DOU 13/12/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, no uso das atribuições legais que lhe confere o disposto no art. 9º, caput e respectivos incisos IV, "b", e V, do Anexo I ao Decreto nº 11.344, de 1º de janeiro de 2023, considerando o disposto na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, nos Decretos nº 9.094, de 17 de julho de 2017, e nº 9.492, de 5 de setembro de 2018, e na Portaria nº 581, de 9 de março de 2021, do Ministro da Controladoria-Geral da União, resolve: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Esta Portaria estabelece procedimentos relacionados às atividades de ouvidoria a serem observados no âmbito dos seguintes órgãos integrantes da estrutura organizacional do Ministério da Fazenda: I - de assistência direta e imediata ao Ministro; II - específicos singulares; e III - colegiados. Art. 2º São consideradas atividades de ouvidoria aquelas relativas: I - às manifestações de ouvidoria, nos termos da Lei nº 13.460, de 26 de julho de 2017, e do Decreto nº 9.492, de 5 de setembro de 2018; II - às solicitações de simplificação de serviços públicos, nos termos do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017; III - aos pedidos de acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; IV - aos procedimentos relacionados ao Conselho de Usuários de Serviços Públicos, nos termos previstos no arts. 18 a 21 da Lei nº 13.460, de 2017, e nos arts. 24-C a 24-J do Decreto nº 9.492, de 2018; e V - à coordenação e ao monitoramento da execução da Carta de Serviços do Ministério da Fazenda, nos termos das legislação vigente. CAPÍTULO II DA CRIAÇÃO DA REDE DE OUVIDORIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA - REDEOUV-FAZ Art. 3º Fica criada a Rede de Ouvidoria do Ministério da Fazenda - RedeOuv- Faz, com a finalidade de fortalecer a atividade de ouvidoria e dar tratamento às manifestações de ouvidoria e aos pedidos de acesso à informação e de simplificação de serviços públicos, no âmbito do Ministério da Fazenda. Art. 4º A RedeOuv-Faz, coordenada pela Secretaria-Executiva, por intermédio da Ouvidoria, compreende os órgãos previstos no art. 1º desta Portaria. § 1º Os órgãos que compõem a RedeOuv-Faz deverão prestar o apoio necessário ao desempenho das atividades da Ouvidoria e à prestação de esclarecimentos, sempre que lhes forem solicitados pelo Ouvidor, salvo nos casos em que a lei imponha o dever de sigilo. §2º Os representantes das unidades do Ministério da Fazenda que compõem a RedeOuv-Faz atuarão com o apoio dos órgãos mencionados no caput deste artigo para o desempenho de suas atividades. Art. 5º A recepção e o tratamento das manifestações relativas às unidades que compõem a RedeOuv-Faz dar-se-á por meio dos sistemas de ouvidoria vigentes no Ministério da Fazenda. Parágrafo único. As manifestações relacionadas às entidades vinculadas ao Ministério da Fazenda que possuam unidades de Ouvidoria em sua estrutura serão encaminhadas ao respectivo Ouvidor. Art. 6º Compete à Ouvidoria do Ministério da Fazenda, sem prejuízo de outras competências que lhe forem legalmente atribuídas: I - elaborar relatórios periódicos da atuação da RedeOuv-Faz; II - promover e divulgar as atividades que exijam ações conjuntas e participação das unidades do Ministério da Fazenda integrantes da RedeOuv- Fa z ; III - acompanhar o tratamento das demandas previstas no art. 2º desta Portaria e analisar a qualidade das respostas oferecidas aos usuários de serviços públicos, podendo ajustá-las ou solicitar retificação à área competente; e IV - elaborar relatório anual de gestão, a ser publicado até o primeiro dia útil do mês de abril de cada ano, relativo às atividades previstas no art. 2º desta Portaria. §1º Os relatórios periódicos previstos no inciso I do caput serão encaminhados aos gestores do órgão avaliados e deverão conter, sem prejuízo de outros dados, as seguintes informações: I - identificação dos tipos de manifestação recebidos no período; II- análise dos pontos que recorrentemente hajam sido objeto de manifestação dos usuários dos serviços públicos prestados pela unidade; e III - recomendação de melhorias ou correções. §2º As unidades da RedeOuv-Faz deverão apresentar à Ouvidoria as ações