DOU 07/04/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 66, segunda-feira, 7 de abril de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
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1.2.2
.A Operadora exclusivamente odontológica classifica documentos e define níveis de acesso para assegurar o bom uso das
informações sigilosas pelos colaboradores, administradores e conselheiros.
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Essencial
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Interpretação:
A classificação de documentos e a definição de níveis de acesso devem evitar que quaisquer divulgações sejam realizadas por pessoas não autorizadas e que contenham
informações classificadas como sigilosas, temáticas inadequadas, fornecimento de dados ou de números gerenciais não comprováveis ou vazamento de informações tratadas em
reuniões restritas dentro da operadora.
. .Assim, faz-se necessário que a operadora mantenha um sistema, controle sobre quem tem acesso e a quais informações. A classificação de documentos deve ser realizada
preferencialmente por meio de ferramenta digital ou software gerenciador de documentos. Dados sigilosos devem ter seu acesso restringidos por meio de senhas e o
compartilhamento de documentos impressos deve ser evitado.
(IBGC, 2015; 2017b); (OCDE, 2016) (IAIS, 2011).
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Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s :
Poderão ser verificadas as seguintes evidências:
1. as diretrizes documentadas da operadora para a classificação de documentos e a definição de nível de acesso de acordo com o cargo (colaboradores, administradores
e conselheiros);
2. a existência e assinatura de termo de confidencialidade;
3. a utilização de criptografia na troca de arquivos digitais;
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4. controle de acesso a informações confidenciais por usuários e senhas em sistemas - por exemplo;
5. entrevistas com colaboradores, gestores e lideranças da operadora; e
6. realização de testes de acesso a informações e documentos; entre outros.
Todos os envolvidos em situações que mostrem a necessidade de confidencialidade devem assinar o termo de adesão à política de divulgação de informações ou documento
similar, a ser arquivado na sede enquanto houver vínculo com a operadora e por um período após o seu desligamento (a ser definido nas diretrizes da operadora de acordo com
o nível hierárquico ocupado).
. .O uso de informações deve estar aderente ao estabelecido no estatuto social e código de conduta e de ética da operadora. Além de respeitar a política de confidencialidade,
o bom uso da informação deve considerar a objetividade, clareza, transparência, simetria de informações, equidade de tratamento, respeitar os direitos das partes interessadas
e respeitar a legislação e as regulamentações em vigor.
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1.2.3
.A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes de forma a identificar situações com potenciais conflitos
de interesse e que contemple medidas a serem adotadas.
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Essencial
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Interpretação:
Existe conflito de interesses quando alguém não é independente em relação ao assunto em discussão ou em que esteja atuando, e pode influenciar ou tomar decisões
motivadas por interesses distintos daqueles da operadora. Também caracterizado quando se observa a probabilidade de que decisões ou quaisquer ações profissionais sejam
influenciadas indevidamente por um interesse alheio aos interesses da operadora.
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A operadora deve contar com documento formal contendo uma política ou diretrizes contendo as situações com potenciais conflitos de interesse, formas de prevenção
e a descrição das medidas a ser adotadas no caso de identificação de situações com conflitos ou potencias conflitos na prática.
. .No documento contendo a política ou diretrizes, é importante constar a previsão da separação de funções, definição clara de papéis e responsabilidades associadas aos mandatos
de todos os agentes, inclusive com a definição das alçadas de decisão de cada instância, de forma a tentar minimizar possíveis focos de conflitos de interesses. Agentes externos
tais como conselheiros externos, consultores e auditores também deverão estar contemplados nas políticas e diretrizes. Estes devem ter em mente tal preocupação e manifestar,
tempestivamente, seu eventual conflito de interesse ou determinado interesse particular.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; OCDE, 2017)
. .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s :
Verificar existência de documento formal contendo a política ou diretrizes da operadora e verificação se tal documento elenca as situações com potenciais conflitos de
interesse e quais medidas devem ser adotadas.
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1.2.4
.A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes que estabeleçam critérios de decisão quanto à
terceirização de seus serviços.
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Essencial
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Interpretação:
A terceirização é uma atividade em que se repassa para um terceiro o cumprimento ou manutenção de um serviço ou processo. Ou seja, terceirizar importa em delegar
determinadas atividades para que outras pessoas físicas ou jurídicas cumpram tarefas no lugar de parte da equipe própria da operadora.
Dessa forma, uma atividade terceirizada, com profissionais mais qualificados e experientes, deve garantir que a operadora consiga atingir seus objetivos de forma eficaz, com
maior qualidade e melhor gerenciamento do tempo.
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Exemplos de itens que podem compor os critérios de decisão quanto à terceirização:
1. resultado apurado após a realização de uma análise custo x benefício analisando as vantagens e desvantagens da terceirização;
2. observação dos contratos sociais e estatutos das organizações a serem terceirizadas verificando se as cláusulas que designam seus objetos sociais estão em linha com
os objetivos das áreas/atividades a serem terceirizadas;
3. análise de certidões negativas referentes a tributos e encargos;
. .4. realização de um apanhado de referências comerciais e financeiras das organizações terceirizadas;
5. verificação de ações trabalhistas em curso;
6. verificação se a organização terceirizada possui certidões de qualidade ou de acreditação; e
7. análise das planilhas de custos detalhadas para entendimento da composição de preços do serviço terceirizado; entre outros.
