DOU 27/02/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Aos representantes dos Comitês Temáticos ou Subcomitês, compete: I - participar das reuniões do Comitê ou Subcomitê, discutir e deliberar sobre assuntos relativos à governança, constantes da pauta; II - propor a inclusão de matérias de interesse na pauta das reuniões; III - propor à Secretaria-Executiva do Comitê ou Subcomitê, com a necessária antecedência, a participação nas reuniões de convidados que possam prestar esclarecimentos e subsídios sobre as matérias constantes da pauta; IV - solicitar à Secretaria-Executiva do Comitê ou Subcomitê as informações e documentos necessários ao desempenho de suas atividades junto ao Comitê ou Subcomitê; V - comunicar à Secretaria-Executiva do Comitê ou Subcomitê a impossibilidade de comparecimento à reunião e informar sobre a participação do suplente; VI - propor a realização de reuniões extraordinárias; VII - cumprir e fazer cumprir as decisões do Comitê ou Subcomitê; VIII - compartilhar conhecimentos e informações institucionais que contribuam para o alcance dos objetivos propostos pelo Comitê ou Subcomitê, observado o sigilo necessário; e IX - disseminar na unidade organizacional que representa as informações e diretrizes geradas no âmbito do Comitê ou Subcomitê. § 1º Cabe aos representantes dos Comitês Temáticos ou Subcomitês emitir manifestação em nome da área que representam. § 2º Em caso de ausência de membro titular designado, não sendo representado por suplente, por mais de 3 (três) reuniões consecutivas, sem justificativas, o Presidente do Comitê ou Subcomitê comunicará oficialmente à Secretaria-Executiva do respectivo Comitê ou Subcomitê para que seja providenciada a designação de um novo membro. SEÇÃO IV DAS ATRIBUIÇÕES DAS SECRETARIAS-EXECUTIVAS DOS COMITÊS TEMÁTICOS E S U B CO M I T ÊS Art. 28. Às Secretarias-Executivas dos Comitês Temáticos e Subcomitês, compete: I - providenciar: a) elaboração e apresentação das pautas das reuniões contendo as propostas a serem discutidas e homologadas; b) calendário de reuniões; c) comunicados e demais documentos administrativos; e d) mediante solicitação expressa do Presidente do Comitê ou Subcomitê, relatórios periódicos ou relatório final referentes a assunto(s) de interesse do Comitê ou Subcomitê. II - encaminhar ao presidente e aos representantes as atas das reuniões anteriores; III - prestar apoio administrativo ao Comitê ou Subcomitê e responsabilizar-se pelos expedientes, bem como organizar, disponibilizar e manter atualizado o acervo documental correspondente; IV - adotar as providências para: a) realização das reuniões, secretariando-as e elaborando as respectivas atas de reunião; e b) cumprimento das deliberações do Comitê ou Subcomitê. V - auxiliar o presidente na coordenação, orientação e supervisão das atividades do Comitê ou Subcomitê; VI - fornecer, sempre que possível, informações solicitadas pelos representantes para melhor apreciação dos assuntos em pauta; e VII - apoiar os trabalhos dos Grupos de Trabalho do Comitê, quando couber. § 1º Todos os documentos discutidos e aprovados durante as reuniões do Comitê ou Subcomitê, bem como aqueles produzidos na preparação das reuniões, deverão ser produzidos e tramitados em meio eletrônico, levando-se em consideração as medidas adequadas, em caso de conteúdo de caráter sigiloso. § 2º As informações que instruam processos que tramitam em segredo de justiça, bem como as informações destes provenientes, terão o acesso restrito. SEÇÃO V DA PERIODICIDADE DAS REUNIÕES DOS COMITÊS TEMÁTICOS E SUBCOMITÊS Art. 29. Os Comitês Temáticos, seus Subcomitês e Grupos de Trabalho, caso houver, reunir-se-ão ordinariamente de acordo com a periodicidade indicada a seguir: I - Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR: 4 (quatro) vezes ao ano, mediante convocação do Presidente do Comitê, sendo, preferencialmente, uma reunião a cada trimestre. II - Comitê de Governança Digital, Segurança da Informação e Proteção de Dados Pessoais - CGSP, Subcomitê de Segurança da Informação - SINF, Subcomitê de Governança de Dados - SGD e Equipe de Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos - ETIR: 2 (duas) vezes ao ano, mediante convocação do Presidente do Comitê, sendo, preferencialmente, uma reunião a cada semestre. III - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS: 2 (duas) vezes ao ano, mediante convocação do Presidente do Comitê, sendo, preferencialmente, uma