DOU 23/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 206, quarta-feira, 23 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
§ 2º O acesso do colaborador ao SEI-Incra será solicitado pelo Administrador
de 
Unidade 
à 
Central 
de 
Atendimento 
do 
Suporte 
disponível 
no 
endereço
https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, mediante autorização do chefe
imediato.
Art. 7º O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado na sua
unidade de exercício.
§ 1º Excepcionalmente, o usuário interno poderá ser credenciado em mais de
uma unidade, desde que o titular da outra unidade ou seu superior hierárquico autorize
a inclusão.
§ 2º Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de uma
unidade deverão ser enviados à Central de Atendimento do Suporte disponível no
endereço https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, pela chefia ou pelo
Administrador da Unidade.
§ 3º A alteração de lotação do usuário interno implicará na atualização de sua
unidade administrativa no SEI-Incra.
Art. 8º O usuário interno será descredenciado do SEI-Incra nos seguintes
casos:
I - alteração de exercício para outro órgão ou entidade, sendo o acesso
reativado em caso de retorno; e
II - desligamento.
Art. 9º São responsabilidades do usuário interno:
I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo
oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;
II - consultar diariamente o SEI-Incra, a fim de verificar o recebimento de
processos administrativos eletrônicos;
III - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver
acesso em função de seu credenciamento no SEI-Incra.
IV - manter a cautela necessária ao utilizar o SEI, para evitar que pessoas não
autorizadas tenham acesso as suas informações;
V - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador,
com o intuito de impossibilitar o uso indevido das informações por pessoas não
autorizadas;
VI - responder por ações ou omissões que possam colocar em risco ou
comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha particular ou das transações
que esteja habilitado a fazer;
VII - cumprir as normas de uso do SEI; e
VIII - observar as hipóteses legais aplicáveis quando da definição do Nível de
Acesso de documentos e processos no SEI.
Seção III
Do Usuário Externo
Art. 10 º Poderão ser credenciados como usuários externos do SEI-Incra, na
condição de interessados que participem ou tenham demanda em processo administrativo
no Incra.
§ 1º Os usuários externos de que trata o caput poderão assinar contratos,
convênios, acordos, ajustes, Termo de Execução Descentralizadas e outros instrumentos
congêneres celebrados com o Incra.
§ 2º O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável
por
meio
dos dados
e
apresentação
de
documentação, sendo
de
exclusiva
responsabilidade do usuário externo o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível,
em qualquer hipótese, alegação de uso indevido.
§ 3º Para o credenciamento de acesso como usuário externo de que trata o
caput é necessário o cadastramento prévio no portal do Incra SEI-Usuário Externo no link
https://sei.incra.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao
_acesso_externo=0, preencher e assinar o Termo de Declaração de Concordância e
Veracidade, disponível na internet, acompanhado de cópia dos documentos solicitados no
ato da solicitação e, posteriormente, enviar a documentação por meio do Protocolo Digital
do
Incra, no
link:
https://www.gov.br/pt-br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao-
incra.
§ 4º Alternativamente, as cópias autenticadas dos documentos referidos nos
incisos deste artigo poderão ser entregues por terceiro ou enviadas por correspondência
postal.
§ 5º O Incra poderá solicitar documentação complementar para efetivação do
cadastro.
§ 6º O resultado da análise da documentação será informado por mensagem
eletrônica.
§ 7º Após o deferimento da autorização, o responsável pela autorização
incluirá os documentos digitalizados em processo específico no SEI-Incra do tipo "Cadastro
de usuário externo no SEI-Incra".
§ 8º A validação do cadastro ocorrerá pela confirmação de e-mail enviado ao
usuário após a conclusão do preenchimento dos dados.
Art. 11º A autorização para o credenciamento de usuário externo será
indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências
de apresentação de documentação.
Art. 12º Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário
externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastro desativado.
§ 1º O prazo para liberação do cadastro de usuário externo pela unidade
detentora do processo é de até 5 (cinco) dias úteis após o recebimento do NUP, podendo,
eventualmente, ser estendido em caso de aumento significativo da demanda.
