DOU 30/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 83, terça-feira, 30 de abril de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
11.12 A documentação de cobrança referente ao subitem 11.4 deverá ser
encaminhada pelas agências à SECOM/PR somente no formato digital, por meio do
upload dos arquivos como anexos das respectivas notas fiscais no SecomWeb.
11.12.1 Na digitalização da documentação de cobrança, a(s) agência(s) deverá(ão)
observar os seguintes padrões:
I - Nome do arquivo: NF (nº da NF) (nome da agência) - Exemplo: NF_10000_AGÊNCIA; e
II - Formato e tamanho do arquivo: formato PDF (navegável) com no máximo 50MB.
11.12.1.1 Caso o tamanho do arquivo seja maior que 50 MB deverá ser
desmembrado em dois ou mais arquivos.
11.12.1.2 Aos arquivos desmembrados deve ser acrescentada a terminologia
"parte 1 de X", conforme o caso. Exemplo: "NF_10000_AGÊNCIA_parte 1 de 2" e
"NF_10000_AGÊNCIA_parte 2 de 2".
11.12.2 Nos arquivos encaminhados, os documentos de cobrança devem
seguir a seguinte ordem:
I - NF da agência e seus anexos, cartas de correção ou glosa, quando houver;
II - NF/fatura do fornecedor ou veículo e seus anexos, cartas de correção ou
glosa, declaração optante pelo Simples Nacional, quando houver;
III - documento de comprovação de execução do serviço ou da veiculação e
do comprovante de entrega, quando couber.
III1 - Nos casos de veiculação nos meios jornais e revistas, deverão ser
incluídas fotos da capa e da página com o anúncio. A foto deverá ser feita com medição
(régua) nas bordas do anúncio, para que seja possível aferir o tamanho do anúncio
veiculado; e
IV - nos casos de veiculação/execução, o PI ou documento equivalente
autorizado e, quando couber, o pós-veiculado.
11.12.3 Nos casos de devolução dos documentos de cobrança, onde haja
necessidade de substituição, exclusão ou inclusão de algum documento, a(s) agência(s)
deverá(ão) gerar um novo arquivo com o mesmo nome acrescentando no final as
expressões V1, V2, V3, etc, conforme número de ajustes.
11.12.3.1 Os documentos de versões anteriores à última enviada serão
cancelados no SecomWeb.
11.13 A área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação
de despesas, deverá observar que a(s) agência(s):
I - não fará(ão) jus a nenhum ressarcimento dos custos internos dos serviços por
ela(s) executados nem das despesas referentes ao serviço de planejamento e execução de
pesquisas de pré-testes de campanha, peça e material publicitários por ela(s) executados; e
II - não fará(ão) jus a honorários ou a qualquer outra remuneração incidente
sobre os preços de serviços prestados por fornecedores referentes à produção e à execução
de peça e ou material cuja distribuição proporcione a ela(s) desconto de agência.
11.14 Na análise da documentação para liquidação de despesa, a área responsável
deverá obedecer a ordem cronológica das datas de exigibilidade das obrigações.
11.14.1 Na hipótese de devolução à(s) agência(s), a documentação será
considerada como não apresentada para fins de contagem de prazo para a liquidação de
despesa e pagamento.
11.15 Caso constate nos documentos de cobrança erro, irregularidade ou
circunstância que impeça a liquidação da despesa, a área responsável pela conformidade
para liquidação de despesas poderá devolvê-los à agência responsável, para as devidas
correções, ou encaminhá-los ao Fiscal do Contrato com sugestão de glosa do que for
considerada indevido, mediante manifestação das áreas intervenientes da S ECO M / P R ,
conforme o caso.
11.15.1 Na ocorrência de falhas diretas de veiculação, ou seja, nos casos em
que o valor unitário ficar explícito no Pedido de Inserção (PI), a(s) agência(s) emissora(s)
do PI apresentará(ão) à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas o
comprovante de veiculação e documento com a descrição das falhas e seus respectivos
valores para abatimento do preço negociado no planejamento de mídia.
