DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
SEÇÃO I
DOS DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA
Art. 25. Toda e qualquer eliminação de documentos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio ou das
Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim desta Secretaria, será realizada mediante autorização da CPAD.
Art. 26.O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Listagem de Eliminação de Documentos – LED”, conforme
modelo constante do Anexo V, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.
Art. 27. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos
(Anexo I e II), farão publicar no sítio eletrônico desta secretaria o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do ANEXO
VI, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.
§ 1º. O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter
informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º. O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando
for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.
Art. 28. O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminação de Documentos”,
preenchido conforme modelo constante do ANEXO VII, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.
Parágrafo único. Uma cópia de cada “Termo de Eliminação de Documentos” será encaminhada ao Arquivo da Sefaz/CE para a consolidação de
dados e a realização de estudos técnicos futuros na área de gestão de documentos.
Art. 29. A digitalização de documentos para fins de eliminação dos originais deverá ser precedida por sua avaliação, de acordo com as Tabelas de
Temporalidade de Documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim (ANEXO I e II).
Parágrafo único. Após a eliminação dos documentos originais, os seus representantes digitais deverão cumprir os prazos de guarda determinados
nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 30. A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito da Sefaz/CE, independentemente do suporte, ocorrerá depois de concluído o
processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos
os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único. A eliminação de documento deve ocorrer no início de cada ano civil, mediante a utilização de qualquer meio que impossibilite a
identificação dos dados nele impressos, tais como a feitura de vários cortes, a aplicação de produtos químicos ou a incineração.
Art. 31. A eliminação do documento deverá ser realizada na presença dos integrantes da comissão, que devem emitir o competente “Termo de
Eliminação de Documentos”.
Art. 32. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos
suportes de registro das informações.
Parágrafo único. Os documentos em papel serão doados nos termos do artigo 33 desta Instrução Normativa.
Art. 33. Os documentos eliminados deverão ser destinados para uma instituição, a qual será beneficiada pela doação, e quando possível, estar sediada
no local onde se encontram os documentos eliminados e ser, na seguinte ordem de preferência:
I – relacionada ao órgão estadual encarregado da assistência social;
II – sociedades religiosas;
III – organizações comunitárias que se dediquem a campanhas de assistência direta aos mais necessitados.
Parágrafo único. Efetivada a doação, a instituição beneficiada deve expedir documento atestando o recebimento dos resíduos para anexação aos autos.
SEÇÃO II
DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE
Art. 34. Os documentos arquivísticos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização, devendo ser preservados definitiva-
mente por esta Secretaria.
§ 1º. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados, indicados nas Tabelas de Temporalidade, bem como aqueles produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração
Pública Estadual até o ano de 1940.
§ 2º. Os documentos originais de guarda permanente previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos não poderão ser eliminados após a
sua digitalização, por servirem de prova, testemunho e fontes para a pesquisa, em respeito ao art. n. 10 da Lei Federal n. 8.159/1991, ao § 1º, art. 2º-A da Lei
Federal n. 12.682/2012, e ao art. 9º do Decreto Federal n. 10.278/2020.
SEÇÃO III
DAS SANÇÕES
Art. 35. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 36. A eliminação indevida de documentos poderá incidir as sanções, nos termos da legislação em vigor do art. 314 do Decreto – Lei nº 2.848/1940
(Código Penal Brasileiro), do art. 25 da Lei nº 8.159/1991 e art. 72 do Decreto nº 6.514/2008.
CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 37. Fica vetado o envio para o arquivo desta Secretaria das cópias dos processos impressos em que constam no Sistema Tramita.
Parágrafo único. Os processos que constam no Sistema Tramita que foram impressos e encaminhados para outros órgãos ou entidades e, após,
cumprirem com o objetivo específico retornarem para unidade fazendária responsável, estes devem incluir no sistema os documentos faltosos em virtude da
sua impressão sendo posteriormente eliminados pela setorial.
Art. 38. As eventuais dúvidas decorrentes da aplicação desta Instrução Normativa deverão ser submetidas à análise e orientação técnica do Arquivo
Público do Estado do Ceará.
Art. 39. Não se aplica aos dispostos desta Instrução Normativa os documentos que, por determinação da legislação, devam ser remetidos a outros órgãos.
Art. 34. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza 31 de maio de 2023.
Fabrízio Gomes Santos
SECRETÁRIO DA FAZENDA
ANEXO I
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD
ATIVIDADES MEIO
ESPÉCIE DOCUMENTAL
CÓD.
PRAZO DE GUARDA
RETENÇÃO EM MESES
DESTINAÇÃO FINAL
ELI.
OBSERVAÇÕES
A.C.
A.I.
A.P.
A.E.
DIG.
Acompanhamento de contrato
004
Enquanto Vigorar
-
-
-
-
x
Acompanhamento Orçamentário
051.22
Vigora
60
-
-
-
x
Afastamento (pessoal)
024.4
60
-
x
-
-
Agenda
010.3
24
-
-
-
-
x
Agradecimento, convite,
felicitações e pêsames.
993
12
-
-
-
-
x
Aluguel, comodato. leasing
033.12
Até aprovação
das contas
60
-
-
-
x
Ata de reunião
011
12
36
x
-
-
Atestado de Capacidade Técnica
995
12
-
-
-
-
x
Atestado médico
024.3
12
60
-
-
-
x
A partir de 10 dias - licença médica
Ato do governador - pessoal
- 1ª via - original
020
24
-
x
-
-
-
Compor coleção no órgão de origem
Ato do governador - pessoal - cópia
020
12
-
-
-
-
x
Ato do Secretário - pessoal
- 1ª via - original
020
24
-
x
-
-
-
Compor coleção no órgão de origem
Atos do Secretário e Governador
011
24
-
x
-
-
-