DOU 14/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 199, segunda-feira, 14 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
9.7.3 No caso de ocorrência de "não encaixes", falhas e alterações para
pagamento, deverá ser observada a versão atualizada do Plano de Mídia, disponível no SEI!.
9.7.4 Caso ocorra divergência entre o ato de autorização de mídia e a
documentação do veículo/fornecedor, a agência encaminhará justificativas à área técnica
responsável pela mídia para avaliação e aprovação, com posterior encaminhamento à área
responsável pela conformidade da liquidação de despesas.
10. DO RECEBIMENTO DE MATERIAL PUBLICITÁRIO
10.1 O material publicitário que envolva controle de estoque será encaminhado
pelas agências ao MCOM, por meio de Nota Fiscal, e seu recebimento e guarda estará a
cargo da ASCOM.
10.1.1 Os documentos de entrega deverão conter a especificação e a
quantidade do material.
10.1.2 O material entregue será recebido por servidor da ASCOM responsável
pela condução da ação de comunicação publicitária, mediante a apresentação da nota
fiscal ou outro documento equivalente que comprove a entrega, com assinatura de ateste
de recebimento e declaração de conferência do material recebido.
10.2 Os materiais de utilização imediata pela área demandante e os que
tenham endereçamento previamente definido serão
entregues pela agência ao
destinatário determinado pela ASCOM e deverão ser recebidos por servidor devidamente
identificado, que atestará seu recebimento no documento comprobatório.
10.2.1 Nos casos em que o material for destinado à veiculação, poderá ser
entregue diretamente aos veículos constantes no Plano de Mídia autorizado.
10.2.2 A agência executora será responsável pelo encaminhamento das notas
fiscais e comprovantes de entrega à ASCOM.
10.3 No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a
regularidade do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material
entregue e o que foi contratado, mediante consulta à ASCOM, se necessário.
10.3.1 A divergência entre o material contratado e o entregue não impede seu
recebimento, desde que seja possível avaliar, de imediato, que a diferença não traz
prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem ônus.
10.3.1.1 Nesse caso, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do
comprovante de entrega a não conformidade do material.
10.4 Os comprovantes de entrega
de material recebido pela ASCOM,
responsável pela condução da ação de comunicação publicitária serão juntados ao
processo correspondente.
10.5 A ASCOM deverá manter registro formal de controle dos recebimentos
efetuados no MCOM, da distribuição e do estoque dos materiais recebidos, do qual devem
constar a descrição, a quantidade, a origem e a destinação.
11. DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
11.1 A liquidação de despesa consiste na verificação do direito adquirido pelas
Contratadas, com base na verificação conjunta a ser realizada pela área de conformidade
documental e pelo ateste do Gestor, a fim de viabilizar a autorização do pagamento por
parte do Ordenador de Despesas.
11.2 Na emissão da documentação fiscal, a agência orientará os fornecedores
e veículos a observarem:
I - quanto à produção: além da documentação de faturamento, deverá ser
emitida nota de simples remessa ou recibo para cada entrega, quando se tratar de
produto entregue em parcelas; e
II - quanto à veiculação/execução de formas inovadoras de comunicação:
a) a documentação fiscal do veículo/fornecedor deverá, preferencialmente,
registrar prazo de pagamento contra apresentação, sem estabelecer vencimento;
b) na documentação fiscal do veículo/fornecedor, deverá ser discriminado o
número do Pedido de Inserção (PI) ou documento equivalente da agência e o valor
faturado a receber pela veiculação/execução contratada, com a discriminação do valor
correspondente ao desconto de agência, quando couber; e
c) as notas fiscais/faturas que constarem outras informações além do número
do PI estarão sujeitas à devolução, caso seja verificado inconsistência nos dados.
11.3 No caso de veiculações divergentes das autorizadas, que gerem alterações
de valores, a agência deverá encaminhar documento intitulado "pós-veiculado", que
representa um espelho do PI contendo as inserções efetivamente realizadas.