11.15.2
Exigir-se-á
anuência
expressa da
área
técnica
responsável
da
SECOM/PR nos casos não previstos no subitem 11.15.1.
11.16 Após verificada a conformidade dos documentos, de acordo com os
subitens 11.2 a 11.15, a área responsável pela conformidade necessária à liquidação de
despesas os juntará ao processo específico no SUPER.
11.17 A área de responsável pela conformidade documental encaminhará
Ofício ao Fiscal do Contrato, informando da conformidade da documentação apresentada
pela(s) agência(s) e solicitará manifestação quanto à regularidade dos serviços
executados, constantes das notas fiscais/faturas.
11.18 A área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas
incluirá no processo minuta de despacho para ateste das notas fiscais/faturas, que será
disponibilizado através de "blocos de assinaturas" ao Fiscal e ao Gestor do Contrato, que se
estiverem de acordo, assinarão o despacho, atestando as notas fiscais/faturas.
11.18.1 Nos casos em que o Fiscal do Contrato observar erro ou circunstância
na documentação que impeça sua manifestação quanto à regularidade dos serviços
executados, retornará o processo à área de responsável pela conformidade documental
necessária à liquidação das despesas, solicitando devolução à contratada para os devidos
ajustes e/ou esclarecimentos que se fizerem necessários.
11.19 Após o ateste das notas fiscais/faturas, a área responsável pela conformidade
documental necessária à liquidação das despesas, registrará a data de ateste no SecomWeb, a
fim de estabelecer a ordem cronológica de pagamento prevista no subitem 12.7.
11.20 A área responsável pela conformidade documental, após a liquidação
das despesas realizada em conjunto com os Gestores, incluirá no processo minuta do
despacho (em bloco de assinatura) para que o Ordenador de Despesas, estando de
acordo, autorize o pagamento das despesas referentes à notas fiscais/faturas.
11.20.1 Após a autorização do pagamento das despesas, a área responsável
pela conformidade documental encaminhará o processo à área financeira da SECO M / P R
para que seja providenciado o devido pagamento.
12. DO PROCESSO DE PAGAMENTO
12.1 Após o recebimento do processo, a área orçamentária e financeira da
SECOM/PR procederá ao cálculo da retenção de tributos e contribuições, prevista na
Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, no Decreto nº 6.761/2009 e no Decreto nº
25.508/2005 SEF/DF para apurar o valor líquido a ser pago.
12.2 Apurado o valor líquido a ser pago, será feita a verificação da regularidade
fiscal e trabalhista da contratada, mediante consulta on-line no Sistema de Cadastramento
Unificado de Fornecedores - SICAF.
12.2.1 A regularidade pode, ainda, ser comprovada pela apresentação das
certidões comprobatórias, nos termos contratuais.
12.3 Verificada a regularidade fiscal e a inexistência de débitos trabalhistas da
contratada, os pagamentos serão cadastrados no Sistema Integrado de Administração Financeira
do Governo Federal - SIAFI de modo a gerar as respectivas Ordens Bancárias - OB.
12.4 Os documentos relativos ao crédito serão extraídos do SIAFI e anexados no
processo de pagamento, para análise e validação pelo servidor responsável pela
Conformidade de Registro de Gestão, que deverá observar o disposto nos artigos 6º a 11
da Instrução Normativa STN nº 6, de 31 de outubro de 2007.
12.5 Registrada a conformidade dos atos e fatos de gestão no SIAFI, será
emitido o registro e anexado ao processo de pagamento, sendo, em seguida, o processo
atribuído ao Gestor Financeiro da SECOM/PR.
12.5.1 O registro da conformidade no SIAFI deverá ser efetuado até o 3º dia útil
subsequente à emissão da Ordem Bancária.
12.6 Após análise do processo, o Gestor Financeiro assinará as Ordens
Bancárias no SIAFI, sinalizando ao Ordenador de Despesas que elas estão aptas para sua
assinatura no sistema.
