DOMCE 01/08/2024 - Diário Oficial dos Municípios do Ceará

Ceará , 01 de Agosto de 2024 • Diário Oficial dos Municípios do Estado do Ceará • ANO XV | Nº 3515

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Relatórios de Supervisão: todos os estabelecimentos registrados no Serviço de Inspeção Municipal - SIM devem ser supervisionados no mínimo
anualmente pelo SIM. Para este procedimento devem ser utilizados os Relatórios de Supervisão que, posteriormente, devem ser arquivados em
ordem cronológica. Devem estar carimbados, assinados e rubricados em todas as páginas por todos os envolvidos na supervisão. Embora a
frequência mínima de supervisão seja anual, a critério do Coordenador, poderá ser realizada mais de uma visita técnica dentro deste período.

Relatório de Não Conformidade (RNC): os RNC devem ser registrados em documento específico e arquivados em ordem cronológica, onde devem
conter, no mínimo, o número do RNC, a data em que foi gerado, a principal não conformidade, o prazo para solução e o status. Os mesmos devem
estar carimbados e assinados pelo SIM e pelo responsável pela empresa. Após verificar a efetividade da ação corretiva, o fiscal deve finalizar o
documento no campo de verificação através de assinatura com a data. A numeração dos RNC deve seguir uma sequência única por empresa.

Plano de Ação: devem ser arquivados em ordem cronológica, onde os mesmos devem estar carimbados e assinados pela empresa.

Autos e termos emitidos: Os autos e demais documentos fiscais exarados devem estar íntegros, carimbados, assinados e arquivados em ordem
cronológica. Caso sejam objeto de procedimento administrativo e componham processo em tramitação, uma cópia deverá ser arquivada como
controle.

Controle de Formulação de Produtos: respeitando o programa de trabalho estabelecido pelo SIM no Programa de combate a fraude, os controles de
formulação de produtos efetuados pelo fiscal do SIM devem ser arquivados em ordem cronológica, carimbados, assinados e datados, informando a
RNC e/ou auto de infração/interdição/apreensão, quando houver não conformidades.

Controle de Aferição de Peso/Volume: respeitando o programa de trabalho estabelecido pelo SIM no Programa de combate a fraude, os controles de
aferição de peso/volume efetuados pelo fiscal do SIM, devem ser arquivados em ordem cronológica, carimbados, assinados e datados, informando a
RNC e/ou auto de infração/interdição/apreensão, quando houver não conformidades.

Registro de documentos extras: item destinado para arquivar os documentos gerais enviados pela empresa. Todos os documentos devem estar
assinados pelos responsáveis da empresa ou acompanhado da comprovação de envio.

- Procedimentos exclusivos para as atividades em Abatedouros:

Planilha de Inspeção ante mortem e post mortem: devem ser preenchidas a cada abate pelo fiscal do SIM sendo arquivadas mensalmente, em ordem
cronológica. As mesmas devem estar carimbadas e assinadas.

Laudos de Condenações de Carcaças: devem ser preenchidos a cada abate pelo fiscal do SIM, desde que houver condenações, com seus respectivos
julgamentos. Devem ser arquivados mensalmente, em ordem cronológica. Os mesmos devem estar carimbados e assinados.

Organização dos documentos exclusivos do S.I.M

Ofícios Expedidos
Todos os ofícios expedidos pelo SIM são discriminados em planilha específica, contendo o número e ano, a data, destinatário, assunto, assinatura do
responsável pela emissão e assinatura do responsável pelo recebimento. Os ofícios devem seguir uma numeração contínua, por ano, e após
encaminhados/protocolados, devem ser arquivados em ordem cronológica, em pasta específica.

Protocolo de Recebimento
Todos os documentos recebidos pelo SIM devem ser descritos em um livro específico, que deve conter o remetente, a discriminação do documento,
número, data, assinatura do responsável e local de armazenamento. Os documentos recebidos devem receber uma numeração contínua, conforme a
sequência do livro de protocolo e devem ser arquivados em pasta específica.

Registro de reuniões
Destinada para guardar as memórias das reuniões realizadas pelo SIM, ou que a equipe participou. O registro deve apresentar convocação, lista de
presença, relatório com fotos e/ou material utilizado. Estes devem estar carimbados e assinados e ser arquivados em ordem cronológica.

Registro de ações de combate à clandestinidade e educação sanitária
Destinada para arquivar as ações de combate à clandestinidade e educação sanitária realizadas pelo SIM. Os registros devem ser arquivados em
ordem cronológica e devem estar carimbados e assinados.

Compilação de dados
Pasta destinada para armazenamento das planilhas de compilação de dados do SIM, referente a registro de estabelecimentos, dados de produção da
empresa, registros de RNC, registros de autos, entre outros dados, as quais devem ser alimentadas de acordo com demanda específica, assinadas e
arquivadas em ordem cronológica.

Capacitação
Pasta destinada para armazenamento de certificados, declaração, listas de presença, registros fotográficos e demais comprovações de participação em
oficinas, cursos, capacitação interna e demais treinamentos realizados pela equipe do SIM.

Legislações
Destinada para arquivar legislações municipais de implantação e regulamentação do SIM, bem como demais lei e atos normativos que sirvam de
consulta e orientação na execução do Serviço de Inspeção.

Destinação de documentos
Alguns documentos têm valor temporário e outros permanentes e jamais devem ser eliminados. O valor do documento é determinado em função de
todas as suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades. Todos os documentos que possuem data de validade devem
ser atualizados quando esta expirar, sendo responsabilidade das empresas sua emissão ao órgão responsável (SIM). Os documentos devem ficar
arquivados num prazo mínimo de 5 (cinco) anos. Após este período, seu destino será analisado pelo órgão onde se encontram os documentos.