DOU 23/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 78, terça-feira, 23 de abril de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos
SECRETARIA DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS
PORTARIA SSC/MGI Nº 2.491, DE 19 DE ABRIL DE 2024
Dispõe sobre os procedimentos relacionados à
contratação e à execução de contratos administrativos
de eventos no âmbito do Ministério da Gestão e da
Inovação em Serviços Públicos.
A SECRETÁRIA DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS SUBSTITUTA DO MINISTÉRIO DA
GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das competências que lhe confere
o art. 47, inciso I, alínea "a", do Decreto nº 11.437, de 17 de março de 2023, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos relacionados à contratação e à
execução de eventos no âmbito do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, consideram-se:
I - evento: conferências, workshops, fóruns, simpósios, congressos, seminários,
encontros, oficinas, reuniões, entre outros, desde que sua finalidade seja institucional, em
consonância com as competências da unidade solicitante, na forma prevista em legislação
vigente, podendo ser em modalidade presencial, virtual ou híbrida;
II - unidade solicitante: unidade administrativa do Ministério da Gestão e da
Inovação em Serviços Públicos responsável pelo pedido do evento;
III - gestor de contrato: agente público designado pela autoridade máxima da
Secretaria de Serviços Compartilhados responsável pela coordenação das atividades
relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à
instrução processual, bem como pelo encaminhamento da documentação pertinente ao setor
de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao
reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções, à extinção dos contratos, e outros
aspectos relacionados a execução do contrato;
IV - fiscal técnico: agente público designado pela autoridade máxima da
Secretaria de Serviços Compartilhados para acompanhamento do contrato, avaliação da
execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a
qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com
os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme resultado
pretendido;
V - fiscal setorial: agente público indicado pela autoridade máxima da unidade solicitante
e designado pela autoridade máxima da Secretaria de Serviços Compartilhados responsável por
acompanhar a execução do contrato no aspecto técnico, no âmbito de sua unidade;
VI - calendário de eventos: documento elaborado anualmente pela unidade
solicitante que consolida os eventos a serem realizados no ano subsequente ao de sua
elaboração, visando ao melhor planejamento das ações e recursos orçamentários, contendo,
no mínimo:
a) nome do evento;
b) descrição;
c) quantidade estimada de participantes;
d) local de realização, se houver; e
e) data e período de duração estimados;
VII - projeto básico de eventos: documento elaborado pela unidade solicitante com
as informações relacionadas ao evento, contendo, no mínimo:
a) nome e descrição do evento;
b) justificativa;
c) público participante;
d) local, data e período de realização do evento;
e) programação; e
f) especificação dos serviços a serem prestados ou itens a serem fornecidos;
VIII - termo de recebimento provisório: documento onde consta a avaliação dos
itens ou serviços contratados, vinculando-os aos respectivos documentos comprobatórios
acerca da realização do evento;
IX - termo de recebimento definitivo: documento enviado à contratada informando
que os serviços prestados ou os itens fornecidos foram devidamente avaliados e atenderam
aos requisitos e critérios de aceitação;
X - instrumento de medição de resultado: documento onde consta, em bases
compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de
qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento; e
XI - planilha de itens e serviços: relação de itens e serviços contratados, com
quantitativos determinados no termo de referência elaborado pela administração e preços
definidos no processo licitatório.
CAPÍTULO II
DA CLASSIFICAÇÃO E PLANEJAMENTO DOS EVENTOS
Art. 3º Os eventos serão classificados conforme a quantidade de participantes em:
I - pequeno porte: até cinquenta participantes;
II - médio porte: acima de cinquenta e até cento e cinquenta participantes; ou
III - grande porte: acima de cento e cinquenta participantes.
Art. 4º As unidades solicitantes deverão enviar à Secretaria de Serviços
Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos o calendário de
eventos até quinze de dezembro de cada ano.
Art. 5º A unidade solicitante deverá, ao efetuar o pedido do evento, especificar a
demanda no projeto básico de eventos, onde deverá constar a análise prévia dos serviços e
itens necessários.
Parágrafo único. A análise prévia dos serviços e itens de que trata o caput deverá
ser realizada com base na análise da planilha de itens e serviços devendo ser considerado o
saldo contratual e a estimativa de gastos.
Art. 6º O evento deverá ocorrer prioritariamente nas instalações sob gestão do
Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, ou de outro órgão ou entidade
pública que atenda às especificidades do evento, salvo nos casos de comprovada
indisponibilidade ou inviabilidade técnica.
