DOEAM 09/06/2021 - Diário Oficial do Estado do Amazonas - Tipo 1

DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DO AMAZONAS | PODER EXECUTIVO - SEÇÃO II
Manaus, quarta-feira, 09 de junho de 2021 5
Art. 14 A tramitação de processos administrativos, bem como outros
documentos digitais, no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo
do Estado de Amazonas, dar-se-á somente no SIGED, sendo vedado o ca-
dastramento em outros sistemas com a finalidade de controle da tramitação.
§1º O SIGED trabalha com o conceito de recebimento automático, ou seja,
não se faz necessário nenhuma ação do usuário para registrar o recebimento
de documentos digitais, seja na caixa do setor ou na caixa pessoal.
§2º Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico ou documento
digital, deverá ser solicitada à unidade de destino, a imediata devolução ao
remetente ou o envio para a unidade competente.
§3º Não é permitida a tramitação de Processos Eletrônicos e/ou documentos
digitais, entre unidades setoriais hierarquicamente não dependentes, que
tiverem documentos temporários anexados.
Art. 15 O processo só poderá ser encerrado em definitivo após o devido
despacho decisório, e mediante junção do “Termo de Encerramento”,
assinado por servidor competente no âmbito do processo.
Parágrafo único - A reabertura de processo já encerrado deverá ser
acompanhada da junção do “Termo de Reabertura”, assinado por servidor
competente.
Art. 16 O processo só poderá ser encerrado em definitivo por determinação
da autoridade competente no âmbito do processo.
Parágrafo único - A reabertura de processo já encerrado deverá ser
acompanhada de inclusão de informação que fundamente a prática do ato.
Art. 17 O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de
motivo para sua realização.
Parágrafo único - O sobrestamento deve ser removido quando não mais
subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada a retomada
de sua regular tramitação.
CAPÍTULO V - DA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS
FÍSICOS PARA ELETRÔNICOS
Art. 18 Com o intuito de não sobrecarregar as atividades das unidades,
principalmente aquelas que ainda não possuem estrutura tecnológica e de
pessoal, bem como resguardar o desempenho e disponibilidade do SIGED,
os processos produzidos antes do prazo de implantação, determinado no
Art. 1º, §3º do Decreto nº 42.727, quando possível, continuarão com seu
trâmite realizado em meio físico, com o devido registro no SproWeb, até que
seja encerrado ou migrado para meio eletrônico.
Parágrafo Único. Havendo a necessidade e estrutura tecnológica
disponível no órgão detentor do processo físico, a conversão poderá ser
realizada integralmente, observados os procedimentos de conversão
dispostos nesta Instrução Normativa.
Art. 19 A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve
obedecer aos seguintes procedimentos:
a) cada volume deve ter a primeira imagem correspondente a sua capa e as
imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas numeradas;
b) as folhas do processo devem ser digitalizadas em frente e verso, quando
verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco”;
c) serão digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo.
d) no processo que possuir mídia física juntada, deve ser aposta folha
remissiva referenciando-a, nos termos do Art. 22º desta Instrução normativa;
e) o primeiro documento gerado no SIGED, logo após a captura dos
arquivos, deve ser o “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”, assinado
pelo usuário responsável pela conversão, no qual será registrada a
conversão do processo em suporte físico para eletrônico.
§1º O processo objeto da conversão para o suporte eletrônico deve ser
cadastrado no SIGED informando seu NUP já existente no campo “Nº de
Precedência”, mesmo assunto ou correlato, mesmo interessado e informar
a data de autuação do processo físico no campo descrição.
§2º Os processos convertidos para o suporte eletrônico deverão ser
imediatamente remetidos à unidade que deu origem ao processo para
arquivamento, com a cópia do “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”,
devidamente assinado pelo usuário responsável pela conversão, acostado
ao referido processo e com o registro de tramitação para arquivamento no
sistema de protocolo eletrônico legado (Ex. SproWeb), para fins de controle
e temporalidade.
Art. 20 As conversões em massa, deverão ser planejadas, previamente
autorizadas pelo Núcleo Gestor do SIGED e serão realizadas pelas unidades
competentes, observados os procedimentos de conversão dispostos nesta
Instrução Normativa.
