DOEAM 09/06/2021 - Diário Oficial do Estado do Amazonas - Tipo 1
DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DO AMAZONAS | PODER EXECUTIVO - SEÇÃO II
Manaus, quarta-feira, 09 de junho de 2021 3
dimentos e discipline normas complementares que se fizerem necessários
ao adequado cumprimento do referido Decreto, por meio de Instrução
Normativa;
CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a eficiência, eficácia
e efetividade na elaboração, tramitação, utilização e destinação dos
documentos, processos e informações produzidas e recebidas pelos órgãos
e entidades pertencentes à Administração Direta, indireta, Autárquica e
Fundacional do Poder Executivo Estadual;
CONSIDERANDO as vantagens de utilização de meios eletrônicos para
realização dos processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade, aumentando a produtividade e celeridade na tramitação
e uma melhor resolutividade dos processos, ampliando a sustentabili-
dade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação,
propiciando a satisfação do público usuário; RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer, nos termos da presente instrução normativa, às normas
gerais e os procedimentos de gestão de documentos e processos adminis-
trativos eletrônicos e digitais relativos ao Sistema Integrado de Gestão de
Documentos Eletrônicos - SIGED, no âmbito da administração direta, indireta,
autárquica e fundacional do Poder Executivo do Estado do Amazonas.
CAPÍTULO I DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I - arquivo corrente: conjunto de documentos em trâmite, tendo suas
informações registradas em qualquer suporte, seja ele físico ou digital, que é
objeto de atualização e consultas frequentes pela Administração;
II - autenticação: declaração de autenticidade de um documento
arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de
elemento de verificação, ou da afirmação por parte de pessoa investida de
autoridade para tal;
III - captura: conjunto de operações que visam ao registro, à classifica-
ção, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem
e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos
digitais e à anexação de documento digital no SIGED;
IV - código CRC (Cyclic Redundancy Check ou verificação de redundância
cíclica): código utilizado no procedimento de conferência da autenticidade de
documentos assinados eletronicamente;
V - credenciamento de acesso: cadastro prévio para utilização do SIGED;
VI - documento arquivístico: aquele produzido e/ou recebido por órgãos
e entidades da Poder Executivo Estadual, em decorrência do exercício de
funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos;
VII - documento temporário: documento sem caráter oficial passível de
revisão, seja em sua forma ou conteúdo e exclusão;
VIII - documento digital: é o documento arquivístico armazenado sob a
forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital,
gerando uma fiel representação em código digital.
IX - documento externo: documento digital de origem externa ao SIGED,
ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser
nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido no âmbito da Administra-
ção do Poder Executivo Estadual ou por ela recebido;
X - documento interno: documento nato digital gerado diretamente no
SIGED;
XI - número único SIGED (NUP): código numérico, próprio do SIGED,
sequencial, gerado automaticamente para identificar única e individualmente
cada documento no âmbito do sistema;
XII - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais
são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XIII - Portable Document Format (PDF): O PDF/A é um formato de arquivo
para armazenamento de longo prazo de documentos eletrônicos. Baseia-se
na versão 1.5 ou superior do PDF de referência da Adobe Systems Inc.
(implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pela
norma ISO 19005-1:2005;
XIV - requerimento eletrônico: envio, diretamente por usuário externo
previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo
processo ou a compor processo já existente, por meio de formulário
específico disponibilizado diretamente no SIGED ou em sistemas integrados;
XV - sobrestamento de processo: interrupção formal de seu andamento,
em razão de determinação formal;
XVI - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das
coordenadorias, departamentos, divisões, áreas, setores, núcleos, equipes
ou quaisquer divisões ou subdivisões hierárquicas incluídas no sistema,
conforme definido pelo Órgão Gestor;
XVII - usuário interno: servidor ou empregado da administração direta e
indireta, bem como aquele que mantenha relação contratual com o Estado
do Amazonas, detentor de perfil de acesso compatível com suas atribuições
e cargo ocupado e com as devidas atribuições definidas no Art. 15, do
Decreto nº 42.727, de 08 de setembro de 2020;
XVIII - usuário externo: pessoa física ou jurídica, previamente cadastrada,
por meio de ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação
das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsa-
bilização do usuário em caso de uso indevido, podendo visualizar, assinar
e peticionar processos administrativos eletrônicos, conforme disposto no
Decreto nº 42.727, de 08 de setembro de 2020;
XIX - processo físico: processo constituído somente por documentos origi-
nalmente físicos e mantidos exclusivamente em formato físico;
XX - processos eletrônicos: conjunto de atos administrativos produzidos
eletronicamente ou digitalizados, organicamente acumulados no curso de
um processo administrativo.
