DOU 11/10/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 195, quarta-feira, 11 de outubro de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
§ 3º A falta da complementação de informações pelo usuário no prazo
estabelecido no §1º deste artigo acarretará o arquivamento da manifestação, sem a
produção de resposta conclusiva.
Art. 12. A Ouvidoria deverá se comunicar com os manifestantes em linguagem
clara, objetiva e acessível, observando as seguintes orientações:
I - utilização de termos e expressões compreensíveis pelo manifestante,
evitando-se expressões em língua estrangeira ou o uso de siglas que não sejam de uso
corrente; e
II - estruturação de textos que privilegiem a resposta ao fato relatado na
manifestação em primeiro lugar, que deixem informações complementares, explicativas
ou institucionais para o final da comunicação.
Art. 13. Na elaboração de respostas conclusivas às manifestações, será
observado o seguinte conteúdo mínimo:
I - no caso de elogio, informação sobre o seu encaminhamento e cientificação
ao agente público ou ao responsável pelo serviço público prestado, e à sua chefia
imediata;
II - no caso de reclamação, informação objetiva acerca da análise do fato
apontado;
III - no caso de solicitação, informação sobre a possibilidade, a forma e o
meio de atendimento ao que foi solicitado;
IV - no caso de sugestão, manifestação do gestor sobre a possibilidade de sua
adoção, com informação sobre o período estimado de tempo necessário à sua
implementação, quando couber; e
V - no caso de denúncia, informação sobre o seu encaminhamento às
unidades apuratórias e sobre os procedimentos a serem adotados, ou sobre o seu
arquivamento, com as justificativas pertinentes.
Art. 14. A Ouvidoria exigirá certificação de identidade sempre que o
tratamento e a resposta à manifestação implicar a entrega de informações pessoais ao
próprio manifestante ou a terceiros por ele autorizados.
Parágrafo único.
A certificação
de identidade de
que trata
o caput
ocorrerá:
I - virtualmente, caso o manifestante possua identidade ou certificação digital; ou
II - presencialmente, por meio
de conferência de documento físico
apresentado pelo manifestante junto à CAPES.
Art. 15. A identidade dos manifestantes é informação protegida, nos termos
do art. 10º, § 7º, da Lei nº 13.460 de 2017, e do art. 4º-B, da Lei nº 13.608 de 2018,
e demais normas que tratam da proteção de dados pessoais.
§ 1º A proteção de que trata o caput estende-se à identidade e aos
elementos de identificação do manifestante, os quais compreendem, dentre outros,
dados cadastrais, atributos genéticos, atributos biométricos, e dados biográficos.
§ 2º O acesso às informações de que trata o caput será restrito aos agentes
públicos legalmente autorizados e com necessidade de conhecê-las, os quais estarão
sujeitos à responsabilização por seu uso indevido, nos termos do art. 32 da Lei nº 12.527
de 2011.
Art. 16. A denúncia recebida que contiver requisitos mínimos será considerada
habilitada e enviada às unidades de apuração da CAPES.
§ 1º Considera-se unidade de apuração aquela que detenha competência
normativa para a apuração.
§ 2º As unidades de apuração da CAPES poderão encaminhar à Ouvidoria o
resultado final, a fim de dar conhecimento ao manifestante acerca dos desdobramentos
de sua manifestação.
§ 3º Caso a denúncia não contenha os requisitos mínimos para habilitação,
deverá ser mantido registro de justificativa para a sua inabilitação na Plataforma
Fa l a . B R .
Art. 17. Desde o recebimento da denúncia, a Ouvidoria adotará as medidas
necessárias à salvaguarda da identidade do denunciante e à proteção das informações
recebidas, nos termos da Lei nº 13.608, de 2018.
§ 1º A proteção à identidade do denunciante se dará pelo prazo de cem anos,
por meio da adoção de salvaguardas de acesso aos seus dados, que deverão estar
restritos aos agentes públicos com necessidade de os conhecer.
§ 2º A necessidade de conhecer a identidade do denunciante será declarada
pelo agente público com competência para executar o processo apuratório, quando for
indispensável à análise dos fatos narrados na denúncia.
Art. 18.
Será dado o tratamento
de denúncia à
comunicação de
irregularidade.
Art. 19. Serão tratadas como manifestações de ouvidoria, de tipologia
solicitação, as petições de titulares de dados pessoais que visem a exercer os direitos
previstos nos incisos III, IV, VI e IX dos arts. 18 e 20 da Lei nº 13.709, de 2018.
Parágrafo único. As petições de titulares de dados pessoais que visem a
exercer os direitos previstos nos incisos I, II, VII e VIII do art. 18 da Lei nº 13.709, de
2018, observarão os prazos e procedimentos previstos pela Lei nº 12.527, de 2011.
CAPÍTULO III
DO ACESSO À INFORMAÇÃO
Art. 20. O Serviço de Informações ao Cidadão, de que trata o inciso I do art.
