DOU 30/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 83, terça-feira, 30 de abril de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
9.6.2 Como alternativa ao subitem 9.6.1, as agências poderão apresentar,
conjuntamente, estudo prévio sobre os meios, praças e veículos para os quais será possível ou
não a obtenção do relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente.
9.6.3 O estudo de que trata o subitem 9.6.2 levará em conta os meios, praças
e veículos habitualmente programados nos esforços de comunicação da SECOM/PR, bem
como as empresas e tecnologias disponíveis no mercado, com vistas à realização de
negociação global entre as partes.
9.6.4 O relatório de checagem e/ou o estudo serão inseridos no processo da
ação de publicidade e no processo específico no SEI para o acompanhamento da
execução contratual.
9.6.5 O resultado da negociação global entre as partes prevista no subitem 9.6.3
vigerá para os Planos de Mídia que vierem a ser aprovados em até 12 (doze) meses após a
referida negociação global. Antes do término desse prazo, as agências poderão apresentar
novo estudo, que vigerá durante os 12 (doze) meses seguintes e assim sucessivamente.
9.6.6 Se fato superveniente alterar significativamente as análises e conclusões
do estudo mencionado no subitem 9.6.2, a SECOM/PR solicitará novo estudo às agências
e, em decorrência, poderá realizar nova negociação global e determinar seu novo período
de vigência.
9.7 DA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE RESULTADOS DA CAMPANHA
9.7.1 O Relatório de Resultados da Campanha deve conter o detalhamento
das veiculações realizadas, bem como o comparativo entre o(s) Plano(s) de Mídia
veiculado(s) e a estratégia prevista inicialmente, por meios.
9.7.2 No Relatório deve ser possível identificar se o planejamento previsto
incialmente foi integralmente executado, bem como o detalhamento das alterações que
houve entre as versões inicial e final do Plano de Mídia.
9.7.3 O Relatório de Resultados deve apresentar ainda a conclusão da agência
acerca da veiculação realizada e os resultados alcançados.
9.7.4 A agência deverá cumprir os seguintes prazos estabelecidos para apresentação
de resultados de campanhas:
I - relatório de resultados de toda a ação - offline e online - até 30 dias após
o término da última veiculação;
II - entrega de dashboard (painel de acompanhamento do desempenho) -
online: 3 a 5 dias úteis, de acordo com a complexidade da campanha; e
III - relatório de resultados online: 8 dias úteis após o término da última veiculação.
9.7.5 A versão final do Plano de Mídia se dará após o término da campanha e
quando houver a comprovação de veiculação, bem como o processo de pagamento realizado.
9.8 DO ENVIO PARA LIQUIDAÇÃO DAS DESPESAS
9.8.1 Para instruir análise da documentação com vistas à liquidação de
despesa, o ato de autorização dos Planos de Mídia deverá conter as seguintes
informações:
I - nome de fantasia;
II - nome empresarial e CNPJ dos veículos e/ou dos fornecedores de formas
inovadoras de comunicação;
III - forma de compra e quantidade;
IV - formatos;
V - descrição dos valores negociados (art. 15 da Lei nº 12.232/2010); e
VI - relação de meios, praças e veículos/fornecedores.
9.8.2 O ato de autorização conterá declaração de que o Plano de Mídia foi
aprovado com base nas tabelas de preço ou de acordo com o modelo de negócio e as
respectivas negociações promovidas pela SECOM/PR e de que foi conferida pelo Núcleo
de Mídia.
9.8.3 No caso de ocorrência de "não encaixes", falhas e alterações para
pagamento,
deverá
ser observada
a
versão
atualizada
do(s) Plano(s)
de
Mídia,
disponível(is) no SecomWeb.
9.8.4 Caso ocorra divergência entre o ato de autorização de mídia e a
documentação do veículo/fornecedor, a(s) agência(s) encaminhará(ão) justificativas à área
técnica 
responsável 
pela 
mídia 
para 
avaliação 
e 
aprovação, 
com 
posterior
encaminhamento à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas.
10. DO RECEBIMENTO DE MATERIAL PUBLICITÁRIO
10.1 O material publicitário que
envolva controle de estoque será
encaminhado pelas agências à SECOM/PR, por meio de Nota Fiscal, e seu recebimento e
guarda estará a cargo da SPP.
10.1.1 Os documentos de entrega deverão conter a especificação e a
quantidade do material.
10.1.2 O material entregue será recebido por servidor do Departamento
responsável pela condução da ação de comunicação publicitária, mediante a
apresentação da nota fiscal ou outro documento equivalente que comprove a entrega,
com assinatura de ateste de recebimento e declaração de conferência do material
recebido.
10.1.3 No caso de o material ser entregue em unidade distinta da SECOM/PR,
o responsável pelo recebimento deverá encaminhar para a agência executora a nota
fiscal ou documento equivalente comprobatório do recebimento, com manifestação sobre
sua regularidade.
10.2 Os materiais de utilização imediata pela área demandante e os que
tenham endereçamento previamente definido serão
entregues pela agência ao
destinatário determinado pela SPP e deverão ser recebidos por servidor devidamente
identificado, que atestará seu recebimento no documento comprobatório.