empreendidas ou a serem desenvolvidas para o atendimento das recomendações previstas no inciso III do § 1º. § 3º Os critérios para análise de qualidade das respostas serão estabelecidos pelo Ouvidor. § 4º O relatório anual de gestão previsto no inciso IV do caput deverá conter, ao menos: I - informações sobre a força de trabalho da unidade de ouvidoria; II - número de manifestações de ouvidoria e de pedidos de informação recebidos no ano anterior, por unidade administrativa do Ministério da Fazenda; III - análise gerencial quanto aos principais motivos das manifestações de ouvidoria e dos pedidos de informação; IV - análise dos problemas recorrentes e das soluções adotadas; V - informações acerca do funcionamento de seus conselhos de usuários de serviços públicos; e VI - ações consideradas exitosas, principais dificuldades enfrentadas, propostas de ações para superá-las, responsáveis pela implementação e os respectivos prazos. § 5º O relatório anual de gestão deverá ser encaminhado ao Ministro de Estado da Fazenda. Art. 7º Os relatórios de que tratam os incisos I e IV do art. 6º desta Portaria devem divulgados no sítio eletrônico do Ministério da Fazenda. Art. 8º Compete às unidades do Ministério da Fazenda integrantes da RedeOuv-Faz, sem prejuízo de outras competências que lhes forem legalmente atribuídas: I - promover os recursos necessários à estruturação e à efetivação da atividade de ouvidoria no âmbito de sua competência; II - receber e dar tratamento adequado às demandas recebidas, observar os prazos estabelecidos, a pertinência e a qualidade da resposta endereçada ao usuário; III - promover e divulgar internamente as atividades de ouvidoria; e IV - colaborar para o aperfeiçoamento das atividades da RedeOuv-Faz. Art. 9º A Ouvidoria poderá convocar reuniões com representantes das unidades do Ministério da Fazenda para tratamento de questões relacionadas à atuação da RedeOuv-Faz. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 10. Os procedimentos previstos nesta Portaria devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da Administração Pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na Administração Pública; e V - desenvolvimento do controle social da Administração Pública. Art. 11. As respostas encaminhadas aos usuários de serviços públicos deverão ser redigidas, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, em linguagem clara, simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos. Art. 12. A Ouvidoria constitui, no âmbito do Ministério da Fazenda, canal único para recebimento e tratamento das manifestações de que trata o artigo 3º do Decreto nº 9.492, de 2018. § 1º As unidades do Ministério da Fazenda deverão suprimir de seus sítios eletrônicos oficiais, bem como de qualquer outro meio de comunicação por elas adotados, a indicação de outros canais de recebimento, salvo aqueles previstos em lei específica. § 2º Os sítios eletrônicos dos Órgãos do Ministério da Fazenda conterão links de redirecionamento do usuário à página do canal único referido no caput. Art. 13. Os órgãos que compõem a Rede de Ouvidoria (RedeOuv-Faz) do Ministro da Fazenda, indicarão representantes para, na condição de pontos focais, darem tratamento às demandas previstas no artigo 2º desta Portaria. § 1º Os órgãos deverão indicar, no mínimo, 2 (dois) servidores representantes, sendo um titular e um suplente, para desempenharem as atividades previstas no art. 2º desta Portaria. § 2º Respeitadas as especificidades dos órgãos, os servidores indicados deverão, via de regra: I - desempenhar funções que lhes possibilitem o acesso ao dirigente máximo da respectiva unidade ou ao gestor de serviço; II - possuir conhecimento sistêmico da estrutura organizacional e das atribuições das áreas técnicas da unidade em que atuam; III - apresentar facilidade de comunicação e integração com as áreas técnicas da respectiva unidade; e IV - deter habilidade e conhecimento para revisar as respostas produzidas, observando sua qualidade e coerência político-institucional. § 3º Os órgãos deverão comunicar alterações dos pontos focais, por meio de e-mail, à Coordenação de Ouvidoria e Coordenação de Transparência da Ouvidoria do Ministério da Fazenda. CAPÍTULO