DOU 04/12/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 229, segunda-feira, 4 de dezembro de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
CAPÍTULO II
DO RECEBIMENTO E REGISTRO
Art. 3º As demandas provenientes dos órgãos de que trata esta Portaria,
inclusive aquelas encaminhadas por correspondência eletrônica, deverão ser registradas
no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), após recebimento no MDS pelo agente
recebedor, com a seguinte classificação:
I - controle interno: demanda do Tribunal de Contas da União;
II - controle interno: demanda da Controladoria-Geral da União;
III - controle interno: demanda do Ministério Público Federal;
IV - controle interno: demanda da Polícia Federal; ou
V - controle interno: demanda de outros órgãos de controle ou de outros
órgãos de defesa do Estado.
§ 1º O serviço de protocolo, sendo a via de entrada do documento, deverá
atestar
no expediente
do
demandante,
de forma
visível
e
legível, a
data
de
recebimento do documento, para contagem do prazo de resposta.
§ 2º No caso de recebimento de correspondência eletrônica, o agente
recebedor deverá confirmar seu recebimento, preferencialmente, no mesmo dia, para
que o demandante tenha ciência oficial do seu recebimento.
§ 3º A confirmação do recebimento será considerada ciência oficial e deverá
ser juntada ao processo SEI.
§ 4º
Os atos
relacionados ao
atendimento da
demanda devem
ser
registrados no processo SEI a que esta se refere.
§ 5º Caso seja aberto outro processo SEI que se refira à demanda tratada
ou em tratamento e relacionada ao mesmo demandante, deverá ser providenciada a
anexação ou o relacionamento dos processos no SEI, conforme o caso.
§ 6º As demandas encaminhadas pelo e-Aud/CGU serão recepcionadas pela
unidade competente, que providenciará o registro de ciência no respectivo sistema,
bem como a abertura de processo SEI ou a juntada do documento em processo
existente, nos termos do caput.
§ 7º As demandas encaminhadas pelo Conecta-TCU serão recepcionadas pela
Assessoria Especial do Controle Interno, que adotará as devidas providências para o
registro da ciência no respectivo sistema, bem como a abertura de processo SEI ou a
juntada do documento em processo existente, nos termos do caput.
CAPÍTULO III
DO ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS
Seção I
Das demandas destinadas ao Ministro de Estado e ao Secretário-Executivo
Art. 4º As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário seja o
Ministro de Estado ou o Secretário-Executivo, serão encaminhadas à Assessoria Especial
de Controle Interno para análise do teor e tramitação à unidade responsável, que
providenciará a elaboração da manifestação necessária à resposta ao demandante.
Art. 5º No momento de tramitação do processo para a unidade responsável,
a Assessoria Especial do Controle Interno orientará quanto aos procedimentos para
envio da resposta.
§ 1º A Assessoria Especial do Controle Interno poderá orientar a unidade
responsável a encaminhar a resposta diretamente ao demandante ou retornar o
processo contendo a resposta à Assessoria Espeical de Controle Interno, para análise e
remessa ao Gabinete do Ministro ou ao Gabinete do Secretário-Executivo, conforme o
caso, que providenciará o envio ao demandante.
§ 2º Quando a orientação indicar que o processo deve retornar à Assessoria
Especial do Controle Interno, a unidade responsável deverá observar a antecedência
mínima de dois dias úteis do encerramento do prazo, salvo se o prazo para
atendimento for inferior a dois dias.
§ 3º Em quaisquer das hipóteses previstas nos parágrafos 1º e 2º deste
artigo, a unidade responsável deverá obter a ciência e anuência das seguintes
autoridades:
I - nos órgãos de assistência direta e imediata ao Gabinete do Ministro de
Estado: dos respectivos titulares da Corregedoria, da Ouvidoria-Geral e das Assessorias,
ou, quando for o caso, do Chefe de Gabinete do Ministro de Estado;
II - nas unidades da Secretaria-Executiva: dos respectivos titulares das
Subsecretarias ou, nos demais casos, do Chefe de Gabinete da Secretaria-Executiva;
III - nas unidades dos órgãos específicos singulares: dos Secretários ou
chefias de gabinete; e
IV - no órgão colegiado: do respectivo Presidente ou Secretário-Executivo.
Seção II
Das demandas destinadas às demais unidades
Art. 6º As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário não
seja o Ministro de Estado ou o Secretário-Executivo, ao serem recebidas, serão
encaminhadas à unidade responsável com cópia à Assessoria Especial do Controle
Interno.
Parágrafo único. Nos casos em que o expediente do demandante for
recebido diretamente pela unidade responsável, o processo deverá ser, imediatamente,
tramitado à Assessoria Especial do Controle Interno, para ciência.
Seção III
Das regras gerais para atendimento às demandas
Art. 7º Caso a unidade, no ato de recebimento da demanda, verifique que
o assunto não é de sua competência, deverá encaminhar o processo diretamente à
unidade responsável, de modo a assegurar o atendimento tempestivo da demanda,
dando ciência à Assessoria Especial do Controle Interno.
