DOU 15/06/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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O gestor da unidade poderá solicitar, por escrito à CGTI, a criação de caixa postal institucional pessoal ao estagiário somente quando houver necessidade para o serviço a ser desempenhado. 5.2.4.2. O envio de mensagens por estagiários será restrito a endereços eletrônicos mantidos pelo Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima, excepcionalmente, quando for expressamente solicitado e com a devida justificativa pelo gestor da unidade a que esteja vinculado, será permitido o envio aos endereços externos. 5.2.4.3. O uso do correio eletrônico pelo estagiário autorizado será de responsabilidade do gestor da unidade a que esteja vinculado. 5.2.4.4. O identificador padrão do endereço eletrônico do estagiário será formado pelo nome seguido do último sobrenome, acrescido pela palavra "estagiário", separados pelo sinal de ponto. 5.2.4.5. A caixa postal institucional pessoal de estagiários será excluída definitivamente, quando da comunicação da CGGP sobre o término do estágio. 5.2.5. Terceirizados 5.2.5.1. O gestor da unidade poderá solicitar, por escrito, à CGTI, a criação de caixa postal institucional pessoal para o terceirizado, somente quando houver necessidade para o serviço a ser desempenhado. 5.2.5.2. Avisos, informes e outras necessidades de comunicação institucional do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima aos terceirizados podem ser realizados para os e-mails dos colaboradores e/ou por meio de outros canais de comunicação, tais como murais físicos e eletrônicos, site do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima e intranet, além do uso de listas de e-mails. 5.2.5.3. O envio de mensagens por terceirizados será restrito a endereços eletrônicos mantidos pelo Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima, excepcionalmente, quando for expressamente solicitado e com a devida justificativa pelo gestor da unidade a que esteja vinculado, será permitido o envio aos endereços externos. 5.2.5.4. O uso do correio eletrônico pelo terceirizado autorizado será de responsabilidade do gestor da unidade a que esteja vinculado. 5.2.5.5. O identificador padrão do endereço eletrônico do terceirizado será formado pelo nome, seguido do último sobrenome, acrescido pela palavra "terceirizado", separados pelo sinal de ponto. 5.2.5.6. Caberá à área responsável pelo contrato do colaborador terceirizado informar à CGTI, em até 5 (cinco) dias úteis, sempre que houver o desligamento de qualquer empregado, para que seja efetuada a exclusão da caixa postal institucional pessoal. 5.3. CAIXA POSTAL INSTITUCIONAL DA UNIDADE 5.3.1. As unidades institucionais da estrutura organizacional do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima poderão ter caixa postal institucional da unidade. 5.3.2. O gestor da unidade será também o gestor da respectiva caixa postal, competindo-lhe: I - solicitar a criação, a alteração e a exclusão da caixa postal institucional da unidade; II - autorizar o acesso de outros servidores, mediante delegação no sistema de correio eletrônico, bem como excluir esse acesso; III - compartilhar o acesso a caixas específicas com outros usuários. 5.3.3. A caixa postal institucional da unidade terá um único endereço de correio eletrônico, cujo identificador será formado pela denominação da unidade, ou por sigla que permita a sua identificação. 5.3.4. Em casos excepcionais, devidamente justificados, poderão ser criadas caixas postais institucionais a fim de atender comissões, grupos de trabalho ou núcleos formalmente constituídos, bem como para demandas de trabalho específicas e eventos temporários. 5.3.4.1. Nessa hipótese, quando da solicitação de criação da caixa postal, deverão ser indicados o servidor, ou unidade, que será responsável pelo respectivo gerenciamento, bem como, se for o caso, o período em que a caixa postal deverá ser mantida. 5.3.4.2. Findada a necessidade para a qual a caixa postal institucional da unidade foi criada, o responsável pelo gerenciamento deverá informar à CGTI, para a exclusão da caixa postal. 5.3.4.3. O envio de mensagens em nome da unidade deverá ser assinado pelo usuário que faz uso da caixa compartilhada, devendo inserir sua assinatura de acordo com o padrão fornecido pelo Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 5.4. CAIXA POSTAL INSTITUCIONAL DE SISTEMA. 