DOU 13/12/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Recebida a manifestação, a Ouvidoria do Ministério deverá: I - analisar, classificar quanto ao assunto, serviço e tipo e responder ao interessado, caso tenha a informação solicitada; II - redirecionar a demanda recebida ao órgão ou entidade competente pelas providências requeridas, caso a demanda envolva matéria alheia à área de atuação do Ministério; III - informar ao interessado, quando for o caso, que a demanda apresentada extrapola o âmbito de atuação do Ministério; ou IV - encaminhar a manifestação de ouvidoria aos pontos focais para adoção das providências necessárias. Parágrafo único. Quanto ao tipo, as manifestações de ouvidoria podem ser classificadas como sugestão, elogio, solicitação de providência, reclamação, denúncia ou comunicação anônima de irregularidade. Art. 27. Quando couber, consideram-se etapas específicas de tratamento da manifestação de ouvidoria: I - pseudonimização da denúncia, nos termos do Decreto nº 10.153, de 3 de dezembro de 2019; II - adoção de procedimentos de solução pacífica de conflitos; e III - acompanhamento de encaminhamentos decorrentes da resposta conclusiva publicada, reabertura de manifestação e publicação de novas informações relevantes. Seção III Da resposta conclusiva Art. 28. Deverá ser observado o seguinte conteúdo mínimo na elaboração de respostas conclusivas às manifestações: I - no caso de elogio, informação sobre o seu encaminhamento e cientificação ao agente público ou ao responsável pelo serviço público prestado, e à sua chefia imediata; II - no caso de reclamação, informação objetiva acerca da análise do fato apontado; III - no caso de solicitação, informação sobre a possibilidade, a forma e o meio de atendimento à solicitação; IV - no caso de sugestão, manifestação do gestor sobre a possibilidade de sua adoção, informando o período estimado de tempo necessário à sua implementação, quando couber; e V - no caso de denúncia, informação sobre o seu encaminhamento às unidades apuradoras competentes ou sobre o seu arquivamento. Parágrafo único. À comunicação anônima de irregularidade será dado tratamento de denúncia. Seção IV Dos prazos para atendimento da manifestação de ouvidoria Art. 29. A resposta conclusiva deve ser encaminhada ao manifestante no prazo máximo de 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período, uma única vez, mediante justificativa expressa. Art. 30. Havendo necessidade de encaminhar às unidades administrativas do Ministério da Fazenda, na forma do inciso IV do art. 26, desta Portaria, a Ouvidoria providenciará o encaminhamento ao ponto focal responsável no prazo máximo de 10 (dez) dias. Parágrafo único. No caso de denúncia, a Ouvidoria deverá observar o prazo máximo de 5 (cinco) dias para o encaminhamento ao ponto focal a que se refere o caput deste artigo. Art. 31. Os pontos focais das unidades administrativas disporão do prazo de 20 (vinte) dias para analisar e responder a manifestação de ouvidoria, prorrogável, uma única vez, por igual período. Art. 32. Quando a manifestação recebida envolver matéria alheia às suas competências institucionais, os pontos focais deverão restituir a demanda à Ouvidoria em até 2 (dois) dias, contados a partir do seu recebimento na unidade. Parágrafo único. No caso de denúncia, a restituição da demanda à Ouvidoria deverá ocorrer em até 5 (cinco dias), contados de seu recebimento. Art. 33. A Ouvidoria ou os pontos focais poderão solicitar ao usuário que complemente as informações, no prazo de 20 (vinte) dias, quando estas não forem suficientes para análise da manifestação. § 1º Não serão admitidos pedidos de complementação sucessivos, exceto se referentes à situação surgida com a nova documentação ou com as informações apresentadas. § 2º Somente o primeiro pedido de complementação de informações suspenderá o prazo previsto no art. 29 desta Portaria. § 3º A falta de complementação de informações no prazo estabelecido no caput acarretará o arquivamento da manifestação. Seção V Do tratamento da denúncia e da comunicação anônima de irregularidade Art. 34. Para fins desta Seção, considera-se: I - denúncia: relato da prática de irregularidade ou ato ilícito, cuja solução dependa da atuação das unidades de apuração competentes; II - comunicação anônima de irregularidade: informação, de qualquer origem, acerca de suposta prática de irregularidade ou ato ilícito, em relação à qual não seja possível identificar a autoria; III - órgão de apuração: unidade administrativa do Ministério da Fazenda com funções operacionais e atribuições de unidade de controle interno, investigação ou de unidade de