DOMCE 30/01/2019 - Diário Oficial dos Municípios do Ceará

Ceará , 30 de Janeiro de 2019 • Diário Oficial dos Municípios do Estado do Ceará • ANO IX | Nº 2122

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2.1. Planejamento
Esta fase consiste na elaboração de planos e cronogramas a serem
seguidos durante o exercício financeiro. São elementos básicos de
planejamento:
Plano
Plurianual
(PPA),
Lei
de
Diretrizes
Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária Anual (LOA).
Contudo, cabe aos ordenadores de despesas, juntamente com os
setores estratégicos de cada órgão, elaborar uma relação de despesas
necessárias à manutenção de suas atividades, compreendendo o
levantamento de itens a serem licitados no início do exercício,
verificando o equilíbrio financeiro e orçamentário, a fim de atender as
necessidades do órgão.
Em seguida, deve-se fazer um levantamento no que se pretende
incrementar nas atividades já desenvolvidas, considerando a demanda
por novos serviços e a liberação de novas fontes de recursos. Esse
procedimento visa contemplar na LOA todas as despesas a serem
realizadas no exercício, atendendo ao princípio da universalidade.
O planejamento é de sua importância para o perfeito funcionamento
da Administração Pública Municipal. Pois, se o planejamento for bem
elaborado não existiram surpresas indesejadas durante o ano, fazendo
com que a máquina pública funcione a contento. Prevenindo o
desperdício, uso inadequado, e a ociosidade.

2.2. Verificação da Necessidade
Essa fase consiste na verificação da necessidade de utilização daquele
objeto que se deseja solicitar. Deve-se levar em consideração a
demanda pelo objeto, em comparativo com os exercícios anteriores,
número de usuários, prazo de utilização, finalidade, quantidade a ser
solicitada, etc. Essas são orientações genéricas que devem ser
observadas para qualquer solicitação de despesa nesta entidade.

2.3. Motivação da despesa
A motivação da despesa é documento que compõe o processo de
despesa, nela é que constarão os argumentos que embasam a
solicitação do objeto, conforme parâmetros evidenciados no item
anterior. Deve-se desprender bastante atenção à elaboração deste
documento, pois ele norteará todo o processo da despesa. Serve de
fonte de informação para outros setores que participam do processo,
porém que não fizeram parte da solicitação, logo, não conhecem o
objeto, não sabem a sua finalidade, possivelmente.
São elementos essenciais que compõem a Motivação da Despesa:
- Setor requisitante;
- Especificação fidedigna do objeto a ser adquirido;
- Quantidade a ser adquirida;
- Prazo de duração do objeto (período que a demanda pelo objeto será
suportada);
- Dotação orçamentaria: Elemento de Despesa e Subelemento;
- Fonte de recursos que cobrirá a despesa;
- Finalidade do objeto a ser adquirido;
- Assinatura do solicitante;
- Ciência e aprovação do gestor.
Com o objetivo de definir a importância desta Instrução Normativa, o
Ordenador de Despesa que não atender as determinações fixadas nesta
IN, poderá ter a despesa considerada nula, cabendo a ele o ônus da
despesa incorrida em desconformidade com a norma municipal.

