DOEAM 07/08/2025 - Diario Oficial do Estado do Amazonas - Tipo 1

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

PODER EXECUTIVO - SEÇÃO II| DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DO AMAZONAS

36 Manaus, quinta-feira, 07 de agosto de 2025

CONSIDERANDO a necessidade de planejamento visando garantir o alinhamento das aquisições de bens, serviços, obras e soluções de TIC com o planejamento estratégico e a execução orçamentária da instituição. RESOLVE:

Art. 1º Esta Portaria tem por objetivo estabelecer normas e procedimentos para a elaboração, aprovação e revisão do Documento de Formalização de Demanda e do Plano de Contratação Anual da UEA; Art. 2 ° Para os fins desta Portaria, considera-se: I - Unidade Demandante: servidor ou qualquer estrutura setorial diretamente interessada na aquisição ou contratação ou, responsável por identificar a necessidade de suprimento e contratação de bens, serviços ou obras e requerê-la formalmente à autoridade competente por meio do DFD; II - Área Administrativa: unidades setoriais subordinadas à Pró-Reitoria de Administração (PROADM) com competência para planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relacionadas aos processos de contratação;

III - Área Técnica: servidor ou estrutura administrativa com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda, e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza;

IV - Equipe de Fiscalização do Contrato : equipe responsável pela fiscalização do contrato, composta por:

a. Gestor do Contrato: colaborador com atribuições gerenciais, preferencialmente da Área Requisitante da solução, designado para coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução contratual, indicado por autoridade competente; b. Fiscal do Contrato: servidor representante da Área Técnica, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos; e

c. Preposto: representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;

VI - Documento de Formalização de Demanda (DFD): o documento inicial que fundamenta a necessidade de contratação de bens, serviços ou obras, detalhando as especificações e justificativas pertinentes, conforme modelo padronizado à disposição no link: https://docs.google.com/ document/d/1eOmbP3wn8bydpyQFob4uzVVze0CAAx6t/edit?tab=t.0

VII - Plano de Contratação Anual (PCA): instrumento de governança que consolida as demandas de contratação para o exercício subsequente, incluindo todas as informações pertinentes para a efetivação das contratações planejadas;

VIII - Estimativa Preliminar Simplificada de Preços: procedimento simplificado para avaliação inicial e rápida do custo provável dos bens e serviços incluídos no DFD ou Plano de Contratação Anual, utilizando fontes de pesquisa diversificadas e acessíveis na internet, inclusive plataformas de e-commerce, marketplaces, catálogos de fornecedores, visando obter uma visão abrangente e atualizada dos preços de mercado, sem prejuízo do disposto no § 1º do art. 14 do Decreto Estadual nº 47.133, de 10 de março de 2023;

IX - Estudo Técnico Preliminar: documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação. É um documento obrigatório, nos termos da Lei nº 14.133/2021;

X - Termo de Referência: documento que define com precisão o objeto a ser contratado, incluindo suas especificações, requisitos de execução, critérios de medição e aceitação, forma de pagamento, entre outros elementos essenciais para a contratação. É obrigatório conforme a Lei nº 14.133/2021 e deve ser elaborado com base nos modelos padronizados e aprovados pela Procuradoria Jurídica da UEA, os quais serão disponibilizados;

Art. 3 ° A elaboração do Documento de Formalização de Demanda (DFD) deverá ser iniciada pela unidade demandante, que identificará a necessidade de contratação, evidenciando, no mínimo, as seguintes informações: I - Justificativa circunstanciada da necessidade da contratação;

II - Descrição sucinta do objeto sugerido a ser contratado;

III - A unidade de fornecimento do item;

IV - Quantidade a ser contratada, considerando a expectativa de consumo anual;

V - Data desejada para o atendimento da demanda; VI - Potenciais riscos envolvidos no não atendimento da demanda; VII - Estimativa preliminar de custos, com base em estimativa preliminar simplificada de preços;

VIII - Se há vinculação ou dependência com a contratação de outro item, a fim de definir a ordem de execução dos procedimentos licitatórios;

IX - Nome da área demandante e/ou técnica com a identificação do responsável.

