DOE 07/06/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO  |  SÉRIE 3  |  ANO XV Nº107  | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023
ANEXO III
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO
TIPO DE REPRODUÇÃO
FORMATO DE ARQUIVO DIGITAL
RESOLUÇÃO MÍNIMA
Documentos impressos, sem ilustração, em preto e branco
Preto e branco
PDF/A
300 dpi
Documentos impressos, com ilustração, e preto e branco
Tons de cinza
PDF/A
300 dpi
Documentos impressos, com ilustração e cor
Cor
PDF/A
300 dpi
Documentos manuscritos sem a presença de cor
Tons de cinza
PDF/A
300 dpi
Documentos manuscritos, com a presença de cor
Cor
PDF/A
300 dpi
Fotografias
Cor
PDF/A
300 dpi
Negativos fotográficos e dispositivos
Cor
PDF/A
3000 dpi
Plantas Arquitetônicas
Preto e Branco
PDF/A
600 dpi
Documentos Cartográficos
Cor
PDF/A
300 dpi
Gravuras, cartazes e desenhos
Cor
PDF/A
300 dpi
Microfilmes e microfichas
Tons de cinza
PDF/A
300 dpi
ANEXO IV
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
Para todos os documentos:
METADADOS
DEFINIÇÃO
Assunto
Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome)
Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalização
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento
Identificador do documento digital
Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura 
para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela digitalização
Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.
Título
Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:
• Formal: designação registrada no documento;
• Atribuído: designação providenciada para identificação de um 
documento formalmente desprovido de título;
Tipo documental
Indica o tipo de documento, ou seja, configuração da espécie 
documental de acordo com a atividade que a gerou.
Hash (Chekcsum) da imagem
Algorítimo que mapeia uma sequência: Bits (arquivo em formato digital), 
com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
ANEXO V
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas)
No caso de eliminação de documentos de órgãos ou entidades extintas, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.
ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas)
Listagem nº: (indicar nº / ano da listagem)
Folha nº: (indicar nº da folha / nº total de folhas)
CÓDIGO REFERENTE
À CLASSIFICAÇÃO
DESCRITOR DO CÓDIGO
DATAS-LIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS
QUANTIFICAÇÃO (*)
ESPECIFICAÇÃO
MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados)
DATAS LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)
(*) PARA DOCUMENTOS DIGITAIS: (volume/quantificação) – indicar o volume total, medido em múltiplo de bytes, dos documentos a serem eliminados.
(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido se os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pela Sefaz/CE).
Conta(s) do(s) exercício(s) de:
Conta(s) aprovada(s) pela Sefaz/CE em:
Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)
LOCAL/DATA
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
LOCAL/DATA
PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE 
DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
LOCAL/DATA
AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR
LOCAL/DATA
AUTORIZO:
TITULAR DO ÓRGÃO/ENTIDADE PRODUTOR / ACUMULADOR DO ARQUIVO
 
 
ANEXO VI
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº (indicar o nº / ano do Edital)
O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado (a) pela Portaria nº _____________(indicar o nº / dia, mês e ano 
da portaria de designação), publicada no _____________________(indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de 
__________________________(indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° ______________________
(indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular do(a) ___________________________________________(indicar o nome do órgão ou entidade), 
faz saber a quem possa interessar que a partir do __________________________(indicar o prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, 
entre parênteses, o número ordinal correspondente – 30º a 45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no ______________________________
__________(indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) ________________
_____________________________ (indicar o responsável pela eliminação) eliminará _______________________________ (indicar a mensuração total) 
dos documentos relativos a _________________________________________(indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos 
documentos a serem eliminados), do período de _________________________________(indicar as datas limite gerais), do(a) _______________________
_____________(indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) 
_______________________________(indicar o nome do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desen-
tranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
ANEXO VII
SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ
Termo de Eliminação de Documentos
 
Aos _____ dias do mês de _____________ do ano de _______ (indicar dia/mês/ano), o(a) _____________________________ (indicar Unidade/
Setor) procedeu com a eliminação dos documentos descritos na Listagem de Eliminação de Documentos, em conformidade ao que determina a Tabela de 
Temporalidade de Documentos em vigor na Instrução Normativa nº _______, mediante a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos 
desta Secretaria em ___ de ______ de ____ (dia/mês/ano) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº _______, publicado no Diário 
Oficial do Estado em ___ de ______ de ____ (dia/mês/ano).
Servidor responsável por presenciar a eliminação dos documentos