DOE 07/12/2023 - Diário Oficial do Estado do Ceará

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DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO  |  SÉRIE 3  |  ANO XV Nº229  | FORTALEZA, 07 DE DEZEMBRO DE 2023
I - 1 (um) Presidente, que será o gestor do órgão responsável pela gestão de documentação e informação no âmbito da Assembleia Legislativa do 
Estado do Ceará;
II - 1 (um) Vice-Presidente, designado pelo Presidente;
III - 1(um) Secretário, com conhecimento na área arquivista, designado pelo Presidente;
IV – 4 (quatro) membros permanentes, sendo dois da área legislativa e dois da área administrativa financeira;
V - membros transitórios, indicados pelos gestores dos órgãos em que será realizada a avaliação de documentação, mediante solicitação do Presidente 
da CPAD.
§ 1º Os membros permanentes de que trata o inciso IV deverão ter suplentes e serão indicados, respectivamente, pelo Diretor Legislativo e pelo 
Diretor Administrativo Financeiro;
§ 2º Os membros transitórios, previstos no inciso V deverão ter suplentes e serão indicados pela Diretoria Legislativa e pela Diretoria Administrativa 
e Financeira, no caso de órgãos executivos vinculados à sua estrutura, e pelos gestores dos Órgãos Parlamentares, Órgãos de Promoção à Cidadania, Órgãos 
de Pesquisa, Educação e Memória e órgãos de Assessoramento, ficando a critério do Presidente da CPAD a definição de quantitativos;
§3º Em caso de necessidade e mediante motivação circunstanciada, o Presidente da CPAD poderá solicitar a substituição dos membros ao gestor 
que o indicou;
§4º Os servidores indicados, na forma deste artigo, serão designados por Portaria da Diretoria-Geral.
CAPÍTULO IV
DAS REUNIÕES
Art. 4º A CPAD reunir-se-á, mensalmente, em caráter ordinário, para proceder ao desenvolvimento do Plano de Classificação de Documentos e 
Tabela de Temporalidade e Descarte da Assembleia Legislativa, ou extraordinariamente quando provocada por quaisquer de seus componentes, em dia e 
horário determinados pelo Presidente da CPAD.
§1º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença de 1/3 (um terço) dos membros.
§2º As deliberações serão tomadas por maioria dos seus membros, e em caso de empate, prevalecerá o voto do Presidente da CPAD;
§3º Preferencialmente, as reuniões serão realizadas nas dependências da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará, assegurada a possibilidade de 
realizá-las de forma remota ou híbrida;
§ 4º A pauta das reuniões da CPAD deverá ser comunicada aos seus componentes, em meio eletrônico, com antecedência mínima de 48 (quarenta e 
oito) horas e, preferencialmente, acompanhada de documentos ou informações que possibilitem o entendimento do tema a ser abordado na reunião;
§5º As reuniões serão conduzidas pelo Presidente e, na sua ausência, pelo Vice-Presidente.
§ 6º Os membros transitórios de que trata o art. 3º terão direito a voto em deliberação nas matérias pertinentes a sua área de atuação.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS
Seção I
DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE
Art. 5º Compete ao Presidente da CPAD:
I - definir pauta das reuniões;
II - decidir sobre as convocações das reuniões extraordinárias;
III - presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões da CPAD;
IV - zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da política arquivística;
V - coordenar as ações dos órgãos da Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e informações para subsidiar a estruturação da 
política arquivística e a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;
VI - manter informados todos os membros acerca dos trabalhos e decisões proferidas pela CPAD;
VII - promover a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela CPAD e das decisões tomadas;
VIII – Representar interna e externamente a Comissão ou designar quem o faça;
IX – Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da Comissão.
Seção II
DAS ATRIBUIÇÕES DO VICE-PRESIDENTE
Art. 6º Compete ao Vice-Presidente:
I - substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;
II - avaliar e formular propostas para a melhoria do processo de gestão de documentos na Assembleia Legislativa;
III– auxiliar o Presidente na coordenação das ações dos órgãos da Assembleia Legislativa;
IV - requisitar materiais e equipamentos para realização dos trabalhos;
V - verificar a existência de cursos que possam subsidiar os trabalhos realizados pela CPAD providenciando, se necessário, inscrição para participação 
dos membros;
VI – Exercer outras atribuições designadas pelo Presidente.
Seção III
DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO
Art. 7º Compete ao Secretário:
I - convocar, por determinação do Presidente, as reuniões ordinárias e extraordinárias;
II - providenciar toda a infraestrutura necessária à realização das reuniões;
III - elaborar e expedir atas de reuniões, em até 5 (cinco) dias de sua realização, mantendo em arquivo as atas e documentos da CPAD;
IV - elaborar relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD, necessários à normatização e padronização de procedimentos, informando-os 
a todos os membros;
V - Exercer outras atribuições designadas pelo Presidente.
Seção IV
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS PERMANENTES
Art. 8º Compete aos membros permanentes da CPAD:
I - manter contatos institucionais com os servidores da Assembleia Legislativa para que, em conjunto, seja identificado e atribuído valores (primário 
e secundário) aos documentos, segundo o seu potencial de uso;
II - orientar os órgãos acerca da política arquivística da Alece;
III – Auxiliar na realização do diagnóstico situacional para subsidiar o processo de gestão arquivística;
IV - apoiar as ações voltadas para a implantação da Tabela de Temporalidade e Descarte de acordo com a legislação pertinente;
V - responsabilizar-se pela adequada aplicação dos instrumentos de política arquivística;
VI - exercer outras atividades inerentes à função.
Seção V
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS TRANSITÓRIOS
Art. 9°. Compete aos membros transitórios da CPAD:
I – Exercer as atribuições previstas no art. 8º, nos incisos I, II, IV e V;
II - auxiliar a CPAD no desempenho de suas atribuições, por meio do levantamento e do repasse de dados e informações, da formulação de propostas 
e da discussão dos assuntos colocados em pauta, relativamente aos documentos arquivísticos sob sua área de atuação;
III - responsabilizar-se pela adequada aplicação dos instrumentos de política arquivística na sua área de atuação;
IV - realizar o diagnóstico situacional para subsidiar o processo de gestão arquivística;
V - exercer outras atividades inerentes à função.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 10. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Descarte aprovados pela CPAD deverão ser submetidos à aprovação 
da Presidência da Assembleia Legislativa e posteriormente publicados no Diário Oficial do Estado, para fins de vigência e eficácia.