§ 2º Caso sejam verificadas pendências, o cadastro não será liberado e o
solicitante será informado por e-mail para as devidas providências.
Art. 13º O usuário externo deverá observar que:
I - a não obtenção de acesso ou credenciamento nos sistemas, bem como
eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à
falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos
legais;
II - o credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a sua
liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições
regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico na Administração
Pública Federal e no Incra e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e
penal pelas ações efetuadas;
III - o cadastro de representante como usuário externo poderá ocorrer nas
seguintes hipóteses:
a) para pessoas naturais ou jurídicas outorgadas; e
b) para fornecedores que tenham,
ou pretendam ter, contrato de
fornecimento de bens ou serviços com o Incra ressalvados os caso sem que o Incra figure
como usuário de serviço público.
IV - a partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação
processual entre o Incra e a entidade representada se darão por meio eletrônico, não
sendo admitida protocolização por meio diverso, exceto em situações tecnicamente
inviáveis ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause
dano relevante à celeridade do processo, ou outra exceção prevista em instrumento
normativo próprio;
V - enquanto não implantadas funcionalidades de controle de representação
das pessoas jurídicas por pessoas naturais no SEI, as pessoas jurídicas deverão indicar, por
petição, que trate exclusivamente deste tema, até 5 (cinco) representantes cadastrados
para o recebimento das intimações que lhes devam ser dirigidas; e
VI - ausente a indicação de que trata o § 5º, o Incra intimará a pessoa jurídica
por meio de quaisquer dos representantes que, em outros processos físicos ou
eletrônicos, tenham poderes de representação.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 14º A Diretoria de Gestão Administrativa - DA exercerá a função de
Unidade Coordenadora do SEI, sob supervisão do Gabinete da Presidência do Incra, com
as seguintes atribuições:
I - prestar assistência técnica, orientação e treinamento aos usuários para
utilização do SEI;
II - propor e encaminhar ao Gabinete da Presidência sugestões que alterem as
parametrizações do SEI e das normas que afetam o processo eletrônico no âmbito do
Incra;
III - orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de
processos e documentos a partir do sistema;
IV - promover a racionalização de tipos de processos e de documentos, em
conjunto com as demais unidades organizacionais do Incra;
V - realizar, sempre que necessário, estudos, em conjunto com a Coordenação-
Geral de Tecnologia da Informação - DET para o aperfeiçoamento do sistema;
VI - orientar para o Incra receber, conferir, digitalizar, registrar no SEI,
autenticar e tramitar os documentos de origem externa recebidos no âmbito do Incra,
informando ao remetente seu Número Único de Processo - NUP;
VII - normatizar a forma de autorizar a transferência de documentos e
processos físicos ao Arquivo Central;
VIII -
normatizar a
forma de arquivar,
custodiar, preservar
e manter
organizados os documentos e processos físicos recebidos, possibilitando a pesquisa desses
documentos quando solicitados; e
IX - controlar o acesso de usuários internos e externos ao sistema SEI.
Art. 15º Compete à Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - DET:
I - garantir a infraestrutura, realizar manutenções e atualizações para o pleno
funcionamento do SEI;
II - gerir o banco de dados do SEI, zelando pela sua integridade; e promover
a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no
banco de dados do SEI;
III - elaborar anualmente um plano de contingência de TI do SEI, inclusive com
mapa de testes de recuperabilidade de dados e de disponibilidade;
IV - promover cadastros no SEI, inclusão, exclusão, bloqueios, alteração de
perfil sempre que demandada pelas unidades do Incra ou pelas SR's, por meio de
formulário disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo, de forma a ficar
registrada a motivação do cadastro e o perfil solicitado; e
V - promover o cadastramento mediante solicitação dos Diretores, Procurador-
Chefe ou Superintendentes Regionais do Incra, visando atender instrumentos firmados
com instituições privadas ou públicas, por meio de formulário disponível no Citsmart ou
por sistema que vier a substituí-lo com indicação do tipo de vínculo com a administração
pública do futuro usuário e o perfil requerido.
