DOU 21/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 204, segunda-feira, 21 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
3.7. Processo de Execução: processo a ser aberto no sistema SEI! correspondente a cada ação de comunicação institucional, devendo ser instruído com os seguintes documentos:
1) Atos da OS; 2) Prestação de Contas e Índice de Medição de Serviço - IMS.
3.8. Processo de Liquidação: processo aberto no SEI! por meio do qual são formalizadas as ações pertinentes ao pagamento de notas fiscais.
4. DISPOSIÇÕES GERAIS
4.1. Constituem serviços de comunicação institucional, para fins deste Manual, os serviços integrantes do escopo do objeto do contrato firmado pelo MCOM com empresa
prestadora de serviços de comunicação institucional, observado o disposto no art. 20-B, da Lei nº 12.232, de 29 de abril de 2010.
4.2. O contrato de comunicação institucional será executado em observância aos ditames legais aplicáveis à Administração Pública, especialmente no que dispõe a Lei de
Licitações e Contratos Administrativos.
4.3. Para fins de desenvolvimento dos procedimentos dispostos neste Manual, deve-se considerar os conceitos trazidos pela Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 19 de junho
de 2023, para as áreas de relação com a imprensa e de relações públicas ou outro documento que o substitua.
4.4. Os procedimentos estabelecidos neste Manual serão coordenados e conduzidos pela área responsável pela comunicação do MCOM.
4.5. Para o acompanhamento da execução dos contratos de comunicação institucional, serão designados servidores para ocupar os encargos de Gestor de Contrato e Fiscal de
Contrato, conforme disposições da Lei de Licitações e Contratos Administrativos e dos arts. 39 e 40 da Instrução Normativa SEGES/MP nº 5, de 26 de maio de 2017.
4.5.1 É importante que os servidores designados para realizar a gestão e a fiscalização do contrato tenham conhecimento acerca do objeto contratado, e seus aspectos técnicos
e sobre os normativos e sobre as diretrizes que regem as contratações públicas.
4.5.2 Os servidores indicados para o encargo de Gestor e Fiscal de Contrato, devem, caso observem a necessidade, expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações
técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições e, se for o caso, solicitar que seja providenciada sua capacitação para o perfeito cumprimento do
encargo, tendo por parâmetro a natureza e complexidade do objeto.
4.6. Os procedimentos relacionados à instrução dos atos relativos à execução das demandas das ações de comunicação serão iniciados e formalizados por meio de processo
administrativo, o qual será denominado "Processo de Execução".
4.7. Os procedimentos pertinentes à execução das demandas, de que tratam os subitens 5 e 6, serão realizados no Sistema SEI!.
4.8. O trâmite da OS no SEI! obedecerá as seguintes etapas:
I - Inclusão da OS: o Fiscal Técnico, abrirá a OS no Sistema, preenchendo os campos com as informações necessárias à execução, conforme detalhado no item 5.2;
II - Autorização da OS: O Gestor do Contrato analisa a demanda e as informações registradas pelo Fiscal Técnico e estando de acordo, autoriza a sua execução;
III - Execução da demanda: a contratada formaliza o aceite da demanda em Sistema e inicia a execução dos serviços, nos termos estabelecidos na OS;
IV - Prestação de contas: a contratada, ao concluir a execução da demanda com a entrega dos produtos contratados, prepara e insere no SEI! a documentação comprobatória
dos serviços realizados e submete para análise e aprovação pelo Fiscal Técnico responsável, nos termos do item 6 deste Manual;
V - Autorização: para início da fase de liquidação, estando os documentos comprobatórios de acordo com os serviços entregues, o Fiscal Técnico responsável pela demanda
encaminhará o processo ao Gestor do Contrato para autorização do início da fase de liquidação;
VI - Apresentação da documentação fiscal: após a prestação de contas, o Fiscal Técnico responsável pela demanda encaminhará a OS, o Instrumento de Medição de Resultado
(IMR), devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, para faturamento a ser realizado pela contratada, que emitirá a nota fiscal. Deve ser
inserido as notas fiscais no Sistema SEI!, que serão analisadas pela área de conformidade;
VII - Ateste: estando os documentos comprobatórios e a Nota Fiscal em conformidade com os serviços demandados, o Gestor do Contrato realiza o ateste, com vistas às
providências para o pagamento; e
VIII - Pagamento da contratada: após o ateste, o ordenador de despesa autoriza o pagamento, conforme item 7 deste Manual.
