DOU 13/12/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 236, quarta-feira, 13 de dezembro de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
Art. 25. As manifestações recebidas por correspondência física deverão ser
inseridas no sistema de ouvidoria vigente, sempre que possível, com autorização prévia
do manifestante, inclusive quanto à criação de cadastro, se necessário.
Seção II
Do Tratamento preliminar de manifestações de ouvidoria
Art. 26. Recebida a manifestação, a Ouvidoria do Ministério deverá:
I - analisar, classificar quanto ao assunto, serviço e tipo e responder ao
interessado, caso tenha a informação solicitada;
II - redirecionar a demanda recebida ao órgão ou entidade competente pelas
providências requeridas, caso a demanda envolva matéria alheia à área de atuação do
Ministério;
III
- informar
ao interessado,
quando for
o caso,
que a
demanda
apresentada extrapola o âmbito de atuação do Ministério; ou
IV - encaminhar a manifestação de ouvidoria aos pontos focais para adoção
das providências necessárias.
Parágrafo único. Quanto ao tipo, as manifestações de ouvidoria podem ser
classificadas como sugestão, elogio, solicitação de providência, reclamação, denúncia ou
comunicação anônima de irregularidade.
Art. 27. Quando couber, consideram-se etapas específicas de tratamento da
manifestação de ouvidoria:
I - pseudonimização da denúncia, nos termos do Decreto nº 10.153, de 3 de
dezembro de 2019;
II - adoção de procedimentos de solução pacífica de conflitos; e
III
- acompanhamento
de
encaminhamentos
decorrentes da
resposta
conclusiva publicada, reabertura de manifestação e publicação de novas informações
relevantes.
Seção III
Da resposta conclusiva
Art. 28. Deverá ser observado o seguinte conteúdo mínimo na elaboração de
respostas conclusivas às manifestações:
I -
no caso de elogio,
informação sobre o seu
encaminhamento e
cientificação ao agente público ou ao responsável pelo serviço público prestado, e à
sua chefia imediata;
II - no caso de reclamação, informação objetiva acerca da análise do fato
apontado;
III - no caso de solicitação, informação sobre a possibilidade, a forma e o
meio de atendimento à solicitação;
IV - no caso de sugestão, manifestação do gestor sobre a possibilidade de
sua adoção, informando o período estimado de tempo necessário à sua implementação,
quando couber; e
V - no caso de denúncia, informação sobre o seu encaminhamento às
unidades apuradoras competentes ou sobre o seu arquivamento.
Parágrafo único. À comunicação anônima de irregularidade será dado
tratamento de denúncia.
Seção IV
Dos prazos para atendimento da manifestação de ouvidoria
Art. 29. A resposta conclusiva deve ser encaminhada ao manifestante no
prazo máximo de 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período, uma única vez,
mediante justificativa expressa.
Art. 30. Havendo necessidade de encaminhar às unidades administrativas do
Ministério da Fazenda, na forma do inciso IV do art. 26, desta Portaria, a Ouvidoria
providenciará o encaminhamento ao ponto focal responsável no prazo máximo de 10
(dez) dias.
Parágrafo único. No caso de denúncia, a Ouvidoria deverá observar o prazo
máximo de 5 (cinco) dias para o encaminhamento ao ponto focal a que se refere o
caput deste artigo.
Art. 31. Os pontos focais das unidades administrativas disporão do prazo de
20 (vinte) dias para analisar e responder a manifestação de ouvidoria, prorrogável, uma
única vez, por igual período.
Art. 32. Quando a manifestação recebida envolver matéria alheia às suas
competências institucionais, os pontos focais deverão restituir a demanda à Ouvidoria
em até 2 (dois) dias, contados a partir do seu recebimento na unidade.
Parágrafo único. No caso de denúncia, a restituição da demanda à Ouvidoria
deverá ocorrer em até 5 (cinco dias), contados de seu recebimento.
Art. 33. A Ouvidoria ou os pontos focais poderão solicitar ao usuário que
complemente as informações, no prazo de 20 (vinte) dias, quando estas não forem
suficientes para análise da manifestação.
§ 1º Não serão admitidos pedidos de complementação sucessivos, exceto se
referentes à situação surgida com a nova documentação ou com as informações
apresentadas.
§ 2º Somente o primeiro pedido de complementação de informações
suspenderá o prazo previsto no art. 29 desta Portaria.
§ 3º A falta de complementação de informações no prazo estabelecido no
caput acarretará o arquivamento da manifestação.