9º da Lei nº 12.527, de 2011, ficará sob a coordenação da Ouvidoria da CAPES.
Art. 21. Compete ao Serviço de Informações ao Cidadão:
I - receber o pedido de acesso e, sempre que possível, fornecer de imediato
a informação;
II - registrar o pedido de acesso à informação na Plataforma Fala.BR;
III - encaminhar o pedido recebido e registrado à unidade administrativa
responsável pelo fornecimento da informação, quando couber;
IV - receber a resposta da unidade administrativa, realizar as adequações
necessárias e encaminhá-la ao usuário;
V - controlar os prazos de atendimento estipulados na Lei n° 12.527, de 2011,
no Decreto n° 7.724, de 16 de maio de 2012, e nesta Portaria; e
VI - orientar as unidades administrativas da CAPES quanto à aplicação dos
dispositivos da Lei n° 12.527, de 2011, nas respostas oferecidas aos usuários.
Art. 22. Constitui objeto de pedido de acesso à informação formulado com
fundamento na Lei n° 12.527, de 2011, e no Decreto n° 7.724, de 2012, a solicitação de
dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato, produzidos ou
acumulados pela CAPES, recolhidos ou não ao arquivo.
Art. 23. Os pedidos de acesso à informação serão recebidos:
I - por meio da Plataforma Fala.BR;
II - por correspondência física;
III - por correio eletrônico;
IV - presencialmente, por meio de comparecimento de pessoa interessada às
dependências da sala de Serviços de Informação ao Cidadão desta CAPES, em Bra s í l i a - D F.
Art. 24. Todos os pedidos de informação deverão ser registrados na
Plataforma Fala.BR.
Parágrafo único. A unidade administrativa que receber pedidos de acesso à
informação, qualquer que seja o meio, deverá promover seu pronto encaminhamento ao
Serviço de Informações ao Cidadão para o adequado registro na Plataforma Fala.BR,
tratamento e controle.
Art. 25. O Serviço de Informações ao Cidadão disponibilizará a informação
imediatamente, caso esteja disponível.
Art. 26. Se não for possível a disponibilização da informação na forma
disposta no art. 25, o Serviço de Informações ao Cidadão protocolará o pedido na
Plataforma Fala.BR para tratamento pela Ouvidoria, que encaminhará para a unidade
administrativa competente.
§ 1º A unidade administrativa que receber pedido de informação sobre
matéria alheia à sua competência deverá restituí-lo de imediato para a Ouvidoria para o
devido encaminhamento.
§ 2º Quando o atendimento do pedido envolver duas ou mais unidades
administrativas da CAPES, a Ouvidoria consolidará as informações recebidas e apresentará
a resposta ao usuário.
Art. 27. A Ouvidoria poderá fazer ponderações e observações, no que couber,
acerca do conteúdo da resposta apresentada pela unidade administrativa e devolver o
pedido de informação para adequação.
Art. 28. A resposta ao pedido de informação deverá ser fornecida mediante
procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente e em linguagem simples e
compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos.
Art. 29. A resposta ao pedido de informação abrange a orientação sobre os
procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser
encontrada ou obtida a informação almejada, se for o caso.
Art. 30. Em caso de pedido de acesso à informação registrado em duplicidade,
do mesmo usuário e com mesmo conteúdo, será considerado válido o primeiro registro
e os demais serão encerrados com a devida notificação ao interessado, fazendo
referência ao primeiro registro anexado à resposta.
Art. 31. O recurso de primeira instância de que trata o art. 15 da Lei n°
12.527, de 2011, será enviado pela Ouvidoria à unidade administrativa responsável pela
resposta apresentada ao pedido de acesso à informação, a qual caberá instruir o
processo para apreciação e deliberação pela autoridade hierarquicamente superior.
Art. 32. O recurso de segunda instância de que trata o parágrafo único do art.
21 do Decreto n° 7.724, de 2012, será instruído pela Ouvidoria e enviado para a
Presidência da CAPES para apreciação e deliberação.
Parágrafo
único. A
Ouvidoria poderá
solicitar
informações à
unidade
administrativa responsável pela resposta apresentada ao recurso de primeira instância
para subsidiar a decisão da Presidência.
Art. 33. No caso de reclamação apresentada pelo usuário em razão de
omissão de resposta ao pedido de acesso à informação, a Ouvidoria enviará à Autoridade
de Monitoramento de
que trata o art. 40
da Lei n° 12.527,
de 2011, para
manifestação.
§
1º
A
Autoridade de
Monitoramento
solicitará
esclarecimentos
ao
responsável pela unidade administrativa sobre a reclamação.
§ 2º O responsável pela unidade administrativa deverá se manifestar no prazo
de dois dias, contados do recebimento da reclamação de que trata o caput.
Art. 34. A Ouvidoria deverá apresentar resposta ao usuário em prazo não
superior a vinte dias, prorrogável por mais dez dias, mediante justificativa expressa.
