DOU 30/10/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 210, quarta-feira, 30 de outubro de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1

Submódulo 1.4 - Atendimento
1. INTRODUÇÃO
A CCEE, com o objetivo de agilizar o trâmite de documentação, divulgação de informações, solicitações, questionamentos recebidos e, consequentemente, contribuir para a celeridade no
tratamento de ocorrências, determinou os procedimentos a serem observados pelos agentes e demais interessados, quando do relacionamento com a Câmara.
2. OBJETIVO
Estabelecer os processos referentes ao relacionamento do agente com a CCEE, abaixo elencados:
a)
Atendimento;
b)
Documentação, Correspondências e Processos;
c)
Pedido de Vistas e/ou Cópias de documentos/processos;
d)
Prazos;
e)
Entrada de Dados por Contingência;
f)
Conciliação;
g)
Decisões proferidas no âmbito da CCEE;
h)
Divulgação das Funções de Custo Futuro e dos Preços de Liquidação das Diferenças (PLD e PLDX); e
i)
Divulgação de Resultados e Informações - DRI.
3. PREMISSAS
Atendimento
3.1.
Todo relacionamento do agente com a CCEE deve ser realizado por intermédio da Central de Atendimento ou por carta/ofício via Central de Documentação - CEDOC. As informações para
contato com a CCEE, como telefone, endereço, canais eletrônicos e horários de funcionamento estão disponíveis em seu site.
3.2.
O(s) código(s) de atendimento, gerado(s) pela CCEE e enviado(s) ao(s) contato(s) do agente, deve(m) ser informado(s) na abertura de chamados quando solicitado(s) pela Central de
Atendimento durante o processo de atendimento.
3.3.
Toda comunicação do agente com a Central de Atendimento deve ser registrada e um número de chamado deve ser gerado com o respectivo prazo para atendimento e fornecido ao
solicitante, com o objetivo de facilitar seu acompanhamento e identificação.
3.3.1.
A CCEE encaminha, via e-mail, resposta formal do chamado com a solução encontrada.
3.4.
A CCEE pode entrar em contato com o agente para solicitar a prestação de informações e/ou o envio de documentos para solução do chamado.
3.5.
Os dados recebidos por meio da Central de Atendimento podem ser descartados pela CCEE 5 (cinco) anos após o agente ser desligado da CCEE, por meio de seus controles de segurança.
3.6.
A CCEE não disponibiliza em suas dependências estrutura para acesso pelos agentes aos seus sistemas específicos.
3.7.
A CCEE não realiza atendimento pessoal em suas dependências sem agendamento prévio.
3.8.
A comunicação direta entre um agente e as áreas operacionais da CCEE só deve ocorrer por ocasião de reuniões específicas, que devem ser previamente agendadas pela Central de
Atendimento.
Documentação, Correspondências e Processos
3.9.
Todos os documentos físicos endereçados à CCEE devem vir acompanhados de Carta de Encaminhamento de Documentos, preferencialmente conforme modelo disponível no site da
CCEE, com identificação clara do assunto, e ser encaminhados ou entregues, exclusivamente, no endereço disponível no site da CCEE, aos cuidados da CEDOC, onde são registrados e cadastrados.
3.9.1.
Não se aplica essa premissa para os documentos que devem ser enviados digitalmente à CCEE por meio de sistemas específicos, conforme estabelecido nos Procedimentos de
Comercialização.
3.10.
É obrigatório informar nos documentos físicos ou digitalizados, encaminhados à CCEE, os dados de identificação do remetente, tais como nome, assinatura do remetente responsável,
endereço, telefone e e-mail para contato, bem como a identificação clara do assunto. A CCEE se reserva ao direito de não receber e não realizar o protocolo dos documentos físicos ou digitalizados
caso tais requisitos não sejam cumpridos pelo remetente.
3.11.
A CCEE deve entrar em contato com o agente para informar inconsistências na documentação enviada e, neste caso, a eventual solicitação do agente fica suspensa até a solução das
pendências identificadas.
3.12.
A tempestividade de qualquer documento enviado à CCEE deve ser verificada de acordo com a data de recebimento pela CCEE, considerando o disposto nas premissas a seguir.
3.13.
Os documentos físicos devem ser considerados efetivamente recebidos pela CCEE, respeitando o horário de expediente da CEDOC, nas seguintes situações:
a)
Quando entregues pessoalmente, mediante o comprovante de recebimento registrado pela CCEE;
b)
Quando enviados pelos Correios e demais empresas de serviço postal: na data atestada no Aviso de Recebimento - AR ou informada no histórico de rastreamento de objetos.
3.14.
Os documentos digitalizados devem ser considerados efetivamente recebidos pela CCEE nas seguintes situações:
a)
Quando enviados por e-mail, respeitando o horário de expediente do destinatário dos documentos, seja Central de Atendimento ou CEDOC, condicionado à entrega dos documentos
originais caso seja solicitado pela CCEE;
b)
Quando enviados por meio de sistemas específicos, até a data limite (os horários específicos para a realização das atividades nas datas-limite estão disponíveis no site da CCEE e/ou são
informados por meio de comunicado) definida em submódulos específicos dos Procedimentos de Comercialização e/ou normas de regência vigentes.
3.15.
Os modelos padronizados de documentos de que tratam os Procedimentos de Comercialização não são passíveis de alteração pelo agente e estão disponíveis no site da CCEE.
3.16.
Caso esses documentos sejam recebidos pela CCEE com alterações, serão considerados como inválidos.
Pedido de vistas e/ou de cópias digitais de documentos/processos
3.17.