Art. 8º Caso a unidade responsável identifique a necessidade de informações
adicionais para o pleno atendimento da demanda, deverá encaminhar o processo
diretamente à(s) unidade(s) competente(s), solicitando informações para subsidiar a
elaboração da resposta.
Art. 9º Caso seja identificada a necessidade de elaboração de resposta
conjunta, as unidades responsáveis deverão se articular para o atendimento da
demanda, preferencialmente, por meio de documento único e compilado.
Art. 10. Quando se fizer necessária a manifestação de entidade ou órgão
externo ao MDS, caberá à unidade responsável solicitar e consolidar as informações
para o completo atendimento da demanda.
Art. 11.
A manifestação
para o
atendimento às
demandas deve
ser
produzida em forma de ofício, nota técnica ou documento similar, atendendo aos
requisitos de objetividade, clareza, concisão, coerência, qualidade e completude das
informações solicitadas, com a indicação expressa dos anexos que devem ser remetidos
ao demandante.
Parágrafo único. Os documentos referenciados na manifestação de que trata
o caput deste artigo devem ser inseridos no processo, como peças anexas da
manifestação, sempre que houver a necessidade de seu envio ao demandante.
Art. 12. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá, de ofício, realizar
diligências para solicitar informações sobre a tempestividade da resposta às demandas
contempladas nesta portaria e emitir ponderações e observações sobre a aderência ou
não da manifestação elaborada pela unidade responsável, bem como propor sugestões
visando ao adequado atendimento.
Parágrafo único. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá ser
consultada em caso de dúvidas sobre o atendimento ou aderência da manifestação,
observando a antecedência mínima de quatro dias úteis do encerramento do prazo,
salvo se o prazo para atendimento for inferior a quatro dias.
CAPÍTULO IV
DOS PRAZOS
Art. 13. Os prazos serão contados excluindo-se o dia da cientificação oficial
e incluindo-se o do vencimento, exceto quando seu término ocorrer em dia em que
não houver expediente ou este for iniciado ou encerrado antes do horário oficial de
atendimento ao público, situação em que o termo final restará automaticamente
prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.
§ 1º Os prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo, exceto quando a
demanda especificar a contagem em dias úteis ou estabelecer data específica de resposta.
§ 2º Os prazos fixados em meses ou anos contam-se de data a data e, quando não
houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês.
§ 3º Salvo motivo de força maior devidamente comprovado, os prazos não
se suspendem.
Art. 14. Compete à unidade responsável pelo atendimento, no ato de
recebimento da
demanda, avaliar se o
prazo estabelecido é suficiente
para o
atendimento.
§ 1º Na impossibilidade de cumprimento do prazo estabelecido, a unidade
responsável deverá encaminhar pedido de prorrogação com a devida justificativa
diretamente ao demandante, exceto nos processos em que a Assessoria Especial do
Controle Interno solicitar retorno dos autos, caso em que a solicitação deverá ser
enviada à Assessora Especial de Controle Interno com antecedência de, no mínimo, dois
dias úteis do vencimento.
§ 2º Quando se tratar de demanda relativa à Prestação de Contas Anual
(PCA) e à Prestação de Contas do Presidente da República (PCPR), caberá à Assessoria
Especial do Controle Interno encaminhar o pedido de prorrogação de prazo, com base
em justificativa apresentada pela unidade responsável solicitante.
Art. 15. Caso o demandante não estabeleça prazo de resposta para a
demanda, deverá ser observado, preferencialmente, o prazo de até 60 dias corridos.
Parágrafo único. A Assessoria Especial do Controle Interno poderá definir
data limite de atendimento, de acordo com a natureza da demanda.
CAPÍTULO V
DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES
Art. 16. Caberá à unidade auditada adotar as providências para o regular
atendimento às demandas realizadas no âmbito das auditorias ou fiscalizações dos
órgãos de controle.
§ 1º A Assessoria Especial do Controle Interno atuará como órgão de
orientação e acompanhamento dos trabalhos.
§ 2º As reuniões que envolvam órgão de controle, cuja convocação não
tenha sido realizada pela Assessoria Especial do Controle Interno, deverão ser a ela
tempestivamente comunicadas, que avaliará a possibilidade e pertinência de sua
participação.
CAPÍTULO VI
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DO MINISTÉRIO, PRESTAÇÃO DE CONTAS
ANUAL DO PRESIDENTE DA REPÚBLICA E AUDITORIA ANUAL DE CONTAS
Art. 17. Nos processos de Prestação de Contas Anual (PCA), Prestação de
Contas Anual do Presidente da República (PCPR) e de Auditoria Anual de Contas (AAC),
a Assessoria Especial do Controle Interno atuará como órgão de supervisão, orientação
e acompanhamento dos trabalhos.
Parágrafo único. Nos casos da PCA e PCPR, caberá à Assessoria Especial do
Controle Interno
definir e
divulgar os
fluxos e
prazos específicos
às unidades
envolvidas, de acordo com as diretrizes e normativos emanados pelos órgãos de
controle.
