DOU 10/03/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 46, segunda-feira, 10 de março de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos
ARQUIVO NACIONAL
PORTARIA AN/MGI Nº 206, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2025
Dispõe sobre a elaboração, análise e aprovação de
Justificativa de Eliminação de Documentos e de Plano
de Destinação de Documentos no âmbito do Poder
Executivo federal, e dá outras providências.
A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL DO MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA
INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 22, do
Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433, do Ministério da
Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União, de 25 de outubro de
2011, com fundamento no §2º do art. 2º da Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de
2014, alterada pela Resolução CONARQ nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 , e considerando o
que consta do processo 08227.001200/2024-12, resolve:
Art. 1º Estabelecer orientações aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
quanto aos procedimentos para a elaboração e aprovação de Justificativa de eliminação de
documentos, conforme disposto no §2º do art. 2º da Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro
de 2014 e suas alterações, e de Plano de Destinação de Documentos pelo Arquivo Nacional.
§ 1º A aprovação de Justificativa de Eliminação de Documentos e de Plano de
Destinação de Documentos será publicada por meio de portaria no Diário Oficial da União.
§ 2º A Justificativa de Eliminação de Documentos (JED) e o Plano de Destinação de
Documentos (PDD) devem ser elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD) do órgão ou entidade e submetidos à análise e aprovação do Arquivo
Nacional conforme modelos constantes nos ANEXOS I e II desta Portaria.
§ 3º Nos casos em que o órgão ou entidade não possua quadro de pessoal para a
constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, o Plano de Destinação de
Documentos - PDD deverá ser elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
do ministério ao qual o órgão é vinculado e submetido à aprovação do Arquivo Nacional.
Art. 2º As Justificativas de Eliminação de Documentos têm validade de dois anos
após aprovação, prorrogáveis por igual período mediante solicitação do órgão ou entidade e
análise e aprovação pelo Arquivo Nacional.
Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria considera-se:
I - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): instância responsável
por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e
acumulados no âmbito dos órgãos e entidades para garantir sua destinação final;
II - Eliminação: destruição de documentos considerados destituídos de valor secundário;
III
- Destinação:
decisão, com
base na
avaliação arquivística,
sobre
encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação;
IV - Guarda permanente: conservação definitiva dos documentos conforme
instrumentos de temporalidade e destinação;
V - Plano de Destinação de Documentos (PDD): esquema que fixa a destinação dos
documentos;
VI - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: instrumento que fixa
os prazos de guarda e a destinação dos documentos tendo em vista a transferência,
recolhimento ou eliminação de documentos, elaborada pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional;
VII - Valor Secundário: interesse identificado em um documento além de seu
propósito original, para fins de prova e/ou informação.
Art. 4º Serão objeto de Planos de Destinação de Documentos - PDD os conjuntos
documentais do órgão ou entidade que não possuam Código de Classificação e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, encaminhados e
aprovados pelo Arquivo Nacional, conforme os casos especificados:
I - Para documentos arquivísticos de órgãos ou entidades extintos ou em processo
de extinção;
II - Para documentos arquivísticos de empresas públicas desestatizadas ou em
processo de desestatização;
III - Para órgãos ou entidades ativos que possuam um acervo arquivístico passivo de
atividade descontinuada.
Art. 5º Serão objeto de Justificativas de Eliminação de Documentos os conjuntos
documentais sem valor secundário, destinados à eliminação, não contemplados em Tabelas de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio ou fim do órgão ou
entidade, e que atendam a uma das seguintes condições:
I - Documentos sem valor secundário, com volume proporcionalmente maior
acumulado pelo órgão ou entidade;
II - Documentos resultantes de nova atividade do órgão ou entidade, não
abrangidos por instrumentos de classificação, temporalidade e destinação aprovados pelo
Arquivo Nacional.
Art. 6º Compete às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos incorporar os
estudos e informações das Justificativas de Eliminação de Documentos ao processo de elaboração
ou atualização dos Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e
Destinação de Documentos, a serem submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.
Art. 7º Após análise da solicitação, o Arquivo Nacional emitirá parecer de aprovação
ou não da Justificativa de Eliminação de Documentos e do Plano de Destinação de Documentos.
Parágrafo único: Os órgãos ou entidades que não obtiverem a aprovação da
Justificativa de Eliminação de Documentos ou do Plano de Destinação de Documentos
receberão o parecer técnico que indique os ajustes necessários.
Art. 8º Os procedimentos de eliminação de documentos após aprovação das
Justificativas de Eliminação de Documentos ou do Plano de Destinação de Documentos estão
sujeitos à legislação e normativas vigentes.