reunião a cada semestre. Art. 30. Por convocação do Presidente do Comitê Temático ou de seus Subcomitês ou por solicitação da maioria absoluta dos representantes, poderão os Comitês Temáticos reunir-se extraordinariamente. Art. 31. Os membros dos Comitês Temáticos, seus Subcomitês e Grupos de Trabalho, caso houver, se reunirão presencial ou virtualmente, conforme disciplinado no ato convocatório das reuniões. § 1º Dever-se-á estabelecer que as reuniões cujos membros estejam em entes federativos diversos sejam realizadas por videoconferência. Os membros que se encontrarem no Distrito Federal reunir-se-ão presencialmente ou por videoconferência. § 2º Devem ser estimados os gastos com diárias e passagens dos membros do colegiado e comprovada a disponibilidade orçamentária e financeira para o exercício em curso, na hipótese de ser demonstrada, de modo fundamentado, a inviabilidade ou a inconveniência de se realizar a reunião por videoconferência. SEÇÃO I DA REPRESENTATIVIDADE, CONVOCAÇÃO, PAUTA, DELIBERAÇÕES E ATA Art. 32. O quórum mínimo necessário para abertura e realização das reuniões dos Comitês Temáticos, seus Subcomitês e Grupos de Trabalho, caso houver, será a maioria absoluta dos representantes. Parágrafo único. Na ausência do representante titular, este será substituído pelo respectivo suplente, que terá direito a voto nas deliberações. Art. 33. As reuniões ordinárias serão convocadas com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis e as extraordinárias com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis. Parágrafo único. Serão convocados os representantes titulares e suplentes. Art. 34. A pauta da reunião será encaminhada aos representantes no ato da convocação. Parágrafo único. Os membros dos colegiados referidos nesta seção poderão sugerir formalmente à Secretaria-Executiva do Comitê, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis da reunião ordinária, matérias a serem incluídas na pauta da reunião. Art. 35. As deliberações acontecerão por meio de votação realizada em processo nominal e aberto, e aprovadas pela maioria simples dos presentes, observado o quórum mínimo definido no caput do art. 32. Parágrafo único. O Presidente do Comitê Temático ou do Subcomitê poderá decidir, ad referendum, questões de urgência e relevância. Art. 36. As reuniões ordinárias e extraordinárias serão registradas em ata, com lista de presença anexada. § 1º A minuta da ata será encaminhada para os membros em até 8 (oito) dias úteis. § 2º O prazo para manifestação sobre a minuta da ata será de até 5 (cinco) dias úteis. § 3º Transcorrido o prazo para manifestação, a ata de reunião deverá ser assinada pelos membros, titulares ou suplentes, participantes da reunião, em até 3 (três) dias úteis. § 4º As atas deverão ser mantidas no acervo documental de cada Comitê, Subcomitê e Grupo de Trabalho. § 5º O Comitê Temático, seus Subcomitês e Grupos de Trabalho publicarão suas atas e resoluções em sítio eletrônico, ressalvado o conteúdo sujeito a sigilo. SEÇÃO II DOS TRABALHOS DOS SUBCOMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO Art. 37. Os Comitês Temáticos poderão criar Subcomitês e Grupos de Trabalho (GT) para estudo e análise de matérias específicas e para subsidiar tecnicamente suas atividades e deliberações, respeitadas as regras estabelecidas no art. 19. § 1º O Presidente do Comitê Temático poderá solicitar assessoria ad hoc para contribuir com os trabalhos dos Subcomitês e Grupos de Trabalho. § 2º Poderão operar, concomitantemente, dois Subcomitês e dois Grupos de Trabalho em cada comitê temático e a composição de cada um será de, no máximo, 7 (sete) integrantes. § 3º Os subcomitês e os grupos de trabalho terão caráter temporário e prazo de 1 (um) ano para conclusão dos trabalhos, podendo ser prorrogado por 6 (seis) meses mediante motivação e posterior anuência do Comitê Técnico relacionado ao tema, salvo disposição legal expressa em contrário. § 4º Deverão ser enviados ao Presidente do Comitê Técnico relatórios periódicos e ao final do trabalho do grupo. § 5º A proposta de criação de grupos de trabalho será acompanhada de estimativa dos custos com deslocamentos dos integrantes e custo homem/hora dos agentes públicos que venham a integrá-los, se for o caso. CAPÍTULO II DA COMPOSIÇÃO E COMPETÊNCIAS DOS COMITÊS TEMÁTICOS SEÇÃO I DO COMITÊ TÉCNICO DE GOVERNANÇA, INTEGRIDADE E GESTÃO DE RISCOS Art. 38. O Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR