DOU 01/02/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 23, quinta-feira, 1 de fevereiro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os serviços arquivísticos disponibilizados ao
público pela Fundação Nacional dos Povos Indígenas - Funai.
§ 1º O acervo arquivístico da Funai é o conjunto de todos os documentos
custodiados pela entidade e constitui-se patrimônio cultural e documental do Estado Brasileiro,
possuindo caráter de apoio à atividade administrativa e indigenista, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
§ 2º Os Serviços de arquivo da Funai são o Serviço de Gestão Documental - Sedoc e
o Serviço de Referências Documentais - Sered, que atuam em suas respectivas esferas técnicas
de competência conforme atribuições e hierarquia dadas pelo Regimento Interno da Funai.
Art. 2º O acervo arquivístico da Funai é ordenado pelos seguintes fundos e
coleções:
I - Fundo Fundação Nacional dos Povos Indígenas (FFunai): documentos produzidos
e recebidos pela Fundação Nacional dos Povos Indígenas no exercício de suas funções desde
1967 e que estão sob custódia do Serviço de Gestão Documental;
II - Fundo Serviço de Proteção aos Índios (FSPI): documentos produzidos e
recebidos pelo extinto Serviço de Proteção aos Índios (1910-1967), que constituem acervo
registrado pela Unesco no Programa Memória do Mundo e que estão sob custódia do Serviço
de Referências Documentais;
III - Fundo Conselho Nacional de Proteção aos Índios (FCNPI): documentos
produzidos e recebidos pelo extinto Conselho Nacional de Proteção aos Índios (1939-1967) e
que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
IV - Fundo Fundação Brasil Central (FFBC): documentos produzidos e recebidos pela
extinta Fundação Brasil Central (1943-1967) e que estão sob custódia do Serviço de Referências
Documentais;
V - Fundo Comissão Rondon (FCR): documentos produzidos e recebidos pela extinta
Comissão Rondon (1890-1935) e que estão sob custódia do Serviço de Referências
Documentais;
VI - Coleção Projeto Unesco 914BRZ4010 (CUN01): documentos produzidos no
âmbito do encerrado Programa de Documentação de Línguas e Culturas Brasileiras 2008
(914BRZ4010) (2008-2015) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
VII - Coleção Projeto Unesco 914BRZ4019 (CUN02): documentos produzidos no
âmbito do Programa de Documentação de Línguas e Culturas Brasileiras 2015 (914BRZ4019)
(2015-atual) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais; e
VIII - fundos e coleções pessoais: fundos e coleções compostas por documentos
produzidos por sertanistas, indigenistas, etnólogos e outros profissionais de atuação dentro da
linha de acervo arquivístico da Funai, recolhidos ao Museu do Índio para preservação e
divulgação, e sob custódia do Serviço de Referências Documentais.
Parágrafo único. Consideram-se pertencentes à linha de acervo arquivístico
temáticas que, em conformidade com os objetivos e a natureza da Funai, orientam a
incorporação de novos fundos e coleções a seu acervo.
Art. 3º O acervo arquivístico da Funai compreende documentos em todas as etapas
do ciclo de vida documental, sendo estas:
I - fase corrente: etapa na qual o documento encontra-se em trâmite, sob custódia
das unidades administrativas da Funai;
II - fase intermediária: etapa iniciada com a entrada do documento no arquivo
intermediário, por meio de ato administrativo de transferência; e
III - fase permanente: destinação final dos documentos que atendem aos critérios
previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Funai, iniciada com a
entrada do documento no arquivo permanente, por meio de ato administrativo de
recolhimento.
Parágrafo único. Os documentos custodiados pelos Serviços de arquivo da Funai
possuem caráter ostensivo quanto ao grau de sigilo, independente de sua fase.
Art. 4º A utilização dos serviços arquivísticos é livre e gratuita para qualquer
usuário, nacional ou estrangeiro.