Parágrafo único. A eliminação física ou sanitização de mídias de armazenamento
digital deve seguir procedimentos que garantam a descaracterização dos documentos, em
conformidade com normas ambientais e de sustentabilidade.
Art. 9º Os casos omissos serão resolvidos pelo Arquivo Nacional, que poderá
expedir normas complementares para execução desta Portaria.
Art. 10 Revoga a Portaria AN nº 272, de 9 de novembro de 2020.
Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MÔNICA LIMA E SOUZA
SECRETARIA DO PATRIMÔNIO DA UNIÃO
PORTARIA SPU/MGI Nº 1.668, DE 5 DE MARÇO DE 2025
Institui a Gestão do Conhecimento no âmbito da
Secretaria do Patrimônio da União do Ministério da
Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, e cria o
Comitê de Gestão do Conhecimento, o Subcomitê de
Gestão de Memória, o Subcomitê de Organização do
Conhecimento e a Rede de Gestão de Documentos.
A SECRETÁRIA DO PATRIMÔNIO DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe
confere os arts. 44 e 64 do Anexo I ao Decreto nº 12.102, de 08 de julho de 2024, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Fica instituída a Gestão do Conhecimento no âmbito da Secretaria do
Patrimônio da União do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:
I - aprendizagem organizacional: processo contínuo de aquisição e aplicação de
novos conhecimentos, habilidades e comportamentos voltados à melhoria do desempenho
organizacional, incluindo práticas como capacitações, treinamentos, emprego de manuais e
procedimentos operacionais;
II - conhecimento organizacional:
conhecimento gerado, compartilhado,
preservado e aplicado no órgão para alcançar objetivos e criar valor, abrangendo
conhecimento explícito e tácito e fundamentado nas experiências dos agentes públicos que
atuam no órgão e colaboradores;
III - gestão do conhecimento: processo sistemático e estruturado que visa
identificar, capturar, organizar, compartilhar e aplicar o conhecimento organizacional
acumulado para melhorar o desempenho institucional, promover a inovação, aumentar a
transparência e garantir a sustentabilidade na gestão dos imóveis públicos;
IV - gestão da memória institucional: conjunto de procedimentos e operações
referentes à identificação, armazenamento, uso e disseminação do acervo documental
histórico e dos conhecimentos explícitos de interesse da organização, garantindo a
execução dos processos, serviços e o relacionamento com todas os usuários dos serviços;
V - serviços arquivísticos: conjunto de serviços que operacionalizam a gestão de
documentos, de que trata o art. 3º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
VI - sistema de organização do conhecimento: estrutura e instrumento usados
para organizar, classificar e representar informações e conhecimentos, facilitando sua
localização, recuperação,
uso e compartilhamento,
como taxonomias,
glossários e
vocabulários controlados; e
VII - taxonomias: estruturas hierárquicas que classificam e categorizam
informações ou objetos, agrupando elementos semelhantes em categorias, subcategorias e
classes, formando coleções de tabelas taxonômicas relacionadas à gestão do patrimônio
imobiliário federal.
Art. 3º São objetivos da Gestão do Conhecimento:
I - subsidiar o alcance dos objetivos estratégicos da Secretaria do Patrimônio da
União por meio da identificação, criação, organização, armazenamento, compartilhamento
e aplicação eficiente do conhecimento organizacional;
II - valorizar o conhecimento como ativo estratégico e essencial para a tomada
de decisões fundamentadas;
III - promover a inovação e o aprendizado contínuo;
IV - incentivar a colaboração e o compartilhamento de conhecimento entre os
agentes públicos que atuam no órgão e colaboradores, fortalecendo a construção coletiva
e a disseminação de boas práticas;
V - garantir a sustentabilidade e a segurança do conhecimento organizacional, preservando
e protegendo informações críticas para assegurar continuidade e integridade institucional; e
VI - promover a eficiência, eliminando o retrabalho e assegurando a
padronização e a melhoria contínua das práticas institucionais.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ DE GESTÃO DO CONHECIMENTO - COMGC
Art.4º Fica instituído o Comitê de Gestão do Conhecimento - COMGC no âmbito
da Secretaria do Patrimônio da União do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços
Públicos, com a finalidade de promover e supervisionar a implementação de políticas,
estratégias e práticas de gestão do conhecimento, visando a criação, a organização, a
preservação e a disseminação do conhecimento necessário ao cumprimento dos objetivos
institucionais da Secretaria do Patrimônio da União.
