DOU 02/05/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152024050200063 63 Nº 84, quinta-feira, 2 de maio de 2024 ISSN 1677-7042 Seção 1 XI - confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção; XII - confidencialidade: propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização; XIII - cópia: resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação; XIV - credencial de acesso: permissão dada a usuário específico para atuar em processos categorizados como sigilosos no SEI; XV - despacho: tipo de documento por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos ou processos, podendo ser informativo, decisório ou de mero acompanhamento; XVI - digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. Ver captura digital; XVII - disponibilidade: propriedade de estar acessível e utilizável sob demanda por uma entidade autorizada; XVIII - documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou natureza; XIX - documento arquivístico: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos; XX - documento cancelado: documento nato-digital ou digitalizado anulado por não fazer parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível de classificação de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011; XXI - documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em formato digital. Ver captura digital; XXII - documento externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido no Ministério ou por ele recebido; XXIII - documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico; XXIV - espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório, ata, certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará, etc; XXV - formato: conjunto das características físicas de apresentação, de técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento; XXVI - informação classificada: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada conforme procedimentos específicos de classificação estabelecidos na legislação vigente. Ver informação sigilosa; XXVII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem XXVIII - informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquela abrangida pelas demais hipóteses legais de sigilo; XIX - integridade: estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada; XXX - interessado: pessoa natural ou pessoa jurídica, que faz parte de processo administrativo, ativa ou passivamente; XXXI - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso. Essa categorização disponibilizada pelo sistema não diz respeito à classificação da informação prevista na Lei nº 12.527, de 2011; XXXII - número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema; XXXIII - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico oficial para cadastro, utilizado no controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal; XXXIV - Optical Character Recognition (OCR): técnica de conversão de um documento digital do formato de imagem para o formato textual, de forma a permitir, por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto; XXXV - original: documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar; XXXVI - permissão: associação de usuário interno do Sistema Eletrônico de Informações - SEI ao perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções; XXXVII - peticionamento eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário externo, como interessado e partícipe do processo, encaminhar requerimentos, petições e outros documentos ao Ministério, bem como assinar documentos, receber ofícios e notificações; XXXVIII - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo digital para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los; XIX - PDF/A: extensão derivada do PDF, com restrições e adições que tornam o arquivo confiável e adequado para armazenamento e acesso a longo prazo. PDF/Archive - padrão ISO 19005-1:2005. Ver Portable Document Format (PDF). XL - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário; XLI - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial. Ver documento arquivístico; XLII - processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial; XLIII - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico; XLIV - Processo Eletrônico Nacional (PEN): iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico; XLV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e cedido gratuitamente para as instituições públicas; XLVI - suporte: base física sobre a qual a informação é registrada. Exemplos: papel, disco magnético etc; XLVII - Termo de Classificação da Informação - TCI: formulário que formaliza a decisão de classificação, desclassificação, reclassificação ou redução do prazo de sigilo de informação classificada em qualquer grau de sigilo; XLVIII - tipo de documento: divisão de espécie que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica de registro. Exemplo: na espécie ''decreto'', os tipos podem ser ''decreto-lei'' ''decreto legislativo'', na espécie ''relatório'', os tipos podem ser ''relatório de atividades'', ''relatório de fiscalização''; na espécie ''certidão'', os tipos podem ser ''certidão de nascimento'', ''certidão de tempo de serviço''; XLIX - Tramita.GOV.BR (barramento): módulo integrado ao SEI/MGI que permite que uma unidade envie processos eletrônicos para outro órgão de maneira segura e com confiabilidade de entrega, desde que o destinatário também esteja conectado à solução. Ver Processo Eletrônico Nacional (PEN); L - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa; LI - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação; LII - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR; LIII - unidade protocolizadora: no contexto do Tramita.GOV.BR, são unidades que fazem parte do SEI/MIDR habilitadas a enviar processos diretamente para órgãos externos ao Ministério; LIV - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do Sistema Eletrônico de Informações do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR, que não se enquadre como usuário interno; e LV - usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício no Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI. CAPÍTULO II DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO Seção I Do uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI Art. 3º Todos os documentos arquivísticos do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional integrarão os processos eletrônicos no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações - SEI. § 1º Em caso de indisponibilidade técnica momentânea do sistema, cujo prolongamento possa causar dano relevante à celeridade do processo, os atos poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, devendo conter a assinatura e a numeração sequencial nas páginas. § 2º Superada a excepcionalidade, o processo ou documento deverá ser digitalizado no prazo máximo de 1 dia útil e inserido no Sistema Eletrônico de Informações pela unidade que possuir sua guarda no momento que cessar a excepcionalidade. Art. 4º O processo administrativo eletrônico inicia-se com um documento nato-digital ou digitalizado. Seção II Do Número Único de Protocolo - NUP Art. 5º Será atribuído um Número Único de Protocolo - NUP para todo processo e documento que se enquadre nos seguintes casos: I - produzido no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR e que demande análise, informação, tramitação, despacho, parecer ou decisão administrativa; ou II - produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido Número Único de Protocolo - NUP na origem. § 1º O Número Único de Protocolo - NUP será gerado automaticamente pelo SEI, no caso de processos administrativos eletrônicos e documentos novos, inseridos ou criados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. § 2º O Número Único de Protocolo - NUP já existente e a data de autuação de processo ou documento inserido no Sistema Eletrônico de Informação - SEI do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR serão informados manualmente, em campos específicos do sistema, quando necessário. Seção III Da abertura de processo administrativo eletrônico Art. 6º Para a abertura de um processo administrativo eletrônico no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos: I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado em caso de incorreção, observadas as orientações publicadas; II - descrever a especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto; III - preencher o(s) interessado(s) e o remetente, de acordo com o padrão descrito no Anexo; e IV - complementar a descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo ''observações desta unidade'', editável e recuperável por meio da pesquisa. Art. 7º A ordenação dos documentos nos processos administrativos eletrônicos deverá respeitar a sequência cronológica. Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos físicos não poderão ser reordenados na árvore do processo, a fim de que não seja alterada a numeração de suas folhas originais e a ordem dos volumes, caso possua. Art. 8º Todos os processos administrativos eletrônicos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI deverão ser classificados com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, presente no Sistema, ao se tratar de atividades fim, quando houver, e com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, para as atividades meio. § 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada. § 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto será facultativa, uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo. Seção IV Da produção de documentos Art. 9º Todo documento oficial produzido no Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR deverá ser gerado no editor de texto do Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Art. 10. A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020. Parágrafo Único. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do caput são considerados originais para todos os efeitos legais. Art. 11. A criação de novos modelos de documentos deverá observar as diretrizes estabelecidas: I - no Manual de Redação da Presidência da República, em conformidade com o disposto no art. 8º da Portaria nº 1, de 11 de janeiro de 1991; ou II - em legislação específica. § 1º A necessidade de criação de modelos de documentos que não se enquadrem nas hipóteses dos incisos I e II deverá ser justificada e submetida à análise e aprovação da Divisão de Documentação e Informação. § 2º A solicitação de criação de novos tipos de documentos deverá ser direcionada para a Divisão de Documentação e Informação, por meio de ofício, o qual deverá conter modelo do documento proposto. § 3º Não serão criados modelos de documentos e formulários que possam ser gerados apenas editando o texto dos modelos já existentes. Art. 12. Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompatível com o editor de textos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, deverá ser convertido em formato PDF, preferencialmente com tecnologia OCR, e inserido como documento externo. Art. 13. Os documentos criados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI receberão numeração automática sequencial por setor, recomeçando a numeração a cada exercício. § 1º Os documentos oficiais que são destinados à publicação no Diário Oficial da União terão numeração sequencial no órgão, reiniciada a cada ano, e serão numerados automaticamente pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI. § 2º Os documentos de que trata o parágrafo §1º somente deverão ser gerados no momento do envio para publicação, a fim de preservar a sequência numérica e a ordem cronológica.