§ 1º É de exclusiva responsabilidade do demandante pelo cadastramento no
SEI, a identificação adequada da motivação do cadastro e o perfil solicitado.
§ 2º Deverá ser realizada, anualmente, verificação da conformidade de
relacionamento dos usuários do SEI em relação às lotações regimentais.
Art. 16 Compete às Unidades Administrativas do Incra:
I - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua
unidade estão sendo efetuados de forma adequada;
II - conferir as informações e os arquivos digitais dos registros oriundos do
Protocolo Central no ato do recebimento;
III - solicitar o acesso para usuários no SEI, na respectiva unidade, por meio de
formulário específico disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo; e
IV - avaliar, mediante subsídios técnicos encaminhados nos autos, pelo SEI,
novos tipos de processos e "modelos de documentos padrão nacional" específicos de sua
área, para serem inseridos no SEI, propostos e aprovados pelas Diretorias das respectivas
áreas meio ou finalísticas.
Parágrafo único. Caso a solicitação objeto do inciso III for relacionada a
Convênios, Acordo de Cooperação Técnica - ACT, Termo de Execução Descentralizada -
TED e outros instrumento congêneres, será obrigatório informar matrícula e órgão, além
de número do instrumento junto ao órgão ou ente público.
Art. 17º Compete aos usuários internos do SEI:
I - registrar no sistema todos os documentos e processos produzidos ou
recebidos no âmbito de suas atividades;
II - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que
pessoas não autorizadas tenham acesso as suas informações;
III - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador,
impossibilitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
IV - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que
possam colocar em risco, ou comprometer, a exclusividade de conhecimento de sua senha
ou das transações em que esteja habilitado; e
V - não fornecer sua senha de acesso ao SEI a outros usuários, sob pena de
responsabilização por disponibilizar acesso indevido.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 18º Todos os documentos arquivísticos integrarão processos eletrônicos no
âmbito do SEI.
§ 1º Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos
eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para
todos os efeitos legais.
§ 2º Os documentos digitalizados de originais em suporte físico deverão ser
autenticados administrativamente.
§ 3º Os documentos digitalizados de cópias de documentos em suporte físico
serão considerados cópias simples.
§ 4º Refutada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação
motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a
verificação do documento em questão.
Art. 19º O processo eletrônico deve ser criado e mantido pelos usuários a fim
de permitir sua eficiência na localização e controle, mediante o preenchimento dos
campos próprios do sistema, observados nos seguintes requisitos:
I - deverá ser escolhido adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser
alterado, em caso de incorreção, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor
no qual o processo esteja aberto;
II - a especificação do processo deverá ser descrita de forma objetiva, clara e
ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou
incompletude, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor que o processo
esteja aberto;
III - deverão ser informados o(s) interessado(s) e o remetente, verificando
antes se cada um encontra-se disponível no SEI, caso em que deverá ser selecionado e
não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base
de dados do Sistema; e
IV - a descrição do processo deverá ser complementada, caso necessário,
utilizando o campo "Observações desta unidade", o qual ficará visível apenas para as
unidades que tiverem acesso ao processo, sendo que as informações desse campo
poderão ser recuperadas somente na pesquisa pela unidade que as inseriu.
Seção II
Da Produção de Documentos
Art. 20º Todo documento oficial produzido no âmbito do Incra deverá ser
elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte:
I - os processos e documentos gerados no SEI receberão automaticamente o
Número Único de Processo - NUP, e processos já existentes que forem inseridos deverão
ser cadastrados com a numeração original (PROTOCOLO INFORMADO);
II - os documentos que demandarem análise preliminar de sua minuta devem
ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde
com o documento final a ser posteriormente formalizado; e
III - os documentos que demandarem em assinatura de mais de um usuário
poderão ser incluídos em Blocos de Assinatura e somente serão encaminhados após
assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, tratando-se de documentos redigidos por
mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente
no teor do documento, indicando as unidades participantes.
§ 2º Quanto ao disposto no inciso III e § 1º, as alterações necessárias podem
ser feitas durante toda a fase de minuta pelos responsáveis pelo documento.

                            

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