5.4.1. A caixa postal de sistema será criada quando houver essa necessidade para o funcionamento de um sistema informatizado. 5.4.2. O gestor da unidade responsável pelo desenvolvimento ou manutenção do sistema informatizado será também o gestor da respectiva caixa postal, competindo-lhe: I - solicitar a criação, alteração e exclusão da caixa postal de sistema; II - autorizar o acesso de outros servidores, mediante delegação no sistema de correio eletrônico, bem como excluir esse acesso. 5.4.3. O identificador do endereço de correio eletrônico será formado pela denominação ou sigla que permita a identificação do respectivo sistema informatizado. 5.5. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO (criação, alteração e exclusão). 5.5.1. É permitida a criação de lista de distribuição, com o objetivo de facilitar e otimizar a troca de informações sobre assuntos de interesse do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 5.5.2. A criação de lista de distribuição pode ser solicitada pelo gestor da unidade à qual se destina. 5.5.3. A solicitação deve ser encaminhada por escrito à CGTI, acompanhada de justificativa e de informações sobre a finalidade da lista, nome do gestor da lista, e, quando destinada à atividade temporária, do período de sua duração. 5.5.4. Cada lista de distribuição terá um gestor, a quem incumbe: I - manter permanentemente atualizado o rol de integrantes da lista de distribuição; II - solicitar exclusão como gestor e indicar, simultaneamente, o novo responsável pela lista de distribuição; III - solicitar exclusão da lista de distribuição, quando esta não for mais necessária. 5.5.5. O identificador do endereço eletrônico será formado pela denominação, ou sigla, que permita, de forma clara, a identificação de sua finalidade, ou do grupo de endereços eletrônicos nela reunidos, seguido da palavra "lista", separados por hífen. 5.6. UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DO SISTEMA DE CORREIO ELETRÔNICO 5.6.1. O uso do correio eletrônico institucional restringe-se a mensagem cujo objeto seja, necessariamente, inerente à atividade funcional do usuário, ou da unidade, sendo vedado o uso para fins particulares. 5.6.2. O acesso ao correio eletrônico a partir de estações de trabalho fornecidas pelo Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima será feito a partir do navegador de internet ou utilização de aplicativo. 5.6.3. É vedada a tentativa de acesso a caixas postais às quais o usuário não tenha autorização de acesso. 5.6.4. O tamanho máximo da mensagem eletrônica, incluindo os anexos, não pode exceder 35 megabytes (MB). 5.6.5. O envio de mensagem eletrônica para lista de distribuição que englobe elevado número de endereços eletrônicos - acima de 200 (duzentos) destinos - é permitido em caráter excepcional, ou a unidades administrativas, desde que autorizado pelas Secretarias, ou pelo Gabinete da Ministra. 5.6.6. É de responsabilidade do usuário de e-mail institucional: I - eliminar periodicamente as mensagens eletrônicas contidas nas caixas postais; II - manter exclusivo o acesso à sua caixa postal institucional pessoal, não compartilhando a respectiva senha e/ou delegando o acesso a terceiros; III - informar à CGTI sobre o recebimento de mensagem que contrarie o disposto no item 5.6.7. 5.6.7. É vedado aos usuários o envio de qualquer mensagem eletrônica contendo: I - informações privilegiadas, confidenciais e/ou de propriedade do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima para destinatários não autorizados; II - materiais obscenos, ilegais ou antiéticos; III - materiais preconceituosos ou discriminatórios; IV - materiais caluniosos ou difamatórios; V - propaganda com objetivo comercial; VI - listagem com endereços eletrônicos institucionais; VII - malwares; VIII - material de natureza político-partidária, associativa ou sindical, que promova a eleição de candidatos para cargos eletivos; IX - material protegido por lei de propriedade intelectual; X - entretenimentos e "correntes"; XI - assuntos ofensivos; XII - músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho; XIII - spam, phishing e hoax; XIV - materiais criptografados, exceto nos casos em que as informações da mensagem necessitem de proteção quanto ao sigilo. 