DOMCE 03/06/2019 - Diário Oficial dos Municípios do Ceará

                            Ceará , 03 de Junho de 2019   •   Diário Oficial dos Municípios do Estado do Ceará   •    ANO X | Nº 2207 
 
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Constituição Federal de 1988, Lei Federal 4.320 de 1964, a Lei 
Federal 8.666 de 1993 (Lei de Licitações e Contratos Públicos), a Lei 
Complementar 101 de 2000 e as Instruções Normativas do Tribunal 
de Contas dos Municípios do Estado do Ceará (TCM-CE). 
  
Com a elaboração deste Manual espera-se conseguir institucionalizar 
os procedimentos inerentes ao controle interno impostos pela 
legislação vigente e normatizar o fluxograma da despesa, buscando 
atender aos princípios da eficiência, eficácia, economicidade e 
efetividade. Através da disseminação do conhecimento, fazendo com 
que exista uma convergência e racionalização das rotinas 
administrativas executadas pelas entidades e órgãos públicos 
municipais. 
I - Introdução  
  
O presente Manual foi desenvolvido para orientar os Gestores 
Municipais quanto às rotinas e procedimentos inerentes ao fluxo da 
despesa dentro da Prefeitura Municipal de São Benedito. Sua 
apresentação é flexível a qualquer modificação posterior que se julgar 
necessária. 
Com o objetivo maior de direcionar e uniformizar os procedimentos e 
rotinas, estabelecer uma sequência lógica ao fluxo da despesa dentro 
da Prefeitura Municipal de São Benedito de forma a garantir clareza e 
compreensão para todos que deste utilizem. Aumentar a eficiência e 
eficácia, com a consequente redução de custo dos procedimentos 
administrativos. 
O fluxo da despesa compreende: planejamento da despesa, verificação 
da necessidade, motivação da despesa, aprovação da solicitação pelo 
Gestor, cotação de preços pelo setor de compras, análise inicial da 
Controladoria 
com 
a 
verificação 
de 
saldo 
financeiro 
e 
orçamentário/quantitativos 
e 
valores, 
aprovação 
da 
cotação, 
encaminhamento ao Setor de Compras, caso necessite de licitação, 
encaminhar primeiramente à Comissão de Licitação. Em seguida, 
envio à Contabilidade para empenho, depois de empenhada a despesa, 
proceder a solicitação de entrega do objeto requisitado, recebimento 
no Almoxarifado, caso seja material, Tombamento, atesto da Nota 
Fiscal pelo responsável do Setor que recebeu o objeto/serviço, 
encaminhamento do documento fiscal à Compras/Contabilidade para 
Liquidação, e, por fim, remetido o processo da despesa para análise 
final da Controladoria, anuência superior e posterior envio à 
Tesouraria para enquadramento no Cronograma de Pagamentos, 
conforme a disponibilidade de caixa da Entidade, separação 
documental na Contabilidade e envio para a Câmara de Vereadores. 
Os procedimentos apresentados anteriormente serão demonstrados em 
fluxograma e cada fase do fluxo da despesa será detalhada no corpo 
deste trabalho. 
  
2. Procedimentos e rotinas  
  
Neste tópico serão apresentados os procedimentos e rotinas inerentes 
a cada fase do processo de geração da despesa pública. 
  
2.1. Planejamento  
  
Esta fase consiste na elaboração de planos e cronogramas a serem 
seguidos durante o exercício financeiro. São elementos básicos de 
planejamento: 
Plano 
Plurianual 
(PPA), 
Lei 
de 
Diretrizes 
Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária Anual (LOA). 
  
Contudo, cabe aos gestores, juntamente com os setores estratégicos de 
cada Órgão, elaborar uma relação de despesas necessárias à 
manutenção de suas atividades, compreendendo o levantamento de 
itens a serem licitados no início do exercício, verificando o equilíbrio 
financeiro e orçamentário, visando atender as necessidades do Órgão. 
  
Em seguida, deve-se fazer um levantamento no que se pretende 
incrementar nas atividades já desenvolvidas, considerando a demanda 
por novos serviços e a liberação de novas fontes de recursos. Esse 
procedimento visa contemplar na LOA todas as despesas a serem 
realizadas no exercício, atendendo ao princípio da universalidade. 
  