Art. 21 Todo documento que for digitalizado, no âmbito do SIGED, deve
ser submetido à conferência por servidor público, e deverá observar os
requisitos estabelecidos pelo Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março
de 2020 e os seguintes procedimentos:
I - o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document
Format (PDF)”, com utilização de processamento de reconhecimento óptico
de caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu
conteúdo seja pesquisável;
II - o documento deve ser digitalizado com resolução mínima de 300 dpi
(dots per inch ou pontos por polegada);
III - o documento e seus anexos poderão ser digitalizados em um único
arquivo eletrônico, ou quantos arquivos forem necessários até o tamanho
máximo de 100 (cem) megabytes por arquivo, respeitando à estrutura,
paginação do processo e sua sequência lógica de atos para entendimento
(Ex. ProcXX-Vol01, ProcXX-Vol02, etc.).
Parágrafo único - Os Gestores Locais, juntamente com seus departamen-
tos de TIC, deverão analisar e verificar o tamanho de arquivo mais adequado
para as suas respectivas unidades, observando o tamanho máximo
definido no inciso III deste artigo, bem como levando em consideração
questões técnicas como largura de banda, tempo de resposta etc., de forma
que não haja sobrecarga no link, nem erros durante a captura (upload)
desses arquivos para o SIGED.
Art. 22 Documentos digitais ou digitalizados, de qualquer natureza, em que
o formato não seja compatível com o SIGED ou por quaisquer outros motivos
técnicos e, mediante análise prévia do órgão da necessidade de inclusão
do arquivo no processo administrativo, deverão ser inclusos por meio de
folha remissiva, referenciando o tipo de mídia de armazenamento cd, dvd ou
nuvem de dados institucional, devidamente identificados com o número do
processo SIGED correspondente, bem como a localização da mídia.
Parágrafo único - Caso o objeto referido no caput não possa ser
convertido em arquivo eletrônico, deverá ser identificado como documento
físico vinculado ao processo e enviado à unidade competente pela custódia
no órgão para o devido controle de acesso.
CAPÍTULO VI DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23 É facultado as unidades recusarem processos em suporte físico,
advindos de outras unidades do Estado, quando autuados após o prazo de
implantação, determinado no Art. 1º, §3º do Decreto nº 42.727, de 08 de
setembro de 2020.
Art. 24 Quando da integração tecnológica de sistemas de informação com
o SIGED, as regras de funcionamento dos sistemas integrados deverão
observar o disposto na presente Instrução Normativa, especialmente no que
concerne às regras de autuação de processos administrativos, à juntada de
documentos internos e externos e ao registro dos usuários responsáveis por
cada ação no âmbito dos processos administrativos.
Art. 25 O SIGED estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, inin-
terruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de
manutenção programada ou por motivo técnico.
§1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas
com antecedência, por correio eletrônico de usuários cadastrados e em sítio
eletrônico próprio do SIGED/AM na Internet, e realizadas, preferencialmen-
te, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22 (vinte e duas) horas
dos domingos ou das 20 (vinte) horas às 6 (seis) horas nos demais dias da
semana.
§2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SIGED
quando:
I - for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida
entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas;
II - ocorrer entre as 23 (vinte e três) horas e as 23 horas e 59 minutos.
III - Em caso do reconhecimento de indisponibilidade do sistema, eventuais
prazos relativos aos processos administrativos, ficam automaticamente
prorrogados para o próximo dia útil, mediante a disponibilidade do sistema.
Art. 26 Considera-se indisponibilidade do SIGED a ausência dos seguintes
serviços:
I - consulta e visualização dos autos digitais;
II - inclusão de documentos e informações nos autos;
Parágrafo Único. Não caracterizam indisponibilidade do SIGED as falhas
de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário e a rede de
comunicação, assim como a impossibilidade técnica que se origina de falhas
nos equipamentos ou programas do usuário.
Art. 27 A indisponibilidade do SIGED definida nesta Instrução Normativa será
aferida por sistema de monitoramento da empresa de Processamento de
Dados do Amazonas- PRODAM, a qual promoverá seu registro em relatórios
de interrupções de funcionamento a serem divulgados em sítio eletrônico
próprio na Internet, devendo conter pelo menos as seguintes informações:
I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e,
II - serviços que ficaram indisponíveis.
Art. 28 As dúvidas e casos omissos desta Instrução Normativa serão
dirimidos pelo Núcleo Gestor do SIGED por meio de notas técnicas ou
comunicados.
Art. 29 Fica revogado a instrução normativa nº 005/2018-GS/SEAD.
Art. 30 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
GABINETE DA SECRETÁRIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO E
GESTÃO, em Manaus, 31 de maio de 2021.
INÊS CAROLINA BARBOSA FERREIRA SIMONETTI CABRAL
Secretária de Estado de Administração e Gestão
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Protocolo 46868
VÁLIDO SOMENTE COM AUTENTICAÇÃO