12.6.1 As Ordens Bancárias assinadas no SIAFI pelo Ordenador de Despesas até
às 18h00 (horário de Brasília) serão creditadas na conta corrente da(s) agência(s) no dia
útil seguinte.
12.7 A ordem cronológica do pagamento terá como marco inicial a data de
ateste da nota fiscal pelo Gestor do Contrato, nos termos do art. 3º, §1º da Instrução
Normativa SEGES/MPDG nº 02/2016.
12.8 Efetuados os pagamentos, a área orçamentária e financeira da SECOM/PR
atualizará as informações da data do crédito e número da Ordem Bancária no SecomWeb
e encerrará o processo de pagamento no SUPER.
13 DO PAGAMENTO A FORNECEDORES E VEÍCULOS
13.1 Os pagamentos a veículos, pela divulgação de mensagens publicitárias, e a
fornecedores, por serviços especializados prestados, serão efetuados pela(s) agência(s) em
até 5 (cinco) dias úteis após a data do crédito registrado no SecomWeb.
13.1.1 A(s) agência(s) registrará(ão) no SecomWeb a data do pagamento, o
valor pago ao veículo/fornecedor, a cada nota fiscal, obedecido o prazo estabelecido no
subitem anterior, e anexará o comprovante de pagamento no SecomWeb.
13.2 A área orçamentária e financeira da SECOM/PR procederá à conferência
dos pagamentos da(s) agência(s) e dará ciência ao seu Diretor.
13.3 O não cumprimento do disposto nos subitens 13.1 e 13.1.1 ou a não
justificativa formal para o não pagamento no prazo estipulado poderá implicar aplicação de
sanções previstas em contrato e a suspensão de pagamentos das notas fiscais da(s)
agência(s), até que seja resolvida a pendência.
14. DA AVALIAÇÃO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO PUBLICITÁRIAS
14.1 A critério da SPP poderá ser solicitada a realização de pré-teste de solução
criativa em formato previamente acordado, conforme disposto no contrato com as
agências de propaganda.
14.1.1 Nas ações de publicidade com investimento superior a R$ 10.000.000,00
(dez milhões de reais), a(s) agência(s) responsável(eis) pela ação deverá(ão) realizar
pesquisa qualitativa (pré-teste), em formato previamente acordado com a SPP, para
verificação da eficácia e eficiência da proposta de solução criativa selecionada, bem como
para a identificação de eventuais ajustes.
14.1.2 Conforme disposto no art. 3º da Lei nº 12.232/2010, as pesquisas e
avaliações terão a finalidade específica de aferir o desenvolvimento estratégico, a criação
e a veiculação e de possibilitar a mensuração dos resultados das campanhas publicitárias
realizadas em decorrência da execução do contrato, sendo vedada a inclusão de matéria
estranha ou que não guarde pertinência temática com a ação de publicidade ou com o
objeto do contrato de prestação de serviços de publicidade.
14.1.3 Para realização de pesquisa qualitativa de pré-teste será considerado
como parâmetro o investimento inicialmente previsto para ação de publicidade. Não serão
considerados, portanto, aportes posteriores de recursos.
14.1.4 Em campanhas cujas temáticas tenham necessidade de uma estratégia
de comunicação ativa e se enquadrem como oportunidade (exemplo: imprevisibilidade do
tema, celeridade de ação, entre outras), reconhecidas no mercado como always on,
considerando as características deste tipo de ação e o prazo exíguo para produção e
execução, o pré-teste será dispensado.
14.1.5 Caso o pré-teste seja realizado, as informações de seu relatório,
elaborado por
instituto contratado pela(s)
agência(s) responsável(eis)
pela ação,
subsidiarão a elaboração do Relatório de Avaliação de pesquisa de Ações de Publicidade -
Pré-Teste, pelo servidor responsável pela condução da ação, que deverá ser aprovado pelo
Diretor do Departamento envolvido em sua execução.
14.2 Nas ações com investimento superior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de
reais), a SECOM/PR realizará pesquisa qualitativa de pós-teste, para avaliação da eficiência
e eficácia da ação de publicidade, por meio da(s) agência(s) responsável(eis) pela ação ou
dos institutos de pesquisas contratados.
