DOU 27/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

                            Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001,
que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
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Nº 59, segunda-feira, 27 de março de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
Art. 22. Os documentos a serem capturados para o SEI deverão ser digitalizados
de acordo com os requisitos de operacionalização dos equipamentos de escâner, com o
objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o
documento original observando os seguintes procedimentos:
I - retirar quaisquer objetos como clips, grampos, fitas adesivas e assemelhados
antes da captura digital;
II - preservar as dimensões físicas e cores originais, utilizando reprodução preto
e branco, tons de cinza ou cor, conforme cada caso; e
III - utilizar a resolução mínima recomendada para a captura digital de duzentos
DPI (Dots Per Inch) por folha, podendo ser aumentada para preservar as características
originais do documento.
Art. 23. Todos os documentos e processos em suporte físico, de procedência
interna ou externa ao ICMBio que forem digitalizados deverão ser submetidos a
procedimento de conferência de integridade e autenticação por servidor público, por meio
de sua assinatura eletrônica com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da
Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil).
§ 1º Os documentos resultantes da digitalização de originais terão valor de
cópia autenticada administrativamente e os documentos resultantes da digitalização de
cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples
terão valor de cópia simples.
§ 2º A conferência de integridade de que trata o caput deverá ser informada no
SEI/ICMBio no campo "Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)" e registrada
no documento cópia, por meio da aposição de carimbo próprio e assinatura do responsável
pela digitalização.
§ 3º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação
motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a
verificação do documento objeto de controvérsia.
§ 4º Nos casos em que for impossível ou inviável a digitalização devido às
características intrínsecas do suporte físico, do seu mau estado de conservação, quando se
tratar de documento digital superior a 300Mb, ou ainda quando se tratar de potencial
valor histórico, será possível a tramitação em suporte físico do original à unidade
responsável.
§ 5º Os documentos mencionados no §1º deverão ser arquivados na unidade
administrativa onde deveriam ser inseridos no SEI/ICMBio e, nos casos em que haja
necessidade de tramitação física, registrados no andamento do processo.
§ 6º O controle de recebimento e de consulta ao documento original em
suporte físico referido no §1º deve ser realizado de modo a evitar o acúmulo de
papéis.
§ 7º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a
digitalização poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de recebimento
no ICMBio.
Art. 24. Caso haja processo cadastrado no SEI/ICMBio referente ao documento
recebido, este deverá ser digitalizado e inserido no processo já existente.
§ 1º Quando não for localizado no SEI/ICMBio processo relativo ao documento
recebido deverá ser cadastrado novo processo.
§ 2º Quando houver processo anterior, porém, tramitado para unidade distinta
da que recebeu o documento, deverá ser solicitado o envio do trâmite do processo, com
registro no andamento da necessidade de anexação de novo documento.
§ 3º Quando não for possível realizar tempestivamente a inserção mencionada
no caput, o mesmo deverá ser anexado ao processo original pela unidade responsável, tão
logo seja possível.
Art. 25. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização, deverá
ser identificado, no canto superior direito, o NUP do respectivo processo, a fim de facilitar
a recuperação após o arquivamento.
Art. 26. Os documentos recebidos que forem digitalizados para inserção no
SEI/ICMBio deverão ser destinados ao Arquivo Setorial e nele mantidos por no mínimo um
ano, após o qual poderão ser transferidos para o Arquivo Central do ICMBio mediante os
procedimentos definidos na Seção VII deste Capítulo.
Art. 27. A digitalização de documentos deverá ser realizada em formato PDF/A
e, preferencialmente pesquisável.
Parágrafo único. Processo composto por mais de um volume será digitalizado e
registrado por volume.
Seção IV
Do Protocolo Digital
Art. 28. O SEI/ICMBio possui três soluções que permitem protocolar e tramitar
documentos e processos de forma eletrônica:
I - Barramento (ConectaGov): permite a tramitação (envio e recebimento) de
processos externos, devendo ser considerado os seguintes requisitos:
a) a Unidade Receptora responsável pelo recebimento de processos deverá ser,
exclusivamente, a unidade de Protocolo;
b) o processo deverá ser concluído em todas as unidades e encaminhado ao
Protocolo, que realizará a tramitação externa;
c) processos recebidos via barramento (ConectaGov) de outros órgãos, poderão
ser enviados a outros órgãos externos pela mesma funcionalidade; e
d) após tramitado, o processo ficará bloqueado no órgão de origem e
desbloqueado no órgão de destino;
II - Peticionamento eletrônico: solução que permite a protocolização de
documentos digitais, visando formar novo processo ou a compor processo já existente
(peticionamento intercorrente);
a) o
peticionamento intercorrente permite
ao usuário
externo incluir
documentos em processo já existente; e
III - Protocolo Digital: Solução que permite a protocolização de documentos,
por qualquer cidadão, com cadastro simples no portal do Governo Federal.
Seção V
Da Movimentação e Acompanhamento de Processos
Art. 29. Os registros de entrada e saída de processos deverão ser realizados por
meio do SEI/ICMBio, observada a estrutura regimental do ICMBio.
§ 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral
poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária.
§
2º
A
tramitação
de processos
no
SEI/ICMBio
deverá
ser
realizada
exclusivamente por meio da função "Enviar Processo", não sendo permitido o uso de
recursos substitutivos como o envio de documento por correio eletrônico.
§ 3º É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para
registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões e
providências.
Art. 30. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de
destino deverá promover imediatamente:
I - o seu adequado direcionamento; ou
II - a sua devolução ao remetente.
Art. 31. A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade somente
deverá ocorrer em caso de trabalho colaborativo, no qual seja admitida a manifestação
simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si, caso em que a tramitação
do processo será dispensável.
Parágrafo único. Para acompanhar as atualizações do andamento do processo,
deverá ser utilizada a função "Acompanhamento Especial".
Seção VI
Da Expedição de Processos e Documentos
Art. 32. Os documentos e processos eletrônicos deverão ser expedidos