Seção V
Do tratamento da denúncia e da comunicação anônima de irregularidade
Art. 34. Para fins desta Seção, considera-se:
I - denúncia: relato da prática de irregularidade ou ato ilícito, cuja solução
dependa da atuação das unidades de apuração competentes;
II - comunicação
anônima de irregularidade: informação,
de qualquer
origem, acerca de suposta prática de irregularidade ou ato ilícito, em relação à qual
não seja possível identificar a autoria;
III - órgão de apuração: unidade administrativa do Ministério da Fazenda
com funções operacionais e atribuições de unidade de controle interno, investigação ou
de unidade de correição;
IV - análise preliminar: procedimento de trabalho realizado no âmbito da
Ouvidoria do
Ministério da Fazenda, com
objetivo de verificar a
existência de
elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam a
Administração Pública federal a chegar a tais elementos;
V - pseudonimização: tratamento por meio do qual um dado perde a
possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo, senão pelo uso de
informação adicional mantida separadamente pelo controlador em ambiente controlado
e seguro;
VI - representação: relato formalizado por servidores ou autoridades do
Ministério da Fazenda ou de outros órgãos e esferas de Poder acerca de irregularidade
praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo praticado por pessoa
jurídica contra a Administração Pública; e
VII - notícia de mídia: relato divulgado por meios de difusão de informação
acerca de irregularidade praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo
praticado por pessoa jurídica contra a Administração Pública.
Art. 35. Denúncias e comunicações anônimas de irregularidades serão
apresentadas, preferencialmente, em meio eletrônico, por meio do sistema de
ouvidoria vigente.
§ 1º Não será recusado o recebimento de denúncia formulada nos termos
da Lei nº 13.460, de 2017, e do Decreto nº 10.153, de 2019, sob pena de apuração
de responsabilidade do agente público que a recusou.
§ 2º Na hipótese de a denúncia ser recebida em meio físico, e-mail,
telefone, presencialmente, ou qualquer outro meio de atendimento, a Ouvidoria
promoverá a sua inserção no sistema de ouvidoria vigente.
§ 3º A denúncia recebida por qualquer unidade do Ministério deverá ser
encaminhada, obrigatória e impreterivelmente, no prazo de 15 (quinze) dias, à
Ouvidoria, para inserção no sistema de ouvidoria vigente.
§ 4º O envio de que trata o § 3º deste artigo, nas hipóteses em que se
verificar a necessidade de sigilo de qualquer natureza em razão de legislação própria,
ou ainda, decorrente de decisão judicial, ocorrerá assim que superada a necessidade de
sigilo, ou nos limites em que for possível a sua comunicação, dada a circunstância, sem
óbice do prosseguimento da apuração pelo órgão competente, respeitado o § 2º do
art. 1º da Lei 13.460, de 2017.
§ 5º As unidades do Ministério que atuem no tratamento de denúncia, com
elementos de identificação do denunciante por meio de sistemas informatizados, devem
adotar medidas que controlem o acesso às denúncias nos sistemas, com datas e nomes dos
agentes públicos, nos termos do art. 6º, § 3º, do Decreto nº 10.153, de 2019.
Art. 36. A Ouvidoria do Ministério da Fazenda garantirá ao denunciante a
possibilidade de:
I - formular a denúncia por qualquer meio existente, inclusive oralmente,
hipótese na qual será reduzida a termo;
II - ter acesso livre e gratuito a meios e canais oficiais de recebimento de
denúncia, vedada a cobrança de taxas ou de emolumentos; e
III - conhecer os trâmites para fazer uma denúncia.
Art. 37. A denúncia será conhecida quando contiver elementos mínimos
descritivos de irregularidade ou indícios que permitam à administração coligir tais
elementos.
Art.
38.
Os
registros
anônimos,
ou
quaisquer
outras
notícias
de
irregularidades de que não se possa conhecer a autoria, serão recepcionados como
comunicação anônima de irregularidade, após análise preliminar.
Parágrafo único. Os órgãos apuradores arquivarão a comunicação anônima
de irregularidade e, se houver elementos suficientes, procederão, por iniciativa própria,
à instauração de procedimento investigatório preliminar.
Art.
39.
A
Ouvidoria
realizará
análise
preliminar
de
denúncias
e
comunicações anônimas de irregularidade no prazo previsto no parágrafo único do art.
30 desta Portaria e as encaminhará, conforme o caso, à unidade de apuração
responsável:
I - Corregedoria, quando se tratar de assuntos disciplinares;
II - Comissão de Ética, quando se tratar de assuntos de desvio ético;
III - Assessoria Especial de Controle Interno, quando os fatos relatados
remeterem à necessidade de atuação perante a Controladoria-Geral da União, com
vistas a possível ação de controle interno;
IV - secretaria finalística ou órgão interno responsável, quando se tratar de
respectiva competência de apuração ou de verificação do cumprimento de política
pública setorial correspondente; ou
V - entidade vinculada ao Ministério detentora de autonomia administrativa
e organizacional para a apuração da denúncia, quando se tratar de denúncia abrangida
na respectiva esfera de competência.
Art. 40. Ao final do procedimento apuratório da denúncia, as unidades de
que tratam o caput do art. 39 deverão, no prazo de 15 (quinze) dias, informar a
decisão à Ouvidoria para comunicação ao denunciante por meio do sistema de
ouvidoria vigente, conforme determinado pelo art. 6º-B do Decreto nº 10.153, de
dezembro de 2019.
