DOU 23/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 206, quarta-feira, 23 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
§ 3º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do
órgão emissor do documento só serão postas na versão definitiva para encaminhamento,
superando, portanto, a fase de minuta.
§
4º
Os
documentos
externos devem
ser
capturados
para
o
SEI,
preferencialmente, no formato PDF.
§ 5º O limite de arquivos capturados para o SEI, será de 200Mbps.
§ 6º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em
formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo sua
inteligibilidade, garantindo que os arquivos não ultrapassem o limite de que trata o § 5º.
§ 
7º 
Documentos 
arquivísticos 
digitais, 
de 
qualquer 
natureza, 
que
ultrapassarem o limite de que trata o § 5º devem ser incluídos compactados em formato
Zip ou rar.
Art. 21º Excepcionalmente, no caso de impossibilidade técnica momentânea do
SEI, documentos poderão ser elaborados em suporte físico, no entanto, com o retorno do
sistema deverão ser imediatamente digitalizados, inseridos e autenticados no SEI.
Seção III
Da Recepção de Documentos e Processos, Captura para o SEI
Art. 22º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico
serão capturados para o SEI observando os seguintes procedimentos:
I - deverá ser verificado se o documento é destinado ao Incra, se o invólucro
encontra-se íntegro e se o documento que será objeto de captura e digitalização para o
SEI possui natureza sigilosa, caso em que deverá ser registrado no protocolo e
encaminhado à Presidência da Autarquia para as medidas necessárias;
II - caso o documento não possua natureza sigilosa, deverá ser verificado se o
mesmo é destinado ao Incra, se o invólucro encontra-se íntegro e se será objeto de
captura e digitalização para o SEI;
III - é necessário averiguar se o documento recebido é original, cópia
autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples;
IV - deverá ser identificado se o documento é oficial ou particular, ostensivo
ou sigiloso, ordinário ou urgente, fazendo a separação conforme especificações para que
sejam tomados os procedimentos específicos;
V - deverá ser verificado se o documento recebido já possui NUP - SEI
Incra;
VI - caso conste no documento recebido NUP de outro órgão, esse deverá ser
incluído no SEI Incra gerando NUP novo, evitando problemas futuros na plataforma do
Barramento;
VII - o documento deverá ser registrado no SEI, anotando no canto superior
direito da primeira página o seu número SEI e NUP;
VIII - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando
uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos)
dpi, em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no
documento original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento
Óptico de Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o
arquivo será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de
600 dpi, monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de
2020;
IX - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, deverá ser
capturado, informando a data de produção do documento e a identificação adequada do
nível
de acesso
à
informação,
em conformidade
com
o
disposto na
legislação
pertinente;
X - o arquivo digital resultante da digitalização deverá ser conferido e inserido
no SEI, cabendo ao Protocolo Central proceder o arquivamento da via física do documento
ou a devolução ao remetente; e
XI - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI.
§ 1º Em caso de indisponibilidade do sistema, os documentos recebidos serão
carimbados com a data e hora de recebimento no Incra.
§ 2º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos avulsos de
procedência externa que não possuam referência expressa ao número de processo já
existente ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertido
para processo eletrônico.
§ 3º Os Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão
protocolizados no SEI com NUP próprio do Incra, exceto se já possuírem NUP, quando
deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo o NUP do órgão.
§ 4º O documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não
integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem,
se houver, obrigatoriamente, o NUP será mantido como referência.
§ 5º A unidade, ao receber o documento externo pelo SEI e identificar que o
documento faz parte de outro processo, utilizará a funcionalidade/SEI - "Mover
Documento para Outro Processo" - para incluí-lo a um já existente.
§ 6º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos,
devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa
recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (três) dias úteis, desde que seja
avaliado pelo responsável do protocolo, contados da data de seu recebimento no Incra.
§ 7º Nos casos de difícil digitalização pelo mau estado de conservação do
documento/processo físico, esse deverá ser previamente copiado e, na sequência,
digitalizado e inserido no SEI.
§ 8º São atividades de serviço de Protocolo a digitalização e a inclusão no SEI
de documentos e de processos externos recebidos pelo setor, a exceção dos sigilosos,
sendo que a digitalização deverá ser acompanhada da conferência da integridade do
documento do processo digitalizado.
§ 9º Os documentos resultantes
da digitalização de originais serão
considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de
cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia
simples terão valor de cópia simples.
§ 10º A gestão de documentos e de processos do Incra tem como prioridade
proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente
ao interessado.
§ 11º Os serviços de Protocolo da Autarquia poderão, excepcionalmente:
I - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada
de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o
original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a
cópia simples após a sua digitalização; e
II - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando
que os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em
cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob
guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e
destinação.
Art. 23º Os documentos de procedência interna em suporte físico serão
capturados para o SEI pelas unidades protocolizadoras observando os seguintes
procedimentos:
I - deverá ser verificado se o documento a ser digitalizado possui ou não
registro no sistema SEI;
II - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando uma
fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi,
em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no documento
original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de
Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o arquivo
será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de 600 dpi,
monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020;
III - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI deverá ser
capturado, informando a indicação da real data do documento e a identificação adequada
do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação
pertinente; e
IV - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI.
Parágrafo único. Tratando-se de documento avulso interno, que não possua
NUP, o processo eletrônico será aberto no SEI e seguirá a numeração automática do
sistema.
