DOU 23/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 206, quarta-feira, 23 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de
documentos do processo e não poderá ser recuperado.
Art. 37º O cancelamento de documentos no SEI deverá ser registrado com os
dados do responsável pela ação e acompanhado de justificativa.
§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista
a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.
§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de
fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de
outras unidades.
§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de
documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.
Seção X
Do Encerramento do Processo Eletrônico e do Arquivamento de Documentos
Físicos
Art. 38º
O encerramento
do processo no
SEI ocorrerá
nas seguintes
situações:
I - por deferimento ou indeferimento do pleito;
II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
III - por decisão motivada e justificada de autoridade competente.
§ 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não
prejudicará o prosseguimento do processo para os demais interessados.
§ 2º O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação
administrativa pertinente.
§ 3º Caso o processo não seja concluído, o tempo que permanecer aberto
desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de
estatística no SEI.
Art. 39º A reabertura de processo eletrônico, por expressa anuência da
autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar
continuidade à ação administrativa.
Art. 40º Os processos eletrônicos serão mantidos até que seus prazos legais de
guarda sejam cumpridos, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo, a ser elaborada no âmbito do Incra.
§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as
unidades, nas quais o processo esteja aberto, indicarem sua conclusão no SEI.
§ 2º Os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados
de acordo com o disposto na legislação pertinente.
§ 3º Os processos e documentos em suporte físico, convertidos para
eletrônico, e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão
o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
§ 4º Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis
enquanto perdurar a vigência de seus atos legais, caso não sejam de guarda permanente,
somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do
ato correspondente.
Art. 41º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber
tratamento de preservação, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das
informações, conforme Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
§ 1º O Comitê de TI desenvolverá e implementará Política de Segurança e
Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais para preservação e recuperação desses
documentos a longo prazo.
§ 2º A Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos
Digitais observará o disposto na Política de Segurança da Informação do Incra.
Art. 42º Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado,
os documentos
e processos
físicos originais
deverão ser
mantidos nas
unidades
administrativas, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central.
CAPÍTULO V
DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS EM MEIO FÍSICO E DA UNIDADE DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Seção I
Da Transferência dos Documentos Físicos
Art. 43º Os processos que se encontram nas unidades administrativas no Incra-
Sede deverão ser encaminhados ao Serviço de Gestão de Documentos, que será
responsável pela sua conferência, digitalização, inclusão no SEI-Incra e encaminhamento
do processo físico ao Arquivo Central.
§ 1º A gestão documental realizará as atividades técnicas de classificação,
organização, higienização e acondicionamento em caixas arquivo dos documentos e/ou
processos, respeitadas as normas técnicas pertinentes.
§ 2º Havendo a necessidade de desarquivamento dos processos físicos, as
unidades deverão solicitar, por meio de formulário próprio disponível no SEI ao Serviço de
Gestão de Documentos.
Seção II
Desarquivamento e Digitalização
Art. 44º A solicitação de documentos processos ao Arquivo Central deverá
ocorrer por meio de formulário específico disponível no SEI e encaminhada ao Serviço de
Gestão de Documentos, que providenciará o desarquivamento do processo, sua
digitalização e a inserção no SEI e posteriormente o encaminhamento dos processos em
suporte eletrônico à unidade solicitante.
Parágrafo único. Os serviços de Protocolo do Incra não têm a atribuição e nem
competência regimental para realizar a digitalização de documentos e de processos físicos
da Autarquia anteriores ao início do SEI.
Art. 45º O procedimento indicado no artigo anterior se aplicará para as
solicitações de processos e/ou documentos que ocorrerem entre as unidades
administrativas e o setor de arquivo.
Seção III
Da Contratação de Serviços Técnicos Arquivísticos
Art. 46º A guarda dos processos e/ou documentos do Incra é de competência
do Serviço de Gestão de Documentos.
Art. 47º Todos os instrumentos celebrados pelo Incra, tais como convênios,
contratos, acordos de cooperação técnica, termos de execução descentralizada e
congêneres, visando os serviços de produção, uso, avaliação, arquivamento, restauração,
digitalização e microfilmagem de processos documentos, no âmbito do Incra, deverão ter
a anuência da Diretoria de Gestão Administrativa.
Art. 48º O desenvolvimento de qualquer tipo de sistema informatizado que
envolva procedimentos de Gestão Documental deverá ter a anuência do Comitê de TI,
considerando os princípios de transparência, agilidade, economicidade, em conformidade
com o SEI, sem impressão de papel.
CAPÍTULO VI
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 49º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI
terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de
Assinatura Eletrônica cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário ao SEI.
§ 1º A assinatura cadastrada é de uso pessoal e intransferível, sendo
responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º A opção de assinar e autenticar documentos estará disponível aos
servidores do Incra e, excepcionalmente, para funcionários públicos atuantes por meio de
instrumentos firmados com o Incra, nos termos do art. 4º desta Portaria.
§ 3º Os demais funcionários relacionados ao parágrafo anterior poderão incluir
documentação, respeitando as atribuições
descritas nos respectivos instrumentos,
utilizando-se de assinaturas por meio certificação digital como o Gov.BR.
§ 4º Os consultores do Incra não se enquadram em colaboradores internos e
poderão acessar aos processos, quando necessário, através da funcionalidade "Gerenciar
Disponibilizações de Acesso Externo".
CAPÍTULO VII
DOS NÍVEIS DE ACESSO
Art. 50º Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos
seguintes níveis de acesso:
I
- público,
com
acesso garantido
e
sem
formalidades a
qualquer
interessado;
II - restrito, com acesso apenas às unidades por onde o processo tenha
passado durante sua tramitação; e
III - sigiloso, com acesso apenas às pessoas com credencial de acesso ativa.
