se avaliar a necessidade de adaptação ou aquisição de móveis
específicos com requisitos de acessibilidade em locais com acesso à impressão por
usuários com deficiência quanto à mobilidade.
7.4 Deve-se avaliar a definição de características técnicas dos equipamentos
observando-se os requisitos de acessibilidade, a exemplo da definição de monitor ou
painel de comando com inclinação.
8. REQUISITOS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS
8.1 Deve-se avaliar os requisitos específicos associados à segurança da
informação a depender da natureza das atividades dos departamentos atendidos pelos
recursos.
8.1.1 São exemplos de requisitos de Proteção à confidencialidade das
informações objeto de impressão:
a) Liberação da impressão mediante senha específica para cada usuário; e
b) Uso do crachá funcional para autorização das impressões junto ao leitor da
impressora.
8.2 Os requisitos de segurança devem ser compatíveis às necessidades da
contratação e à natureza das atividades de cada departamento, devendo-se evitar
requisitos que extrapolem as necessidades e restrinjam os tipos ou modelos de
equipamentos capazes de atendê-los.
9. REQUISITOS TÉCNICOS DOS EQUIPAMENTOS
9.1
Recomenda-se
a
especificação
de
equipamentos
de
impressão
policromática apenas para os casos em que seja necessária a utilização de cores em
volume que justifique sua contratação, assim como a especificação de equipamentos de
impressão de papel em formato A3, em atendimento ao princípio da motivação dos atos
administrativos, conforme disposto na Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999, art. 2º,
caput.
9.2 Embora recomende-se que as impressoras contemplem uma quantidade
maior de usuários por equipamento, podem existir situações excepcionais que requeiram
especificações de equipamentos de uso individual ou de conveniência. Entretanto, tais
situações devem ser devidamente justificadas.
9.3
Devem
ser
especificadas
no
termo
de
referência
apenas
as
funcionalidades básicas dos equipamentos que afetem diretamente o tipo de serviço
prestado ou especificidades com relação ao ambiente onde os equipamentos serão
instalados, como:
a) Classificação do equipamento: impressora, multifuncional;
b)
Tecnologia
da
impressão:
tecnologia laser,
LED,
jato
de
tinta
ou
equivalente; (vide subitem 9.9);
c) Tamanhos de papel e suas respectivas gramaturas (vide item 10);
d) Tipo de impressão: monocromática, policromática;
e) Resolução mínima da impressão: recomenda-se que não sejam exigidas
resoluções mínimas superiores a 600 dpi para impressão monocromática e 1200 dpi para
impressão policromática. Contratação de equipamentos com resolução superior a esses
valores devem ser motivadas e justificadas. Para documentos comuns de texto utilizados
em escritórios, em geral, não há necessidade por resolução de impressão acima de 600
dpi para impressão monocromática e 1200 dpi para impressão policromática, salvo
necessidades pontuais e específicas, mas que na maioria das vezes recaem sobre outro
tipo de impressão - material gráfico, que não está sendo tratado neste guia. Além disso,
resoluções muito altas, utilizadas sem necessidade, podem encarecer o equipamento,
aumentar o consumo de toner e reduzir a velocidade de impressão;
f) A estimativa de quantidade de equipamentos deve se basear no histórico
de consumo do órgão ou entidade, já considerando a previsão de excedente. Caso a
estimativa para um ambiente seja inferior aos valores mínimos de referência, será
necessária a agregação das estimativas de mais de um ambiente em um único
equipamento até que se atinjam os valores mínimos de referência da Tabela 2;
g) Não deve haver restrições para as propostas de fornecedores, que poderão
ofertar equipamentos com velocidades acima das faixas estabelecidas na Tabela 2,
garantindo-se a ampla concorrência. Entretanto, não deverão ser aceitas repactuações
onerosas posteriores cuja justificativa seja o fornecimento de equipamentos com
especificação superior ao que foi demandado pelo órgão;
h)
Compatibilidade
dos
equipamentos
com
sistemas
operacionais
e
padrões/protocolos de rede utilizados no órgão; e
i) Quando o equipamento for multifuncional com scanner, recomenda-se
especificar:
I - Tamanho do documento a ser digitalizado, tanto a partir do vidro de
exposição quanto do alimentador automático de documentos - ADF (quando houver): A3,
A4, Carta, Ofício, etc.;
II - Formatos dos arquivos gerados pela digitalização, que devem ser pelo
menos: Joint Photographic Experts Group (JPEG ou JPG) e Portable Document Format
(PDF); e
III - Suporte à resolução ótica mínima para cópia e digitalização de 600x600
dpi.
