DOU 23/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

                            Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001,
que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico
http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152024102300095
95
Nº 206, quarta-feira, 23 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
III - a unidade responsável pela gestão de documentos verificará se já existe
documento de mesmo teor ou se a demanda pode ser atendida de outra forma mais
eficiente, orientando a unidade sobre a alternativa; e
IV - caso não exista documento de mesmo teor ou forma mais eficiente de
atendimento, o processo será encaminhado para a área de informática para criar o Tipo
de Documento solicitado e liberar a utilização no SEI após aprovação da versão final pela
unidade demandante.
Art. 59º Os casos omissos deverão ser encaminhados à Diretoria de Gestão
Administrativa, para análise e manifestação.
Art. 60º Os (2) dois anexos desta Portaria estarão disponíveis por meio da
publicação no Boletim de Serviço Interno do Incra.
Art. 61º Fica revogada a Portaria Incra nº 565, de 27 de setembro de 2017.
Art. 62º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
CÉSAR FERNANDO SCHIAVON ALDRIGHI
ANEXO I
LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA
1.Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973. Institui o Código de Processo
Civil.
2.Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outas providências.
Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no
âmbito da Administração Pública Federal.
Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do
processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 Código de Processo Civil;
e dá outras providências.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216
da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
e dá outras providências.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a digitalização, o
armazenamento em meio eletrônico, óptico, ou equivalente, e a reprodução de
documentos públicos e privados.
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Decreto nº 4.520, de 16 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a publicação do
Diário Oficial da União e do Diário da Justiça pela Imprensa Nacional da Casa Civil da
Presidência da República e dá outras providências.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18
de novembro de 2011. Dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do
caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da
Constituição.
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos
para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer
grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio
eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das
entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso
X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei
nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a
digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos
digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Portaria SLTI/MPOG nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da
Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de
Serviços Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de comunicações
administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.
Portaria Interministerial nº 1677, de 07/10/2015. Define os procedimentos
gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal.
Portaria nº 457, de 02 de agosto de 2017. Dispõe sobre o Plano de
Implementação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do INCRA.
Portaria nº 47 de 14 de fevereiro de 2020. Dispõe sobre o Código de
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às
atividades-meio do Poder Executivo Federal.
Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conselho Nacional de Arquivos.
Dispõe sobre a necessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes
de suas atividades e funções.
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de
Arquivos. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de
1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: AtividadesMeio, a ser adotado como modelo para os arquivos
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administração Pública.
Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, do Conselho Nacional de Arquivos.
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de
documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do Conselho Nacional de Arquivos.
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos eARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos SINAR.
Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos.
Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil.
Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de
Arquivos. Aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos
Arquivísticos Digitais.
Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de
Arquivos. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR; (Incluído pela
versão 1.3 de 12/05/2015).
Tomada de Contas TCU nº 023.402/20091, de 06 de outubro de 2009. Consulta
acerca da validade jurídica de documentos eletrônicos e legalidade de atuação de usuários
colaboradores e estagiários em processos eletrônicos.
ANEXO II
DEFINIÇÕES E TERMOS TÉCNICOS
3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.1. 
Anexação 
de
processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado
principal), com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de um único
processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo
assunto;
Apensação de processos: união de processos a processos, que ocorre em
caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de
tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não.
Cada processo conserva sua identidade e independência;
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas
atividades, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos;
Arquivo Central: unidade responsável pelos procedimentos técnicos aplicados
aos documentos, nas fases intermediárias e permanente, e pela sua guarda;
Arquivo corrente: conjunto de documentos e/ou processos em sob custódia
das unidades administrativas que produziram ou receberam os documentos no decorrer
de suas atividades e que constituem objeto de consultas frequentes;
Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivo
correntes, com uso pouco frequente e que aguarda destinação final;
Arquivo setorial: unidade responsável por executar as atividades de arquivo
corrente;
Arquivo permanente: documento arquivístico de valor histórico, probatório e
informativo que deve ser definitivamente preservado, conforme determinado pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, segundo as normas do Arquivo
Nacional;
Assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente, por usuário
identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, e se dará pela seguinte
forma:
Assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário,
com fornecimento de login e senha.
Atividades de protocolo: conjunto de operações que visam o controle dos
documentos
produzidos e
recebidos
externamente,
assegurando sua
localização,
recuperação e acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição,
digitalização, tramitação interna e externa;
Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num
determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por
parte de uma pessoa investida de autoridade para tal;
Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração;
Autoridade competente: agente público que tenha a competência para
executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo
ou função;
Base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de
orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais
tipos de processos;
Barramento: solução que permitirá a tramitação de processos entre os órgãos
que utilizam o SEI ou outras soluções de processo eletrônico;
Captura digital: consiste em declarar um documento como arquivístico ao
incorporá-lo no SEI, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação,
indexação, atribuição de metadados e arquivamento;
Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à
classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e
permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais;
Código de Classificação de Documentos de Arquivo: instrumento de trabalho
utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido,
com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar
sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;
Credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário externo para utilização
do SEI;
Custódia: responsabilidade pela guarda e preservação do documento e/ou
processo em meio físico;
Desarquivamento: retirar o documento e/ou processos em suporte físico da
custódia do Arquivo Central;
Exclusão: é a possibilidade de excluir documentos externos e documentos
gerados no SEI que sejam desnecessários ao processo. Esta operação tem por fim eliminar
documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos
e/ou obrigações;
Despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá
continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;
Destinação: eliminar ou recolher os documentos e/ou processos após avaliação
documental;
Detentor de processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está
aberto e possível de inserção de novos documentos;
Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento e/ou processo para
digital;
Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física
ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade;
Documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo
eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;
Documento digital: é o documento armazenado sob a forma eletrônica e
codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) natodigital: produzido originariamente em meio eletrônico; e,
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital,
gerando uma fiel representação em código digital.
Documento externo: documento de origem externa carregado no SEI;
Documento gerado: documento nato digital produzido diretamente no SEI;
Documento ostensivo: documento sem qualquer restrição de acesso;
Documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da
tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;
Documento sigiloso: documento submetido temporariamente à restrição de
acesso público, devido a questão de segurança da sociedade e do Estado, bem como
demais hipóteses legais de sigilo;
Empréstimo: cessão temporária de documentos e/ou processos em suporte
físico para fins de consulta, reprodução ou exposição;
Gestão documental:
conjunto de procedimentos e
operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, à avaliação e ao arquivamento de processos;
Informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou
identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
Interessado: pessoa (física ou jurídica) ou órgão que tem interesse, benefício
ou proveito sobre o objeto do processo;
Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documento
e/ou processo digital;
Níveis de acesso: forma de controle de acesso de usuários a documentos e/ou
processos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as regras desta portaria e
nos seguintes níveis de acesso:
a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários;
b) restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo
esteja aberto ou por onde tramitou;
c) sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI
correspondente ao grau de sigilo do documento.
Número 
SEI: 
código 
numérico, 
próprio 
do 
SEI, 
sequencial 
gerado
automaticamente para identificar individualmente cada documento dentro do sistema;
Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma
única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido;
Organização: técnica arquivística para armazenar os documentos e/ou
processos;
Peticionamento: possibilita aos usuários protocolarem pedidos e documentos
diretamente no Sistema Eletrônico de Informações (SEI);
Preservação: técnica de prevenção contra deterioração de dados em
documentos e/ou processos;
Processamento: todo trabalho realizado pelo serviço de apoio administrativo;
Protocolo digital: serviço que possibilita o envio de documentos em geral, de
forma eletrônica, sem a necessidade de deslocamento presencial ao setor de Protocolo ou
o envio de correspondência postal (Correios);
Processo
eletrônico:
conjunto
de 
documentos
e
atos
processados,
armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;

                            

Fechar