Parágrafo único. Para os fins desta Portaria, é considerado usuário a pessoa física
ou jurídica, interna ou externa à Funai, que utiliza os serviços de arquivo, sendo:
I - usuário interno: a unidade administrativa ou pessoa física ou jurídica que possua
vínculo com a Funai e que utiliza os serviços de arquivo para a consecução de competências
institucionais; e
II - usuário externo: a pessoa física ou jurídica sem vínculo com a Funai ou a qual,
possuindo vínculo, acesse os serviços de arquivo para fim diverso da competência
institucional.
Art. 5º Para os fins desta Portaria, os serviços de arquivo ao público
compreendem:
I - acesso: processo que possibilita a consulta a documentos e informações neles
contidas;
II - cópia: processo pelo qual duplica-se um documento no conteúdo, na forma, no
suporte e suas características e em suas dimensões;
III - divulgação: difusão ao público das características tipológicas, informacionais,
históricas e institucionais dos documentos custodiados pelos Serviços de arquivo da Funai, por
meio de publicações e eventos;
IV - empréstimo: transferência física e de caráter temporário de documentos para
locação interna ou externa, com fins de cópia, reprodução ou restauração;
V - pesquisa: busca em base de dados por itens de descrição documental que
atendam a critérios predefinidos pelo usuário; e
VI - reprodução: processo pelo qual duplica-se um documento no conteúdo e na
forma, mas não necessariamente no suporte ou em suas dimensões.
CAPÍTULO II
DOS SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS
Seção I
Da pesquisa, do acesso e da reprodução de itens do acervo arquivístico
Art. 6º A pesquisa por itens arquivísticos do acervo Funai ocorre exclusivamente de
forma remota, por meio de base de dados restrita ou pública.
Art. 7º A pesquisa em base de dados restrita deve ser realizada por servidor ou
terceirizado em exercício em um dos Serviços de arquivo da Funai, que realizará o
levantamento a partir de critérios delineados pelo usuário.
Art. 8º A pesquisa em base de dados restrita deve ser solicitada pelo usuário, após
preencher, assinar e enviar a Solicitação de Pesquisa Arquivística, na forma do Anexo I desta
Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou Serviço de Referências Documentais, observados
os fundos arquivísticos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2°.
§ 1º A solicitação deve ser encaminhada preferencialmente por meio digital para os
endereços de correio eletrônico dos Serviços de arquivo da Funai, pelo Protocolo Digital ou por
formulário próprio no portal da Funai; e
§ 2º Alternativamente, o formulário em papel pode ser preenchido e protocolado
em outras unidades administrativas da Funai, as quais encaminharão a demanda aos Serviços
de arquivo da Funai.
Art. 9º O prazo para a pesquisa em base de dados restrita é de 20 (vinte) dias úteis,
prorrogável por até 3 (três) vezes por igual período, considerada a extensão e o nível de
complexidade da pesquisa, mediante justificativa expressa da qual será dada ciência ao
usuário.
Art. 10. A pesquisa em base de dados pública pode ser realizada diretamente pelo
usuário, com ou sem a orientação das unidades competentes da Funai.
Art. 11. Caberá às Coordenações-Gerais, ao Museu do Índio, à Auditoria, à
Corregedoria, à Ouvidoria e à Procuradoria Federal Especializada junto à Funai atender aos
pedidos de acesso a documentos referente às suas respectivas temáticas e que estejam em
fase corrente, bem como aplicar eventuais restrições de acesso.
§ 1º Na hipótese de os Serviços de arquivo da Funai receberem solicitações ou
usuários interessados no acesso a documentos em fase corrente, esses serão direcionados à
unidade regimentalmente competente pela temática.
§ 2º O acesso externo a processo em fase corrente pode ser dado de forma integral
(acesso à íntegra do processo) por 10 (dez) dias e de forma parcial (acesso a documentos
selecionados) pelo prazo de 30 (trinta) dias.
§ 3º A unidade regimentalmente competente pela temática pode conceder o
acesso integral ou parcial a processo em fase corrente por período superior ao descrito no § 2º
deste artigo, desde que inexista óbice administrativo, até o prazo máximo permitido pelo
sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da Funai.
