DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
FINALIDADE DA COMISSÃO PERMANENTE
DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS – CPAD
Art.1º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, tem por finalidade avaliar documentos, elaborar Tabela de Temporalidade
e de Classificação de Assuntos e estabelecer procedimentos técnicos arquivísticos voltados para a racionalização dos processos de gestão de documentos.
DA CONSTITUIÇÃO DA CPAD
Art.2º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD é constituída por 10 (dez) membros, designados por ato do Secretário da
Sefaz, dentre seus servidores.
Art.3º. A CPAD será composta dos seguintes servidores:
I – Presidente: Francisco Anselmo dos Santos Filho – CELOG – Matrícula nº 06366511;
II – Vice-Presidente: Rocilda Naide Miranda Mota – Arquivo Geral – Matrícula nº 00987611;
III – Secretário: Thiago de Morais de Lima – NUCOM – Matrícula nº 80033524;
IV – Membro: Jonathan Araújo Santiago Lima – ASJUR – Matrícula nº 8003332X;
V – Membro: Maria das Dores da Silva – TESOURO – Matrícula nº 03620417;
VI – Membro: Antônio Arildo Cordeiro – COGEP – Matrícula nº 49781113;
VII – Membro: Ana Paula Figueiredo Porto – CONAT – Matrícula nº 10664314;
VIII – Membro: Eliana Miranda Almeida – CECON – Matrícula nº 30011910;
IX – Membro: Valden Luís Brasileiro Capistrano – COFIT – Matrícula nº 49784511;
X – Membro: Maria Cristina de Moura Goes – COMFI – Matrícula nº 4975941X.
Parágrafo único. A investidura dos servidores que compõem a CPAD será de dois anos, permitida uma recondução para o período subsequente.
DA COMPETÊNCIA
Art.4º. Compete a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:
I – elaborar e revisar os Instrumentos Normativos relativos à Gestão de Documentos, no âmbito desta Secretaria da Fazenda, compatibilizando as
diretrizes aplicáveis a Sefaz as regras gerais sobre Gestão de Documentos, contidas na Lei Federal nº 8.159/91, de 08 de janeiro de 1991, e no Decreto nº
10.148, de 2 de dezembro de 2019 e demais instrumentos normativos expedidos pelo Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ;
II – administrar a Tipologia Documental da Sefaz, aprovar novos tipos de documentos, bem como promover as alterações e exclusões que se fizerem
necessárias;
III – propor ao Secretário da Sefaz, em estudo fundamentado, a alteração de códigos e prazos a serem estabelecidos em Tabela de Temporalidade
- TTD, ou quaisquer outras alterações julgadas necessárias;
IV – sugerir a criação de subcomissões de avaliação de documentos para auxiliar os trabalhos da CPAD; e
V – deliberar sobre a destinação de documentos.
Parágrafo único. Os componentes das subcomissões serão indicados pelos coordenadores das atividades da área meio e da área-fim, desta Secretaria
da Fazenda.
DA RESPONSABILIDADE
Art.5º. A CPAD terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada
no âmbito desta Secretaria, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
DO PROCESSO DE DECISÃO
Art.6º. As reuniões ordinárias da CPAD serão realizadas mensalmente, podendo ser convocada extraordinariamente a critério do Presidente da
CPAD, ou a pedido de quaisquer de seus membros.
§1º. A convocação extraordinária deverá ser acompanhada de pauta e, quando for o caso, de documentos ou relatórios que possibilitem o entendi-
mento do tema a ser abordado na reunião.
§2º. O quorum mínimo para a realização das reuniões será de 3 (três) membros, sendo conduzidas pelo Presidente e, na sua ausência, pelo Vice-
-Presidente e pelo Secretário, nesta ordem de procedência.
Art.7º. Nas matérias que envolvam os Planos de Destinação, Classificação e Tabelas de Temporalidade deverá participar das decisões um repre-
sentante de cada área envolvida.
§1º. A convocação de servidores das diversas áreas deverá ser precedida de indicação dos coordenadores da área meio e da área-fim, devendo possuir
conhecimento para atuar no desenvolvimento e deliberação do trabalho correspondente à área que está representando.
§2º. As substituições dos representantes indicados só poderão ser aceitas pela CPAD nos casos de comprovada impossibilidade na manutenção do
servidor indicado, condicionando-se, ainda, que o substituto possua condições de atender ao objetivo do trabalho.
Art.8º. Nas decisões da CPAD será levado em consideração o voto da maioria simples. No caso de empate prevalecerá o voto do Presidente da CPAD.
DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE
Art.9º. Compete ao Presidente da CPAD:
I – decidir sobre as convocações das reuniões extraordinárias;
II – presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões da CPAD;
III – convocar, quando necessário, servidores das diversas áreas desta Sefaz para participarem de reuniões, bem como para acompanharem nos
trabalhos específicos de sua área de atuação;
IV – votar decisoriamente nos casos de ocorrência de empate;
V – zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da política arquivística.
DAS ATRIBUIÇÕES DO VICE-PRESIDENTE
Art.10. Compete ao Vice – Presidente:
I – substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;
II – promover a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela CPAD e das decisões tomadas;
III – elaborar calendário de reuniões ordinárias;
IV – requisitar material didático para realização dos trabalhos, se necessário;
V – verificar existência de cursos que possam subsidiar os trabalhos realizados pela CPAD providenciando, se necessário, inscrição para participação
dos membros;
DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO
Art.11. Compete ao Secretário:
I – substituir o Vice – Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;
II – convocar, por determinação do Presidente, as reuniões ordinárias e extraordinárias, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, no caso de
reuniões ordinárias, e de 48 (quarenta e oito) horas, no caso de reuniões extraordinárias;
III – providenciar toda a infraestrutura necessária ao funcionamento da CPAD;
IV – elaborar e expedir atas de reuniões, em até 5 (cinco) dias de sua realização;
V – elaborar e manter em arquivo as atas e documentos da CPAD;
VI – elaborar relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD, necessários a normatização e padronização de procedimentos.
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS
Art.12. Compete aos Coordenadores da área meio e da área-fim:
I – participar e colaborar com os trabalhos da Comissão;
II – elaborar pareceres técnicos sobre assunto de seu conhecimento ou áreas de atuação;
III – encaminhar sugestões de pauta ao Secretário, com antecedência mínima de 10 (dez) dias;
IV – orientar, quando necessário, a organização dos documentos do arquivo corrente das áreas da Sefaz, quando solicitado;
V – propor, sempre que necessário, ao Secretário, minutas de atos que aperfeiçoem a normatização da matéria;
VI – encaminhar relatórios de atividades executadas “in loco”;
VII – convocar reuniões para indicar, substituir e/ou destituir membros das subcomissões, após aprovação pela CPAD.
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art.13. A CPAD se reunirá mensalmente, em caráter ordinário, para proceder ao desenvolvimento do Plano de Classificação de Documentos e
Tabela de Temporalidade da Sefaz ou sempre que provocada por quaisquer de seus componentes, em dias e horários determinados pelo Presidente da CPAD.
Parágrafo único. As reuniões serão realizadas nas dependências da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará, com a presença mínima de 50%
(cinquenta por cento) mais um dos seus membros componentes.
Art.14. Após aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos pela CPAD deverá a mesma ser submetida à aprovação do Secretário da Secretaria
da Fazenda e posteriormente publicada no Diário Oficial do Estado, para fins de vigência e eficácia.