DOU 16/05/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 91, sexta-feira, 16 de maio de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
Ministério das Relações Exteriores
GABINETE DO MINISTRO
PORTARIA MRE Nº 603, DE 15 DE MAIO DE 2025
Altera dispositivos do Guia de Administração dos
Postos (GAP-2022) relacionados a procedimentos de
prestação de contas.
O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da competência
que lhe é conferida pelos incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição da
República, e tendo em conta o disposto no art. 65, inciso I, do Decreto nº 12.002, de 22 de
abril de 2024, resolve:
Art. 1º O Índice do Guia de Administração dos Postos passa a vigorar com a
seguinte alteração:
"ÍNDICE
......................................................................................................
Capítulo 12 - Sistema Informatizado de Administração dos Postos
....................................................................................................... " (NR)
Art. 2º Os capítulos 3, 5, 11 e 12 do Guia de Administração dos Postos passam
a vigorar com as seguintes alterações:
"3.8.1. Consideram-se despesas miúdas de pronto pagamento aquelas de
pequeno valor, para uso próximo ou imediato, de caráter urgente e extraordinário, que não
podem aguardar o processo normal de aquisição." (NR)
"3.8.1.1 São despesas miúdas de pronto pagamento:
i. As despesas que não podem ser comprovadas por nota fiscal, fatura ou recibo
que identifique quem recebeu o pagamento (por exemplo, corridas de táxi, gorjetas, tarifas
de estacionamentos e pedágios); e
ii. Pequenas aquisições realizadas em estabelecimentos que emitem somente
cupom de caixa registradora." (NR)
"3.8.2. O total mensal de DMPP é limitado ao valor equivalente a USD 100,00
(cem dólares)." (NR)
"3.8.3. Os pagamentos para os quais há recibo ou outro documento
comprobatório apropriado não são considerados DMPP." (NR)
"3.8.4. O posto deve emitir documento que comprove tanto a realização da
despesa quanto o pagamento para o credor. " (NR)
"3.8.5. As DMPP devem ser registradas, por escrito, no setor de contabilidade,
com a descrição, finalidade, justificativa e data da despesa, bem como nome completo, CPF
e assinatura do servidor responsável pelo pagamento." (NR)
"3.8.5.1. O registro do setor de contabilidade integra o processo comprobatório
de DMPP (item 3.8.8)." (NR)
"3.8.6. As DMPP não podem ser custeadas com recursos do chefe do posto nem
por servidores ou contratados locais, para posterior reembolso." (NR)
"3.8.7. Os totais mensais das despesas miúdas lançadas no ADMP devem ser
automaticamente incluídos nas fichas contábeis das prestações de contas, com data do
último dia do mês." (NR)
"3.8.7.1. No campo "histórico", indica-se o total das despesas miúdas do mês."
(NR)
"3.8.8. O relatório de despesas miúdas de pronto pagamento, gerado pelo
ADMP, deve ser impresso mensalmente." (NR)
"3.8.8.1. Os originais dos registros do setor de contabilidade a que se refere o
item 3.8.5 devem ser anexados ao relatório em ordem sequencial cronológica do
lançamento do registro." (NR)
"3.8.8.2. O chefe do posto ou detentor de delegação de competência deve
rubricar todas as páginas do relatório." (NR)
"3.8.8.3. O relatório mensal e seu anexo são o processo de comprovação de
DMPP." (NR)
"3.8.8.4. O relatório mensal e seu anexo devem ser arquivados no posto, para
os fins previstos nos itens 11.17 e 14.9.6." (NR)
"3.8.9. As dotações ABE, PC, IC, SMP e MC-30 admitem despesas miúdas."
(NR)
"5.34.3 É facultada a contratação de empresa terceirizada para fornecer serviços
de alimentação (ticket alimentação), porém vedado o pagamento do benefício diretamente
aos auxiliares de apoio da residência ou a inclusão do valor correspondente em
contracheque." (NR)
"11.1.........................................................................................................
i. Aviso de crédito em conta emitido pelo EFNY;
ii. Aviso de crédito em conta emitido por banco credenciado no MRE para
recebimento de recursos;
iii. Borderô bancário ou documento equivalente que comprove operação de
câmbio e respectivo recibo de depósito;
iv. Comprovantes bancários de juros na conta do posto; e
v. Extratos bancários que comprovem eventual depósito extraordinário na conta
local do posto, o qual deve ser sempre justificado (por exemplo, restituição de impostos)."
(NR)
"11.3. Os documentos de crédito e de despesa devem ser enviados à
contabilidade do posto." (NR)
"11.4. A aposição de "atesto" e o visto do chefe do posto ou detentor de
delegação de competência (item 11.7) comprovam a legalidade desses documentos."