11.4 À área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação
de despesas, caberá o recebimento e o exame da documentação digital de cobrança, isto
é, da nota fiscal emitida pela agência em valor correspondente aos bens ou serviços
executados por fornecedores ou veículos e à remuneração a ela devida, se houver,
acompanhada da documentação fiscal/fatura do fornecedor ou do veículo, do PI ou de
documento equivalente, do documento de comprovação de execução do serviço ou da
veiculação e do comprovante de entrega, quando couber.
11.5 Deverá ser observado o disposto no art. 16 da Instrução Normativa RFB nº
1.234, de 11 de janeiro de 2012, na emissão de documento de cobrança a ser
encaminhado ao MCOM pela agência.
11.6 As notas fiscais emitidas pela agência devem conter a seguinte declaração,
assinada por funcionário da agência responsável pela documentação:
"Atestamos que todos os produtos/serviços descritos no presente documento,
prestados por fornecedores de serviços especializados e/ou por veículos de comunicação,
foram entregues/realizados conforme autorizados pelo MCOM, sendo observados ainda os
procedimentos previstos no contrato quanto à regularidade de contratação e de comprovação
de execução.".
11.7 Na análise da documentação necessária à liquidação de despesas, a área
responsável pela conformidade
documental deverá observar o
cumprimento das
providências a cargo da agência responsável pela ação quanto à apresentação dos
documentos de cobrança e respectivos comprovantes de execução dos serviços
relativos:
I - aos honorários da agência referentes à intermediação e supervisão de
serviços especializados prestados por fornecedores;
II - à produção e execução externa dos serviços especializados prestados por
fornecedores;
III - ao planejamento e execução de pesquisas e de outros instrumentos de
avaliação e de geração de conhecimento sobre o mercado, o público-alvo, os meios e
veículos de comunicação e divulgação nos quais serão difundidas as peças e ações
publicitárias;
IV - à criação e ao desenvolvimento de formas inovadoras de comunicação
publicitária destinadas a expandir os efeitos das mensagens, em consonância com novas
tecnologias; e
V - à veiculação, nesse caso, acrescidos da demonstração do valor devido ao veículo, dos
correspondentes PI e, sempre que possível, do respectivo relatório de checagem a cargo de empresa
independente.
11.8 No processamento da liquidação de despesas, a área responsável deverá
ter em conta que os pagamentos serão feitos, fora o mês de produção, veiculação ou
execução do serviço, em até 30 (trinta) dias após a apresentação da documentação a que
se refere o subitem 11.4.
11.9 Os documentos fiscais emitidos pela(s) agência(s) e pelo(s) fornecedor(es) e/ou
veículo(s), o documento de comprovação de execução do serviço e o comprovante de entrega,
quando couber, depois de verificados pela área responsável pela conformidade documental,
necessária à liquidação de despesas, serão juntados ao processo de liquidação e pagamento no SEI!.
11.19 Após o ateste das notas fiscais/faturas, a área responsável pela
conformidade documental necessária à liquidação das despesas, registrará a data de ateste no
SEI!, a fim de estabelecer a ordem cronológica de pagamento prevista no subitem 12.7.
11.20 A área responsável pela conformidade documental, após a liquidação das
despesas realizada em conjunto com os Gestores, incluirá no processo minuta do despacho (em
bloco de assinatura) para que o Ordenador de Despesas, estando de acordo, autorize o
pagamento das despesas referentes à notas fiscais/faturas.
11.20.1 Após a autorização do pagamento das despesas, a área responsável pela
conformidade documental encaminhará o processo à área financeira do MCOM para que seja
providenciado o devido pagamento.
12. DO PROCESSO DE PAGAMENTO
12.1 Após o recebimento do processo, a área orçamentária e financeira do MCOM
procederá ao cálculo da retenção de tributos e contribuições, prevista na Instrução Normativa
RFB nº 1.234, de 2012, no Decreto nº 6.761/2009 e no Decreto nº 25.508/2005 SEF/DF para
apurar o valor líquido a ser pago.