9.4 Como referência, a tabela 2, abaixo, pode ser usada para auxiliar no
dimensionamento das velocidades dos equipamentos, baseando-se na estimativa de
consumo mensal levantada para cada equipamento:
.
Tipo
Velocidade A4/Simples
Estimativa de consumo mensal
(pág./mês) por equipamento
. Impressora ou
Multifuncional
Monocromática
I
20 a 30 ppm
2000 a 6000
.
II
31 a 45 ppm
6001 a 20000
.
III
> 45 ppm
> 20000
.
. Impressora ou
Multifuncional
Policromática
I
15 a 25 ppm
1000 a 2500
.
II
26 a 40 ppm
2501 a 15000
.
III
> 41 ppm
> 15000
Tabela 2 - Tabela de referência com velocidades mínimas e estimativas de
consumo por tipos de equipamentos.
9.4.1 O intuito dessa tabela de referência é orientar ao órgão que, durante
o
planejamento
da
contratação,
não
especifique
equipamentos
de
elevada
velocidade/capacidade para uma pequena estimativa de páginas impressas.
9.4.2 A tabela acima pode ser utilizada independentemente da modalidade de
outsourcing de impressão.
9.5 Especificações de equipamentos que fujam das recomendações do
subitem 9.3 devem ser devidamente justificadas.
9.6 Nas especificações de equipamentos em contratos de outsourcing de
impressão, não devem ser definidas características que possam ser consideradas
desnecessárias, descabidas, sem razoabilidade para a devida prestação dos serviços, que
possam indicar direcionamento para fabricantes específicos ou que restrinjam o caráter
competitivo das licitações, a exemplo de:
a) Solicitação de possibilidade de
expansão de memória RAM dos
equipamentos;
b) Solicitação de tempo máximo para impressão da primeira página;
c)
Especificação de
frequência de
processadores
e/ou capacidades
de
memória RAM;
d) Especificação de tempo de aquecimento do equipamento;
e) Especificação de inclinação máxima ou mínima para display LCD ou Touch
Screen; e
f) Temperatura (faixa de operação) do equipamento durante a impressão.
9.7 Não obstante à obrigatoriedade de detalhamento apenas do que for
imprescindível à adequada prestação do serviço, as propostas de preços das empresas
licitantes devem trazer as marcas e modelos dos equipamentos ofertados com os
respectivos acessórios (quando houver), incluindo ainda o detalhamento dos custos
unitários para a prestação dos serviços.
9.8 Deve-se justificar a necessidade da exigência de fac-símile (fax) ou
modem para prestação de serviços de outsourcing de impressão. Embora em muitas
impressoras multifuncionais esses itens já estejam naturalmente disponíveis, em outros
equipamentos tais recursos são opcionais ou inexistentes e podem encarecer
desnecessariamente o valor do serviço ofertado se forem pouco utilizados ou não
utilizados.
9.8.1 Caso haja justificativa que saliente a necessidade de fac-símile (fax), o
termo de referência deve trazer também cláusula exigindo que o equipamento ofertado
esteja de acordo com o regulamento para certificação e homologação de produtos para
telecomunicações, anexo à Resolução nº 715, de 23 de outubro de 2019, da Agência
Nacional de Telecomunicações (Anatel).
9.9 Com os recentes avanços da tecnologia a jato de tinta, no mercado
corporativo, os resultados das páginas impressas entre um equipamento laser, led ou
jato de tinta (inkjet) são comparáveis e equivalentes.
9.10 De modo a ampliar a competitividade no setor de outsourcing de
impressão, considera-se também que as impressoras a jato de tinta, voltadas ao
mercado corporativo, podem ser utilizadas nas contratações de outsourcing de
impressão (referência: Acórdão TCU nº 2.175/2021- Plenário).
9.11 Sendo assim, recomenda-se que
no termo de referência, em
contratações de outsourcing de impressão, seja utilizada a nomenclatura: "tecnologia
laser, LED, jato de tinta ou equivalente".
9.12 Independentemente da tecnologia da impressão (laser, led ou jato de
tinta), devem ser evitados aqueles equipamentos voltados ao público residencial.
9.13 Em equipamentos multifuncionais com recurso de scanner, é desejável
que a solução ofertada permita que, após sua digitalização, o arquivo possa ser
encaminhado via correio eletrônico, caminho de rede (SMB) ou servidor FTP. Os
equipamentos que possuam saída USB devem permitir salvamento do arquivo gerado em
um dispositivo do tipo USB flash drive (pendrive).
