DOU 02/05/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152024050200064 64 Nº 84, quinta-feira, 2 de maio de 2024 ISSN 1677-7042 Seção 1 Seção V Do recebimento e da digitalização de documentos Art. 14. Os documentos arquivísticos de origem externa ao Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR deverão ser recebidos por peticionamento eletrônico, e excepcionalmente recebidos em suporte físico. Art. 15. Após digitalizados os documentos recebidos em suporte físico deverão ser imediatamente devolvidos ao interessado, com a observância de sua integridade e organização. § 1º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que forem originais ou cópias autenticadas em cartório deverão ser devolvidos ao interessado quando do envio de resposta juntamente com um ofício orientando a utilizar o peticionamento eletrônico. § 2º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópia simples podem ser descartados após a digitalização. § 3º Quando não possível a devolução do documento original ao remetente, os documentos em suporte físico deverão ser direcionados para a Divisão de Documentação e Informação, para guarda e destinação final, na forma da tabela de temporalidade e destinação de documentos. Art. 16. Os documentos arquivísticos digitalizados serão incluídos no processo eletrônico existente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, a que ele se referir. § 1º Será aberto processo eletrônico novo para cadastro dos documentos arquivísticos digitalizados quando não for identificada relação com processo existente. § 2º Existindo processo anterior, mas a inserção imediata do documento não for possível, deverá ser seguido o que estabelecem os §§ 1º e 2º do art. 3º desta Instrução normativa. Art. 17. Não deverão ser registrados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, exceto se vierem a se tornar peças processuais: I - envelopes de correspondências, exceto quando necessário para comprovar a data de postagem ou o endereço do remetente; II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não são caracterizados como documentos arquivísticos; e III - correspondências particulares. § 1º A retirada de correspondências e objetos de que trata o inciso II no protocolo será de responsabilidade de todas as unidades. § 2º É vedado o uso do serviço de protocolo do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR para o recebimento ou envio de correspondências particulares. Art. 18. A digitalização de documentos para inserção no Sistema Eletrônico de Informações - SEI deverá garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando em consideração que: I - devem ser removidos clipes, grampos, post it e dobras de folhas; II - deve ser utilizada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR e fazer os ajustes de brilho e resolução necessários para a qualidade da imagem; III - os arquivos a serem gerados devem ter formato PDF ou PNG; IV - documentos em papel de baixa qualidade devem ser digitalizados, preferencialmente, em modo monocromático, resolução mínima de 300 dpi e com a opção excluir brancos ativada; Art. 19. Processo composto por mais de um volume e documento avulso com mais de duzentas folhas poderão ser divididos em mais de um arquivo eletrônico no momento da digitalização, recomendando-se que cada arquivo não ultrapasse 40 megabytes, com o objetivo de agilizar a visualização no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. §1º Excepcionalmente, para arquivos que não possam ser divididos na forma do caput, o limite para inserção no SEI é de 300 megabytes. §2º Os arquivos digitalizados resultantes de processos em papel deverão ter sua estrutura original sequencial mantida, sendo que o número do volume e o intervalo de folhas devem constar no campo ''Número/Nome na Árvore'', tal como ''vol. 1 fls. 001 a 100''. Art. 20. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização deverão ser anotados a lápis, no canto superior direito, o número do Sistema Eletrônico de Informações - SEI atribuído ao documento gerado, seu código de classificação por assunto e o Número Único de Protocolo do respectivo processo, a fim de facilitar a recuperação após o arquivamento. Art. 21. A inserção de documentos digitalizados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. § 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 3º Para o registro da conferência o servidor público efetivo deve inserir o documento digitalizado como do tipo Externo e formato "Digitalizado nesta Unidade", assinalando a informação do "Tipo de Conferência" realizado, dentre as seguintes opções disponibilizadas pelo sistema: I - Cópia Autenticada Administrativamente: quando o documento que foi digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público efetivo; II - Cópia Autenticada por Cartório: quando o documento que foi digitalizado for uma cópia autenticada em cartório; III - Cópia Simples: quando o documento que foi digitalizado for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e IV - Documento Original: quando o documento que foi digitalizado for o original. Seção VI Da movimentação e do acompanhamento de processos Art. 22. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das unidades administrativas deverão ser realizados por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, observando-se a estrutura regimental do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR. §1º A tramitação de processos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI deverá ser realizada exclusivamente por meio da função ''Enviar Processo'', não sendo permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio eletrônico. Art. 23. Em caso de erro na tramitação do processo administrativo eletrônico, a unidade de destino deverá promover imediatamente: I - o seu adequado direcionamento; ou II - a sua devolução ao remetente. Art. 24. Poderão ser criadas no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, unidades de fluxo de trabalho para recebimento e trâmite, correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais devem ser vinculadas a uma unidade administrativa formal. § 1º As unidades referidas no caput receberão o Número Único de