Art. 18. Caberá à unidade responsável elaborar e atualizar as informações
que constarão no sítio eletrônico do Ministério relacionadas à PCA, na forma e  na
periodicidade definidas pelo Tribunal de Contas da União.
Art. 19. Caberá à Assessoria Especial do Controle Interno monitorar o
cumprimento das
diretrizes e determinações
constantes dos
normativos que
regulamentam a Prestação de Contas dos administradores e responsáveis da
administração pública para fins de julgamento pelo Tribunal de Contas da União e a
Prestação de Contas do Presidente da República, em especial no que se refere ao envio
de informações nos sistemas informatizados indicados pelos órgãos de controle.
Art. 20. No âmbito da Auditoria Anual de Contas, caberá à unidade
responsável elaborar e, se for o caso, complementar e atualizar as informações
demandadas por meio de Solicitações de Auditoria e Notas de Auditoria, na forma e
no prazo definidos pela Controladoria-Geral da União.
CAPÍTULO VII
DOS SISTEMAS ELETRÔNICOS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE
Art.
21.
As
demandas, 
incluindo
recomendações
e
determinações,
decorrentes de ações de controle realizadas pelo Tribunal de Contas da União, no
Conecta-TCU, ou pela Controladoria-Geral da União, no e-Aud/CGU, ou em sistemas
que venham a sucedê-los, serão neles recebidas e respondidas, salvo nas situações de
inviabilidade operacional do respectivo sistema.
§ 
1º
As 
unidades 
responsáveis
deverão 
estabelecer
rotina 
de
acompanhamento das demandas sob sua responsabilidade, incluindo as recomendações
e determinações, que se encontram registradas nos sistemas mencionados no caput.
§ 2º As unidades responsáveis deverão responder diretamente ao órgão de
controle quando as demandas estiverem registradas em suas respectivas caixas dos
sistemas mencionados no caput ou quando indicado pela Assessoria Especial do
Controle Interno.
Art. 22. A habilitação de usuário gestor ocorrerá conforme divisão existente
nos sistemas e-Aud/CGU ou Conecta-TCU e, na inexistência de usuário gestor, a
Assessoria Especial do Controle Interno poderá atribuir este perfil, conforme indicação
formal da unidade correspondente.
Parágrafo único. Cabe ao usuário gestor realizar o cadastro dos demais
usuários de sua unidade, atribuir os respectivos perfis e manter a lista atualizada,
garantindo a conformidade de usuários.
CAPÍTULO VIII
DOS INTERLOCUTORES
Art. 23. Os órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro e os órgãos
específicos singulares deverão manter um interlocutor e um substituto, lotados no
Gabinete da respectiva unidade, para desempenhar as seguintes atividades, entre
outras:
I - recepcionar a demanda, analisar seu conteúdo e identificar a unidade
responsável pelo atendimento;
II - distribuir a demanda à unidade ou ao servidor responsável pela
manifestação, com a expressa indicação do prazo de atendimento;
III - acompanhar o cumprimento
dos prazos e das prorrogações
solicitadas;
IV - verificar se as respostas atendem aos requisitos de objetividade, clareza,
concisão, coerência, qualidade e completude, conforme disposto no Art. 11, além da
ciência e anuência da respectiva autoridade;
V - acompanhar os sistemas Conecta-TCU e e-Aud/CGU, com vistas a
assegurar o pleno atendimento das demandas;
VI - instituir e manter rotinas e controles administrativos próprios para
gerenciamento das demandas de que trata esta Portaria; e
VII - atuar como representante nas comunicações com a Assessoria Especial
do Controle Interno.
§ 1º A unidade responsável pelo tratamento da demanda e fornecimento de
resposta deverá, quando não tiver sido feito, observar a necessidade de classificar o
nível de acesso do processo, quanto ao sigilo, restringindo o processo ou o documento
SEI, sempre que houver fundamento legal.
§ 2º A Assessoria Especial do Controle Interno poderá solicitar aos órgãos e
unidades não mencionados no caput que indiquem representantes para atuar como
interlocutor.
§ 3º As alterações de interlocutores efetuadas nos órgãos e unidades devem
ser sempre comunicadas à Assessoria Especial do Controle Interno.
Art. 24. Compete ao interlocutor encaminhar o processo, após manifestação
da unidade
responsável, à Consultoria Jurídica
junto ao MDS para
ciência e
manifestação, nas seguintes hipóteses:
I - se houver interesse do agente público envolvido nos fatos em solicitar a
representação da Advocacia-Geral da União;
II - em caso de representação de agente público deferida pela Advocacia-
Geral da União;
III - se a área técnica da unidade responsável registrar expressamente que
a resposta à demanda depende de interpretação de ato normativo; e
IV - se houver questão jurídica controversa expressamente registrada pela
área técnica da unidade responsável.
Parágrafo único. As consultas deverão ser encaminhadas com indicação
precisa da questão objeto do esclarecimento jurídico.

                            

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