§ 1º Os documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e,
excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.
§ 2º O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação
aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou
limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de
direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.
§ 3º A classificação de documentos no SEI como Restritos ou Sigilosos, sem a
devida fundamentação legal, caracteriza, em tese, infração administrativa passível de
sanção disciplinar, nos termos da lei.
Art. 51º Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão
ter nível de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do
ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu
nível de acesso para Público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os
correspondentes documentos.
Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica quando o documento
preparatório for publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses
previstas em lei ou em regulamentação específica.
CAPÍTULO VIII
DO BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 52º O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial para a publicação
dos atos oficiais de caráter interno, bem como dos atos administrativos normativos, de
caráter geral do Incra, ressalvados aqueles cuja publicação decorrer de disposição legal, os
quais obrigatoriamente serão publicados no Diário Oficial da União DOU.
Parágrafo único. Os documentos gerados no SEI, que exigirem publicação no
DOU, devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação
de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a seção, página e data
correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em
página única e própria do SEI.
Art. 53º Serão de exclusiva publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI,
entre outros:
I - atos administrativos de caráter interno ou que não sejam de interesse geral;
II - atos administrativos concernentes à vida funcional dos servidores do Incra,
que não se enquadrem nos itens relacionados para publicação no Diário Oficial da União,
de que trata o Decreto nº 9.215, de 29 de Novembro de 2017, a exemplo de:
a) movimentação interna, promoções, licenças, concessão de vantagens
pecuniárias, gratificações, indenizações, outros despachos e decisões, na forma da
legislação pertinente;
b) apostilas de correção a inexatidões materiais que não afetem a substância
dos atos singulares de caráter de pessoal (nomeação, promoção, transferência, entre
outros);
c) lista de antiguidade e avaliação de desempenho;
d) substituição para função de confiança, exceto para cargos em comissão,
Função Comissionada do Poder Executivo e de Direção e Assessoramento Superiores;
e) designação de comissões sobre a gestão e fiscalização de contratos e
convênios, de grupos de trabalho, salvo se interpoderes, interministerial, entre mistérios
e órgãos vinculados, entre ministérios e suas extensões regionais, ou se composto por
membros sem vínculo com a Administração Pública;
f) designação de comissões de sindicância, processo administrativo disciplinar e
inquérito, entre outras, exceto quando constituídas por membros de órgãos diversos ou,
por determinação expressa, devam atuar em âmbito externo;
g) atos de elogio, penalidades, homenagens e agradecimentos;
h) atos de designação, autorização de viagens e diárias no País;
i) estágio probatório;
j) ordem de serviço.
III - atos normativos que produzam efeitos internos; e
IV - outros atos administrativos, tais como:
a) atos de delegação e sua revogação;
b) modelos de requerimentos, formulários, carteiras e outros documentos;
c) manifestações da Procuradoria Federal Especializada do Incra que versem
sobre matéria de interesse coletivo e sejam aprovadas pela autoridade competente para
deliberar sobre a matéria, mediante indicação formal do Procurador-Chefe com essa
finalidade;
d) atas e relatórios de comissões e grupos de trabalho;
e) demais atos administrativos de caráter interno; e
f) manuais instituídos por portaria, de caráter interno;
Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no inciso II deste artigo os atos
relativos a pessoal, cuja publicação decorrer de disposição legal, os quais serão publicados
no DOU, assim como aqueles que produzirem efeitos externos.
Art. 54º As unidades integrantes da estrutura regimental do Incra, com
autonomia administrativa, ficarão responsáveis pela gestão e publicação de seus
respectivos atos administrativos oficiais no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.
§1º A autorização, que conterá data, nome e assinatura, e a supervisão da
publicação do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, será da Chefia da respectiva unidade,
integrante da estrutura regimental desta Autarquia.
§ 2º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a
íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.
§ 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção na publicação
original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio de
funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.
Art. 55º Não é possível a publicação de documentos externos por meio de
veículos de publicação do SEI.
CAPÍTULO X
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 56º As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem
em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam.
Art. 57º O uso inadequado do SEI ensejará apuração de responsabilidade, na
forma da legislação em vigor.
Art. 58º A atualização dos "Tipos de Processos" e dos "Tipos de Documentos"
dentro do SEI será realizada exclusivamente pelo Incra Sede.
§ 1º As unidades do Incra poderão propor a criação de novos "Tipos de
Processos", os quais serão avaliados e, se for o caso, aprovados pela Diretoria da área
específica e encaminhadas à unidade responsável pela gestão de documentos para análise
final e classificação arquivística.
§ 2º Na proposição de criação de novos "Tipos de Documentos", devem ser
realizados os seguintes procedimentos:
I - abertura de processo no SEI, apresentando a demanda, justificando a
necessidade e informando:
a) título do documento;
b) descrição;
c) tipo de numeração, dentre as seguintes opções: Sem Numeração; Sequencial
na Unidade; Sequencial no Órgão; Sequencial Anual na Unidade; ou Sequencial Anual no
Órgão;
d) se o tipo de documento permite Interessados ou Destinatários, e
e) se o tipo de documento pode ser usado por qualquer unidade do Incra ou
somente em algumas unidades, indicando quais.
II - a unidade demandante deve submeter o pedido ao Diretor da área
competente que irá avaliar a pertinência e, se for o caso, aprovará a solicitação de criação
do novo Tipo de Documento e encaminhará o pedido para a Diretoria de Gestão
Administrativa;

                            

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