DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
a) conversão de dados: mudança de um formato para outro;
b) conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.
XVIII – Cópia de segurança – cópia feita de um arquivo ou de um documento que deve ser guardada sob condições especiais para a preservação
de sua integridade no que diz respeito tanto à forma quanto ao conteúdo, de maneira a permitir a recuperação de programas ou informações importantes em
caso de falha ou perda.
XIX – Correio eletrônico – sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de redes de
computadores.
XXX – Credencial de segurança:
a) um ou vários atributos associados a um usuário que definem as categorias de segurança segundo as quais o acesso é concedido;
b) autorização concedida por autoridade competente, que habilita o usuário a ter acesso a documentos, dados e informações sigilosos.
XXXI – Criptografia – método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta de forma que somente os usuários autorizados
podem restabelecer sua forma original.
XXXII – Custódia – responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade.
XXXIII – Descritor – Palavra, expressão ou símbolo convencionados para expressar o conteúdo do documento e possibilitar sua recuperação de
forma individualizada.
XXXIV – Destinação - decisão decorrente da avaliação de documentos, que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente.
XXXV – Digitalização – processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
XXXVI – Disponibilidade – É a razão entre o tempo durante o qual o sistema está acessível e operacional e a unidade de tempo definida como referência.
XXXVII – Documento arquivístico – documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.
XXXVIII – Documento arquivístico digital – documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos
digitalizados).
XXXIX – Documento digitalizado (DIG) – documento convencional convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado.
XL – Emulação – Utilização de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as características de outra, aceitando as mesmas
entradas e produzindo as mesmas saídas.
XLI – Encapsulamento – técnica que permite preservar a integridade de dados durante o processo de transmissão.
XLII – Formato de arquivo – especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital.
Pode ser:
a) aberto – quando as especificações são públicas (p. ex.: XML, HTML, ODF e RTF);
b) fechado – quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: DOC);
c) proprietário – quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: PDF,
JPEG, DOC e GIF);
d) padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.
ex.: XML).
XLIII – Gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
XLIV – Indexação – processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do
conteúdo de documentos e informações.
XLV – Integridade – estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada
nem documentada.
XLVI – Mensagem de correio eletrônico – Documento digital criado ou recebido via sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam
ser transmitidos com a mensagem.
XLI – Metadados – são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos
digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a:
a) identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia
documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação);
b) segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais);
c) contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão)
e localização física do documento.
XLVII – Migração – conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos documentos digitais serem acessados face às mudanças
tecnológicas, que consiste na transferência de um documento digital:
a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo;
b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;
c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, por atua-
lização ou por reformatação.
XLVIII – Patrimônio digital – conjunto de documentos digitais que possuem valor suficiente para serem preservados a fim de que possam ser
consultados e utilizados no futuro.
XLIX – Plano de classificação de documentos – instrumento oficial utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, associando-o
à função, subfunção e atividade que determinou a sua produção.
L – Preservação digital – conjunto de ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo, e que
devem alcançar todas as suas características essenciais: físicas, lógicas e conceituais.
LI – Programa de gestão arquivística de documentos – conjunto de estratégias, procedimentos e técnicas que permite o planejamento, a implantação
e o controle da gestão arquivística de documentos nos órgãos e entidades.
LII – Recolhimento – entrada de documentos em arquivos permanentes.
LIII – Reformatação:
a) técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados;
b) apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento.
LIV – Requisitos – conjunto de condições a serem cumpridas pelo órgão ou entidade, pelo sistema de gestão arquivística de documentos e pelos
próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.
LV – Requisitos funcionais – conjunto de condições que se referem ao registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recupe-
ração da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação de documentos.
LVI – Requisitos não-funcionais – conjunto de condições que se referem à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração
com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade
de utilização e desempenho.
LVII – Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de docu-
mentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
LVIII – Suporte – base física sobre a qual a informação é registrada.
LIX – Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD – instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente,
que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
LX – Transferência – passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
LXI – Trilhas de auditoria – conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção feitas no
documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
LXII – Arquivo Corrente (A.C.) - Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela
entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
LXIII – Arquivo Intermediário (A.I.) - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo. Depósito de arquivos intermediários.
LIV – Arquivo Permanente (A.P.) - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo
arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.
LV – Arquivo Eletrônico (A.E.) - Conjunto de documentos digitalizados e armazenados em um sistema online, que permite o acesso rápido e seguro
às informações.