10.2.1 Nos casos em que o material for destinado à veiculação, poderá ser
entregue diretamente aos veículos constantes no Plano de Mídia autorizado.
10.2.2 A agência executora será responsável pelo encaminhamento das notas
fiscais e comprovantes de entrega à SPP.
10.3 No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade
do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material entregue e o que foi
contratado, mediante consulta à SPP, se necessário.
10.3.1 A divergência entre o material contratado e o entregue não impede
seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de imediato, que a diferença não traz
prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem ônus.
10.3.1.1 Nesse caso, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do
comprovante de entrega a não conformidade do material.
10.4 Os comprovantes de entrega de material recebido pelos Departamentos
da SPP, responsáveis pela condução da ação de comunicação publicitária serão juntados
ao processo correspondente.
10.5 A SPP deverá manter registro formal de controle dos recebimentos
efetuados na SECOM/PR, da distribuição e do estoque dos materiais recebidos, do qual
devem constar a descrição, a quantidade, a origem e a destinação.
11. DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
11.1 A liquidação de despesa consiste na verificação do direito adquirido pelas
Contratadas, com base na verificação conjunta a ser realizada pela área de conformidade
documental e pelo ateste do Gestor, a fim de viabilizar a autorização do pagamento por
parte do Ordenador de Despesas.
11.2 Na emissão da documentação fiscal, a(s) agência(s) orientará(ão) os
fornecedores e veículos a observarem:
I - quanto à produção: além da documentação de faturamento, deverá ser
emitida nota de simples remessa ou recibo para cada entrega, quando se tratar de
produto entregue em parcelas; e
II - quanto à veiculação/execução de formas inovadoras de comunicação:
a) a documentação fiscal do veículo/fornecedor deverá, preferencialmente,
registrar prazo de pagamento contra apresentação, sem estabelecer vencimento;
b) na documentação fiscal do veículo/fornecedor, deverá ser discriminado o
número do Pedido de Inserção (PI) ou documento equivalente da agência e o valor
faturado a receber pela veiculação/execução contratada, com a discriminação do valor
correspondente ao desconto de agência, quando couber; e
c) as notas fiscais/faturas que constarem outras informações além do número
do PI estarão sujeitas à devolução, caso seja verificado inconsistência nos dados.
11.3 No caso de veiculações divergentes das autorizadas no PI, que gerem alterações
de valores, a(s)agência(s) deverá(ão) encaminhar documento intitulado "pós-veiculado", que
representa um espelho do PI contendo as inserções efetivamente realizadas.
11.4 À
área responsável
pela conformidade
documental, necessária
à
liquidação de despesas, caberá o recebimento e o exame da documentação digital de
cobrança, isto é, da nota fiscal emitida pela agência em valor correspondente aos bens
ou serviços executados por fornecedores ou veículos e à remuneração a ela devida, se
houver, acompanhada da documentação fiscal/fatura do fornecedor ou do veículo, do PI
ou de documento equivalente, do documento de comprovação de execução do serviço
ou da veiculação e do comprovante de entrega, quando couber.
11.5 Deverá ser observado o disposto no art.16 da Instrução Normativa RFB nº
1.234, de 11 de janeiro de 2012, na emissão de documento de cobrança a ser encaminhado
à SECOM/PR pela(s) agência(s).
11.6 As notas fiscais emitidas pela(s) agência(s) devem conter a seguinte
declaração, assinada por funcionário da agência responsável pela documentação:
"Atestamos que todos os produtos/serviços descritos no presente documento,
prestados por fornecedores de serviços especializados e/ou por veículos de comunicação,
foram entregues/realizados conforme autorizados pela SECOM, sendo observados ainda os
procedimentos previstos no contrato quanto à regularidade de contratação e de
comprovação de execução.".
11.7 Na análise da documentação necessária à liquidação de despesas, a área
responsável pela conformidade documental deverá observar o cumprimento das providências
a cargo da agência responsável pela ação quanto à apresentação dos documentos de
cobrança e respectivos comprovantes de execução dos serviços relativos:
I - aos honorários da agência referentes à intermediação e supervisão de
serviços especializados prestados por fornecedores;
II - à produção e execução externa dos serviços especializados prestados por
fornecedores;
III - ao planejamento e execução de pesquisas e de outros instrumentos de
avaliação e de geração de conhecimento sobre o mercado, o público-alvo, os meios e veículos
de comunicação e divulgação nos quais serão difundidas as peças e ações publicitárias;
IV - à criação e ao desenvolvimento de formas inovadoras de comunicação
publicitária destinadas a expandir os efeitos das mensagens, em consonância com novas
tecnologias; e
V - à veiculação, nesse caso, acrescidos da demonstração do valor devido ao
veículo, dos correspondentes PI e, sempre que possível, do respectivo relatório de
checagem a cargo de empresa independente.