do Ministério das Comunicações, de natureza deliberativa e estratégica, tem por finalidade deliberar sobre a implementação e a manutenção de processos, estruturas e mecanismos adequados à incorporação dos princípios e das diretrizes da governança previstos no Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, bem como deliberar sobre políticas, diretrizes e planos relativos à integridade e gestão de riscos deste Ministério, em consonância com o disposto na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016. SUBSEÇÃO I DA COMPOSIÇÃO Art. 39. O Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR será composto por representantes, membros e suplentes, das seguintes unidades do Ministério das Comunicações: a) Secretaria-Executiva; b) Secretaria de Comunicação Social Eletrônica; c) Secretaria de Telecomunicações; d) Subsecretaria de Planejamento e Tecnologia da Informação; e) Assessoria Especial de Controle Interno; f) Subsecretaria de Orçamento e Administração; g) Coordenação-Geral de Gestão Estratégica. Art. 40. A Presidência do Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR será exercida ou pelo(a) Secretário(a)-Executivo(a) Adjunto(a), ou, em seus afastamentos ou impedimentos legais, por seu substituto. Art. 41. A Secretaria-Executiva do Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR será exercida pela Coordenação-Geral de Gestão Estratégica. SUBSEÇÃO II DOS OBJETIVOS Art. 42. O Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR tem como objetivos: I - instituir e manter mecanismos, instâncias e práticas de governança em consonância com os princípios e as diretrizes estabelecidas na política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; II - promover a gestão estratégica do Ministério das Comunicações, focada na melhoria contínua dos processos e serviços de comunicação prestados à sociedade; III - garantir a integração e o alinhamento das ações e projetos conduzidos pelo Ministério das Comunicações aos seus objetivos e diretrizes estratégicas, sejam finalísticas ou de áreas meio; IV - promover a simplificação administrativa e modernização da gestão; V - instrumentalizar o processo decisório do Ministério das Comunicações para sua orientação por evidências, foco em resultados estratégicos, desburocratização e conformidade legal; VI - formalizar as funções, competências e responsabilidades das estruturas e dos arranjos institucionais estabelecidos para a consecução da missão do Ministério das Comunicações; VII - promover a comunicação e o monitoramento das atividades e resultados, e socializar informações de desempenho institucional do Ministério das Comunicações interna e externamente; VIII - instituir um sistema de gestão de riscos e controles internos; IX - promover a integração da gestão de riscos ao processo de planejamento estratégico e aos seus desdobramentos, às atividades, aos processos de trabalho e aos projetos em todos os níveis da organização, relevantes para a execução da estratégia e o alcance dos objetivos institucionais; X - garantir controles internos proporcionais aos riscos, de maneira a considerar suas causas, fontes, consequências e impactos, observada a relação custo- benefício; XI - utilizar os resultados da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua do desempenho e dos processos de gerenciamento de risco, controle e governança; e XII - promover a adoção de medidas e ações institucionais destinadas à prevenção, à detecção, à punição e à remediação de fraudes e atos de corrupção. SUBSEÇÃO III DAS COMPETÊNCIAS Art. 43. Compete ao Comitê Técnico de Governança, Integridade e Gestão de Riscos - CGIR: I - auxiliar a alta administração na implementação e na manutenção de processos, estruturas e mecanismos adequados à incorporação dos princípios e das diretrizes da governança de que trata o Decreto nº 9.203, de 2017; II - elaborar e aprovar, em nível estratégico, políticas e diretrizes relativas à gestão de processos e projetos; III - avaliar e aprovar metodologias e métodos aplicados à gestão de processos e projetos; IV - estabelecer mecanismos para a comunicação, a governança e a institucionalização das políticas de gestão de processos e projetos emanadas pelo próprio Comitê ou pelo Comitê Ministerial de Governança - CMG; V - assessorar e subsidiar o Comitê Ministerial de Governança - CMG na tomada de decisão referente aos projetos e processos estratégicos do Ministério;