Art. 5º Ao COMGC compete:
I - submeter ao Secretário do Patrimônio da União diretrizes e propostas de
políticas relacionadas com a gestão do conhecimento;
II - monitorar programas, ferramentas e práticas relacionadas com a gestão do
conhecimento;
III - promover a gestão do conhecimento e seus processos em ações de
sensibilização e aprendizagem organizacional;
IV - aprovar as tabelas taxonômicas e demais instrumentos e sistemas de
organização do conhecimento do órgão; e
V - elaborar e aprovar seu regimento interno
Art. 6º O COMGC tem a seguinte composição:
I - o Coordenador-Geral de Gestão Estratégica da Diretoria de Gestão e
Governança da Secretaria do Patrimônio da União, que o coordenará;
II - o Coordenador-Geral de Administração da Diretoria de Gestão e Governança
da Secretaria do Patrimônio da União;
III - um representante de cada uma das seguintes unidades da Secretaria do
Patrimônio da União:
a) Gabinete;
b) Diretoria de Modernização e Inovação;
c) Diretoria de Caracterização e Incorporação de Imóveis;
d) Diretoria de Destinação de Imóveis;
e) Diretoria de Gestão de Receitas Patrimoniais; e
IV - três servidores públicos em exercício na Secretaria do Patrimônio da União.
§ 1º Cada membro do COMGC terá um suplente, que o substituirá em suas
ausências e seus impedimentos.
§ 2º Os membros do COMGC e os respectivos suplentes de que trata o inciso
III do caput serão indicados pelos titulares das unidades que representam.
§ 3º Os membros do COMGC e os respectivos suplentes de que trata o inciso
IV do caput serão indicados pelo Secretário do Patrimônio da União.
§ 4º Os membros do COMGC e os respectivos suplentes serão designados em ato
do Secretário do Patrimônio da União em até trinta dias após a publicação desta Portaria.
Art. 7º O COMGC se reunirá, em caráter ordinário, trimestralmente, e, em
caráter extraordinário, mediante convocação de seu Coordenador ou a requerimento de
um terço de seus membros.
§ 1º O quórum de reunião do COMGC é de maioria absoluta e o quórum de
aprovação é de maioria simples.
§ 2º Na hipótese de empate, além do voto ordinário, o Coordenador do
COMGC terá o voto de qualidade.
§ 3º O Coordenador do COMGC poderá convidar especialistas e representantes de
outros órgãos e entidades, públicos e privados, para participar de suas reuniões, sem direito a voto.
CAPÍTULO III
DOS SUBCOMITÊS
Art. 8º Fica instituído o Subcomitê de Gestão de Memória - SGEM, de caráter
permanente, vinculado ao COMGC, com a finalidade de promover a preservação,
organização e difusão da memória institucional e do patrimônio arquivístico da Secretaria
do Patrimônio da União.
Art. 9º Ao SGEM compete:
I - propor diretrizes e regras para identificação, descrição, indexação e acesso
ao acervo documental histórico da Secretaria do Patrimônio da União;
II - promover a disseminação e debate sobre a memória institucional e o
patrimônio cultural e arquivístico sobre a gestão do patrimônio imobiliário público federal;
III - propor e monitorar as políticas relativas à gestão e preservação de
documentos históricos sobre a gestão do patrimônio imobiliário público federal; e
IV - propor e acompanhar projetos e iniciativas para preservar a memória
institucional, incluindo a criação de acervos históricos, exposições temáticas e a promoção
de eventos comemorativos.
Art. 10. O SGEM tem a seguinte composição:
I - um representante do COMGC, que o coordenará; e
II - quatro servidores públicos em exercício na Secretaria do Patrimônio da União.
§ 1º Cada membro do SGEM terá um suplente, que o substituirá em suas
ausências e seus impedimentos.
§ 2º Os membros do SGEM e os respectivos suplentes serão indicados pelo
COMGC e designados em ato do seu Coordenador.
Art. 11. Fica instituído o Subcomitê de Organização do Conhecimento - SUOC,
de caráter permanente, vinculado ao COMGC, com a finalidade de propor, atualizar e
monitorar a aplicação dos instrumentos de organização do conhecimento da Secretaria do
Patrimônio da União.
Art. 12. Ao SUOC compete:
I - propor ao COMGC as tabelas taxonômicas e demais instrumentos e sistemas
de organização do conhecimento do órgão e respectivas atualizações;
II - colaborar com o SGEM para assegurar que a taxonomia seja aplicada na
classificação e organização dos documentos;
III - manifestar-se tecnicamente sobre a inclusão, exclusão ou alteração de itens
das tabelas taxonômicas e demais instrumentos de organização do conhecimento da
Secretaria do Patrimônio da União; e