12.2 Apurado o valor líquido a ser pago, será feita a verificação da regularidade
fiscal e trabalhista da contratada, mediante consulta on-line no Sistema de Cadastramento
Unificado de Fornecedores - SICAF.
12.2.1 A regularidade pode, ainda, ser comprovada pela apresentação das
certidões comprobatórias, nos termos contratuais.
12.3 Verificada a regularidade fiscal e a inexistência de débitos trabalhistas da
contratada, os pagamentos serão cadastrados no Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal - SIAFI de modo a gerar as respectivas Ordens Bancárias -
OB.
12.4 Os documentos relativos ao crédito serão extraídos do SIAFI e anexados no
processo de pagamento, para análise e validação pelo servidor responsável pela Conformidade
de Registro de Gestão, que deverá observar o disposto nos arts. 6º a 11 da Instrução Normativa
STN nº 6, de 31 de outubro de 2007.
12.5 Registrada a conformidade dos atos e fatos de gestão no SIAFI, será emitido o registro e
anexado ao processo de pagamento, sendo, em seguida, o processo atribuído ao Gestor Financeiro do
M CO M .
12.5.1 O registro da conformidade no SIAFI deverá ser efetuado até o 3º dia útil
subsequente à emissão da Ordem Bancária.
12.6 Após análise do processo, o Gestor Financeiro assinará as Ordens Bancárias no
SIAFI, sinalizando ao Ordenador de Despesas que elas estão aptas para sua assinatura no
sistema.
12.6.1 As Ordens Bancárias assinadas no SIAFI pelo Ordenador de Despesas até às
18h00 (horário de Brasília) serão creditadas na conta corrente da(s) agência(s) no dia útil
seguinte.
12.7 A ordem cronológica do pagamento terá como marco inicial a data de ateste da nota fiscal
pelo Gestor do Contrato, nos termos do art. 3º, § 1º, da Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 02/2016.
12.8 Efetuados os pagamentos, a área orçamentária e financeira do MCOM atualizará as
informações da data do crédito e número da Ordem Bancária e encerrará o processo de pagamento
no SEI!.
13. DO PAGAMENTO A FORNECEDORES E VEÍCULOS
13.1 Os pagamentos a veículos, pela divulgação de mensagens publicitárias,  e a
fornecedores, por serviços especializados prestados, serão efetuados pela(s) agência(s) em até
5 (cinco) dias úteis após a data do crédito registrado no SEI!.
13.1.1 A(s) agência(s) registrará(ão) a data do pagamento via e-mail, o valor pago
ao veículo/fornecedor, a cada nota fiscal, obedecido o prazo estabelecido no subitem anterior,
e a área demandante anexará o comprovante de pagamento no SEI!.
13.2 A área orçamentária e financeira do MCOM procederá à conferência dos
pagamentos da(s) agência(s) e dará ciência ao seu Coordenador(a).
13.3 O não cumprimento do disposto nos subitens 13.1 e 13.1.1 ou a não
justificativa formal para o não pagamento no prazo estipulado poderá implicar aplicação de
sanções previstas em contrato e a suspensão de pagamentos das notas fiscais da(s) agência(s),
até que seja resolvida a pendência.
14. DA AVALIAÇÃO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO PUBLICITÁRIAS
14.1 A critério da Assessoria Especial de Comunicação Social, poderá ser solicitada
a realização de pré-teste de solução criativa em formato previamente acordado, conforme
disposto no contrato com as agências de propaganda.
14.1.1 Nas ações de publicidade com investimento superior a R$ 1.000.000,00 (um
milhão de reais), a(s) agência(s) responsável(eis) pela ação deverá(ão) realizar pesquisa
qualitativa (pré-teste), em formato previamente acordado com a ASCOM, para verificação da
eficácia e eficiência da proposta de solução criativa selecionada, bem como para a identificação
de eventuais ajustes.
