DOU 02/04/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 63, quarta-feira, 2 de abril de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
§ 1º O acesso de usuários externos ao SEI é ato pessoal e intransferível, que
se dará mediante cadastro do usuário externo e apresentação da documentação
solicitada.
§ 2º A validação do acesso ao SEI por usuário externo somente ocorrerá após
a verificação de conformidade pela unidade organizacional do COFFITO ou CREFITO
responsável pelas tratativas com o referido usuário, nos seguintes termos:
I - a habilitação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a
constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados
do cadastro de usuário externo;
II
-
quando
necessário, 
a
unidade
organizacional
responsável
pelo
procedimento administrativo poderá solicitar informações complementares para efetivação
do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas na Declaração de Concordância
e Veracidade;
III - o cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não
atendimento às exigências de apresentação de documentação;
IV - a negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual
falha de transmissão ou recepção de dados e informações não atribuível à falha do
sistema, não servirá de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; e
V
- caberá
à unidade
organizacional
responsável pelo
procedimento
administrativo, relativamente a processos e documentos por ela originado ou sob sua
responsabilidade, informar ao GT-SEI as pessoas físicas que poderão ser cadastradas como
usuários externos, bem como orientá-las a acessarem o portal de usuários externos do SEI
para efetivar o referido cadastramento.
Art. 25. Para assinatura de documentos junto ao COFFITO ou CREFITO, o
usuário externo deve:
I - realizar o cadastro por meio do Portal SEI do Sistema COFFITO/CREFITOs e
preencher corretamente os campos obrigatórios;
II - apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e
número de CPF; e
III - apresentar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade
devidamente preenchido e assinado.
Parágrafo único. Os documentos listados nos incisos do art. 25 deverão ser
enviados à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo.
Art. 26. Constituem deveres e responsabilidades do usuário interno:
I - manter sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, não sendo
oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido e sob pena de responsabilização
penal, civil e administrativa;
II - escolher corretamente, ao iniciar novo processo eletrônico, o tipo de
procedimento administrativo e preencher devidamente os campos de identificação e
classificação processual;
III - escolher corretamente, ao incluir novo documento eletrônico, o tipo de
documento e preencher devidamente os campos relacionados e com descritores
suficientes para facilitar sua pesquisa pelos demais usuários;
IV - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência
legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo;
V - evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economia de
recursos e pela responsabilidade socioambiental;
VI - concluir o processo eletrônico com a devida justificativa;
VII - proteger as informações sigilosas e pessoais obtidas em decorrência do
exercício de suas atividades ou que venha a ter conhecimento;
VIII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;
IX - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de
capacitação para o SEI;
X - renunciar a credencial de acesso em processos sigilosos quando sua atuação
não for mais necessária;
XI - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se
ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema;
XII - comunicar ao GT-SEI quaisquer irregularidades e atuações que infrinjam
esta norma;
XIII - sugerir ao GT-SEI melhorias nas rotinas de trabalho do SEI; e
XIV - ser responsável por suas ações, especialmente aquelas que possam
comprometer a segurança do SEI e das informações nele contidas e o cumprimento das
cláusulas do Acordo de Cooperação e dos respectivos aditivos assinados com o TRF-4.
Parágrafo único. As infrações ao disposto neste artigo que implicarem dano à
Administração ou a terceiros serão apuradas em processo administrativo cabível.
Art. 27. Constituem deveres e responsabilidades do usuário externo:
I - efetuar o próprio cadastro no Portal SEI do Sistema COFFITO/CREFITOs;
II - manter o sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, que é
pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso
indevido;
III - garantir a conformidade entre os dados informados quando do pedido de
cadastramento e aqueles
contidos nos documentos essenciais
e complementares
enviados;
IV - realizar consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, bem como
ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas referentes a atos
processuais;
V - acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar
as ações apropriadas;
VI - conservar os originais dos documentos enviados, sejam eles não digitais ou
eletrônicos, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no
processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados a órgãos e entidades para
qualquer tipo de conferência;
VII - verificar as condições de sua rede de comunicação e seu provedor de
internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas, para que
não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema;
VIII - observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram
realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, e são tempestivos aqueles praticados
até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário
oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário
externo;
IX - confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos
estabelecidos pelo sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e
tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
X - responsabilizar-se pelo endereço eletrônico fornecido e/ou cadastrado, bem
como por eventuais acessos de terceiros a esse endereço de forma indevida;
XI - comunicar ao COFFITO a perda de acesso ao sistema por violação do e-mail
ou da senha ou por quebra de sigilo, para imediato bloqueio de acesso ou troca de senha,
se for o caso;
XII - renunciar sua credencial de acesso a processo quando não demandar mais
sua atuação;
XIII - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso no SEI sempre que
se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do
sistema;
XIV - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso
do SEI; e
XV - observar os prazos para a realização de atos processuais em meio
eletrônico, nos termos desta Resolução.
Art. 28. O uso indevido do sistema será passível de apuração nas esferas
administrativa, civil e penal.
Art. 29. Os usuários externos têm a obrigação de solicitar a inativação de seus
cadastros, quando não mais possuam vinculação com processos administrativos eletrônicos
no âmbito do Sistema COFFITO/CREFITOs, sob pena de responsabilização pelo uso
indevido.