11.8 No processamento da liquidação de despesas, a área responsável deverá
ter em conta que os pagamentos serão feitos, fora o mês de produção, veiculação ou
execução do serviço, em até 30 (trinta) dias após a apresentação da documentação a que
se refere o subitem 11.4.
11.9 Os documentos fiscais emitidos pela(s) agência(s) e pelo(s) fornecedor(es)
e/ou veículo(s), o documento de comprovação de execução do serviço e o comprovante
de
entrega, quando
couber, depois
de
verificados pela
área responsável
pela
conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, serão juntados ao
processo de liquidação e pagamento no SUPER.
11.10 No tocante à comprovação de veiculação, a(s) agência(s) deve(m)
apresentar, conforme cada meio de divulgação e sem ônus para a SECOM/PR, os
seguintes comprovantes:
I - revista: exemplar original;
II - jornal: exemplar ou folha - caderno contendo 4 (quatro) páginas - com o
anúncio, da qual devem constar as informações sobre período ou data de circulação,
nome do Jornal e praça; e
III - demais meios: relatório de checagem de veiculação, a cargo de empresa
independente, se não restar demonstrada perante a SECOM/PR a impossibilidade de fazê-
lo, nos termos do(s) contrato(s)que firmou com a(s) agência(s) de propaganda e do
subitem 9.6 deste Manual.
11.10.1 Nos casos em que não constar no comprovante de que trata o inciso
"II" do subitem 11.10 o nome da cidade de veiculação, deverá ser juntado ao processo
consulta do MidiaCad, ou sistema que o substitua, demonstrando que a cidade da
veiculação foi verificada no momento da aprovação do cadastro do veículo.
11.11 Nos casos em que restar demonstrada, nos termos do(s) contrato(s)
firmado(s) pela SECOM/PR com a(s)agência(s) de propaganda, a impossibilidade de obter
o relatório de checagem, a cargo de empresa independente, a(s) agência(s) deverá(ão)
apresentar:
I - TV, rádio e cinema: documento usualmente emitido pelo veículo (mapa ou
comprovante de veiculação ou inserção ou irradiação e similares), do qual deve constar,
pelo menos, identificação do veículo, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem
da peça, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação, praça de
veiculação quando esta for diferente da sede do veículo, juntamente com a declaração
de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa
que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ
da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração, local,
data, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação;
I.1. como alternativa, a declaração prevista no inciso I do subitem 11.11, poderá
figurar na frente ou no verso desse documento, mediante impressão eletrônica ou carimbo,
desde que contenha, pelo menos, as informações previstas no inciso I do subitem 11.11.
II - Mídia Exterior:
II.1. mídia Out Of Home: relatório de exibição fornecido pela empresa que
veiculou a peça, de que devem constar as fotos, período de veiculação, local e nome da
campanha, datado e assinado, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do
art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da
qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo,
CPF e assinatura do responsável pela declaração;
II.1.1. Nos casos de Outdoor ou Outdoor social o relatório deve conter a
geolocalização (latitude e longitude) dos endereços e as fotos devem ser do início e do fim da
campanha e realizadas em ângulo aberto, de modo a apresentar referenciais da localidade.
II.2. mídia digital Out Of Home: relatório de exibição, datado e assinado,
fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar fotos por
amostragem de, no mínimo 20% dos monitores/displays programados, identificação do
local da veiculação, quantidade de inserções, nome da campanha ou peça veiculada,
secundagem da peça, período de veiculação, a companhado de declaração de execução,
sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou
a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa,
nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração;
II.3. veículos de som: relatório de veiculação, datado e assinado, fornecido pela
empresa que veiculou a peça, com relatório de GPS e fotos de todos os veículos contratados
com imagem de fundo que comprove a cidade em que a ação foi realizada, acompanhado de
declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela
empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e
CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração. Além
disso, deverá ser encaminhada filmagem de aproximadamente 1 (um) minuto, de pelo menos
30% do total de veículos contratados. O vídeo deve conter imagens dos veículos de som,
onde seja possível identificar nome da campanha, áudio da peça veiculada e local popular,
que comprove a cidade onde foi realizada a veiculação.
III - internet: relatório de
gerenciamento fornecido por empresas de
tecnologia e/ou relatório de veiculação emitido, sob as penas do art. 299 do Código
Penal Brasileiro, pela empresa que veiculou a peça.
11.11.1 As formas de comprovação de veiculação não previstas nos incisos I,
II e III do subitem 11.11 serão estabelecidas formalmente pela SECOM/PR, antes da
autorização do respectivo Plano de Mídia.
11.11.2 No tocante à comprovação de execução de formas inovadoras de
comunicação, a(s) agência(s)deve(m) apresentar, sem ônus para a SECOM/PR, documento
usualmente emitido pelo fornecedor de formas inovadoras de comunicação, do qual deve
constar, pelo menos, identificação do fornecedor, nome completo, CPF e assinatura do
responsável, local, data, nome da campanha e descrição/características do serviço executado,
tais como: conteúdo distribuído, formatos, dinâmicas, quantidade, nome do canal (quando for
o caso), dia e horário da execução, praça de execução, dentre outros.

                            

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