§ 4º Em se tratando de temáticas estratégicas, sensíveis ou cuja disponibilização do
documento em fase corrente possa prejudicar o procedimento preparatório que integram, é
recomendado às unidades organizacionais da Funai competentes realizar consulta prévia às
Coordenações Regionais, às Diretorias ou à autoridade máxima da Funai, conforme o escopo e
a complexidade do tema, os quais deverão se manifestar no prazo máximo de 05 (cinco) dias,
prorrogável por igual período.
Art. 12. Os documentos que estejam custodiados em fase intermediária serão
disponibilizados pelo Serviço de Gestão Documental mediante autorização de acesso das
unidades destacadas no caput do art. 11, regimentalmente responsáveis pela temática, que
deverão se manifestar tecnicamente quanto à possibilidade de publicização, bem como aplicar
eventuais restrições de acesso.
§ 1º A autorização informada no caput deste artigo, ou sua negativa, deve ser dada
no prazo máximo de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º A ausência de manifestação quanto ao acesso autoriza a sua concessão ao
usuário pelo Serviço de Gestão Documental, que deverá aplicar eventuais restrições de acesso
exclusivamente no que concerne à informação pessoal de terceiros.
§ 3º Em se tratando de temáticas estratégicas, sensíveis ou cuja disponibilização do
documento em fase intermediária possa prejudicar o procedimento preparatório que
integram, é recomendado às unidades organizacionais da Funai competentes realizar consulta
prévia às Coordenações Regionais, às Diretorias ou à autoridade máxima da Funai, conforme o
escopo e a complexidade do tema, os quais deverão se manifestar no prazo máximo de 05
(cinco) dias, prorrogável por igual período.
Art. 13. Os documentos que estejam arquivados em fase permanente serão
disponibilizados pelos Serviços de arquivo da Funai, os quais aplicarão eventuais restrições de
acesso exclusivamente no que concerne à informação pessoal de terceiros.
Art. 14. Nos casos aplicáveis, o tratamento das informações pessoais referentes à
intimidade, vida privada, honra e imagem de terceiros será realizado de acordo com a
legislação vigente, por meio de disponibilização de reprodução com ocultação das informações
restritas.
§ 1º O acesso para usuários internos não exige restrições de acesso quanto à
informação pessoal de terceiros.
§ 2º O acesso para usuários externos que estejam em cumprimento de
competência do Poder Público não exige restrições de acesso quanto à informação pessoal de
terceiros.
Art.
15. O
acesso a
informações
custodiadas no
acervo Funai
ocorre
prioritariamente de forma remota, por meio da cessão de representante digital da
documentação selecionada pela pesquisa arquivística, reproduzida em formato PDF/A e
resolução de 300 dpi, no prazo de até 20 (vinte) dias.
§ 1º O prazo de que trata o caput deste artigo poderá ser prorrogado por 10 (dez)
dias, mediante justificativa expressa, da qual será dada ciência ao usuário.
§ 2º A reprodução em outros formatos da documentação selecionada pela
pesquisa arquivística deve ser explicitamente solicitada pelo usuário, contemplando
representantes nos seguintes suportes e condições:
I - representante digital em alta resolução da documentação selecionada poderá
ser fornecido, observadas a viabilidade técnica dos Serviços de arquivo da Funai e a
conservação física do suporte original; e
II - representante em suporte papel da documentação selecionada poderá ser
fornecido, observada a viabilidade técnica dos Serviços de arquivo da Funai.
Art. 16. Para a cessão de representantes digitais deverá ser adotado o seguinte
procedimento:
I - finda a etapa de pesquisa arquivística, o usuário será comunicado e deverá
preencher, assinar e enviar por e-mail ou Protocolo Digital o Termo de Acesso e
Responsabilidade, na forma do Anexo II desta Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou ao
Serviço de Referências Documentais, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas
unidades, conforme indicado no artigo 2°; e
II - a documentação requerida será reproduzida e seu representante digital será
enviado por acesso externo a processo no sistema de gerenciamento eletrônico de
documentos da Funai ou sistema institucional de compartilhamento de dados.