(FRAGA; BARBOSA, 2017; FNQ, 2016)
. .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s :
Documento formal contendo a política que estabeleça os critérios de decisão quanto à terceirização de seus serviços.
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1.2.5
.A Operadora exclusivamente odontológica avalia os resultados da auditoria externa independente das demonstrações
financeiras da Operadora, anual obrigatória.
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Essencial
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Interpretação:
A auditoria externa independente possui como responsabilidade essencial a análise das demonstrações financeiras da operadora, verificando a conformidade com a
regulamentação vigente, a evidenciação clara dos princípios contábeis e se elas refletem, em todos os aspectos relevantes, corretamente, a realidade e a evolução patrimonial e
financeira da operadora quanto a resultados e variações patrimoniais no período analisado.
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Durante os procedimentos de auditoria, o auditor externo deve efetuar a verificação de conformidades e efetuar recomendações quanto a procedimentos para correções
de erros ou irregularidades encontradas. A auditoria também deve avaliar a qualidade dos controles internos, especialmente quanto à sua confiabilidade e prevenção a
fraudes.
A atividade de auditoria externa é essencial para a proteção dos usuários das informações das demonstrações financeiras, contribuindo para o funcionamento do mercado,
à medida que colabora para o fortalecimento da confiança nas relações entre as entidades auditadas e os usuários daquelas informações.
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Ao final da auditoria, deve ser realizado um reporte ao Conselho de Administração ou ao Comitê de Auditoria da Operadora quanto aos resultados apontados. Assim, os
resultados apurados e apontados pela auditoria externa são um importante insumo a ser utilizado pela operadora para realizar ações de melhoria e em especial em seus controles
internos.
Conforme estabelecido no artigo 22 da Lei nº 9656/1998, as operadoras de planos privados de assistência à saúde deverão anualmente submeter suas contas a auditores
independentes, registrados no respectivo Conselho Regional de Contabilidade e na Comissão de Valores Mobiliários - CVM. Anualmente deverá ser dada publicidade ao respectivo
parecer sobre as demonstrações financeiras, juntamente com as demonstrações financeiras.
. .(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. .Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s :
Verificar se os gestores e a alta administração/Conselho de Administração da operadora avaliam os resultados apurados pela auditoria externa independente. Atas de reunião
específica, relatório de análise e a existência de um plano de ação contendo as ações de melhoria são exemplos de documentos a serem verificados.
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1.2.6
.A Operadora exclusivamente odontológica implementa um plano de ação a partir dos resultados da avaliação da auditoria
externa de suas demonstrações financeiras, quando necessário.
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Essencial
. .Interpretação:
O trabalho de uma auditoria deve ser finalizado com a elaboração de um documento contendo a descrição dos procedimentos efetuados, os itens verificados que necessitam
de ações para correções de erros, as eventuais irregularidades encontradas durante o processo de auditoria bem como sugestões de melhorias a serem realizadas pela operadora
nos diferentes processos.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
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Possíveis Fo r m a s de Obtenção de Ev i d ê n c i a s :
Verificar evidências sobre a adoção das ações propostas no plano de ação elaborado a partir dos resultados das auditorias interna e externa. As formas de evidência a serem
verificadas dependerão das ações propostas. Relatórios e atas de reuniões, registros de implementação/alteração em sistemas de informática, atualização de manuais, processos,
políticas e diretrizes da operadora são possíveis exemplos de formas de evidência deste item.
. .O plano de ação deverá ser devidamente documentado, possuir a designação do(s) responsável(is) pela sua implementação e possuir metas e prazos para a implementação das
melhorias identificadas como necessárias além de estar vinculado aos objetivos estratégicos da operadora - quando couber.
. .
1.2.7
.A Operadora exclusivamente odontológica divulga periodicamente e mantém atualizado, em seu portal, pelo menos as
demonstrações financeiras anuais completas e o relatório da administração.
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Essencial
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Interpretação:
Existe a obrigatoriedade, prevista no Anexo I da RN 528/2022, para a publicação das demonstrações financeiras anuais por empresas com cem mil beneficiários ou mais,
no caso das odontologias de grupo e cooperativas odontológicas. Tal item requer a disponibilização no portal da operadora das demonstrações financeiras anuais completas e do
relatório de administração.
O relatório da administração é uma prestação de contas para com os sócios e demais públicos estratégicos e partes interessadas na operadora.
O Relatório de Administração deve ser uma das principais fontes de informações da operadora e deve refletir os seguintes aspectos:
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Descrição e explicação do desempenho financeiro da operadora no período;
Os principais riscos e incertezas enfrentados pela operadora;
Enfatizar os resultados da operadora no período e seu alinhamento com a estratégia da operadora;
Ser aprovado pelo Conselho da operadora;
Ser claro, realista e conter todos os principais destaques da operadora no período, tanto positivos quanto adversos;
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Informações sobre o andamento do negócio, desempenho e expectativas para curto, médio e longo prazo;
Como as informações contidas no texto se originam de diferentes áreas elas devem ser apresentadas e
comentadas de forma inter-relacionada.
A divulgação dessas informações é a materialização do princípio da transparência, e deve primar para que a divulgação das informações, além de atender às exigências legais,
seja completa, objetiva, tempestiva e igualitária.