(NR)
"11.5. Recibos de cartões de crédito pessoais de servidores que forem
apresentados para reembolso pelo posto não serão aceitos como documentos de
despesas." (NR)
"11.6. O documento de crédito ou despesa deve ser juntado ao formulário do
anexo 27, cujo cabeçalho deve conter as seguintes informações:
................................................................................................" (NR)
"11.10. No caso de material permanente, o recibo deve estar acompanhado de
declaração de que o bem foi inventariado no patrimônio nacional, com a indicação
correspondente do número do bem, e a que inventário foi incorporado, Chancelaria,
Residência ou Centro Cultural." (NR)
"11.11.2 Não se autorizam despesas para fins de tradução." (NR)
"11.12 Documentos comprobatórios de todas as despesas relativas a veículos
oficiais, como combustível, manutenção e conservação, devem sempre registrar no campo
"descrição/resumo" do anexo 27 o número de registro ou placa do veículo a que se refere
a despesa." (NR)
"11.13 Recibos de aluguel da dotação AM devem conter o nome do servidor
locatário e do proprietário ou locador e o período a que se referem, de forma clara e
legível." (NR)
"11.15 Os postos devem observar o procedimento indicado no item 11.14 nas
operações de reconversão de saldos, em moeda local." (NR)
"11.17.2 A documentação solicitada deve ser transmitida para o EFNY por cópia
eletrônica, por GED (E-Docs)." (NR)
"CAPÍTULO 12 - Sistema Informatizado de Administração de Postos" (NR)
"12.1.1 As referências ao ADMP constantes no presente guia aplicar-se-ão
igualmente a sistema informatizado que venha a substituí-lo." (NR)
"12.2...............................................................................................
.......................................................................................................
iii. Emitir prestações de contas (item 14.5); e
.........................................................................................................." (NR)
"12.3 O EFNY não aceita prestações de contas que não tenham sido preparadas
no programa, salvo em casos excepcionais e desde que devidamente justificados." (NR)
"12.8.3................................................................................................
i. Caso se trate de material permanente (dotações 52-CAP, 52-CAP-EMP, 52-
DTIC, 52-IC e 52-ACEMP), número de inventário e a que inventário foi incorporado, se
Chancelaria, Residência ou Centro Cultural;
a) Bens adquiridos para incorporação em outros bens inventariados, que não
podem receber a plaqueta de identificação, têm seu correspondente valor e descrição
incorporados no bem original, devendo o posto, nas fichas contábeis, informar o número de
inventário ao qual o bem adquirido foi incorporado (item 4.3).
ii. Período de referência da despesa, com data de início e término, no caso de
serviços continuados;
iii. No caso de toda despesa com veículo oficial, como combustível, manutenção
e seguro, o número da placa ou o registro;
iv. Nome do nacional brasileiro a quem se presta assistência consular, além do
número de seu passaporte ou carteira de identidade, e descrição sucinta do auxílio
prestado;
v. No caso de despesas com cerimonial, a natureza e a data do evento, e os
nomes das autoridades, delegações ou personalidades homenageadas, bem como o
número de participantes;
vi. No caso de Despesas Miúdas de Pronto Pagamento, as despesas realizadas,
com indicação clara e individualizada da natureza de cada gasto, cuja soma não pode
ultrapassar o limite mensal máximo extraordinário de USD 100,00, estando vedada a
inclusão de despesas de que se disponha recibo, as quais deverão ser objeto de lançamento
próprio, independentemente do valor do gasto (item 3.8).
vii. No caso de pagamentos de despesas das dotações AM e AM-DG, o nome do
servidor locatário, do locador, e o período a que se refere a despesa, com data de início e
término;
viii. Para despesas com telefonia, os números de telefones e os nomes dos
funcionários a que estão vinculados, atentando-se para o item 3.1.2.6.3, que dispõe sobre
quem poderá dispor de telefonia celular custeada pela dotação SMP-PJ.
.......................................................................................................................
x. No caso de gastos com Pessoa Física, indicação de todos os dias de serviço
prestado, evitando-se a contratação regular e continuada do mesmo credor, a fim de evitar
a constituição de vínculo trabalhista." (NR)
"12.8.3.1 No caso de despesas da dotação CLP (36-CLP, 36-ABC e 36-IGR), o
campo histórico deve conter as seguintes informações:
i. No caso de salário, relação nominal dos funcionários, discriminando-se
individualmente os valores líquidos pagos em favor de cada um, como salário base, seguro,
previdência e outros eventuais benefícios;
ii. Devem estar também registrados o período de pagamento, a discriminação
das alíquotas de pagamento de seguro, previdência social e outros benefícios, o meio de
pagamento e a origem dos recursos, devendo-se adotar o seguinte modelo:
Nº do doc / Data / Histórico
1 / 31/07/2024 / Salário do mês de julho:
AA Nome Sobrenome
Salário-base ....... $ 5.000,00
Auxílio família .....$ 300,00
IPS Empregado (9%) ..$ 450,00
(Meio de pgto, Origem AD-0001/24)
iii. No caso de contribuição previdenciária e, se for o caso, de seguro e outros
benefícios, devem ser registrados os montantes relativos às cotas-partes do empregado e
do empregador, de forma individualizada, indicando o credor (pessoa jurídica) e o nome do
auxiliar local;
iv. Devem estar também registrados nas fichas financeiras o período de
pagamento, a discriminação das alíquotas, o meio de pagamento e a origem dos recursos,
devendo-se adotar o seguinte modelo:
Nº do doc / Data / Histórico
2 / 01/08/2024 / IPS-Instituto Previdência Social ref. mês julho
Pgto da Previdência social (ou outro seguro, ou outro
benefício) do AA Nome Sobrenome, sendo:
Salário-base .................$ 5.000,00
9% parte do empregado ....... $ 450,00
16,5% parte do empregador ... $ 825,00
(Meio de pgto, Origem AD-0002/24)
v.