CAPÍTULO II DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 3º O Sistema Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos - SIGED
é um sistema gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos
que possibilita a produção, edição, assinatura, tramitação e armazenamento
de documentos na forma eletrônicos, disponível para usuários internos e
externos no âmbito do Poder Executivo do Estado do Amazonas, fica regu-
lamentado por esta Instrução Normativa.
§1º - O SIGED foi desenvolvido e cedido gratuitamente ao Estado pela
Secretaria de Fazenda do Estado do Amazonas e a gestão orçamentária e
financeira do projeto de implantação, hospedagem, suporte e manutenção
contínua ficará a cargo da Secretaria de Administração e Gestão - SEAD, por
meio de dotação específica;
§2º - O SIGED foi desenvolvido em plataforma web, ou seja, seu acesso
pode ser realizado de quaisquer dispositivos eletrônicos que possuam
navegador compatível e acesso à internet, dispensando a necessidade de
infraestrutura de tecnologia para instalação do mesmo nas unidades;
§3º - O SIGED será hospedado no Data Center da PRODAM e deverá ser
acessado por meio de link disponibilizado na rede mundial de computadores
e amplamente divulgado em sítios institucionais.
Art. 4º A autuação do processo no âmbito do Poder Executivo Estadual,
dar-se-á, exclusivamente, por meio do Sistema Integrado de Gestão de
Documentos Eletrônicos - SIGED.
§1º - A exceção ao caput ocorrerá nas situações em que o procedimento
eletrônico for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do
meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do
processo e eventuais prejuízos à Administração e ainda na impossibilidade
deste, quando tratar de matéria em caráter de urgência.
§2º - No caso de exceções previstas neste artigo, os atos processuais
poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em
papel, desde que, posteriormente, os documentos do processo correspon-
dente sejam digitalizados e incluídos no SIGED.
Art. 5º Os documentos em tramitação no âmbito do Poder Executivo
Estadual, deverão ser elaborados, preferencialmente, no próprio Sistema
Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos - SIGED, por meio do seu
editor, podendo ser documentos avulsos ou estar vinculados a um processo
do sistema.
CAPÍTULO III DA IMPLANTAÇÃO E CONTINUIDADE DO SIGED-AM
Art. 6º Das competências:
§ 1º - A Secretaria de Administração e Gestão - SEAD, por meio do Núcleo
Gestor, exercerá a gestão normativa e operacional do SIGED no âmbito do
Poder Executivo Estadual competindo-lhe o desempenho das seguintes
atribuições:
I - zelar pela contínua adequação do SIGED à legislação de gestão
documental, às necessidades da administração direta, autárquica e
fundacional do Poder Executivo e aos padrões de uso e evoluções definidos
a partir de orientações arquivísticas para cumprimento dos requisitos para
Sistema Informatizados Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD;
II - acompanhar a adequada utilização do SIGED, zelando pela qualidade
das informações nele contidas e segurança dos dados dos usuários e
demais entes em relação com o Estado;
III - promover, juntamente com PRODAM, a capacitação de servidores,
realizar suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto a
utilização do SIGED, por meio da formalização de um núcleo de suporte;
IV - Estabelecer grupos de gestão do SIGED, em interação com os gestores
locais do sistema para dinamizar as ações do Núcleo Gestor;
V - propor revisões das normas internas afetas ao processo eletrônico de
acordo com a evolução do sistema;
VI - acompanhar a implantação nos órgãos, coletar informações e
dados, para desenvolver soluções normativas e procedimentais, ou propor
melhorias na plataforma.
VII - realizar estudos em outros sistemas de gestão eletrônica de
documentos visando inovação e aprimoramento das funcionalidades do
SIGED;
VIII - Coordenar as atividades do Núcleo Gestor, substituir ou adicionar
membros, solicitar apoio de especialistas, para eventuais mudanças de
estratégia de implantação.
IX - monitorar indicadores de desenvolvimento do SIGED, com vistas à
reavaliação de contratos e despesas do sistema e demais soluções que
resulte em economia e eficiente para o Estado.
VÁLIDO SOMENTE COM AUTENTICAÇÃO
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