5. DO DESENVOLVIMENTO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
5.1. As ações de comunicação institucional serão operacionalizadas, no Sistema, pelas seguintes áreas do MCOM:
a) Assessoria Especial de Comunicação Social do Ministério das Comunicações - ASCOM/MCOM; e
b) Coordenação-Geral de Comunicação Social - CGCS/ASCOM.
5.1.1. As áreas descritas no subitem 5.1, realizarão, de forma conjunta, a gestão da execução contratual.
5.2. As demandas de ações de comunicação institucional têm início mediante decisão administrativa de execução, e são formalizadas com o preenchimento, pela autoridade
competente, da OS, que consiste em um formulário específico no SEI!.
5.3. A decisão administrativa de desenvolvimento de ações de comunicação institucional será balizada por subsídios dos fiscais técnicos, que serão responsáveis pelo
acompanhamento dos aspectos técnicos da execução da ação.
5.4. A construção das ações de comunicação institucional, bem como a definição de itens necessários ao atendimento das demandas a serem desenvolvidas, poderão ser
definidas entre gestão e fiscalização técnica, podendo contar com a participação da empresa contratada.
5.5. As tratativas da reunião de construção e alinhamento deverão ser registradas em ata, na qual deverá constar a assinatura de todos os participantes, a ser incluída como
anexo na respectiva OS no SEI!.
6. DA ABERTURA DA ORDEM DE SERVIÇO
6.1. O Fiscal Técnico deverá abrir Processo de Execução no Sistema SEI! para cada uma das ações de comunicação institucional a ser desenvolvida no decorrer do mês.
6.2. O Processo de Execução incluirá as Ordens de Serviços das ações de comunicação que serão classificadas da seguinte forma:
a) Ordem de Serviços; e
b) Ordem de Serviços Complementares.
6.3. Será gerado um número (NUP) quando da abertura do Processo de Execução no SEI!, que deverá ser registrado no campo correspondente quando da inclusão da OS,
garantindo assim a vinculação da OS ao respectivo processo administrativo.
6.4. Aberto o Processo de Execução no SEI!, o Fiscal Técnico procede à inclusão da OS, com as seguintes informações:
a) Número Único de Processo - NUP;
b) Número do Empenho;
c) Nome do Responsável pelo atendimento na contratada;
d) Identificação do Fiscal Técnico ou Setorial, conforme o caso;
e) Título da OS (indicar com clareza o tema ou assunto da demanda);
f) Descrição da Necessidade; e
g) Identificação do Responsável (nome do responsável pela abertura da OS).
6.4.1. No tocante à alínea "f" do subitem 6.3, o Fiscal Técnico responsável pela demanda deve indicar com clareza o objetivo pretendido com a demanda, justificar a necessidade
de execução do serviço e informar prazo ou período para execução, respeitando os prazos estabelecidos em contrato para execução de cada produto ou serviço.
6.5. O Fiscal Técnico preencherá a OS com todos os serviços e informações necessárias ao atendimento da demanda, conforme acordado nos moldes dispostos no subitem 6.3,
e submeterá à Contratada para que ela elabore a proposta de execução da ação de comunicação institucional.
6.6. O Fiscal Técnico analisa a proposta apresentada pela Contratada e estando de acordo, valida e aprova no sistema, submetendo-a à autorização do Gestor do
Contrato.
6.7. O Gestor do Contrato confere os termos da proposta e autoriza a execução.
6.8. A contratada inicia a execução da ação, conforme proposta autorizada pelo Gestor do Contrato.
6.9. Até a autorização da OS, sua elaboração e constituição poderá ser revista, a fim de que os produtos e serviços indicados à consecução da demanda sejam os hábeis à
satisfação da demanda apresentada.
6.10. As OS abertas no SEI! possuirão numeração sequencial por ano e por contrato.
6.11. Se após a abertura de uma OS, e durante a execução da demanda, for verificada a necessidade de aumento do quantitativo ou de execução de um novo produto ou
serviço, o Fiscal Técnico responsável deverá comunicar a necessidade ao Gestor do Contrato, para deliberação.
6.12. Verificada a real necessidade de complemento, o Fiscal Técnico responsável procederá à abertura de uma nova OS, de natureza complementar, fazendo referência à OS
complementada.
6.13. O cancelamento de OS será realizado pelo Fiscal Técnico que formalizará a decisão à contratada via SEI!, contendo a devida justificativa.
7. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DO RECEBIMENTO
7.1. Finalizada a execução da ação de comunicação, a contratada registra no SEI! a conclusão da demanda, realiza prestação de contas, que consiste no envio por meio do
SEI!, dos documentos comprobatórios da execução, denominado Entregáveis, conforme descrito no Anexo I do contrato de prestação de serviços, dentro do prazo previamente
acordado.
7.2. O Fiscal Técnico analisa a prestação de contas e verifica se está de acordo com as solicitações e diretrizes constante da OS.
7.3. Em caso de inconsistências ou erros, mesmo que parciais, o Fiscal Técnico devolve a OS à contratada indicando o item que precisa ser corrigido.
7.4. Os itens que apresentam entrega em conformidade são aprovados, devendo a contratada proceder as correções apenas nos itens indicados.
7.5. Após as correções necessárias, deverão ser atualizadas as informações da OS no SEI!.
7.6. Não serão permitidas compensações, aumento de quantidade e substituições de produtos e serviços, inclusive de complexidade, devendo a demanda ser cancelada ou
complementada por nova OS, conforme o caso.
7.7. Estando os documentos comprobatórios e os dados inseridos no SEI! de acordo com o que foi demandado, o Fiscal Técnico dá conformidade na prestação de contas, valida
e aprova, realizando nesse momento o recebimento provisório.
7.8. O recebimento provisório é ato administrativo praticado pelo Fiscal do Contrato, previsto no art. 50 da Instrução Normativa SEGES/MP nº 5/2017, que consiste em afirmar,
de forma expressa, que as entregas da demanda estão de acordo com o que prevê o contrato.
7.9. Após a conformidade, o Fiscal deverá encaminhar a OS com a Prestação de Contas para a caixa de entrada do Gestor do Contrato.
7.10. Divergências na prestação de contas deverão ser verificadas e os respectivos abatimentos, exclusões e/ou correções solicitadas via Sistema SEI! e encaminhada para a
contratada, indicando as cláusulas contratuais pertinentes e solicitando por escrito, as respectivas correções.
7.11. O Gestor do Contrato realizará a análise de toda a documentação apresentada pela fiscalização técnica e, caso persistam irregularidades solicita as devidas correções ao
Fiscal Técnico.
7.12. Estando de acordo com a documentação apresentada, o Gestor do Contrato autoriza no sistema a liquidação da prestação de Contas para efeito de recebimento definitivo
dos serviços prestados.
8. DA LIQUIDAÇÃO, DO ATESTE E DA AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO DAS DESPESAS
8.1.2. A liquidação da despesa consiste na confirmação do direito adquirido pela contratada, pela entrega em conformidade do serviço ou produto contratado.
8.2. A contratada faz a o envio dos dados das notas fiscais, anexa a documentação de cobrança (OS, IMR, Comprovantes de execução do serviço) e submete via e-mail
cgcs@mcom.gov.br à área do MCOM responsável pela conformidade documental.
8.3. O Fiscal Técnico inclui no processo de execução contratual, no SEI!, os documentos de atos das OS, prestação de contas e IMR.
8.3.1. A documentação de cobrança deverá ser encaminhada pela Contratada ao MCOM somente no formato digital, por meio do upload dos arquivos como anexos das
respectivas notas fiscais.
8.3.2. Na digitalização da documentação de cobrança, a Contratada deverá observar os seguintes padrões:
I - Nome do arquivo: NF_(nº da NF)_(nome da Contratada) - Exemplo: NF_10000_CONTRATADA; e
II - Formato e tamanho do arquivo: formato PDF (navegável) com no máximo 50MB.
8.3.3. Caso o tamanho do arquivo seja maior que 50 MB deverá ser desmembrado em dois ou mais arquivos.
8.3.4. Aos arquivos desmembrados deve ser acrescentada a terminologia "parte 1 de X", conforme o caso. Exemplo: "NF_10000_CONTRATADA_parte 1 de 2" e
"NF_10000_CONTRATADA_parte 2 de 2".
8.3.5. Nos arquivos encaminhados, os documentos de cobrança devem seguir a seguinte ordem:
I - NF da Contratada e seus anexos, cartas de correção ou glosa, quando houver;
II - Cópia da OS - Ordem de Serviço; e
III - Documento de comprovação de execução do serviço (Instrumento de Medição de Resultados - IMR).

                            

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