O planejamento é de suma importância para o perfeito funcionamento 
da Administração Pública Municipal. Pois, se o planejamento for bem 
elaborado não existirão surpresas indesejadas durante o ano, fazendo 
com que a máquina pública funcione a contento. Prevenindo o 
desperdício, mal-uso, e a ociosidade. 
  
2.2. Verificação da Necessidade  
  
Essa fase consiste na verificação da necessidade de utilização daquele 
objeto que se deseja solicitar. Deve-se levar em consideração a 
demanda pelo objeto, número de usuários, prazo de utilização, 
finalidade, quantidade a ser solicitada, etc. Essas são orientações 
genéricas que devem ser observadas para qualquer solicitação de 
despesa nesta Entidade. 
  
2.3. Motivação da Despesa  
  
A Motivação da despesa é um documento que compõe o processo de 
despesa, nele é que constarão os argumentos que embasam a 
solicitação do objeto, conforme parâmetros evidenciados no item 
anterior. Deve-se desprender bastante atenção à elaboração deste 
documento, pois ele norteará todo o processo da despesa. Serve de 
fonte de informação para outros setores que participam do processo, 
porém que não fizeram parte da solicitação, logo, não conhecem o 
objeto, não sabem a sua finalidade, possivelmente. 
  
São elementos essenciais que compõem a Motivação da Despesa: 
· Setor requisitante; 
· Especificação fidedigna do objeto a ser adquirido; 
· Quantidade a ser adquirida; 
· Prazo de duração do objeto (período que a demanda pelo objeto será 
suportada); 
· Dotação Orçamentária; · Fonte de Recursos que cobrirá a despesa; 
·Finalidade do objeto a ser adquirido; Assinatura do solicitante; 
Ciência e Aprovação do Gestor. 
  
Anexo a este Manual consta modelo de Motivação de Despesa. 
  
Sugere-se a instituição desta fase da execução da despesa através 
de Decreto do Executivo e/ou Instrução Normativa da 
Controladoria Geral do Município. Com a finalidade de 
normatizar e regulamentar este documento, sob pena de ser 
considerado nulo ato emanado de Gestor Municipal que não 
atenda a esta determinação, cabendo ao Gestor o ônus da despesa 
incorrida em desconformidade com a norma municipal.  
  
2.4. Cotação de Preço  
  
Esta fase consiste em uma pesquisa de mercado para saber qual 
fornecedor oferece a condição mais vantajosa para o Órgão, seja 
menor preço, melhor técnica ou melhor preço e técnica. 
  
É importante salientar, que para o sucesso desta etapa do processo 
depende da perfeita especificação do objeto a ser adquirido. De tal 
forma que uma pessoa que não conheça o produto a ser solicitado 
possa adquiri-lo no mercado sem dificuldade de comunicação com o 
fornecedor, evitando assim pedidos de materiais que não atendem à 
necessidade da Entidade, por falha na especificação do objeto. 
Contudo, não se deve direcionar marca de produto, e sim, as 
características do objeto que melhor atendam à demanda do Ente. 
Deve-se preocupar também em não caracterizar um objeto de forma 
que beneficie um fornecedor em detrimento de outros, configurando a 
burla a capacidade de concorrência, infringindo a Lei de Licitações. 
  
A cotação de preços realizada deve conter: 
  
· Pelo menos três orçamentos · As empresas cotadas devem ser aptas a 
contratar com a Administração Pública; · Deve-se elaborar um mapa 
comparativo de preços, dando ênfase à oferta ganhadora; · Deve 
existir as informações básicas do fornecedor, para que se possa entrar 
em contato com o mesmo, caso se concretize a intenção de compra e 
poder proceder o empenho da despesa, se não for necessária a 
realização de procedimento licitatório para a aquisição; · Elaborar 
ordem de serviço para que seja autorizada pelo Gestor. Verificando-se 
a viabilidade financeira e orçamentária para realização da despesa; · 
Deve-se anexar à Motivação da Despesa uma cópia do processo de 
Cotação dePreços; Anexo a este Manual consta um modelo de Mapa