Art. 41. Quando a denúncia ou comunicação anônima de irregularidade
envolver matéria alheia ou estranha às competências institucionais do Ministério da
Fazenda, a Ouvidoria deverá:
I - no caso de denúncia:
a) reencaminhar ao órgão ou entidade competente para tratar o assunto,
caso integre a Rede Nacional de Ouvidorias; ou
b) responder ao interessado quando não for possível identificar o órgão ou
entidade competente para tratar o assunto ou, ainda, quando, mesmo identificado, o
órgão ou entidade competente não integrar a Rede Nacional de Ouvidorias; e
II - no caso de comunicação anônima de irregularidade:
a) reencaminhar ao órgão ou entidade competente para tratar o assunto,
caso integre a Rede Nacional de Ouvidorias; ou
b) arquivar a comunicação anônima de irregularidade quando não for
possível identificar o órgão ou entidade competente para tratar o assunto ou, ainda,
quando, mesmo identificado, o órgão ou entidade competente não integrar a Rede
Nacional de Ouvidorias.
Art. 42. Quando identificada competência concorrente para apuração ou a
necessidade de conhecimento da denúncia por mais de um dos órgãos ou entidades
elencados no art. 39, a denúncia será encaminhada, aos respectivos órgãos de
apuração, tantos quantos competentes.
Parágrafo único. A Ouvidoria contará com o apoio dos órgãos mencionados
no art. 39 para dirimir eventuais dúvidas quanto ao encaminhamento da denúncia.
Art. 43. O denunciante terá seus elementos de identificação preservados
desde o recebimento da denúncia, nos termos do disposto no § 7º do art. 10 da Lei
nº 13.460, de 2017.
§ 1º A preservação dos elementos de identificação referidos no caput será
realizada por meio do sigilo do nome, endereço e de quaisquer outros elementos que
possam identificar o denunciante, inclusive pelo número identificador do computador
(IP) do usuário.
§ 2º Quando a manifestação contiver informações que possam identificar o
denunciante, a Ouvidoria providenciará a sua pseudonimização previamente ao envio
aos órgãos ou entidades competentes para apuração, conforme estabelecido no § 4º do
art. 6º do Decreto nº 10.153, de 2019.
§ 3º Caso indispensável à apuração dos fatos, a Ouvidoria poderá, se
solicitada pela unidade de apuração, transferir o sigilo à unidade de apuração, que,
ressalvado expresso consentimento do denunciante, ficará responsável por restringir o
acesso às informações pessoais ou que permitam a identificação a terceiros.
§ 4º O servidor que divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir
acesso indevido
à informação pessoal ou
à informação sigilosa
sujeitar-se-á à
responsabilização civil, penal e administrativa nos termos da lei.
Art. 44. A Ouvidoria somente reencaminhará denúncia com elementos de
identificação do denunciante para outros órgãos ou entidades integrantes da Rede
Nacional de Ouvidoria após consentimento expresso do denunciante.
§ 1º A solicitação de consentimento será realizada no sistema de ouvidoria
vigente e o denunciante terá o prazo de 20 (vinte) dias, contado da notificação, para
responder.
§ 2º Na hipótese de negativa ou de decurso do prazo previsto no § 1º, a
Ouvidoria deverá realizar a pseudonimização antes de reencaminhar para o órgão
competente.
Seção VI
Dos Relatórios de Ouvidoria
Art. 45. A Ouvidoria encaminhará às unidades administrativas do Ministério
da Fazenda, com base em dados obtidos no sistema de ouvidoria vigente, relatórios
gerenciais sobre o desempenho dos seus serviços prestados.
Art. 46. No prazo de 30 dias (trinta) dias do recebimento do relatório de
que trata o art. 45, o titular da unidade encaminhará ao Ouvidor relato das
providências adotadas para resolver as ocorrências ou situações apontadas como graves
ou recorrentes.
CAPÍTULO VI
DO
TRATAMENTO DE
SOLICITAÇÕES
DE
SIMPLIFICAÇÃO DE
SERVIÇO
P Ú B L I CO
Seção I
Da Solicitação
Art. 47. Os usuários dos serviços públicos poderão apresentar solicitação de
simplificação de serviços públicos, denominada Simplifique!, conforme disposto no
Decreto nº 9.094, de 2017.
Seção II
Do Tratamento do Simplifique!
Art. 48. A Ouvidoria realizará a análise preliminar do Simplifique!.
§ 1º A análise preliminar consiste na verificação do conteúdo da proposta
de simplificação, que deverá versar sobre sugestão de revisão de processo ou de norma
ou, ainda, sobre supressão de exigência considerada desnecessária ou descabida.
§ 2º Caso a demanda envolva matéria alheia à área de atuação do
Ministério, a Ouvidoria a redirecionará ao órgão ou entidade competente pelas
providências requeridas.