9.14 Outras exigências como: impressão a partir de dispositivos móveis,
conectividade wireless, leitor de cartões RFID ou smartcards devem ser justificadas,
demonstrando a existência de demanda e sua imprescindibilidade para a prestação dos
serviços, de modo a restringir tais recursos apenas aos locais onde efetivamente serão
necessários.
9.15 Após identificar as especificações mínimas requeridas, é importante
pesquisar um conjunto representativo de marcas e modelos de equipamentos que
atendam às especificações mínimas. Esta ação amplia a competitividade e mitiga os
riscos de possível direcionamento a uma marca ou fornecedor específico.
10. RECOMENDAÇÕES SOBRE GRAMATURA DE PAPEL NAS ESPECIFICAÇÕES DE
EQUIPAMENTOS DE IMPRESSÃO
10.1 Não se deve fazer exigências em excesso ou injustificadas de gramatura
de papel nas especificações dos equipamentos de modo a limitar a competitividade
entre as empresas. Considera-se que a impressão típica monocromática, em tamanho A4
da Administração Pública não exige papéis com gramatura inferior a 75 g/m2 ou
superior a 180 g/m2.
10.2 Em contratações de outsourcing de impressão, a necessidade de
impressão de papéis de outras gramaturas deve ser devidamente justificada através de
estudos técnicos, incluindo a respectiva estimativa mensal dessa utilização, conforme
jurisprudência do TCU (Acórdãos nº 2537/2015-Plenário, 1297/2015-Plenário, 3009/15-
Plenário).
11. RECOMENDAÇÕES PARA OS SISTEMAS DE TARIFAÇÃO OU BILHETAGEM
11.1 Caso o órgão ou entidade não possua sistema próprio, é recomendável
explicitar que a empresa contratada deverá disponibilizar sistema informatizado para a
contabilização das páginas impressas/copiadas em todo o ambiente contratado. Cabe
ressaltar
ainda
que
apenas páginas
efetivamente
impressas/copiadas
devem ser
contabilizadas, descartando as tarefas não executadas que forem enviadas à fila de
impressão.
11.2 Recomenda-se que não haja cobrança separada ou adicional, sobre o
software de bilhetagem, seja por valor global, por páginas impressas ou por usuários. O
software
de
bilhetagem, em
geral,
faz
parte
da
prestação de
outsourcing
de
impressão.
11.3 O software deve ser instalado nas dependências do órgão onde
estiverem instalados os equipamentos. Caso o fornecedor ofereça infraestrutura em
nuvem para disponibilização desse serviço, somente poderá ser aceito respeitando-se, no
que couber, o disposto na seção 4 do Anexo I da IN SGD/ME nº 94, de 2022.
11.4 Em qualquer cenário, com relação à gestão do software de bilhetagem,
o fornecedor deve possuir apenas acessos de consulta (quando necessário) ou acesso
para suporte/manutenção, sem possibilidade de manipulação dos dados de bilhetagem
por parte do mesmo. Além disso, o acesso à gestão do software de bilhetagem deve ser
concedido apenas aos usuários indicados pelo gestor do contrato ou pela autoridade
competente.
11.5
Recomenda-se
que
o
software
de
bilhetagem
possua
integração/autenticação com sistemas de serviço de diretório, como Microsoft Active
Directory ou OpenLDAP (de acordo com o sistema utilizado pelo órgão ou entidade), de
forma que seja possível contabilizar a quantidade de impressões por usuários.
11.6 É desejável que o software de bilhetagem possua controle e
monitoramento sobre a fila de impressão e possibilite também a criação de cotas de
impressão para usuários ou grupos de usuários.
11.7 É desejável que o software de bilhetagem permita estabelecer cotas
diferenciadas para impressões monocromáticas e policromáticas, assim como o
compartilhamento de cotas entre os usuários de um grupo de usuários e entre as
impressoras de um grupo de impressoras.
11.8 Recomenda-se que o software de bilhetagem possua suporte ao envio
pré-agendado de relatórios previamente configurados.
11.9 Recomenda-se que a solução a ser contratada permita a geração de
relatórios que forneçam informações gerenciais sobre o parque de impressão, como
quantidades de páginas, data/horário, valores e nomes dos documentos impressos e
também permita a utilização de filtros como (rol exemplificativo que pode variar
dependendo da política de impressão e demais necessidades de cada órgão ou
entidade):
a) Por local
(conforme cadastrado no sistema):
setor, departamento,
coordenação, bloco, sala, etc.;
b) Por equipamento;
c) Por centro de custo;
d) Por usuário e por grupo de usuários;
e) Por tamanho de papel;
f) Por tipo de impressão: monocromática, policromática;
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