Eventuais
circunstâncias
peculiares
relacionadas
ao
recolhimento
previdenciário dos contratados locais, como, por exemplo, a obrigatoriedade de os próprios
empregados providenciarem o recolhimento, por força da legislação local, ou eventual
dispensa de pagamento previdenciário no caso de funcionários de determinada idade,
também devem contar das fichas contábeis;
vi. No caso de despesas com alimentação dos auxiliares de apoio da Residência,
o item 5.34 estabelece o limite mensal máximo de 20% (vinte por cento) do total do salário
básico;
vii. Dos lançamentos das despesas com a aquisição de alimentos devem constar,
de maneira individualizada, como credores, as empresas fornecedoras dos alimentos, e, dos
históricos, o mês de referência; e
viii. Caso haja variação no salário bruto ou líquido do contratado local em razão
de aumento salarial, variação de alíquota previdencial ou outro motivo, essa informação
deverá constar do mês da mudança, com indicação do número da troca telegráfica
referente ao tema, devendo o posto sempre manter o sistema SCL atualizado, de forma a
que os recursos recebidos mantenham conformidade com aqueles a serem gastos." (NR)
Art. 3º O Capítulo 14 do Guia de Administração dos Postos passa a vigorar com
a seguinte redação:
"CAPÍTULO 14 - PRESTAÇÃO DE CONTAS
14.1 Aspectos gerais
14.1.1 A prestação de contas é o processo pelo qual gestores públicos
comprovam a devida aplicação de recursos sob sua responsabilidade.
14.1.1.1 Os postos não interligados ao SIAFI estão obrigados a encaminhar ao
Escritório Financeiro em Nova York (EFNY) as prestações de contas de todos os créditos
recebidos a cada exercício.
14.1.1.2 A prestação de contas dos postos siafizados ocorre de forma
automática, diretamente no SIAFI, mesmo para aqueles que contem com a operação
assistida remota do EFNY.
14.1.2 O crédito de uma autorização de despesa, processado pelo EFNY, em
favor de um posto, gera um lançamento contábil que registra a responsabilidade e cria a
obrigatoriedade para o chefe do posto, ou para o detentor de delegação de competência,
de prestar contas dos atos de gestão financeira desse crédito, recebido sob a forma de
adiantamento.
14.1.3 A prestação de contas deve seguir o rito determinado no item 14.5 deste
Guia.
14.1.4 A aprovação formal dos lançamentos contábeis constantes da prestação
de contas pelo EFNY é a primeira etapa a ser cumprida para que seja dada a baixa na
responsabilidade do chefe do posto, ou do detentor de delegação de competência, pelos
recursos recebidos.
14.1.4.1 O processo de aprovação somente termina com a aprovação, pelo TCU,
da prestação de contas anual do EFNY (ver item 1.1.6).
14.2.1 As prestações de contas de saldos ainda pendentes de aprovação pelo
EFNY devem ser assinadas pelo chefe do posto ou pelo detentor da delegação de
competência em exercício, ainda que estas contenham despesas anteriores à sua assunção
ao posto.
14.2.1.1 A responsabilidade pela escrituração contábil de versões originais ou
retificadas de prestações de contas de eventuais despesas anteriores à assunção da chefia
no posto cabe, exclusivamente, ao titular em exercício ou a quem detenha a delegação de
competência, sendo vedada a remessa de processos a ex-titulares, para assinatura.
14.2.1.2 A assinatura da prestação de contas pelo titular do posto em exercício
não acarreta responsabilidade pelo fato gerador da despesa executada, que recai somente
ao ordenador da despesa à época de sua realização e a quem visou o respectivo
documento comprobatório do crédito ou despesa realizada, nos termos do item 1.1.12.
14.2.2 A prestação de contas deve observar a seguinte periodicidade:
i. Dotações regulares, como aquelas indicadas no item 14.5.2.1:
a) Prestação semestral ou anual, a critério do posto, remetida ao EFNY até 15
dias após o encerramento do semestre e/ou do exercício, nunca podendo ultrapassar a
data de
15 de
janeiro do
exercício seguinte
ao do
recebimento dos
créditos
orçamentários.