correição; IV - análise preliminar: procedimento de trabalho realizado no âmbito da Ouvidoria do Ministério da Fazenda, com objetivo de verificar a existência de elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam a Administração Pública federal a chegar a tais elementos; V - pseudonimização: tratamento por meio do qual um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo, senão pelo uso de informação adicional mantida separadamente pelo controlador em ambiente controlado e seguro; VI - representação: relato formalizado por servidores ou autoridades do Ministério da Fazenda ou de outros órgãos e esferas de Poder acerca de irregularidade praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo praticado por pessoa jurídica contra a Administração Pública; e VII - notícia de mídia: relato divulgado por meios de difusão de informação acerca de irregularidade praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo praticado por pessoa jurídica contra a Administração Pública. Art. 35. Denúncias e comunicações anônimas de irregularidades serão apresentadas, preferencialmente, em meio eletrônico, por meio do sistema de ouvidoria vigente. § 1º Não será recusado o recebimento de denúncia formulada nos termos da Lei nº 13.460, de 2017, e do Decreto nº 10.153, de 2019, sob pena de apuração de responsabilidade do agente público que a recusou. § 2º Na hipótese de a denúncia ser recebida em meio físico, e-mail, telefone, presencialmente, ou qualquer outro meio de atendimento, a Ouvidoria promoverá a sua inserção no sistema de ouvidoria vigente. § 3º A denúncia recebida por qualquer unidade do Ministério deverá ser encaminhada, obrigatória e impreterivelmente, no prazo de 15 (quinze) dias, à Ouvidoria, para inserção no sistema de ouvidoria vigente. § 4º O envio de que trata o § 3º deste artigo, nas hipóteses em que se verificar a necessidade de sigilo de qualquer natureza em razão de legislação própria, ou ainda, decorrente de decisão judicial, ocorrerá assim que superada a necessidade de sigilo, ou nos limites em que for possível a sua comunicação, dada a circunstância, sem óbice do prosseguimento da apuração pelo órgão competente, respeitado o § 2º do art. 1º da Lei 13.460, de 2017. § 5º As unidades do Ministério que atuem no tratamento de denúncia, com elementos de identificação do denunciante por meio de sistemas informatizados, devem adotar medidas que controlem o acesso às denúncias nos sistemas, com datas e nomes dos agentes públicos, nos termos do art. 6º, § 3º, do Decreto nº 10.153, de 2019. Art. 36. A Ouvidoria do Ministério da Fazenda garantirá ao denunciante a possibilidade de: I - formular a denúncia por qualquer meio existente, inclusive oralmente, hipótese na qual será reduzida a termo; II - ter acesso livre e gratuito a meios e canais oficiais de recebimento de denúncia, vedada a cobrança de taxas ou de emolumentos; e III - conhecer os trâmites para fazer uma denúncia. Art. 37. A denúncia será conhecida quando contiver elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam à administração coligir tais elementos. Art. 38. Os registros anônimos, ou quaisquer outras notícias de irregularidades de que não se possa conhecer a autoria, serão recepcionados como comunicação anônima de irregularidade, após análise preliminar. Parágrafo único. Os órgãos apuradores arquivarão a comunicação anônima de irregularidade e, se houver elementos suficientes, procederão, por iniciativa própria, à instauração de procedimento investigatório preliminar. Art. 39. A Ouvidoria realizará análise preliminar de denúncias e comunicações anônimas de irregularidade no prazo previsto no parágrafo único do art. 30 desta Portaria e as encaminhará, conforme o caso, à unidade de apuração responsável: I - Corregedoria, quando se tratar de assuntos disciplinares; II - Comissão de Ética, quando se tratar de assuntos de desvio ético; III - Assessoria Especial de Controle Interno, quando os fatos relatados remeterem à necessidade de atuação perante a Controladoria-Geral da União, com vistas a possível ação de controle interno; IV - secretaria finalística ou órgão interno responsável, quando se tratar de respectiva competência de apuração ou de verificação do cumprimento de política pública setorial correspondente; ou V - entidade vinculada ao Ministério detentora de autonomia administrativa e organizacional para a apuração da denúncia, quando se tratar de denúncia abrangida na respectiva esfera de competência. Art. 40. Ao final do procedimento apuratório da denúncia, as unidades de que tratam o caput do art. 39 deverão, no prazo de 15 (quinze) dias, informar a decisão à Ouvidoria para