exclusivamente pelo Protocolo, solicitados via despacho, com informações do número do
processo no órgão de destino (caso exista), local de destino e existência de anexos.
Parágrafo único.
A expedição de
documentos deverá
ser realizada,
preferencialmente, pelos meios eletrônicos disponíveis entre as unidades de Protocolo dos
órgãos e entidades públicas - Peticionamento Eletrônico, Protocolo Digital, dentre
outros.
Art. 33. A expedição de processos para órgãos públicos deverá ser realizada,
preferencialmente, por meio do Barramento do Processo Eletrônico às Unidades
Protocolizadoras informadas pelos órgãos ou entidades públicas.
§ 1º O processo expedido via Barramento ficará bloqueado no SEI/ICMBio, até
a sua devolução, não permitindo, nesse ínterim, o trâmite, inclusão de novos documentos
ou a anexação a outro processo.
§ 2º Não deverão ser expedidos documentos de caráter particular.
§ 3º Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser
inseridos no respectivo processo SEI/ICMBio, para eventual necessidade de verificação de
entrega.
Seção VII
Do Encerramento do Processo Eletrônico e Arquivamento de Documentos
Físicos
Art. 34. O encerramento do processo no SEI/ICMBio ocorrerá nas seguintes
situações:
I - por deferimento ou indeferimento do pleito;
II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
III - por decisão motivada de autoridade competente.
§ 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não prejudica
o prosseguimento do processo para os demais interessados.
§ 2º Até que seja
disponibilizada funcionalidade de arquivamento no
SEI/ICMBio pelos órgãos competentes, o processo deverá ser concluído na unidade após o
cumprimento da ação administrativa pertinente.
§ 3º Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanecer aberto
desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de
estatística no SEI/ICMBio.
Art. 35. A reabertura de processo eletrônico, será realizada quando houver
necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa.
Art. 36. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os prazos
de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as
unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no SEI/ICMBio.
§ 2º A eliminação de processos eletrônicos deverá ser executada de acordo
com os procedimentos definidos na legislação arquivística.
§ 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber
tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das
informações.
Seção VIII
Do Cancelamento, Exclusão e Nulidade de Documentos e Processos
Art. 37. Poderão ser excluídos, conforme regras próprias do SEI/ICMBio:
I - documento sem assinatura;
II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras
unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na
unidade; e
III - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não
possua documentos.
Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser exibidos
na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados.
Art. 38. O cancelamento de documento no SEI/ICMBio será uma funcionalidade
exclusiva do perfil atribuído à chefia da unidade administrativa geradora do documento.
§ 1º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de
fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras
unidades.
§ 2º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de
documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.
§ 3º O sistema não permite o cancelamento de e-mail gerado no processo.
Art. 39. É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por
outra unidade administrativa.
Seção IX
Do Sobrestamento, Anexação e Relacionamento de Processos
Art. 40. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser
precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a
partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu
Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo "motivo para sobrestamento"
do processo no SEI.
§ 2º O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo
que o determinou ou quando for formalizada a retomada da regular tramitação.
Art. 41. A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de
unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam
analisados e decididos de forma conjunta, somente sendo revertida pela equipe técnica do
SEI, com perfil de Administrador do SEI/ICMBio.
§ 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixará de
ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada.
§ 2º A solicitação de desanexação de processos deverá ser formulada na
instrução processual, contendo justificativa do equívoco na anexação, e encaminhada ao
Protocolo (SGI - Suporte SEI).
Art. 42. O relacionamento de processos será realizado quando houver a
necessidade de associar um ou mais processos entre si com o objetivo de facilitar a busca
e complementar informações.
Seção X
Dos Prazos no Processo Eletrônico
Art. 43. Os prazos previstos no processo começarão a contar a partir da data de
recebimento da comunicação do ato, excluído da contagem o dia do começo e incluído o
do vencimento.
Parágrafo único. Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput,
considerar-se-á efetuado o recebimento da comunicação:
I - no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da
comunicação, devidamente registrada no processo; ou
II - dois dias úteis após a data de encaminhamento da comunicação, nos casos
em que não for efetuada a consulta referida no inciso I.
Art. 44. Considerar-se-á prorrogado o prazo, até o primeiro dia útil seguinte,
quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou se o horário de
expediente for reduzido.
Art. 45. Quando o ato processual estabelecer prazo determinado para resposta
por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59
(vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo, conforme horário
oficial de Brasília.
Parágrafo único. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no
dia e hora do respectivo registro eletrônico constante do comprovante de protocolo,
conforme horário oficial de Brasília.
CAPÍTULO V
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 46. Os documentos produzidos no âmbito do SEI/ICMBio terão sua autoria
e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes
modalidades:
I - assinatura cadastrada, mediante identificação de usuário e senha; ou
II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.
§ 1º A senha de acesso ao SEI/ICMBio e o certificado digital são de uso pessoal
e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI/ICMBio poderá ser
conferida em endereço do ICMBio na internet indicado na tarja de assinatura com o uso
dos Códigos Verificadores e Código CRC.
Art. 47. A assinatura eletrônica de documentos importará na aceitação pelo
usuário dos termos desta Portaria e das demais normas aplicáveis que regem o processo
eletrônico do ICMBio, na modalidade cadastrada,
inclusive no que se refere à
responsabilidade por eventual uso indevido nas esferas administrativa, civil e penal.

                            

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