DOU 23/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 206, quarta-feira, 23 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
ANEXO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO DIGITAL
1. OBJETIVO
1.1. Este manual estabelece, no âmbito do Ministério das Comunicações, regras para os procedimentos de desenvolvimento, de autorização, de execução, de prestação de contas,
de liquidação e de pagamento dos serviços de comunicação digital.
2. REFERÊNCIAS NORMATIVAS BÁSICAS
2.1. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, Lei de Licitações e Contratos Administrativos.
2.2. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos
Municípios e do Distrito Federal.
2.3. Lei nº 14.600, de 19 de junho de 2023, que dispõe sobre a organização da Presidência da República e dos Ministérios.
2.4. Decreto nº 6.555, de 8 de agosto de 2008, que disciplina as ações de comunicação do governo do Poder Executivo federal.
2.5. Decreto nº 11.335, de 1º de janeiro de 2023, que aprova a Estrutura Regimental do Ministério das Comunicações.
2.6. Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 19 de junho de 2023, que dispõe sobre as licitações e os contratos de serviços de publicidade, promoção, comunicação institucional
e comunicação digital dos órgãos e entidades do Poder Executivo federal.
2.7. Instrução Normativa STN nº 06, de 31 de outubro de 2007, que dispõe sobre a Conformidade de Registro e Gestão.
2.8. Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, que dispõe sobre a retenção de tributos e contribuições nos pagamentos efetuados a pessoas jurídicas pelo
fornecimento de bens e serviços.
2.9. Instrução Normativa SEGES/MP nº 2, de 6 de dezembro de 2016, que dispõe sobre a observância da ordem cronológica de pagamento das obrigações relativas ao
fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de serviços, no âmbito do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
2.10. Instrução Normativa SEGES/MP nº 05, de maio de 2017, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução
indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
3. DEFINIÇÕES
3.1. Contrato: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a
estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.
3.2. Fiscal Técnico: servidor responsável pelo acompanhamento das demandas com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados, sobretudo nos aspectos
técnicos que envolvem a execução dos serviços e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis
de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado.
3.3. Gestor do Contrato: servidor responsável pela coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial, bem como dos atos preparatórios à
instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação,
alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros. É o responsável pelo alcance dos resultados previstos com a contratação, pelo
cumprimento das obrigações contratuais e, consequentemente, por questões decorrentes dos termos contratuais.
3.4. Instrumento de Medição de Resultado (IMR): mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de
qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento.
3.5. Número Único do Processo (NUP): número gerado automaticamente no processo de execução SEI!, e que deve ser registrado no campo correspondente da OS.
3.6. Ordem de Serviço (OS): documento utilizado pela Administração para solicitação, acompanhamento e controle de tarefas relativas à execução dos contratos de prestação de
serviços, especialmente os de tecnologia de informação, que deverá estabelecer quantidades, estimativas, prazos e custos da atividade a ser executada, e possibilitar a verificação da
conformidade do serviço executado com o solicitado.
3.7. Processo de Execução: processo a ser aberto no sistema SEI! correspondente a cada ação de comunicação digital, devendo ser instruído com os seguintes documentos: 1)
Atos da OS; 2) Prestação de Contas e Índice de Medição de Serviço - IMS.
3.8. Processo de Liquidação: processo aberto no SEI! por meio do qual são formalizadas as ações pertinentes ao pagamento de notas fiscais.
4. DISPOSIÇÕES GERAIS
4.1. Constituem serviços de comunicação digital, para fins deste Manual, os serviços integrantes do escopo do objeto do contrato firmado pelo MCOM com empresa prestadora
de serviços de comunicação digital.
4.2. O contrato de comunicação digital será executado em observância aos ditames legais aplicáveis à Administração Pública, especialmente no que dispõe a Lei de Licitações e
Contratos Administrativos.