5.6.8. A recuperação de mensagens de caixas postais institucionais de unidade poderá ser solicitada pelo respectivo responsável, desde que seja formalizada e justificada por meio de sistema de atendimento da CGTI, ou em outros canais disponibilizados para suporte aos usuários de Tecnologia da Informação (TI) do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 5.6.9. A CGTI não garante a recuperação de mensagens de e-mails, ou de caixas postais excluídos há mais de 20 dias. 5.6.10. Recuperada(s) a(s) mensagem(ns) de e-mail, a CGTI verificará com o solicitante a melhor forma de disponibilizá-la(s) novamente; 5.6.11. Casos omissos nessa norma de segurança serão tratados pela CGTI pontualmente, que poderá submetê-lo para análise do CSIN, sempre que necessário. 6. MONITORAMENTO E AUDITORIAS 6.1. O uso do correio eletrônico será monitorado por meio de ferramentas com o intuito de impedir o recebimento de spam, hoax, phishing, mensagens contendo vírus e outros arquivos que coloquem em risco a segurança da infraestrutura tecnológica do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima, ou que contenham conteúdo impróprio. 6.2. As auditorias ordinárias, ou extraordinárias serão coordenadas pelo Gestor de Segurança da Informação (GSIN) e os relatórios serão encaminhados ao CSIN e ao Comitê de Governança Digital (CGD). 6.3. As auditorias extraordinárias deverão ser precedidas de autorização do CSIN. 6.4. Os arquivos de registro de mensagens eletrônicas (logs) serão mantidos pelo prazo de 30 (trinta) dias, exceto nos casos de auditoria ou notificação administrativa ou judicial, em que serão devidamente armazenados pela ETIR, a fim de salvaguardar os dados respectivos. 6.5. A CGTI poderá encaminhar, em dezembro de cada ano, um relatório às unidades e aos respectivos gestores, com o rol das listas de distribuição e caixas postais a elas vinculadas, bem como a lista de eventuais caixas postais de estagiários lotados na respectiva unidade. 6.6. Cabe ao gestor conferir os dados do relatório referido no item anterior e, no prazo de 10 (dez) dias úteis, solicitar os ajustes necessários à CGTI. 7. ATUALIZAÇÃO DA NORMA 7.1. O disposto na presente norma será atualizado sempre que alterados os procedimentos de uso do correio eletrônico institucional, observada, ainda, a periodicidade prevista para a revisão da POSIN. ANEXO III NORMA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO - NSI 003/2023 USO DE RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E CONTROLE DE AC ES S O 1. OBJETIVO 1.1. Estabelecer diretrizes e padrões para o Uso de Recursos de Tecnologia da Informação e Controle de Acesso no âmbito do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 2. MOTIVAÇÕES 2.1. Alinhamento às normas, regulamentações e melhores práticas relacionadas à matéria. 2.2. Proteção da Rede de Computadores do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 2.3. Garantia de que os acessos aos recursos tecnológicos sejam feitos de forma segura e controlada. 2.4. Correto direcionamento e dimensionamento de recursos tecnológicos para apoiar as atividades laborais dos servidores e colaboradores do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 2.5. Necessidade de um processo sistemático para gerenciar o uso de recursos de Tecnologia da Informação (TI), visando garantir a segurança e a continuidade das atividades do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 2.6. Orientações gerais para gestores e usuários de serviços de TI, lotados em todas as outras Unidades do Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima. 3. REFERÊNCIAS NORMATIVAS 3.1. Instrução Normativa nº 1, de 27 maio de 2020, do GSI/PR, que dispõe sobre a Estrutura de Gestão da Segurança da Informação (SI) nos órgãos e nas entidades da Administração Pública Federal (APF). 3.2. Instrução Normativa GSI/PR nº 3, de 28 de maio de 2021, que dispõe sobre os processos relacionados à gestão de SI nos órgãos e nas entidades da AP F. 3.3. Instrução Normativa GSI/PR nº 5, de 30 de agosto de 2021, que dispõe sobre os requisitos mínimos de SI para utilização de soluções de computação em nuvem pelos órgãos e pelas entidades da APF. 3.4. Instrução Normativa GSI/PR nº 6, de 23 de dezembro de 2021, que estabelece diretrizes de SI para o uso seguro de mídias sociais nos órgãos e nas entidades da APF. 3.5. Norma Complementar nº 07/IN01/DSIC/GSIPR, de 15 de julho de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de controles de acesso à Segurança da Informação e Comunicações (SIC), nos órgãos e entidades da APF, direta e indireta. 3.6. Norma Complementar nº 12/IN01/DSIC/GSIPR, de 30 de janeiro de 2012, que estabelece diretrizes para o Uso de Dispositivos Móveis nos Aspectos relativos à SIC nos órgãos e entidades da APF.