§ 1º O link de acesso aos representantes digitais terá vigência de dois meses.
§ 2º O Termo de Acesso e Responsabilidade deverá ser assinado de forma
eletrônica pelo usuário por meio da plataforma Gov.br e terá validade de dois anos, se
mantidas as condições de acesso iniciais.
Art. 17. Para a cessão de representantes em suporte papel deverá ser adotado o
seguinte procedimento:
I - finda a etapa de pesquisa arquivística, o usuário será comunicado e deverá
preencher, assinar e enviar por e-mail ou Protocolo Digital o Termo de Acesso e
Responsabilidade, na forma do Anexo II desta Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou ao
Serviço de Referências Documentais, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas
unidades, conforme indicado no artigo 2°;
II - caso a reprodução ou a postagem dos representantes em papel acarrete custos
adicionais, o usuário será comunicado, devendo ressarcir o valor por meio de pagamento em
Guia de Recolhimento da União (GRU); e
III - está isento de ressarcimento o usuário cuja situação econômica não lhe
permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos legais.
§ 1º A documentação requerida
será reproduzida e encaminhada por
correspondência ou ficará disponível para retirada pelo usuário, pelo prazo de dois meses.
§ 2º O Termo de Acesso e Responsabilidade deverá ser assinado de forma
eletrônica pelo usuário por meio da plataforma Gov.Br e terá validade de dois anos, se
mantidas as condições de acesso iniciais.
Art. 18. É de inteira responsabilidade do usuário a veracidade das informações
prestadas aos Serviços de arquivo da Funai ao longo do atendimento, bem como e a qualquer
tempo a observância dos dispositivos que regem o uso, a aquisição e/ou a cessão de direitos
autorais e de direitos de imagem indígenas, visando respeitar os valores, as criações artísticas e
os outros meios de expressão cultural indígenas e proteger sua organização social, costumes,
línguas, crenças e tradições.
Art. 19. O acesso à documentação original é proibido aos usuários, salvo em casos
justificados.
§ 1º Nos casos em que o acesso ao documento original seja imprescindível, o
usuário deve encaminhar por escrito solicitação justificada, a ser analisada pelo Serviço de
Gestão Documental ou pelo Serviço de Referências Documentais, observados os conjuntos de
documentos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2°, sendo o prazo
máximo de resposta de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º Se autorizado, o acesso deverá ocorrer nas seguintes condições:
I - a consulta deve ser realizada em sala de atendimento ao público dos Serviços de
arquivo da Funai, em data e horário previamente agendados;
II - o usuário deve ser acompanhado por servidor dos Serviços de arquivo da Funai
e, obrigatoriamente, usar máscara, touca, jaleco e luvas (Equipamentos de Proteção Individuais
- EPIs), a serem fornecidos pela Funai, no momento de manusear o documento;
III - o usuário não pode escrever no documento nem sobre ele, apoiar-se sobre o
documento ou realizar fotocópias, fotografias ou digitalização; e
IV - o usuário deve seguir as demais orientações técnicas do servidor dos Serviços
de arquivo que o acompanha.
Art. 20. O acesso às áreas de guarda dos acervos arquivísticos da Funai é proibido
aos usuários, salvo em casos justificados.
§ 1º Nos casos em que o acesso às áreas de guarda seja imprescindível, o usuário
deve encaminhar por escrito solicitação justificada, a ser analisada pelo Serviço de Gestão
Documental ou pelo Serviço de Referências Documentais, observados os conjuntos de
documentos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2°, sendo o prazo
máximo de resposta de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º Se autorizado, o acesso deverá ocorrer nas seguintes condições:
I - o usuário deve ser acompanhado por servidor dos Serviços de arquivo da Funai;
II - é obrigatório o uso de máscara, touca, jaleco e luvas (EPIs), a serem fornecidos
pela Funai;
III - o usuário não pode manipular documentos durante o acesso; e
IV - o usuário deve seguir as demais orientações técnicas do servidor dos Serviços
de arquivo que o acompanha.