Parágrafo único. A estimativa preliminar simplificada de preços, quando adotar como fonte de pesquisa plataformas de e-commerce ou marketplaces deverá desconsiderar objetos usados e os valores eventualmente apresentados em promoção ou sob qualquer forma de desconto, utilizando-se para fins de registro apenas o valor original do objeto pesquisado; Art. 4º Os DFDs serão encaminhados à Autoridade Administrativa, que realizará a análise preliminar da solicitação, identificando eventual vinculação, similaridade ou dependência com outros DFD’s já existentes para fins de consolidação e unificação da solução, encaminhando-os para autorização da Autoridade Competente;

Parágrafo único. Em razão da vedação constante no art. 25 do Decreto Estadual nº 47.133, de 10 de março de 2023, a análise preliminar prevista no caput deste artigo observará a identificação dos bens de consumo de luxo constantes dos documentos de formalização de demandas antes da elaboração do Plano de Contratações Anual;

Art. 5º Aprovada a solicitação pela Autoridade Competente, a demanda deverá ser incluída ou ajustada no Plano de Contratação Anual;

Art. 6º A elaboração do Plano de Contratações Anual tem como finalidades: I - Racionalizar as contratações no âmbito da UEA;

II - Ser utilizado como instrumento de governança no planejamento estratégico e de conformidade desta Secretaria;

III - Subsidiar a elaboração da proposta orçamentária;

IV - Evitar o fracionamento de despesas;

V - Constituir referência antecipada de demanda ao mercado fornecedor, ampliando a competitividade e a possibilidade de economia de escala.

Parágrafo único. Para fins do disposto no inciso III do caput deste artigo, a elaboração do PCA observará a variação do orçamento aprovado e o atualizado ao final do último exercício financeiro;

Art. 7º O PCA será iniciado até o último dia útil de julho de cada exercício financeiro e deverá conter a reunião de todos os DFD´s que se pretende realizar no exercício subsequente;

Parágrafo único. O período de que trata o caput compreenderá a elaboração, a consolidação e a aprovação do plano pela autoridade competente, ficando assim definidos os prazos:

I - Até o primeiro dia útil de agosto: apresentação do DFD por parte das unidades demandantes;

II - Até o último dia útil de setembro: consolidação das informações constantes nos DFD´s apresentados;

III - Até o último dia útil de outubro: aprovação do PCA pela Autoridade Competente;

IV - Até 15 de dezembro: disponibilização do PCA no Portal e-compras.am, bem como no site institucional da UEA na internet;

Art. 8º O Plano de Contratação Anual será elaborado com base nos Documentos de Formalização de Demanda aprovados, e deverá incluir:

I - Relação das aquisições, contratações e renovações previstas para o ano subsequente;

II - Estimativas de custos para cada contratação pretendida;

III - Cronograma de execução das contratações;

Art. 9º Sempre que possível, as despesas constantes do PCA deverão estar agrupadas por Ação Orçamentária, Fonte de Recursos e Elemento de Despesa, de modo a identificar a dotação a ser comprometida e permitir a verificação da existência de saldo orçamentário para seu atendimento; Art. 10º O processo de aprovação do Plano de Contratação Anual envolverá: I - Análise e consolidação pela Autoridade Administrativa da UEA;

II - Revisão e endosso pela Coordenação de Administração da UEA; III - Aprovação final pelo Pró-Reitor de Administração.

Art. 11º O PCA deverá ser revisto semestralmente ou sempre que houver alterações significativas nas necessidades ou condições do planejamento das contratações da UEA;

Art. 12º Ficam dispensadas de registro no PCA:

I - As informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

II - As despesas realizadas mediante o regime de adiantamento ou por concessão de suprimento de fundos;

III - As hipóteses previstas nos incisos VI, VII e VIII do caput do art. 75 da Lei n° 14.133/2021;

IV - As compras e prestação de serviços realizados na forma do § 2° do art. 95 da Lei n° 14.133/2021;

V - As contratações que não impliquem em despesa a ser empenhada.

Art. 13 O replanejamento das contratações previstas no PCA, caso necessário, poderá ser realizado a partir do mês de novembro do exercício de sua elaboração, até o encerramento do exercício seguinte, visando o atendimento de necessidades não contempladas inicialmente, bem como

VÁLIDO SOMENTE COM AUTENTICAÇÃO