comunicação ao denunciante por meio do sistema de ouvidoria vigente, conforme determinado pelo art. 6º-B do Decreto nº 10.153, de dezembro de 2019. Art. 41. Quando a denúncia ou comunicação anônima de irregularidade envolver matéria alheia ou estranha às competências institucionais do Ministério da Fazenda, a Ouvidoria deverá: I - no caso de denúncia: a) reencaminhar ao órgão ou entidade competente para tratar o assunto, caso integre a Rede Nacional de Ouvidorias; ou b) responder ao interessado quando não for possível identificar o órgão ou entidade competente para tratar o assunto ou, ainda, quando, mesmo identificado, o órgão ou entidade competente não integrar a Rede Nacional de Ouvidorias; e II - no caso de comunicação anônima de irregularidade: a) reencaminhar ao órgão ou entidade competente para tratar o assunto, caso integre a Rede Nacional de Ouvidorias; ou b) arquivar a comunicação anônima de irregularidade quando não for possível identificar o órgão ou entidade competente para tratar o assunto ou, ainda, quando, mesmo identificado, o órgão ou entidade competente não integrar a Rede Nacional de Ouvidorias. Art. 42. Quando identificada competência concorrente para apuração ou a necessidade de conhecimento da denúncia por mais de um dos órgãos ou entidades elencados no art. 39, a denúncia será encaminhada, aos respectivos órgãos de apuração, tantos quantos competentes. Parágrafo único. A Ouvidoria contará com o apoio dos órgãos mencionados no art. 39 para dirimir eventuais dúvidas quanto ao encaminhamento da denúncia. Art. 43. O denunciante terá seus elementos de identificação preservados desde o recebimento da denúncia, nos termos do disposto no § 7º do art. 10 da Lei nº 13.460, de 2017. § 1º A preservação dos elementos de identificação referidos no caput será realizada por meio do sigilo do nome, endereço e de quaisquer outros elementos que possam identificar o denunciante, inclusive pelo número identificador do computador (IP) do usuário. § 2º Quando a manifestação contiver informações que possam identificar o denunciante, a Ouvidoria providenciará a sua pseudonimização previamente ao envio aos órgãos ou entidades competentes para apuração, conforme estabelecido no § 4º do art. 6º do Decreto nº 10.153, de 2019. § 3º Caso indispensável à apuração dos fatos, a Ouvidoria poderá, se solicitada pela unidade de apuração, transferir o sigilo à unidade de apuração, que, ressalvado expresso consentimento do denunciante, ficará responsável por restringir o acesso às informações pessoais ou que permitam a identificação a terceiros. § 4º O servidor que divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido à informação pessoal ou à informação sigilosa sujeitar-se-á à responsabilização civil, penal e administrativa nos termos da lei. Art. 44. A Ouvidoria somente reencaminhará denúncia com elementos de identificação do denunciante para outros órgãos ou entidades integrantes da Rede Nacional de Ouvidoria após consentimento expresso do denunciante. § 1º A solicitação de consentimento será realizada no sistema de ouvidoria vigente e o denunciante terá o prazo de 20 (vinte) dias, contado da notificação, para responder. § 2º Na hipótese de negativa ou de decurso do prazo previsto no § 1º, a Ouvidoria deverá realizar a pseudonimização antes de reencaminhar para o órgão competente. Seção VI Dos Relatórios de Ouvidoria Art. 45. A Ouvidoria encaminhará às unidades administrativas do Ministério da Fazenda, com base em dados obtidos no sistema de ouvidoria vigente, relatórios gerenciais sobre o desempenho dos seus serviços prestados. Art. 46. No prazo de 30 dias (trinta) dias do recebimento do relatório de que trata o art. 45, o titular da unidade encaminhará ao Ouvidor relato das providências adotadas para resolver as ocorrências ou situações apontadas como graves ou recorrentes. CAPÍTULO VI DO TRATAMENTO DE SOLICITAÇÕES DE SIMPLIFICAÇÃO DE SERVIÇO P Ú B L I CO Seção I Da Solicitação Art. 47. Os usuários dos serviços públicos poderão apresentar solicitação de simplificação de serviços públicos, denominada Simplifique!, conforme disposto no Decreto nº 9.094, de 2017. Seção II Do Tratamento do Simplifique! Art. 48. A Ouvidoria realizará a análise preliminar do Simplifique!. § 1º A análise preliminar consiste na verificação do conteúdo da proposta de simplificação, que deverá versar sobre sugestão de revisão de processo ou de norma ou, ainda, sobre supressão de exigência considerada desnecessária ou descabida. § 2º Caso a demanda envolva matéria alheia à área de atuação do Ministério, a Ouvidoria a redirecionará ao órgão ou entidade competente pelas providências requeridas.