14.2.1 Nas ações que contemplem a estratégia always on, previstas no subitem
14.1.4, também caracterizada pela variedade de temáticas, é obrigatório a realização de
pesquisa pós-teste nas temáticas que ultrapassarem a estimativa de R$ 10.000.000,00 (dez
milhões de reais).
14.2.2
As
informações
resultantes da
aplicação
desses
indicadores
de
desempenho subsidiarão a elaboração do formulário Relatório de Avaliação das Ações de
Publicidade, que será elaborado pelo(s) servidor(es) responsável(eis) pela condução da
Demanda, a ser aprovado pelos Diretores dos Departamentos envolvidos, relativo ao
conteúdo e à Mídia.
14.3 Nas ações com investimento superior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de
reais) será verificado o alcance e a frequência da mídia para avaliação da eficiência e
eficácia da solução de mídia desenvolvida para ação de publicidade.
15. DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DAS AGÊNCIAS DE PROPAGANDA
15.1 A SECOM/PR avaliará os serviços prestados pelas agências de propaganda,
conforme previsto no Art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR n° 1, de 19 de junho de
2023.
15.2 A avaliação será efetuada no formulário Avaliação de Desempenho de
Agência de Propaganda, a ser preenchido pelos Diretores das áreas que possuem
relacionamento com as agências de propaganda.
15.3 Os servidores que mantêm relacionamento com a agência avaliada devem
ser ouvidos antes do preenchimento do formulário.
15.4 Cópia do Formulário de Avaliação de Desempenho de Agência de
Propaganda deverá ser encaminhada aos gestores do contrato e ficará à disposição dos
órgãos de controle interno e externo.
15.5 Essa avaliação deverá ser considerada para:
I - apurar a necessidade de solicitar correções que visem melhorar a qualidade
dos serviços prestados pelas agências;
II - decidir sobre prorrogação de vigência ou rescisão contratual; e
III - fornecer declarações sobre o seu desempenho para servir de prova de
capacitação técnica em licitações, quando solicitado pela agência.
16. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO DE DEMANDA
16.1 Encerrados os procedimentos que lhes competem, os Departamentos da
SPP encaminharão os processos à CGPEC, manifestando a conformidade dos mesmos, para
juntada dos documentos.
16.2 Após a conclusão de todos os pagamentos, a CGPEC providenciará o
arquivamento e guarda dos processos pelo período de 5 (cinco) anos, manifestando
conformidade naquilo que lhe compete.
16.3 Os autos do processo de execução de Demanda autorizada que tenha sua
execução cancelada serão encaminhados à CGPEC, com despacho de arquivamento
exarado pelo Diretor de Departamento responsável pela Demanda.
16.4 A publicidade do resumo das campanhas será disponibilizada em sítio
online em até 30 dias após término de cada campanha, por meio de uma ficha-resumo,
assim como suas respectivas peças.
16.4.1 O modelo da ficha-resumo será apresentado formalmente pela SPP para
as agências contratadas.
APÊNDICE
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE AGÊNCIA DE PROPAGANDA
Apresentação
Este modelo de questionário de avaliação de desempenho de agências de
propaganda deve ser preenchido pelo dirigente da unidade administrativa incumbida da
gestão publicitária do anunciante ou por seu subordinado imediato, especializado na
gestão publicitária, caso em que é obrigatório o endosso do titular da unidade à avaliação,
apondo sua assinatura no campo próprio.
Apesar de a responsabilidade pelas informações prestadas pertencer apenas aos
dirigentes da unidade administrativa, recomenda-se que todo o pessoal participante do
relacionamento com a agência avaliada seja ouvido antes do preenchimento do questionário.
A avaliação semestral do desempenho das agências de propaganda contratadas
pelo anunciante atende ao disposto no art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de
2023.
De resto, o acompanhamento e fiscalização da execução de contratos firmados
por órgãos e entidades da administração pública é obrigação prevista no art. 117 da Lei nº
4.133, de 1º de abril de 2021.