4.3. Para fins de desenvolvimento dos procedimentos dispostos neste Manual, deve-se considerar os conceitos trazidos pela Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 19 de junho
de 2023, para as áreas de relação com a imprensa e de relações públicas ou outro documento que o substitua.
4.4. Os procedimentos estabelecidos neste Manual serão coordenados e conduzidos pela área responsável pela comunicação do MCOM.
4.5. Para o acompanhamento da execução dos contratos de comunicação digital, serão designados servidores para ocupar os encargos de Gestor de Contrato e Fiscal de Contrato,
conforme disposições da Lei de Licitações e Contratos Administrativos e dos arts. 39 e 40 da Instrução Normativa - SEGES/MP nº 5, de 26 de maio de 2017.
4.5.1 É importante que os servidores designados para realizar a gestão e a fiscalização do contrato tenham conhecimento acerca do objeto contratado, e seus aspectos técnicos
e sobre os normativos e sobre as diretrizes que regem as contratações públicas.
4.5.2 Os servidores indicados para o encargo de Gestor e Fiscal de Contrato, devem, caso observem a necessidade, expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações
técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições e, se for o caso, solicitar que seja providenciada sua capacitação para o perfeito cumprimento do
encargo, tendo por parâmetro a natureza e complexidade do objeto.
4.6. Os procedimentos relacionados à instrução dos atos relativos à execução das demandas das ações de comunicação serão iniciados e formalizados por meio de processo
administrativo, o qual será denominado "Processo de Execução".
4.7. Os procedimentos pertinentes à execução das demandas, de que tratam os subitens 5 e 6, serão realizados no Sistema SEI!.
4.8. O trâmite da OS no SEI! obedecerá as seguintes etapas:
I - Inclusão da OS: o Fiscal Técnico, abrirá a OS no Sistema, preenchendo os campos com as informações necessárias à execução, conforme detalhado no item 5.2;
II - Autorização da OS: O Gestor do Contrato analisa a demanda e as informações registradas pelo Fiscal Técnico e estando de acordo, autoriza a sua execução;
III - Execução da demanda: a contratada formaliza o aceite da demanda em Sistema e inicia a execução dos serviços, nos termos estabelecidos na OS;
IV - Prestação de contas: a contratada, ao concluir a execução da demanda com a entrega dos produtos contratados, prepara e insere no SEI! a documentação comprobatória
dos serviços realizados e submete para análise e aprovação pelo Fiscal Técnico responsável, nos termos do item 6 deste Manual;
V - Autorização: para início da fase de liquidação, estando os documentos comprobatórios de acordo com os serviços entregues, o Fiscal Técnico responsável pela demanda
encaminhará o processo ao Gestor do Contrato para autorização do início da fase de liquidação;
VI - Apresentação da documentação fiscal: após a prestação de contas, o Fiscal Técnico responsável pela demanda encaminhará a OS, o Instrumento de Medição de Resultado
(IMR), devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, para faturamento a ser realizado pela contratada, que emitirá a nota fiscal. Deve ser
inserido as notas fiscais no Sistema SEI!, que serão analisadas pela área de conformidade;
VII - Ateste: estando os documentos comprobatórios e a Nota Fiscal em conformidade com os serviços demandados, o Gestor do Contrato realiza o ateste, com vistas às
providências para o pagamento; e
VIII - Pagamento da contratada: após o ateste, o ordenador de despesa autoriza o pagamento, conforme item 7 deste Manual.
5. DO DESENVOLVIMENTO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO DIGITAL
5.1. As ações de comunicação digital serão operacionalizadas, no Sistema SEI!, pelas seguintes áreas do MCOM:
a) Assessoria Especial de Comunicação Social do Ministério das Comunicações - ASCOM/MCOM; e
b) Coordenação-Geral de Comunicação Social - CGCS/ASCOM.