2.4. Cotação de Preço
Esta fase consiste em uma pesquisa de mercado para saber qual
fornecedor oferece a condição mais vantajosa para o órgão, seja
menor preço, melhor técnica ou melhor preço e técnica.
É importante salientar, que para alcançar o sucesso desta etapa do
processo depende de perfeita especificação do objeto a ser adquirido.
De tal forma que uma pessoa que não conheça o produto a ser
solicitado posso adquiri-lo no mercado sem dificuldade de
comunicação com o fornecedor, evitando assim pedidos de materiais
que não atendem à necessidade da Entidade, por falha na
especificação do objeto. Contudo, não se deve direcionar marca de
produto, e sim, as características do objeto que melhor atendam à
demanda do ente. Deve-se preocupar também em não caracterizar um
objeto de forma que beneficie um fornecedor em detrimento de
outros, configurando a burla e a capacidade de concorrência,
infringindo a lei de Licitações.
A cotação de preços realizada deve conter:
- Pelo menos três orçamentos;
- As empresas cotadas devem ser aptas a contratar com a
administração pública e ter em sua atividade objeto social compatível
com o objeto do pedido;
- Deve-se elaborar um mapa comparativo de preços, dando ênfase à
oferta ganhadora;
- Deve existir as informações básicas do fornecedor, para que se possa
entrar em contato com ele, caso se concretize a intenção de compra,
proceder o empenho da despesa, caso não seja necessária a realização
de procedimento licitatório para aquisição;
- Elaborar ordem de compras/serviço para que seja autorizada pelo
Ordenador de Despesa, verificando-se a viabilidade financeira e
orçamentaria para realização da despesa;
- Deve-se anexar à motivação da despesa uma cópia do processo de
cotação de preços.
Sugere-se a centralização das compras de toda a Prefeitura, por meio
da Central Única de Compras (CUC) dentro do Setor de Compras.
Com esta ferramenta o Prefeito Municipal uniformizará os
procedimentos de compras, facilitando o gerenciamento e controle
destas.

2.5. Procedimento Licitatório
Caso a despesa a ser realizada atinja limite para licitação, deve-se
encaminhar o processo de compra, composto pela motivação da
despesa e cotação de preços autorizada pelo Secretário, à Comissão
Permanente de Licitação (CPL) para que proceda a concorrência
pública de acordo com a modalidade e o tipo que melhor atendam a
necessidade da administração. Caso contrário deve-se passar para o
item 2.6 deste manual.
Sempre atentar para os prazos e limites de acordo com a modalidade
de licitação a ser realizada, considerando os critérios para avaliação
quanto ao fracionamento de despesa, que são: objeto semelhante,
concomitantemente (verificar a tempestividade da solicitação de
compra) e a finalidade, verificando se a aquisição está sendo motivada
por fato novo.
Os demais procedimentos são privativos da comissão permanente de
licitação (CPL). Porém, os agentes públicos devem ter conhecimento
básico sobre o assunto, para evitar fracionamentos, compras
irregulares,
contratação
de
pessoas/empresas
inabilitadas
e
consequentemente,
devolução
de
recursos
e
outras
penas
administrativas, cíveis e/ou criminais, dependendo da natureza da
infração cometida.

2.6. Empenho da Despesa
Esta etapa consiste na primeira fase da execução da despesa, segundo
a Lei Federal 4.320 de 1964, conforme transcrição abaixo:
Art. 58. O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade
competente que cria para o estado obrigação de pagamento pendente
ou não de implemento de condição.
[...]
Art. 61. Para cada empenho será extraído um documento denominado
“nota de empenho” que indicará o nome do credor, a representação e a
importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da
dotação própria.
Porém, no município de Tabuleiro do Norte através deste manual, a
ser regulamentado por instrução normativa da Controladoria Geral do
Município, institui-se a motivação da despesa como primeira fase da
execução da despesa pública. Logo, será o referido documento que
embasará a solicitação de despesa, no qual resultará no empenho da
despesa, conforme texto extraído da lei em tela. Assim, será um ato de
competência do ordenador de despesa, que cria para a entidade a
obrigação de pagamento, dependente ou não de implemento de
condição, configuram como empenho licitações, contratos, etc., e em
muitos casos a nota de empenho representa o ato que cria esta
obrigação para o município.
Para que a solicitação de realização de despesa siga o processo, faz-se
necessário o envio do processo de despesa para o setor de
contabilidade. Este processo deve conter a motivação da despesa,
cotação de preços e processo licitatório quando for o caso, para que o
setor da contabilidade possa registrar o evento e dar seguimento à
solicitação.
Deve-se observar para a realização de obras e serviços de engenharia
a existência de projeto básico, projeto executivo e execução de obras e
serviços, conforme art. 7° e incisos da Lei Federal 8.666/93.