DOEAM 09/06/2021 - Diário Oficial do Estado do Amazonas - Tipo 1
PODER EXECUTIVO - SEÇÃO II | DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DO AMAZONAS
Manaus, quarta-feira, 09 de junho de 2021
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X - Elaborar projetos e avaliar soluções para implantação da cadeia de
custódia documentos, a partir da utilização do Sistema.
§2º - Aos órgãos caberá planejar e responsabilizar-se em prover os recursos
humanos e tecnológicos necessários para a implantação e continuidade do
SIGED em suas unidades, bem como pelas seguintes atribuições:
I - Manter, no mínimo, dois gestores locais indicados pelo titular do órgão
e entidade da administração pública estadual, informando ao Núcleo Gestor
sempre que houver alteração;
II - Por meio dos seus gestores locais, disponibilizar as informações
solicitadas, sempre que solicitado, promover o cumprimento das normas
relativas ao processo eletrônico e atentar para o pleno cumprimento das
obrigações dispostas nos incisos do Art. 14, do Decreto nº 42.727, de 08 de
setembro de 2020.
Art. 7º Para as operações de parametrização e utilização do SIGED,
que permitam o funcionamento, autuação e tramitação de processos e
documentos, serão realizadas entre o Núcleo Gestor e os órgãos que
aderiram, e terão as seguintes responsabilidades:
§1º São atribuições da SEAD, mediante solicitação formal ao Núcleo
Gestor, encaminhadas via mensagem eletrônica para siged@sead.am.gov.
br ou outro canal eletrônico disponibilizado em sítio específico:
I - cadastro do órgão, assuntos, eventos de tramitação e tipos de
documentos digitais (E-doc) e suas atribuições de múltiplas assinaturas;
II - permissão para utilização de assinaturas avançadas (login/senha) no
âmbito do órgão;
III - permissão assinaturas no SIGED para matrículas iniciadas em P
(PRODAM) e T (Terceiros).
§2º São atribuições dos órgãos, por meio dos gestores locais:
I - cadastro e alteração de informações do órgão, setores, hierarquia
dos setores, gestores dos setores, usuários e suas devidas permissões no
SIGED;
II - configuração do início do número sequencial dos processos eletrônicos
e dos documentos digitais (Ex. memorandos e ofícios) de cada unidade
setorial.
CAPÍTULO IV DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I - Disposições gerais
Art. 8º O procedimento, no âmbito do Poder Executivo Estadual, para
recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos, inde-
pendentemente da natureza do suporte que os contém, deve observar o
disposto na Lei Estadual Nº 2.794, DE 06 DE MAIO DE 2003, ressalvados
os requisitos específicos ao meio eletrônico na Lei Estadual Nº 4.040 DE 26
DE MAIO DE 2014, Lei Federal Nº 14.063, DE 23 DE SETEMBRO DE 2020
e demais procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
§1º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais
típicos de processos em suporte físico, tais como capeamento, criação de
volumes, numeração de folhas, juntada de folhas de informação, carimbos e
aposição de etiquetas.
§2º A autuação de processo eletrônico será realizada por qualquer unidade
do sistema, dispensando-se requerimento de autuação.
§3º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com
garantia de origem, na forma estabelecida nesta Instrução Normativa, serão
considerados originais para todos os efeitos legais.
§4º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados
na forma do §5º será necessária somente quando a regulamentação ou a
lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§7º e 8º deste
artigo.
§5º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do §4º, são
de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais
adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administra-
tiva.
§6º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação
de adulteração ou fraude, dará início ao procedimento de verificação do
documento objeto da controvérsia.
§7º O Poder Executivo Estadual poderá exigir, a seu critério, até que decaia
seu direito de rever os atos praticados, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias,
do original em papel de documento digitalizado no âmbito da Administração
ou enviado por usuário externo eletronicamente.
Art. 9º - O processo eletrônico no SIGED deve ser criado e mantido de forma
a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento
dos metadados e campos próprios do sistema.
Art. 10 Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais
deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto quando:
I - tal medida for tecnicamente inviável;
II - houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause
dano relevante à celeridade do processo,
III- quando causar prejuízo ao contraditório e a ampla defesa no tramite do
Processo Administrativo;
IV - existir previsão de exceção em instrumento normativo próprio.
Art. 11 As áreas responsáveis pelos processos administrativos do Poder
Executivo Estadual devem:
I - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre
os processos e documentos de responsabilidade da área; e,
II - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos,
ampliando ou limitando seu acesso.
