DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

78
DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
LVI – Atividade-fim: Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.
LVII – Atividade-meio: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.
CAPÍTULO IV
DO PRAZO DE GUARDA E
DO PRAZO DE PERMANÊNCIA DOS DOCUMENTOS
Art. 5º. Observados os prazos de guarda, os documentos poderão:
I - mudar de suporte, quando houver necessidade de serem digitalizados;
II - ser eliminados, quando esgotados os prazos de guarda ou não mais reunirem um valor que justifique sua guarda;
III - ser encaminhados para guarda permanente, sempre que, pela sua natureza, origem, forma ou qualquer outra circunstância ou qualidade intrínseca,
ostentarem valor que justifique sua guarda definitiva.
Art. 6º. Os prazos de guarda contam-se em anos, meses ou dias corridos, a partir do marco temporal definido na TTD (ANEXO I e II).
Parágrafo único. Antes do término de um ano ou do prazo definido para guarda, é possível, observado o disposto na Listagem de Eliminação de
Documentos – LED proceder-se à eliminação de documento cujo prazo de vigência, comprovadamente, se tenha esgotado.
Art. 7º. O uso, a avaliação, a guarda e a manutenção em arquivo, assim como da forma de eliminar e do recolhimento do documento deverá observar
o tipo de documentos se corrente, se intermediário ou se permanente definidos nos Anexos I e II.
Art. 8º. O documento corrente, enquanto mantiver essa característica, deve ser arquivado no órgão fazendário que o utilize, observando o prazo
temporal das espécies de documentos nos Anexos I e II, não devendo mais ser enviado para o arquivo geral desta Sefaz/CE.
Parágrafo único. A consulta ao documento corrente deve-se dar na unidade administrativa responsável pelo seu arquivamento, não sendo recomen-
dável a reprodução de arquivos com o mesmo documento.
Art. 9º. O documento intermediário e permanente só devem ser remetidos para o arquivo desta Secretaria quando analisados pela Comissão Perma-
nente de Avaliação de Documentos.
Parágrafo único. Fica dispensada a remessa do documento corrente e intermediário, se na circunscrição da unidade fazendária existir arquivo setorial
com estrutura física que permita a sua conservação, observando os prazos do Anexo I e II.
Art. 10. O procedimento a ser utilizado na remessa de documento para arquivamento compõe-se das seguintes fases:
I – avaliação, destinada a verificar a natureza do documento;
II – descrição, destinada a conferir ao documento uma indicação precisa, tanto para remetê-lo ao arquivo, quanto para localizá-lo no arquivo em
consulta futura das unidades da Sefaz/CE;
III – análise, destinada a verificar se o prazo de arquivamento é contado a partir da data da expedição ou da data do arquivamento;
IV – temporalidade, destinada a determinar o prazo em que o documento deve ficar arquivado.
Art. 11. O prazo de permanência de documento na unidade responsável pelo arquivamento é o previsto na Tabela de Temporalidade Documental –
TTD, constante do Anexo I e II desta instrução.
Art. 12. Conta-se o prazo de permanência do documento a partir da data de sua emissão.
Parágrafo único. O prazo de permanência do processo administrativo tributário conta-se a partir da data de seu arquivamento.
Art. 13. A critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD, pode ser autorizada a permanência de documento em arquivo por
período superior ao indicado na Tabela de Temporalidade Documental (Anexos I e II).
Art. 14. A unidade responsável pelo arquivamento pode recusar o recebimento do documento, se a remessa não estiver de acordo com o disposto
nesta instrução.
Art. 15. Os documentos que cumpriram os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e que são destinados à eliminação
devem ser submetidos aos procedimentos de eliminação, em conformidade o Anexo I e II desta instrução normativa, evitando-se a digitalização desnecessária.
CAPÍTULO V
DA DIGITALIZAÇÃO
Art. 16. A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados que compõe
o acervo desta Secretaria serão regulamentados por este normativo.
Parágrafo único: Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Seção I
DAS REGRAS GERAIS DE DIGITALIZAÇÃO
Art. 17. Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e audibilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Art. 18. Os projetos de digitalização deverão ser orientados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD tomando por base os
critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais:
I – prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos de arquivo, aprovadas pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos;
II – frequência e intensidade de uso dos documentos;
III – necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas;
IV – custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão de obra, infraes-
trutura lógica e física;
V – custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.
Art. 19. A digitalização de documentos originais deverá observar, no mínimo, os padrões técnicos e os metadados especificados, respectivamente,
conforme estabelecido no parágrafo único deste artigo e Anexos III e IV.
Parágrafo único. A digitalização deve seguir em formato PDF-A, ocerizado (OCR), escala 1:1, no tamanho máximo de 10MB e de acordo com as
especificações do Anexo III e IV:
Seção II
REQUISITOS NA DIGITALIZAÇÃO
Art. 20. Para a equiparação do representante digital ao documento original, para todos os efeitos legais, é necessário que o documento seja assinado
digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, instituída pela Medida Provisória n. 2.200-
2/2001, de modo a garantir a presunção de autenticidade e a integridade do representante digital e seus metadados.
Parágrafo único – O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integri-
dade de documentos digitalizados, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
Art. 21. Os documentos originais com danos que dificultem ou impeçam a legibilidade de seus representantes digitais devem ser analisados para
sua eventual guarda visando a garantia de segurança jurídica, observados os prazos previstos nas respectivas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 22. A digitalização de documentos públicos de guarda permanente deverá observar os arts. 4º inciso IV e 5º inciso III desta Portaria.
Parágrafo único – Para a digitalização de documentos de guarda permanente, com a finalidade de preservação de documentos originais, poderão ser
adotadas as recomendações da Resolução do CONARQ nº 31/2010, visando a melhor qualidade dos representantes digitais.
Art. 23. A captura, a gestão, a preservação e o acesso de representantes digitais deverão observar os requisitos e metadados obrigatórios de um
sistema de gestão de documentos, nos termos da Lei Federal nº 8.159/1991.
Parágrafo único. Para a garantia de segurança e preservação, recomenda-se a adoção de um repositório arquivístico digital confiável, nos termos
da Resolução do CONARQ nº 43/2015.
CAPÍTULO VI
DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Art. 24. A eliminação de documentos desta Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará decorrerá do trabalho de avaliação documental conduzido pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.