Somente o agente ou seu representante CCEE são partes legítimas para solicitar à Câmara vistas e/ou cópias de documentos/processos dos quais o agente seja parte, desde que não
protegidos por sigilo.
3.18.
A CCEE deve disponibilizar documentos e processos para vistas e/ou cópias em meio digital, sem custos para o agente.
3.19.
O agente deve enviar à CCEE a solicitação de vistas e/ou cópias digitais de documentos ou processos, por meio de chamado, no qual devem constar: i) siglas do agente e do seu
representante CCEE; ii) respectivos códigos de atendimento do agente e do seu representante CCEE; iii) nome do(a) autorizado(a) a obter vistas e/ou retirar a cópia digital, caso não seja o próprio
agente ou representante (será disponibilizado em mídia digital - CD, caso o tamanho do arquivo exceda o permitido para envio por e-mail); iv) tipo de solicitação (cópia digital e/ou vistas, inclusive
indicar se é o caso de vista presencial na CCEE); v) nome/número do(s) documento(s) e/ou processo(s) objeto(s) da solicitação; vi) demais informações complementares necessárias para a
identificação clara do(s) documento(s) e/ou processo(s).
3.20.
Nos casos em que os documentos ou processos sejam disponibilizados por meio do(s) próprio(s) sistema(s) da CCEE, a solicitação e/ou disponibilização de cópias digitais deve ser realizada
diretamente na(s) ferramenta(s).
3.21.
O solicitante deve indicar se o pedido de cópia de processo é integral ou parcial (neste caso, com indicação dos números das folhas, se possível).
3.22.
Caso o agente solicite cópia de processo, incluindo relatório e voto correspondentes à última deliberação em reunião do Conselho de Administração da CCEE – CAd, as cópias somente
devem ser disponibilizadas após a publicação formal da decisão.
3.23.
Caso existam informações de outros agentes, a cópia do processo, incluindo relatório e voto, deve contemplar a totalidade das informações pertinentes aos agentes envolvidos, com
exceção daquelas que tenham caráter sigiloso.
3.24.
Não sendo possível o atendimento imediato de vistas e/ou cópias nos casos de atos processuais sujeitos a prazos, esses devem ficar suspensos a partir da data de recebimento da
solicitação, até que os autos do processo/documentos sejam efetivamente disponibilizados ao agente (os prazos processuais não serão reiniciados; após a disponibilização da cópia ao agente, os
prazos processuais recomeçarão a fluir pelo tempo remanescente), oportunidade em que devem voltar a fluir, sem que sejam reiniciados.
Termo de Notificação ou Notificação ou Comunicação enviado(a) pela CCEE
3.25.
O Termo de Notificação - TN ou notificação ou comunicação enviado(a) pela CCEE deve ser encaminhado(a) ao destinatário preferencialmente por meio eletrônico, mas também pode
ocorrer pelos Correios ou por outra empresa de serviço postal.
3.25.1.
A comprovação de recebimento do TN ou notificação ou comunicação encaminhado(a) pela CCEE ocorre por meio do comprovante de recebimento de e-mail registrado ou do aviso de
recebimento - AR dos Correios ou de outra empresa de serviço postal.
3.26.
Nas hipóteses em que o início da contagem do prazo do destinatário, previsto na regulamentação vigente, for vinculado ao recebimento do termo de notificação ou notificação ou
comunicação enviado(a) pela CCEE, considera-se como data inicial:
3.26.1.
Na hipótese de envio por meio eletrônico, endereçado ao correio eletrônico constante no cadastro do destinatário na CCEE, ativo ou não: aquela da confirmação de leitura da mensagem;
ou, caso essa não ocorra, após cinco dias corridos, contados da data de confirmação do recebimento ou de falha no envio da mensagem eletrônica.
3.26.2.
Na hipótese de envio pelos Correios ou por outra empresa de serviço postal: aquela atestada no AR; ou, no caso de insucesso da entrega pelos Correios ou por outra empresa de serviço
postal, aquela da primeira tentativa de entrega atestada no AR ou informada no histórico de rastreamento de objetos no site dos Correios ou de outra empresa de serviço postal.
Prazos
3.27.
A contagem dos prazos estabelecidos nos Procedimentos de Comercialização deve ser realizada observando-se apenas os dias úteis, de acordo com o Calendário Geral de Operações da
CCEE, disponível em seu site, ressalvados os casos específicos previstos nos Procedimentos de Comercialização.
3.28.
As atividades relacionadas a pagamentos devem ser efetuadas no dia útil seguinte à data de seus vencimentos quando tais prazos coincidirem com dia em que não haja expediente
bancário no município de São Paulo.
3.29.
Os horários informados nos Procedimentos de Comercialização baseiam-se no horário de Brasília.
3.30.
Os procedimentos especiais para o horário de verão devem ser informados aos agentes por comunicação formal e estão disponíveis no site da CCEE.
3.31.
As datas-limite de atividades cujos prazos estejam previstos nos Procedimentos de Comercialização e que coincidam com períodos festivos, como natal, ano novo e carnaval, podem ser
alteradas precária e excepcionalmente a critério do Conselho de Administração – CAd, com a prévia emissão de comunicado aos agentes, desde que não prejudiquem as operações do mercado.
Entrada de Dados por Contingência
3.32.
O agente que apresentar problemas técnicos no envio de dados relacionados às atividades a seguir, pode fazê-lo por procedimento de contingência:
i.Registro de CCEAL ou CBR;
ii.Validação de registro de CCEAL ou CBR;