DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará
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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
arquivísticos voltados para a racionalização dos processos de gestão de documentos; CONSIDERANDO a Resolução CONARQ nº 39/2014, que estabelece
diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais
em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, alterada pela Resolução
CONARQ nº 43/2015; CONSIDERANDO os termos dos Decretos Estaduais nº 28.153/2006, que dispõe sobre a criação e adoção da Tabela de Temporali-
dade dos Documentos Produzidos pelos Órgãos da Administração Direta Estadual, relativos às atividades-meio e nº 28.584/2006, que altera o anexo único
do Decreto Estadual nº 28.153/2006; CONSIDERANDO os termos do Decreto Estadual nº 15.175/2012, que define regras específicas para a implementação
do disposto na Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de acesso a informações), no âmbito da Administração Pública do Estado do Ceará; CONSIDERANDO os
termos da Lei Estadual nº 13.087/00, que dispõe sobre a reestruturação do Sistema Estadual de Documentos e Arquivo – SEDARQ e a criação da Comissão
Estadual de Arquivos CEARQ; CONSIDERANDO os termos da Lei Federal n.13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD); CONSI-
DERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, publicada em 20/02/2020, que dispõe sobre a eliminação de
documentos digitais e não digitais; CONSIDERANDO, enfim, o resultado do estudo desenvolvido pela CPAD, quanto a proposta de alteração e inclusão
de novas espécies documentais, bem como a adequação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e
atividades-fim desta Secretaria, elaborada pela citada Comissão, ao Decreto Federal nº 10.278/2020, de 18/03/2020; RESOLVE,
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º. Esta Instrução Normativa institui e disciplina sobre a atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e ativi-
dades-fim, sobre a digitalização dos documentos dos arquivos da Sefaz/CE, da gestão e da preservação de seus representantes digitais para que produzam
os mesmos efeitos legais de documentos originais no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará, observadas as disposições da Lei Federal nº
12.682/2012 e do Decreto Federal nº 10.278/2020, e dá outras providências.
CAPÍTULO II
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 2º. A atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim deve observar os Anexos I e II desta
Instrução, para a promoção da Gestão Documental no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará.
§ 1º. Considera-se gestão de documentos, para os fins desta Instrução Normativa, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para
guarda permanente, de acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
§ 2º. A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD é o instrumento resultante da avaliação documental que define o prazo de guarda, autoriza
a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.
§ 3º. Estão contemplados na TTD os documentos produzidos e recebidos pelas Coordenadorias, Assessorias e demais unidades da Secretaria da
Fazenda do Estado, no exercício de suas atividades-meio e fim.
Art. 3º. A TTD será estruturada de acordo com Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, onde serão classificadas as funções,
atividades, espécies e os tipos documentais, genericamente denominadas assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e
as atividades desempenhadas pela Secretaria da Fazenda do Estado.
Parágrafo único. Os documentos produzidos e recebidos pela Secretaria da Fazenda do Estado deverão ser classificados segundo os critérios esta-
belecidos no Anexo I.
CAPÍTULO III
DAS DEFINIÇÕES
Art. 4º. Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I – Documento – unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II – Documento corrente, aquele em curso ou que, mesmo sem movimentação, seja objeto de consulta frequente;
III – Documento intermediário, aquele que, não sendo de uso corrente em órgão público, aguarda, por razões de interesse administrativo, a sua
eliminação ou o recolhimento para a guarda e conservação permanente;
IV – Documento permanente, o documento de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado.
V – Documento digital – informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento não-digital – documento criado originalmente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado – documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação do documento
físico e seus metadados.
VI – Metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
VII – Integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
VIII – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
IX – Arquivo digital – conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e armazenada em suporte apropriado;
X – Transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial
de computadores;
XI – Assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível;
XII – Assinatura digital – modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite
aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são:
a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário;
b) comprovar a autoria do documento digital;
c) possibilitar a verificação da integridade do documento;
d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave
privada que gerou a assinatura.
XIII – Certificado digital: é o documento eletrônico emitido por Autoridade Certificadora integrante da hierarquia da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, e que
certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem como assegura a privacidade
e inviolabilidade destes;
XIV – Atualização – técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação para evitar perdas
de dados provocadas por deterioração do suporte.
XV– Autenticidade – credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre
de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
XVI – Avaliação de documentos – processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos
de guarda e de sua destinação.
XVII – Captura – incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, por meio do registro, classificação e arquivamento.
XVIII – Certificado de autenticidade – declaração de autenticidade das reproduções dos documentos arquivísticos digitais, emitida pela instituição
responsável por sua preservação.
XIX – Certificação digital – atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclu-
siva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado
digital por uma autoridade certificadora.
XX – Classificação de documentos – sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão
produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação;
XXI – Classificação de segurança – atribuição de graus de sigilo a documentos ou às informações neles contidas, conforme legislação específica.
XXII – Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – grupo permanente e multidisciplinar instituído oficialmente nos órgãos e entidades,
responsável pela elaboração e aplicação de Planos de classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos de arquivo.
XXIII – Completeza – atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela
organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências.
XIV - Confiabilidade – credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode
sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.
XV – Confidencialidade – propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização para
pessoas, entidades ou processos.
XVI – Contexto tecnológico – refere-se ao ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento.
XVII – Conversão – técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como:
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