§1º É permitida a criação, no SIGED, de unidades de trabalho correspon-
dentes a núcleos, divisões e equipes atuantes no âmbito de uma unidade
administrativa existente na estrutura hierárquica da Administração Estadual,
mediante solicitação justificada ao Núcleo Gestor do sistema.
§2º O servidor responsável pelas unidades de trabalho a que se refere o
§ 1º será a própria chefia da unidade administrativa em que se encontra o
núcleo, divisão ou equipe, ou servidor por ela designado.
Seção II Da Produção de Documentos
Art. 12 Os documentos digitais produzidos no âmbito do Poder Executivo
Estadual devem ser elaborados observando o que segue:
§1º Apenas documentos digitais assinados eletronicamente, compõem o
processo;
§2º “Despachos” deverão ser produzidos como documentos internos,
utilizando o editor de textos do próprio sistema, na aba “Despacho” e
poderão ser “Assinados” ou “Temporários”;
§3º Outros documentos digitais em formato de texto, como memorandos,
ofícios, etc., sempre que disponíveis no menu “Documentos Digitais”,
deverão ser produzidos como documentos internos, utilizando o editor de
textos do próprio do SIGED;
I - quando aplicável, os documentos internos gerados receberão Número
de Documento próprio da unidade (Ex. Memorandos e Ofícios);
§4º Qualquer outro tipo de documento digital que necessite ser acostado
ao processo ou documento digital e que não se enquadre no disposto nos
§§2º e 3º, deverá ser produzido como documento externo, utilizando as
opções disponíveis na aba “Tramitações”;
I - para documentos assinados, devem ser capturados utilizando o formato
“Portable Document Format (PDF)”;
II - para documentos temporários, podem ser capturados utilizando outros
formatos de texto (Ex. Word, Excel, etc.);
III - até a data de publicação desta instrução normativa, o SIGED permite
apenas a inclusão de formatos dos tipos .doc, .docx, .xls, .xlsx e .pdf.
Havendo a necessidade de inclusão de formatos diferentes dos supracitados
no processo administrativo, os mesmos poderão ser inseridos nos termos do
Art. 22º desta Instrução normativa.
§5º Qualquer usuário interno poderá elaborar documentos temporários,
delegar assinaturas aos seus superiores (quando autorizados) e assinar
aqueles de sua competência, com as devidas permissões definidas no
sistema e em conformidade com a legislação vigente;
§6º Os documentos que demandem assinatura de mais de um usuário
devem ter o respectivo processo tramitado somente depois da assinatura de
todos os responsáveis;
I - O que define se um documento permite ou não múltiplas assinaturas,
é o tipo do documento digital selecionado no momento inclusão do mesmo.
§7º Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem
de assinatura imediata por servidores da Administração Pública Estadual e
terceiros poderão ser formalizados em meio físico e posteriormente digitali-
zados e capturados como documentos externos para o SIGED.
§8º O documento externo do tipo físico, ao ser digitalizado e capturado para
o processo eletrônico, deverá seguir os requisitos e procedimentos dispostos
nos termos do Art. 21º desta instrução normativa, bem como ser autenticado
por meio de assinatura eletrônica (assinado) e, quando necessário, deverá
ter juntado ao mesmo, documento referenciando o Número SIGED no qual o
respectivo documento foi inserido;
§9º Os documentos elaborados/inseridos e assinados no sistema serão
representados na tarja de assinatura e constará informação do nome e CPF
do(s) assinante(s), bem como data, hora e tipo de assinatura eletrônica
utilizada. As informações complementares poderão ser incluídas no “corpo”
dos documentos.
Art. 13 A Juntada de processos é a união de um processo a outro, com o qual
se tenha relação ou dependência, pode ser por Anexação ou Apensação.
I - Juntada por Anexação: É a juntada definitiva de um processo a outro,
passando ambos a constituírem um só documento, devendo ser executada
por servidor habilitado e mediante folha de juntada. O processo juntado é
anexado na sequência cronológica de apresentação dos documentos, é
movimentado junto com o processo principal e a numeração do processo
juntado, torna-se a mesma do processo principal.
II - Juntada por Apensação: É a união provisória de um ou mais processos a
um processo principal (Processo Pai), destinada ao estudo e a uniformidade
de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou
não. Processos juntados por apensação são tramitados juntamente com o
processo principal e podem ser posteriormente desapensados.
Parágrafo único - A anexação de processos deve ser precedida de
determinação formal fundamentada, assinado por servidor competente,
observada legislação pertinente
Seção III Da Tramitação
VÁLIDO SOMENTE COM AUTENTICAÇÃO
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