IV DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 14. Será assegurada a proteção da identidade e dos elementos que permitam a identificação do usuário de serviços públicos ou do autor da manifestação e dos dados pessoais coletados pela ouvidoria, nos termos do disposto no art. 31 da Lei nº 12.527, de 2011, e da Lei nº 13.709, de 2018. Art. 15. As informações pessoais, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão acesso restrito aos agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que elas se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da data de sua produção; II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem; e III - terão acesso assegurado com restrição das informações pessoais sensíveis, nos demais casos. § 1º Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, o direito de que trata este artigo assiste ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e na Lei nº 9.278, de 10 de maio de 1996. § 2º Para o tratamento de dados pessoais, deverão ser observadas as hipóteses do art. 7º da Lei nº 13.709, de 2018. Art. 16. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o inciso I do art. 15 desta Portaria não poderá ser invocada: I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância. Parágrafo único. As hipóteses estabelecidas neste artigo não excluem as previstas na Lei nº 13.709, de 2018. Art. 17. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 15 não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário: I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico; II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir; III - ao cumprimento de decisão judicial; IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou V - à proteção do interesse público geral e preponderante. Art. 18. Será exigida a certificação de identidade do manifestante sempre que o tratamento e a resposta à manifestação implicar a entrega de informações pessoais ao próprio manifestante ou a terceiros por ele autorizados. Art. 19. A certificação da identidade ocorrerá: I - virtualmente, quando o manifestante possuir login autenticado por meio do acesso "gov.br", com selo de confiabilidade nível prata ou ouro; ou II - presencialmente, por meio de conferência de documento físico apresentado pelo interessado nas unidades administrativas do Ministério da Fazenda, conforme orientação da Ouvidoria. Art. 20. No caso de informações que envolvam sigilos previstos em legislação específica, a comprovação de identidade será realizada nos canais apropriados, conforme definidos em Lei e em seus regulamentos. Art. 21. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros deverá ainda estar acompanhado de: I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II do caput do art. 15, por meio de procuração; II - comprovação das hipóteses previstas no art. 17; ou III - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante. Art. 22. O procedimento de acesso à informação de que trata esta Portaria não se aplica às informações protegidas pelo sigilo fiscal, bancário, de operações no mercado de capitais, comercial, profissional e segredo de justiça, e demais hipóteses legais de sigilo. Parágrafo único. Consideram-se protegidas por sigilo fiscal as informações que, embora não identifiquem diretamente o contribuinte, permitam sua identificação de forma indireta, seja pela quantidade de contribuintes, pela concentração econômica ou por qualquer outra forma de cruzamento de dados. CAPÍTULO V DO TRATAMENTO DE MANIFESTAÇÕES DE OUVIDORIA Seção I Da Solicitação Art. 23. Os usuários dos serviços públicos poderão apresentar manifestação de ouvidoria, na forma da Lei nº 13.460, de 2017, e do Decreto nº 9.492, de 2018. Art. 24. As manifestações de ouvidoria serão recebidas: I - por sistema de ouvidoria vigente; II - por correspondência física dirigida à Ouvidoria do Ministério da Fazenda; ou III - presencialmente, por meio de comparecimento do interessado às dependências da Ouvidoria do Ministério, em Brasília. Parágrafo único. O prazo de atendimento das manifestações recebidas na forma descrita nos incisos II e III do caput deste artigo será contado a partir do dia do registro da manifestação no sistema de ouvidoria vigente.