5.1.1. As áreas descritas no subitem 5.1, realizarão, de forma conjunta, a gestão da execução contratual.
5.2. As demandas de ações de comunicação digital têm início mediante decisão administrativa de execução, e são formalizadas com o preenchimento, pela autoridade competente,
da OS, que consiste em um formulário específico no SEI!.
5.3. A decisão administrativa de desenvolvimento de ações de comunicação digital será balizada por subsídios dos fiscais técnicos, que serão responsáveis pelo acompanhamento
dos aspectos técnicos da execução da ação.
5.4. A construção das ações de comunicação digital, bem como a definição de itens necessários ao atendimento das demandas a serem desenvolvidas, poderão ser definidas entre
gestão e fiscalização técnica, podendo contar com a participação da empresa contratada.
5.5. As tratativas da reunião de construção e alinhamento deverão ser registradas em ata, na qual deverá constar a assinatura de todos os participantes, a ser incluída como anexo
na respectiva OS no SEI!.
6. DA ABERTURA DA ORDEM DE SERVIÇO
6.1. O Fiscal Técnico deverá abrir Processo de Execução no Sistema SEI! para cada uma das ações de comunicação digital a ser desenvolvida no decorrer do mês.
6.2. O Processo de Execução incluirá as Ordens de Serviços das ações de comunicação que serão classificadas da seguinte forma:
a) Ordem de Serviços; e
b) Ordem de Serviços Complementares.
6.3. Será gerado um número (NUP) quando da abertura do Processo de Execução no SEI!, que deverá ser registrado no campo correspondente quando da inclusão da OS,
garantindo assim a vinculação da OS ao respectivo processo administrativo.
6.4. Aberto o Processo de Execução no SEI!, o Fiscal Técnico procede à inclusão da OS, com as seguintes informações:
a) Número Único de Processo - NUP;
b) Número do Empenho;
c) Nome do Responsável pelo atendimento na contratada;
d) Identificação do Fiscal Técnico ou Setorial, conforme o caso;
e) Título da OS (indicar com clareza o tema ou assunto da demanda);
f) Descrição da Necessidade; e
g) Identificação do Responsável (nome do responsável pela abertura da OS).
6.4.1. No tocante à alínea 'f' do subitem 6.3, o Fiscal Técnico responsável pela demanda deve indicar com clareza o objetivo pretendido com a demanda, justificar a necessidade
de execução do serviço e informar prazo ou período para execução, respeitando os prazos estabelecidos em contrato para execução de cada produto ou serviço.
6.5. O Fiscal técnico preencherá a OS com todos os serviços e informações necessárias ao atendimento da demanda, conforme acordado nos moldes dispostos no subitem 6.3,
e submeterá à Contratada para que ela elabore a proposta de execução da ação de comunicação digital.
6.6. O Fiscal analisa a proposta apresentada pela Contratada e estando de acordo, valida e aprova no sistema, submetendo-a à autorização do Gestor do contrato.
6.7. O Gestor do Contrato confere os termos da proposta e autoriza a execução.
6.8. A contratada inicia a execução da ação, conforme proposta autorizada pelo Gestor do Contrato.
6.9. Até a autorização da OS, sua elaboração e constituição poderá ser revista, a fim de que os produtos e serviços indicados à consecução da demanda sejam os hábeis à
satisfação da demanda apresentada.
6.10. As OS abertas no SEI! possuirão numeração sequencial por ano e por contrato.
6.11. Se após a abertura de uma OS, e durante a execução da demanda, for verificada a necessidade de aumento do quantitativo ou de execução de um novo produto ou serviço,
o Fiscal Técnico responsável deverá comunicar a necessidade ao Gestor do Contrato, para deliberação.
6.12. Verificada a real necessidade de complemento, o Fiscal Técnico responsável procederá à abertura de uma nova OS, de natureza complementar, fazendo referência à OS
complementada.
6.13. O cancelamento de OS será realizado pelo Fiscal Técnico que formalizará a decisão à contratada via SEI!, contendo a devida justificativa.