Protocolo da unidade administrativa formal à qual são vinculadas. § 2º A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar solicitação fundamentada de criação de unidade de fluxo de trabalho à Divisão de Documentação e Informação, por meio de formulário de criação de unidade disponível no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Art. 25. A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade somente deverá ocorrer em caso de trabalho colaborativo para manifestação simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si, caso em que a tramitação do processo será dispensável. Parágrafo único. Para acompanhar as atualizações do andamento do processo, deverá ser utilizada preferencialmente a função ''Acompanhamento Especial''. Art. 26. A expedição de processos e documentos para órgãos externos ao Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR será feita pela Divisão de Documentação e Informação, por meio do módulo Tramita.GOV.BR (barramento) ou, alternativamente, da disponibilização de acesso externo, quando o órgão destinatário não fizer uso da solução. § 1º Em caso de impossibilidade da adoção de um dos procedimentos previstos no caput, a expedição deverá ser realizada em suporte físico, cabendo à unidade solicitante realizar a impressão e demais procedimentos, observando o disposto na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. § 2º O pedido de expedição deverá ser realizado por meio de despacho no processo, endereçado à unidade de protocolo. § 3º O serviço de protocolo não realizará modificações nos arquivos a serem expedidos. § 4º Identificada inconsistência nos procedimentos descritos no § 3º, a unidade de protocolo deverá devolver o processo ao solicitante para correção. § 5º A unidade de protocolo deverá inserir, na árvore do processo administrativo eletrônico correspondente o comprovante de entrega e recebimento de cada documento expedido. Seção VII Do encerramento do processo administrativo eletrônico e do arquivamento de documentos físicos Art. 27. O encerramento do processo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI ocorrerá nas seguintes situações: I - por deferimento ou indeferimento do pleito; II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; III - por decisão motivada de autoridade competente; IV - quando exaurida sua finalidade; V - quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente; ou VI - em casos previstos em lei ou normas vigentes. § 1º Até que seja disponibilizada funcionalidade de arquivamento no Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelos órgãos competentes, o processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente. § 2º Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de estatística no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Art. 28. A reabertura de processo administrativo eletrônico, por expressa anuência da autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa. Art. 29. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo. § 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. § 2º A eliminação de processos eletrônicos deverá ser realizada pela Divisão de Documentação e Informação do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística. § 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações. § 4º As estratégias para preservação de que trata o § 3º serão definidas por meio da política de preservação digital do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR, que deverá ser elaborada por um grupo de trabalho multidisciplinar coordenado por um arquivista, de acordo com as orientações do Arquivo Nacional. Seção VIII Da exclusão e do cancelamento de documentos e processos Art. 30. Poderão ser excluídos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI: I - documentos sem assinatura; II - documentos assinados, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade; e III - processos, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos. Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados. Art. 31. Documentos já assinados e visualizados por outra unidade poderão ser cancelados, justificadamente, nos seguintes casos: I - documentos que não façam parte do objeto do processo, inseridos indevidamente; II - que contenham informações que necessitem serem classificadas em grau de sigilo; ou III - que contenha erro de digitalização, desde que o novo arquivo possua o mesmo nome na árvore do processo. § 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual. § 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades. § 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém se tornará inacessível. Art. 32. É vedado excluir ou cancelar documento assinado por usuário de outra unidade administrativa. Seção IX Do sobrestamento, da anexação e do relacionamento de processos Art. 33. O processo poderá ser sobrestado, com a finalidade de interromper temporariamente sua contagem de tempo, nos casos previstos no art. 313 da Lei 13.105, de 16 de março de 2015 ou em legislação específica da Pasta. Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular tramitação. Art. 34. Processos mais novos poderão ser anexados em processo mais antigo, de maneira permanente, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada no processo anexado. Art. 35. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a busca e complementar informações. Seção X Dos controles de prazo Art. 36. Para contagem e controle de prazos no SEI, a data de início será a data de recebimento da comunicação no Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional, excluído o dia do recebimento e incluído o do vencimento. Art. 37. Quando o documento for recebido por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do dia que foi protocolado, considerando o horário oficial de Brasília. § 1º Considera-se realizado o envio ou recebimento eletrônico de documentos no dia e na hora do respectivo registro eletrônico constante do comprovante de protocolo, considerando o horário oficial de Brasília. § 2º O prazo será considerado prorrogado até o primeiro dia útil seguinte, quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou este for encerrado antes do horário normal.