Art. 30. Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema
presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido
empregados para o acesso ao SEI.
Art. 31. O processo SEI é organizado de acordo com as formalidades essenciais
à garantia
dos direitos dos administrados
e ao cumprimento dos
deveres, em
conformidade com a legislação vigente.
Art. 32. O processo SEI deve ser gerado sempre que haja requerimento,
comunicação ou informação que, para a prática de ato administrativo, conduza à
necessidade de colher dados ou pareceres, bem como juntar atestados, relatórios,
certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de
decisões.
Art. 33. Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser
inseridos elementos que possibilitem a sua localização, o seu tratamento e a sua
recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema,
observados os seguintes requisitos:
I - escolha adequada do tipo de processo;
II - descrição da especificação, de forma objetiva e clara;
III - preenchimento adequado do campo "Interessado", quando couber;
IV - preenchimento da maior quantidade possível de campos no cadastramento
do processo;
V - publicidade das informações como regra, e sigilo como exceção, nas formas
da lei.
Parágrafo único. Além dos requisitos contidos neste artigo, o usuário deverá
consultar as políticas internas de uso do SEI no seu Conselho para envio e tramitação de
processos.
Art. 34. Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de
Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração
vigente.
Art. 35. A unidade organizacional que receber processo de que não seja
destinatária deverá devolvê-lo ao remetente ou efetuar a destinação adequada, prezando
pela celeridade processual.
Art. 36. A inclusão de documento e de processo administrativo no SEI é ato
formal e será efetuada mediante a observância dos seguintes procedimentos:
I - devem ser incluídos somente os documentos destinados à compreensão, à
fundamentação, à instrução e ao deslinde do assunto tratado, pertinentes às provas dos
atos e dos fatos enunciados; e
II - deve ser observada a ordem cronológica dos atos e dos fatos ocorridos, a
fim de não comprometer o encadeamento lógico das informações.
Art. 37. Todo documento administrativo oficial produzido no SEI deverá ser
elaborado por meio do editor de textos do próprio sistema, observando-se o seguinte:
I - documentos gerados no SEI receberão número SEI e, quando aplicável,
número específico do documento;
II - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos;
III - o usuário deverá assinar somente os documentos de sua competência;
IV - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta
devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, denominado
minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado;
V - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com
o editor de textos do SEI, o usuário pode efetuar a captura ao sistema como documento
externo; e
VI - os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de
assinatura imediata por funcionários, colaboradores e/ou conselheiros do Sistema
COFFITO/CREFITOs e
terceiros podem
ser formalizados
em meio
não digital
e,
posteriormente, digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos.
Art. 38. Em regra, os documentos serão produzidos em formato nato-digital,
salvo quando:
I - houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado; e
II - houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da
disponibilidade possa prejudicar a demanda.
Art. 39. Documentos digitalizados, documentos nato-digitais de procedência
externa ou documentos que contiverem formatação incompatível com o editor de textos
do SEI serão criados no sistema como "documento externo".
Art. 40. Os documentos externos serão submetidos a procedimento de
conferência pelo funcionário responsável por sua inserção no sistema, devendo ser
registrado no SEI se o documento foi apresentado na forma de:
I - cópia autenticada administrativamente: quando o interessado apresentar ou
apontar o documento original e sua cópia;
II - cópia autenticada por cartório: quando o interessado apresentar ou apontar
apenas a cópia autenticada em cartório;
III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma
cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e
IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas o
documento original.
Art. 41. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de
mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido pelo GT-SEI e que
não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia
digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo
eletrônico SEI.
Art. 42. A documentação administrativa de origem externa dirigida ao COFFITO
ou CREFITO será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de Protocolo ou por
unidade equivalente no respectivo órgão.
Art. 43. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente do órgão poderá abrir
processo no SEI para distribuição de documentos a outras áreas ou incluí-los diretamente
nos processos em tramitação.
Art. 44. A área destinatária do processo analisará as informações dos
documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do
trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o
procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos.
Art. 45. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela
unidade
organizacional de
protocolo
e que
não
possuam
referência expressa
a
determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado,
serão autuados como novo processo eletrônico.
Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI
identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na
forma do caput deste artigo, deve, após provocação do gestor da unidade destinatária,
transferir tais documentos para o processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI
denominada "anexar processo" e concluir o processo SEI autuado pela unidade de
protocolo.
Art. 46. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de
protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com
indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional
destinatária com garantia de sigilo.
Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação
de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos
serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do
envelope.
Art. 47. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos
disponíveis para inserção em um processo serão definidos pelo GT-SEI.
Art. 48. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos,
modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem realizar
solicitação ao GT-SEI.
Art. 49. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e
documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação
de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo
objetivo.
Art. 50. A eliminação de documentos de processos eletrônicos deverá ocorrer
em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos arquivísticos
vigentes.
Art. 51. Documentos que necessitem de correções, estejam incompletos, não
tenham mais validade, estejam desatualizados, ou que foram inseridos indevidamente
devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento, com
referência explícita ao número único do documento correspondente.
§ 1º Os documentos podem ser tornados sem efeito por meio da inclusão de
um Despacho de cancelamento no processo, o qual deve ser assinado pelo titular da
unidade onde o documento foi gerado.

                            

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