Seção IV
Da Digitalização e Conversão de Processo Físico para Digital
Art. 24º A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve
obedecer aos seguintes procedimentos:
I - o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em formato PDF
com OCR (Optical Character Recognition) obrigatório, em conformidade com o disposto na
normatização interna afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria;
II - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à capa do
processo, e a segunda imagem a contracapa, e as imagens subsequentes correspondentes
ao restante das folhas do processo;
III - As folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente, sendo que
o verso só deverá ser digitalizado caso exista conteúdo;
IV
- cada
volume
do processo
deve ter
seu
próprio arquivo
digital,
correspondente às sequenciais de suas folhas;
V - caso o volume do processo físico possua mais de 200 folhas, esse deverá
ser dividido, formando o primeiro arquivo com 200 folhas e o segundo arquivo com
restantes das folhas, conforme manual a ser encaminhado pelo Serviço de Gestão de
Documentos - DOA 2.3 para as Unidades da autarquia;
VI - caso o processo físico possua mídia juntada, o volume correspondente
deve ser digitalizado com formulário relativo à mídia, referenciando seu conteúdo
compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI;
VII - o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos,
deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico no âmbito do Incra, assinado pelo
usuário responsável pela conversão, conforme modelo disponível no SEI; e
VIII - deverá ser incluído o Termo de Encerramento de Trâmite Físico e a
Solicitação de Arquivamento, devidamente assinado no SEI no processo físico, sendo
vedada qualquer juntada física de novos documentos em tramitação interna no Incra.
§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser
cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador
(DV), e mantendo o mesmo interessado e data de autuação do processo físico.
§ 2º Caso o ano esteja representado no processo físico apenas por dois dígitos,
inserir no sistema com os quatro dígitos que compõe o ano de abertura do processo.
§ 3º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser mantidos,
nas unidades administrativas, onde deverão posteriormente ser encaminhados ao Arquivo
Central.
§ 4º Nos casos em que a anexação dos processos originalmente em suporte
físico seja necessária conforme registro no SISPROT, os processos devem ser convertidos
de forma individual, devendo, após a conversão, proceder a anexação.
Seção V
Da Movimentação e Acompanhamento de Processos
Art. 25º Os registros de entrada e saída de processos/documentos no âmbito
das unidades administrativas deverão ser realizados por meio do SEI, observada a
estrutura regimental do
Incra e em conformidade com
as demais estruturas
parametrizadas do Sistema.
§ 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral
poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária.
§ 2º A tramitação de processos no SEI deverá ser realizada exclusivamente por
meio da função "Enviar Processo".
Art. 26º Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de
destino 
e 
a 
área 
demandante 
promoverá 
imediatamente, 
sob 
pena 
de
responsabilização:
I - o seu adequado direcionamento; ou
II - sua devolução ao remetente.
Art. 27º A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade ocorrerá
em caso de trabalho colaborativo.
Seção VI
Da Expedição de Documentos e Processos
Art. 28º O trâmite de processos entre órgãos públicos será realizado por meio
de
menu
disponível
no
Sistema Eletrônico
da
Informação
-
SEI
barramento/SEI-
Fe d e r a ç ã o .
Parágrafo único. O envio de documentos oficiais para outros órgãos públicos se
dará preferencialmente por e-mail ou disponibilização de acesso externo ao processo a
partir do SEI, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos
do processo.
Art. 29º O envio de documentos oficiais para pessoas físicas ou jurídicas
poderá ser efetivado em meio físico, excepcionalmente, dando-se preferência à
modalidade digital por meio do SEI, desde que isto não incorra em atrasos ou prejuízos
legais.
Art. 30º Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão
ser inseridos no respectivo processo no SEI para eventual necessidade de verificação de
entrega.
Seção VII
Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos
Art. 31º Sobrestamento é a interrupção temporária, de forma justificada, do
andamento do processo a fim de aguardar a realização de providência necessária ao
prosseguimento, com registro no próprio processo objeto do sobrestamento e sob pena
de responsabilidade.
Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais
subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular
tramitação.
Art. 32º O relacionamento de processos será efetivado quando houver a
necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de
informações.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o
sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que
continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.
Art. 33º A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de
unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam
analisados e decididos de forma conjunta, somente sendo revertida pelo Administrador do
Sistema por solicitação de servidor devidamente motivada.
Parágrafo único. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório
deixará de ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação
isolada.
Art. 34º Se for identificada pela área competente a existência de processo no
SEI que se refere a outro já cadastrado, seja em formato digital ou físico, que permite
juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e
com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar
agregadas em um
processo único, o Protocolo e
as Unidades Administrativas
procederão:
I - caso o processo ainda esteja em suporte físico e esteja na unidade, esta
efetivará a conversão do físico para eletrônico e, em seguida, realizará a devida anexação
do novo processo, ora digitalizado, ao processo já existente no SEI, utilizando a função
"Anexar Processo", inserindo, em seguida, o Termo de Encerramento de Trâmite Físico,
bem como a Solicitação de Arquivamento no processo físico, encaminhado na sequência
ao Serviço de Gestão de Documentos; e
II - caso o processo já esteja em formato digital utilizar somente a função
"Anexar Processo" disponível no SEI.
Seção VIII
Do Acesso à Informação e do Pedido de Vistas
Art. 35º O acesso à informação e o pedido de vistas ocorrerá a qualquer
momento, mediante
o preenchimento
do formulário
específico e
procedimentos
operacionais do setor de e-sic (Lei de Acesso à Informação) e do setor de e-ouv
(Ouvidoria), de acordo com a legislação vigente.
Seção IX
Da Exclusão, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos
Art. 36º O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se
estabilizado como oficiais, segundo regras próprias do SEI, momento a partir do qual não
será possível sua exclusão.

                            

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