14.1.2 Conforme disposto no art. 3º da Lei nº 12.232/2010, as pesquisas e
avaliações terão a finalidade específica de aferir o desenvolvimento estratégico, a criação e a
veiculação e de possibilitar a mensuração dos resultados das campanhas publicitárias
realizadas em decorrência da execução do contrato, sendo vedada a inclusão de matéria
estranha ou que não guarde pertinência temática com a ação de publicidade ou com o objeto
do contrato de prestação de serviços de publicidade.
14.1.3 Para realização de pesquisa qualitativa de pré-teste será considerado como
parâmetro o investimento inicialmente previsto para ação de publicidade. Não serão
considerados, portanto, aportes posteriores de recursos.
14.1.4 Em campanhas cujas temáticas tenham necessidade de uma estratégia de
comunicação ativa e se enquadrem como oportunidade (exemplo: imprevisibilidade do tema,
celeridade de ação, entre outras), reconhecidas no mercado, considerando as características
deste tipo de ação e o prazo exíguo para produção e execução, o pré-teste será dispensado.
14.1.5 Caso o pré-teste seja realizado, as informações de seu relatório, elaborado
por instituto contratado pela(s) agência(s) responsável(eis) pela ação, subsidiarão a elaboração
do Relatório de Avaliação de pesquisa de Ações de Publicidade - Pré-Teste, pelo servidor
responsável pela condução da ação, que deverá ser aprovado pelo Chefe da Assessoria Especial
de Comunicação Social envolvido em sua execução.
14.2 Nas ações com investimento superior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais)
será verificado o alcance e a frequência da mídia para avaliação da eficiência e eficácia da
solução de mídia desenvolvida para ação de publicidade.
15. DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DAS AGÊNCIAS DE PROPAGANDA
15.1 O MCOM avaliará os serviços prestados pelas agências de propaganda,
conforme previsto no art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 19 de junho de 2023.
15.2 A avaliação será efetuada no formulário Avaliação de Desempenho de Agência
de Propaganda, a ser preenchido pelo Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social e o(a)
Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social, que possuem relacionamento com as
agências de propaganda.
15.3 Os servidores que mantêm relacionamento com a agência avaliada devem ser
ouvidos antes do preenchimento do formulário.
15.4 Cópia do Formulário de Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda
deverá ser encaminhada aos gestores do contrato e ficará à disposição dos órgãos de controle
interno e externo.
15.5 Essa avaliação deverá ser considerada para:
I - apurar a necessidade de solicitar correções que visem melhorar a qualidade dos
serviços prestados pelas agências;
II - decidir sobre prorrogação de vigência ou rescisão contratual; e
III - fornecer declarações sobre o seu desempenho para servir de prova de
capacitação técnica em licitações, quando solicitado pela agência.
16. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO DE DEMANDA
16.1 Encerrados os procedimentos que lhes competem, a CGCS e a ASCOM
encaminharão os processos à CGOF, manifestando a conformidade dos mesmos, para juntada
dos documentos.
16.2 Após a conclusão de todos os pagamentos, a CGOF providenciará o
arquivamento e guarda dos processos pelo período de 5 (cinco) anos, manifestando
conformidade naquilo que lhe compete.
16.3 Os autos do processo de execução de Demanda autorizada que tenha sua
execução cancelada serão encaminhados à CGOF, com despacho de arquivamento exarado
pelo responsável pela Demanda.
16.4 A publicidade do resumo das campanhas será disponibilizada em sítio online
em até 30 dias após término de cada campanha, por meio de uma ficha-resumo, assim como
suas respectivas peças.
16.4.1 O modelo da ficha-resumo será apresentado formalmente pela ASCOM para
as agências contratadas.
17. DISPOSIÇÕES FINAIS
17.1 Este manual deverá ser alterado sempre que observada a necessidade por
ocasião de modificações nos procedimentos de execução dos serviços de publicidade.
17.2 As áreas poderão propor melhorias de modo a detalhar os procedimentos
estabelecidos.
17.3 Este manual vincula o Ministério das Comunicações e a empresa contratada
para a prestação de serviços de publicidade.

                            

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