Art. 35. No caso de necessidade de encaminhamento do pedido de acesso à
informação, conforme
o art.
26, as
unidades administrativas
deverão enviar as
informações solicitadas pela Ouvidoria no prazo máximo de quinze dias.
§ 1º As informações ou documentos prontamente disponíveis nas unidades
administrativas deverão ser encaminhados à Ouvidoria no menor prazo possível.
§ 2° Se houver necessidade de mais tempo para atendimento do pedido, a
unidade administrativa deverá solicitar à Ouvidoria, no dia anterior do prazo previsto no
caput, a prorrogação do prazo interno por até sete dias, mediante justificativa.
Art. 36. As unidades administrativas da CAPES terão o prazo de quatro dias
para o trâmite interno, análise, produção de decisão pela autoridade competente e
encaminhamento de
resposta aos
recursos de
primeira e
segunda instâncias
à
Ouvidoria.
Parágrafo único. A decisão dos recursos de primeira e segunda instância
deverão ser encaminhadas até às dezesseis horas do quarto dia de prazo, conforme
previsto no caput, para que a Ouvidoria analise a resposta e insira na Plataforma Fala.BR
em tempo hábil.
Art. 37. Na ausência de resposta aos recursos de primeira e de segunda
instância pela unidade administrativa competente ou pela autoridade responsável, a
Ouvidoria comunicará o fato à Autoridade de Monitoramento de que trata o art. 40 da
Lei n° 12.527, de 2011.
§ 1º Em caso de descumprimento de prazos, a Autoridade de Monitoramento
notificará a unidade administrativa responsável pela informação para que, no prazo de
dois dias, justifique a omissão e adote as providências necessárias ao atendimento do
pedido.
§ 2º Em caso de descumprimento do § 1º, a Autoridade de Monitoramento
poderá informar o fato à Corregedoria da CAPES para apuração de eventual infração
disciplinar, conforme disposto no art. 32 da Lei n° 12.527, de 2011.
Art. 38. Considera-se prorrogado o prazo de resposta até o primeiro dia útil
seguinte, se o vencimento do pedido de informação for em dia em que não houver
expediente.
Art. 39. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:
I - genéricos;
II - desproporcionais ou desarrazoados; ou
III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação
de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja
de competência da CAPES.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, a unidade administrativa
deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações a
partir das quais o usuário poderá realizar a interpretação, consolidação ou tratamento de
dados.
Art. 40. No caso de negativa total ou parcial de acesso à informação, a
unidade administrativa deverá indicar o fundamento legal para a negativa e as razões de
fato e de direito que a justifiquem.
Art. 41. Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela
parcialmente sigilosa, deverá ser assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de
certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
Art. 42. A Ouvidoria comunicará às unidades administrativas as informações
mais procuradas pelos usuários recebidas por meio do serviço de acesso à informação,
propondo soluções de transparência ativa.
CAPÍTULO IV
DA CARTA DE SERVIÇOS
Art. 43. Na elaboração da Carta de Serviços ao Usuário, a Ouvidoria
assegurará que estejam disponíveis as informações relativas:
I - ao serviço oferecido;
II - aos requisitos e aos documentos necessários para acessar o serviço;
III - às etapas para processamento do serviço;
IV - ao prazo para a prestação do serviço;
V - à forma de prestação do serviço;
VI - à forma de comunicação com o solicitante do serviço;
VII - aos locais e às formas de acessar o serviço;
VIII - aos usuários que farão jus à prioridade no atendimento;
IX - ao tempo de espera para o atendimento;
X - ao prazo para a realização dos serviços;
XI - aos mecanismos de comunicação com os usuários;
XII - aos procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões
e reclamações;
XIII - às etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização dos serviços,
incluídas a estimativas de prazos;
XIV - aos mecanismos para a consulta pelos usuários acerca das etapas,
cumpridas e pendentes, para a realização do serviço solicitado;
XV - ao tratamento a ser dispensado aos usuários quando do atendimento;
XVI - aos elementos básicos para o sistema de sinalização visual das unidades
de atendimento;
XVII
-
às condições
mínimas
a
serem
observadas pelas
unidades
de
atendimento, em especial no que se refere à acessibilidade, à limpeza e ao conforto;
XVIII - aos procedimentos para atendimento quando o sistema informatizado
se encontrar indisponível; e
XIX - a outras informações julgadas de interesse dos usuários.
Art. 44. Sem prejuízo da adoção de outras formas de publicidade, a Ouvidoria deverá
adotar medidas para manter atualizada a Carta de Serviços no sítio eletrônico da CAPES.
Art. 45. A Ouvidoria deverá promover a revisão da Carta de Serviços
periodicamente e orientar as áreas responsáveis a proceder com as alterações das informações
de cada serviço, bem como em caso de descontinuidade ou criação de novo serviço.