Art. 7º A proposta de confecção de materiais gráficos a serem utilizados
durante o evento deverá ser submetida previamente à unidade de comunicação social do
Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos para avaliação da identidade
visual.
Parágrafo único. Os arquivos necessários à produção do material gráfico de que
trata o caput serão encaminhados à contratada pelo fiscal técnico, devendo ser observado o
prazo de que trata o § 3º do art. 9º.
CAPÍTULO III
DO PEDIDO DO EVENTO
Art. 8º O pedido do evento deverá ser autorizado pelas chefias de gabinete:
I - do Gabinete da autoridade máxima do Ministério da Gestão e da Inovação em
Serviços Públicos;
II - da Secretaria-Executiva do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos; e
III - dos órgãos específicos singulares do Ministério da Gestão e da Inovação em
Serviços Públicos.
Parágrafo único. O pedido de evento no âmbito dos órgãos que não possuem
chefia de gabinete deverá ser autorizado pelas respectivas autoridades máximas.
Art. 9º O pedido de evento previsto no calendário de eventos deverá ser
encaminhado pela unidade solicitante, responsável pela elaboração do projeto básico de
eventos, ao respectivo fiscal setorial.
§ 1º O fiscal setorial aprovará o projeto básico de eventos, atestará a necessidade
de sua realização e o submeterá à apreciação da autoridade responsável pela autorização da
contratação, prevista no art. 8º.
§ 2º Após a autorização de que trata o § 1º, o processo deverá ser submetido à
Secretaria de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços
Públicos, observando os prazos mínimos, a contar da data prevista para o início do evento:
I - quinze dias úteis para eventos de pequeno porte;
II - vinte dias úteis para eventos de médio porte; e
III - trinta úteis dias para eventos de grande porte.
§ 3º Na hipótese de o evento necessitar de confecção de material gráfico, os prazos
previstos no § 2º serão acrescidos de cinco dias úteis.
§ 4º O pedido de evento constante no calendário de eventos terá preferência sobre
aqueles não previstos previamente, quando houver restrição do saldo contratual.
Art. 10. O pedido apresentado fora dos prazos de que trata o § 2º do art. 9º será
submetido ao Secretário-Adjunto dos órgãos específicos singulares, para aprovação
excepcional, mediante justificativa.
Parágrafo único. Os pedidos de aprovação excepcional das unidades solicitantes dos
órgãos de assistência direta e imediata serão submetidos à chefia de gabinete da autoridade
máxima do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, mediante justificativa.
Art. 11. Caso necessário o cancelamento do pedido de evento, a solicitação
deverá ser encaminhada ao fiscal técnico pelo agente público de que trata o art. 8º, em até
três dias úteis antes da data prevista para a realização do evento, mediante justificativa.
Parágrafo único. O pedido de cancelamento de evento encaminhado fora do prazo
previsto no caput ensejará à unidade solicitante a obrigação de ressarcir as despesas
devidamente comprovadas pela contratada.
Art. 12. Caberá ao fiscal técnico avaliar se os itens ou serviços solicitados no projeto
básico de eventos estão de acordo com a planilha de itens e serviços que serão contratados,
admitida a realização de ajustes naquele documento, visando ao melhor aproveitamento dos
recursos, inclusive para fins de controle de saldo contratual.
Parágrafo único. A realização de ajustes de que trata o caput, pela unidade solicitante,
deverá considerar a estimativa de gastos com o evento informada pelo fiscal técnico.
Art. 13. O fiscal setorial da unidade solicitante deverá justificar a necessidade do
fornecimento de alimentação no evento, observando, entre outros critérios relevantes, os seguintes:
I - duração;
II - público participante; e
III - resultados esperados.
CAPÍTULO IV
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 14. Compete ao gestor do contrato:
I - zelar pelo cumprimento do contrato celebrado entre o Ministério da Gestão e da
Inovação em Serviços Públicos e a contratada para a realização do evento;
II - consolidar o calendário de eventos de que trata o art. 4º, a partir das
informações das unidades solicitantes;
III - gerir o saldo contratual para os eventos previstos no calendário, bem como a
disponibilidade orçamentária junto à unidade de orçamento, finanças e contabilidade da
Secretaria de Serviços Compartilhados;
IV - manter o controle do saldo e dos itens utilizados no contrato, com valores
atualizados, sempre que possível;
V - comunicar à contratada toda e qualquer ocorrência relacionada à execução do contrato;
VI - convocar a contratada, quando necessário, para reuniões de planejamento,
organização ou ajustes;
VII - preencher e assinar as ordens de serviço sempre que a solicitação do fiscal
setorial estiver de acordo com o projeto básico de eventos, com o orçamento disponível e com
o contrato firmado com a contratada;
VIII - encaminhar as ordens de serviço à contratada;
IX - verificar a regularidade documental dos processos de eventos desde o pedido
até o envio da nota fiscal para pagamento;
X - comunicar e diligenciar ao fiscal setorial as divergências encontradas na
instrução do processo, quando necessário;
XI - elaborar o termo de recebimento definitivo dos serviços, encaminhá-lo à
contratada e solicitar emissão de nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente;
XII - conferir e emitir ateste da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente;
XIII - efetuar o lançamento da nota fiscal ou instrumento equivalente no
Contratos.gov.br, nos termos do art. 22; e
XIV - encaminhar o processo à unidade responsável pela emissão da ordem bancária.
Art. 15. Compete ao fiscal técnico:
I - coordenar e orientar os fiscais setoriais, no papel de representante da unidade
demandante junto ao evento, especialmente quando demandado, na elaboração dos
documentos e registros necessários para instrução processual ou durante a prestação dos
serviços contratados;
II - fazer a análise prévia da conformidade dos itens demandados e aprovar a
disponibilidade de saldo contratual;
III - realizar o preenchimento do instrumento de medição de resultado, a partir da
análise do termo de recebimento provisório e demais documentos, aferindo os níveis de
qualidade da prestação do serviço e as respectivas adequações de pagamento, se for o caso; e
IV - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informações
pertinentes às suas competências.
Art. 16. Compete ao fiscal setorial:
I - aprovar e encaminhar o projeto básico de eventos para autorização pelas
autoridades de que trata o art. 8º;
II - solicitar ao fiscal técnico a convocação da contratada para reuniões de
planejamento, organização ou ajustes, quando necessário;
III - analisar e apresentar manifestação acerca da necessidade de adequação da
proposta inicial de prestação de serviço apresentada pela contratada ao fiscal técnico, quando
for o caso;
IV - fiscalizar o local da realização do evento, realizando os registros fotográficos
necessários para subsidiar a elaboração do termo de recebimento provisório;
V - controlar todos os itens solicitados e registrar as informações, fotos e
documentos necessários para comprovar a quantidade e qualidade dos serviços prestados;
VI - conferir o público participante do evento, conforme a lista de presença, com o
serviço de alimentação fornecido, quando for o caso;
VII - controlar, nos casos de demandas de transporte, as horas de serviços
prestados e os quilômetros percorridos;
VIII - controlar os itens que necessitem de cálculo de metragem, horas trabalhadas
ou outros elementos quantificáveis, nos termos das cláusulas contratuais;
IX - zelar pela preservação documental referente à solicitação da demanda;
X - cumprir os prazos estabelecidos nesta Portaria, apresentando previamente a
devida justificativa nos casos excepcionais de descumprimento;
XI - zelar pela contratação dos itens e serviços previstos no contrato, necessários à
realização do evento;
XII - recusar qualquer serviço prestado fora das especificações estabelecidas;
XIII - informar ao fiscal técnico toda e qualquer irregularidade relativa à execução
dos serviços durante a realização do evento;
XIV - fornecer informações a respeito da execução dos serviços para subsidiar o
fiscal técnico na aplicação do Instrumento de Medição de Resultado nos pagamentos devidos à
contratada; e
XV - realizar o recebimento provisório do objeto do contrato, mediante elaboração
de termo de recebimento provisório.
Art. 17. É vedado ao fiscal setorial:
I - autorizar novas despesas ou qualquer aumento de quantitativo dos itens
demandados, diretamente à contratada; e
II - ausentar-se do evento, salvo por motivo justificável.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso II, o fiscal setorial deverá comunicar ao
substituto, que atuará no evento.
CAPÍTULO V
DAS AUTORIZAÇÕES
Art. 18. A competência para autorização da realização de evento será do:
I - gestor do contrato para a realização de eventos com valores até R$ 50.000,00
(cinquenta mil reais); e
II - Secretário Adjunto de Serviços Compartilhados para a realização de eventos
com valores acima de R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais).